Планёрка — один из инструментов, призванных улучшить коммуникацию внутри бизнеса. Позволяет определить, как идут дела у компании, и что нужно сделать каждому в команде для лучшего результата. Рассказываем, как правильно подготовиться к планёркам и почему их важно внедрять в рабочие будни.
Что такое планёрка и почему она важна: главное
- Планёрка — это короткая встреча, мини-собрание, на котором руководство обсуждает с командой текущие проблемы и задачи.
- Регулярные обсуждения помогают команде держать в фокусе внимания текущие цели и грамотно расставлять приоритеты.
- Чтобы встречи были достаточно эффективны, стоит с самого начала определить регламент, ограничить время обсуждений и чётко следовать правилам.
Планёрка: что это такое и чем отличается от совещания
Планёрка по определению похожа на совещание. И то, и другое — рабочая встреча, на которой начальство и сотрудники разных уровней обсуждают актуальные деловые вопросы, обмениваются информацией, ставят новые цели, координируют действия. Однако отличия есть, и планёрки стоит проводить, даже если у вы регулярно организуете совещания.
Планёрка — это краткосрочное собрание, которое обычно длится от 15 до 20 минут. На них обычно обсуждают текущие задачи, требующие фокуса прямо сейчас — на сегодня или в ближайшее время. На совещаниях же уделяют внимание более крупным и длительным проектам, стратегиям, вопросам расширения и другим глобальным задачам. В планёрках чаще участвуют сотрудники, занятые непосредственно решением задач на повестке дня, и их руководитель. На совещания приглашается более широкий круг сотрудников и управленцев.
Планёрки не требуют долгой подготовки. Их можно проводить в течение дня, по согласованию с командой. Но многие руководители считают, что самое удобное время — утро. На это есть несколько причин:
- Утренние встречи минимизируют опоздания. Это вариант контроля дисциплины — сотрудники стараются вовремя приехать на работу, если точно знают, что руководитель ждёт их на встречу.
- Обозначить план задач в самом начале дня — эффективно. В течение дня список задач может меняться и дополняться текущими всплывающими вопросами. Если сотрудник с самого утра определит для себя первостепенные задачи, ему будет проще ориентироваться и расставлять приоритеты.
- Утром все сотрудники относительно свободны. В течение дня собрать команду вместе сложнее: кто-то решает срочный вопрос с клиентом, другой ушёл на обед, а третий в потоке задач уже забыл, что собирался вынести на обсуждение с самого начала. В итоге планёрки просто не будут выполнять свою функцию, если вообще состоятся.
Для дополнительной стимуляции дисциплины можно определить наказание за опоздания. Однако не рекомендуем выбирать строгие меры по типу штрафов и прочих взысканий. Планёрка — не трудовая функция, наказывать за опоздание в этом случае почти деспотично. Вы только потеряете лояльность сотрудников и снизите их мотивацию. Вместо этого пусть санкции будут относительно несложными, но достаточно неприятными, чтобы их хотелось избежать. Например, провести всю встречу стоя или выступить во время собрания с докладом о текущих проблемах и задачах.
Основные цели и задачи планёрки
Готовясь к планёркам, помните об основных целях таких краткосрочных встреч:
- Постановка задач для команды — руководителей и сотрудников. Сосредоточьтесь на планах на день или ближайшую неделю. В расстановке приоритетов отталкивайтесь от общей цели бизнеса, наиболее актуальной на данный момент.
- Решение текущих проблем. Обсуждение актуальных вопросов помогает держать процессы под контролем, а возникающие проблемы решать оперативно.
- Оперативный разбор ошибок. Гораздо полезнее сразу отмечать недостатки в работе или узкие места бизнеса, чтобы быстрее приступить к исправлению ошибок, чем позволять им накапливаться. Это позволяет руководству здоровым образом направлять и корректировать работу команды.
- Дисциплина. Особенно, если планёрки проводятся утром, но и встречи в течение дня держат команду в фокусе.
- Мотивация и настрой. У руководства есть возможность не только обсудить текущие дела, но также поддержать коллектив, настроить их на рабочий лад и достижение задач.
