Инвентаризация — это обязательный «чек-ап» для бизнеса в конце года. Она помогает подтвердить, что активы и обязательства в учёте совпадают с реальностью, а отчётность за 2025 год не вызовет вопросов у аудиторов, налоговой и собственников. В статье разберём, когда инвентаризация обязательна, какие формы использовать, как всё организовать пошагово и что сделать с выявленными расхождениями, чтобы не получить штрафы и претензии.
Что такое инвентаризация и зачем её проводят в 2025 году
Инвентаризация — это сверка фактического наличия имущества и обязательств с данными бухгалтерского учёта. По сути, вы проверяете, какие активы реально есть у компании, в каком они состоянии, сколько и кому должна компания, и насколько учетные цифры совпадают с реальностью.
В 2025 году требования к инвентаризации опираются на Закон о бухучёте и ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Этот федеральный стандарт обязателен к применению с 1 апреля 2025. Бизнес проводит инвентаризацию, чтобы:
- подтвердить достоверность годовой отчётности;
- выявить излишки, недостачи, испорченные активы и пересортицу;
- проверить сохранность имущества и работу материально ответственных лиц;
- подготовиться к смене собственников, реорганизации или ликвидации;
- скорректировать резервы в бухгалтерском и налоговом учёте;
- сверить остатки долгов с контрагентами и ИФНС;
- снизить риск претензий со стороны налоговой и аудиторов.
Инвентаризация обязательна, в том числе:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
- при смене материально ответственного лица;
- при выявлении фактов хищения, порчи имущества, аварий, ЧС;
- при реорганизации или ликвидации компании.
Игнорировать инвентаризацию рискованно: при проверке налоговая и контролёры смотрят, как компания подтверждает данные учёта. За непроведение инвентаризации не наказывают, но при отсутствии или формальном заполнении документов невозможно взыскать в суде убыток, списать безнадежную задолженность, подтвердить правильность расчёта налога на имущество. Эти последствия могут привести к доначислениям и штрафам.
Какие виды инвентаризации используют в 2025 году
Инвентаризацию можно организовать по-разному — формат зависит от целей и масштаба бизнеса. В практике чаще всего используют комбинацию нескольких видов.
Основные варианты
По объёму:
- полная — проверяют всё имущество и обязательства;
- частичная — выборочная проверка отдельных групп (например, только склад или только ОС).
По периодичности:
- плановая — проводится по утверждённому графику (обычно в конце года не ранее 1 октября);
- внеплановая — при ЧС, смене МОЛ, подозрениях в хищении;
- контрольная — для выборочной проверки корректности предыдущей инвентаризации.
По способу проведения: физическая (натуральная) — пересчёт, перемер, взвешивание, осмотр; документальная — сверка первичных документов, актов, договоров, реестров.
Для небольших компаний часто достаточно плановой годовой инвентаризации. Крупный бизнес использует комбинированный подход: часть объектов инвентаризируют по графику, часть — выборочно, в течение года. Общей для всех компаний является годовая инвентаризация перед составлением бухгалтерской отчётности.
Когда компаниям выгодно проводить выборочную инвентаризацию
Выборочная инвентаризация удобна, если у компании большие склады или много торговых точек. В этом случае полный пересчёт всех запасов каждый раз превращается в дорогостоящий проект.
Выборочный формат помогает:
- оперативно проверять проблемные группы товаров с высоким риском хищения или порчи;
- контролировать удалённые склады и точки продаж, не останавливая работу всей сети;
- распределять нагрузку на персонал и не парализовать работу склада в сезонных пиках;
- заранее выявлять системные ошибки учёта и корректировать процессы, не дожидаясь годовой инвентаризации.
Как подготовиться к инвентаризации: что проверить заранее
Хаотичная инвентаризация почти всегда приводит к конфликтам и ошибкам. Гораздо безопаснее начать с подготовки: утвердить комиссию, привести в порядок документы и склад, заранее предупредить сотрудников.
Что важно сделать до старта
Назначьте инвентаризационную комиссию. Приказом руководителя определите состав комиссии, назначьте председателя, пропишите сроки и объекты проверки. В небольших компаниях в комиссию обычно входят директор, главный бухгалтер и представитель склада/производства.
Проверьте договоры о материальной ответственности. Убедитесь, что по всем складам, кассе, основным средствам заключены действующие договоры с материально ответственными лицами, а документы хранятся и доступны комиссии.
Подготовьте помещения и запасы. Наведите порядок: разложите товары по местам хранения, удалите лишнее, промаркируйте стеллажи и ячейки. Чем аккуратнее склад, тем меньше ошибок при пересчёте.
Сверьте документы учёта. Проверьте оборотки, карточки складского учёта, накладные, акты приёмки-передачи. Исправьте очевидные ошибки до инвентаризации, чтобы не тратить на них время комиссии.