Регулярное участие линейных руководителей в жизни команды, их вовлечение в процессы повышает общую мотивацию и лояльность сотрудников. А регулярный анализ текущих задач помогает правильно расставлять приоритеты и более эффективно планировать рабочие дни.
Виды планёрок
Самая очевидная классификация планёрок — по длительности. Обычно они бывают такими:
| Ежедневные | Длятся 15-20 минут, на встречах ставятся ключевые цели на предстоящий день |
| Еженедельные | Проводятся в начале недели, чтобы определить рабочий план на ближайшее время, или в конце — чтобы подвести итоги, разобрать ошибки и извлечь уроки на будущее |
| Раз в месяц | Такие планёрки могут длиться дольше, чтобы успеть обсудить планы на месяц или подвести итоги прошедшего |
| Срочные | Внеплановые планёрки проводятся, когда возникают неожиданные проблемы, требующие обсуждения и вмешательства. Считаются наименее эффективными, потому что у участников часто не хватает времени должным образом подготовиться и проанализировать результаты |
В каждом бизнесе регулярность проведения планёрок определяется индивидуально. Всё зависит от характера задач и сферы.
Также можно определить несколько видов планёрок, отталкиваясь от их назначения. Например:
- обучающая — обычно проводится для новичков, в течение дня руководители или наставники отвечают на их вопросы, дают информацию, корректируют действия сотрудников и подводят промежуточные итоги;
- информационная — проводится для обсуждения текущих проблем, обмена информацией;
- для обсуждения задач — большее внимание на таких встречах уделяется именно рабочему планированию.
Некоторые планёрки проводят в формате мини-совещаний. Так бывает, если руководству совместно с командой необходимо более комплексно обсудить конкретный вопрос. Участников заранее оповещают о теме, просят подготовить список вопросов или данные, о которых необходимо отчитаться.
Темы планёрок можно комбинировать, отталкиваясь от текущих потребностей бизнеса. Это гибкий инструмент, единого рецепта тут нет.
Структура планёрки
Сценарий любой планёрки зависит от цели и перечня вопросов, которые руководство хочет обсудить с командой. Общий план можно представить так:
- Приветствие. Элементарная этика и вежливость всегда задаёт тон. Поприветствуйте сотрудников, спросите о делах — в общих чертах.
- Заявка темы. Тезисно объявите вопросы, которые будут обсуждаться.
- Обсуждение текущих задач. Остановитесь на лаконичных фактах, не отвлекайтесь на темы, не относящиеся напрямую к теме планёрки.
- Подведение итогов. Оцените результат за прошедший день / неделю / месяц. Отметьте, что получилось хорошо, а над чем ещё нужно поработать.
- Постановка задач. На этом этапе, отталкиваясь от целей и недавних результатов, руководство совместно с сотрудниками определяет план действий на текущий день, неделю или месяц.
В конце планёрки можно дать сотрудникам несколько напутственных слов. Похвалить, напомнить о целях компании, дополнительно мотивировать их работать в команде.
Поощрять инициативу или хорошие результаты очень важно, и делать это можно публично. А вот ругать за ошибки — только тет-а-тет. Публичное порицание со стороны руководства мало мотивирует. Это скорее пошатнёт доверие и побудит сотрудника закрыться.
Как подготовиться к планёрке
Даже если на планёрке будут выступать сотрудники — с отчётами за прошедший период или предложениями — именно руководитель направляет процесс. При этом за короткий срок ему нужно удержать внимание сотрудников, обсудить самое важное на повестке дня и грамотно определить план задач на будущее.
Чтобы планёрки проходили эффективно, к ним стоит готовиться. Вот несколько советов:
- Пропишите основной регламент. Тезисы, вопросы к сотрудникам, детали, на которые нужно обратить внимание.
- Подготовьте визуальные материалы. Это не обязательно, но помогает быстрее усваивать материал. Можно подготовить простую презентацию, мудборд, коллаж, на которых будут прописаны основные вопросы и показатели.
- Попросите сотрудников принести блокноты. Фиксировать основную информацию полезно. Хотя можно делать это на ноутбуке или в телефоне.
- Фиксируйте результаты и итоги. С этим может помочь секретарь или сотрудник, которого назначат ответственным. В дальнейшем такие мини-отчёты позволять взглянуть на результаты команды в ретроспективе, проанализировать прогресс или отметить слабые места.