Предупредите сотрудников и ограничить движения. Установите период, когда движение товаров и денег по проверяемым объектам максимально сокращено, а во время инвентаризации — запрещено. По возможности на время инвентаризации приостанавливают отгрузки и приёмку по складу.
Какие документы нужны для инвентаризации
Минимальный набор документов, без которых начинать инвентаризацию нельзя:
- приказ руководителя о проведении инвентаризации с указанием сроков, объектов и состава комиссии;
- график инвентаризации (если проверки проводятся по плану в течение года);
- формы инвентаризационных описей, сличительных ведомостей для соответствующих объектов (запасы, ОС, НМА, денежные средства);
- журналы регистрации инвентаризационных описей и актов;
- действующие договоры о материальной ответственности с МОЛ.
Какие формы ИНВ используются и как их заполнять
На практике можно использовать как унифицированные формы, так и собственные, закреплённые в учётной политике. Главное — чтобы в документах были все обязательные реквизиты.
Для разных объектов обычно применяют:
- описи по товарам и материалам на складах;
- описи по основным средствам и НМА;
- описи по денежным средствам в кассе и на счетах;
- акты по товарам в пути, на ответственном хранении, на переработке.
При заполнении важно:
- не оставлять пустые строки в середине документа;
- нумеровать страницы и объекты последовательно;
- фиксировать единицы измерения и фактическое количество;
- исправлять ошибки по правилам, а не корректировать «задним числом» уже подписанные документы.
Как учитывать расхождения и недостачи
По итогам инвентаризации возможны три базовые ситуации:
- излишки — фактическое наличие больше, чем в учёте;
- недостача — по документам числится больше, чем есть на складе;
- пересортица — недостача по одной позиции и излишек по другой в пределах одной группы товаров.
Комиссия фиксирует расхождения в сличительных ведомостях, запрашивает объяснения у материально ответственных лиц и готовит предложения для руководителя: списать, удержать с виновного, отнести на расходы компании.
Как отражать результаты в учёте: проводки
Точный набор проводок зависит от учётной политики компании, но типовая логика такова:
- излишки учитывают как прочие доходы с дальнейшим отражением в налоговой базе;
- недостачи в пределах норм естественной убыли относят на расходы компании;
- недостачи сверх норм с установленным виновным лицом отражают за счёт виновного, с последующим удержанием;
- безнадёжные недостачи без виновных списывают на расходы компании как прочие.
Важно, чтобы проводки и решения по недостачам были подкреплены оформленными документами: сличительными ведомостями, объяснениями сотрудников, приказами руководителя.
Ещё спрашивают
1. Обязательна ли инвентаризация в 2025 году для всех компаний? Да, инвентаризация обязательна для всех организаций, которые ведут бухгалтерский учёт и составляют отчётность. Минимум один раз в год её проводят перед составлением годовой отчётности. Дополнительно инвентаризация нужна при смене МОЛ, ЧС, реорганизации и ликвидации.
2. Можно ли использовать свои формы вместо унифицированных ИНВ? Можно, если в форме есть все обязательные реквизиты: наименование документа, дата, предмет инвентаризации, состав комиссии, данные об объектах, подписи. Собственные формы нужно закрепить в учётной политике или внутреннем положении.
3. Как провести инвентаризацию удалённого склада или торговой точки? Процедура та же: приказ, комиссия, описи, сличительные ведомости. Если склад удалённый, в комиссию включают местных сотрудников, а документы и результаты могут передаваться в центральный офис в сканах или через систему электронного документооборота. Важно, чтобы порядок и сроки были прописаны во внутренних регламентах.
4. Можно ли проводить инвентаризацию частями, а не за один день? Да, особенно на крупных складах. Можно разбить проверку по зонам, группам товаров или подразделениям. Главное — зафиксировать период и объекты для каждой части инвентаризации и не допускать неконтролируемого движения товаров в процессе.
5. Что делать, если фактические данные сильно отличаются от учётных?
Комиссия фиксирует расхождения в сличительных ведомостях, запрашивает объяснения у МОЛ и анализирует причины: ошибки учёта, хищения, порча, непроведённые документы. По итогам руководитель принимает решение по списанию недостач, учёту излишков и, при необходимости, внутреннему расследованию. Бухгалтерия корректирует учёт и при необходимости отчётность.
6. Как оформить недостачу, если виновный сотрудник не установлен? В этом случае недостача отражается как прочий расход компании. Комиссия фиксирует, что виновное лицо не установлено, а руководитель утверждает решение списать недостачу за счёт организации. Важно, чтобы в документах были описаны предпринятые меры по выяснению обстоятельств.
7. Нужно ли подавать отдельный отчёт по итогам инвентаризации в налоговую? Отдельный отчёт по инвентаризации в налоговую не подают. Но результаты проверки влияют на бухгалтерскую и налоговую отчётность за 2025 год. При проверке налоговая вправе запросить приказы, описи, сличительные ведомости и отчёты комиссии, поэтому документы нужно хранить и оформлять аккуратно.