- Поощряйте активность. Сотрудники лучше вовлекаются в процессы, когда их участие ценится.
Не приглашайте на планёрки других руководителей, с которыми команда плохо знакома, если они не вовлечены в исполнение задач напрямую. Они могут отвлекать внимание или предлагать не совсем верные выводы из-за непонимания специфики процессов.
Особенности онлайн-планёрок
Удалённым штатом сейчас никого не удивишь, бизнес адаптировался к дистанционному формату ещё со времен пандемии. Многие привычные для офиса операции тоже перекочевали в онлайн-формат, в том числе, собрания и планёрки.
К дистанционным планёркам готовятся так же, но здесь дополнительно нужно учесть несколько деталей:
- заранее проверьте интернет-подключение, а также качество камеры и звук, чтобы не тратить время на встрече;
- определите удобное для всех время, чтобы каждый сотрудник распланировал свой рабочий день;
- отправьте напоминания за какое-то время до встречи — в режиме хоум-офис можно забыть об онлайн-встрече, особенно, если планёрки проводятся недавно.
Убедитесь, что подготовленные визуальные материалы будут удобно читаться не только с компьютера, но и на телефоне. Оставьте большой шрифт, подавайте информацию лаконично, выделите самое главное.
Также полезно фиксировать краткие итоги, чтобы после планёрки разослать участникам. В документе можно оставить ссылки на другие вспомогательные документы или материалы, которые показывали на встрече.
Постепенно прививайте сотрудникам мысль, что онлайн-планёрка так же важна, как если бы вы работали в офисе. Отмечайте важность пунктуальности, не допускайте опоздания. Договоритесь, что никто не отключается в середине встречи и не отсиживается за выключенной камерой. Контролировать вовлечённость сотрудников удалённо непросто, но возможно, и это важно для дисциплины.
Частые ошибки при проведении планёрок
Главные ошибки, из-за которых сотрудники теряют фокус внимания и пропускают важную информацию мимо ушей — «растекаться по дереву» и затягивать время планёрки. Чтобы этого избежать, старайтесь укладываться в ограниченный срок — как правило, до 20 минут — и заранее обозначайте план встречи. Если больше нечего сказать по существу, отпустите команду пораньше.
Другие ошибки — чисто технические, которые тоже возникают из-за некачественной подготовки к встрече. Например, отсутствие чётко обозначенной темы обсуждения. Если сотрудники не понимают, что и с какой целью обсуждают, они почти ничего не запомнят. Чтобы информация усваивалась, а команда проявляла активное участие, важно с самого начала объяснить, зачем вы проводите эти встречи, как это поможет в работе, в достижении общих и личных целей.
Планёрка — инструмент, а не самоцель. Не проводите их ради мнимого поддержания порядка и дисциплины. Так теряется смысл, а встречи перерастают в раздражающую рутину, отнимающую рабочее время. Если нечего обсуждать — отмените встречу заранее.
Как сделать планёрки действительно эффективными
Следуйте нескольким базовым принципам:
- Временной регламент. Заводите таймер на каждую встречу и честно заканчивайте её, когда время закончится. Так и руководство, и сотрудники учатся фокусироваться на вопросах по существу.
- Регулярность. Проводите планёрки в одно и то же время, без постоянных переносов. При системности сотрудники быстрее адаптируются к порядку.
- Баланс. Инициативу тоже нужно контролировать. Не позволяйте самым активным сотрудникам выступать в одиночку, отнимая все время. Оставляйте время для остальных и поощряйте их присоединяться к обсуждению.
- Обратная связь. Попросите сотрудников коротко обозначить плюсы и минусы проведённых встреч, подвести общие выводы. Это поможет проанализировать результативность и скорректировать регламент.
Запрашивайте обратную связь в такой же сокращённой и лаконичной форме, чтобы не отнимать время. Достаточно разослать короткие анкеты с основными вопросами. Например, такую:
Создать анкету обратной связи можно за несколько минут с помощью онлайн-сервисов (в примере анкета, созд. в Google Forms)
Чтобы планёрка действительно прошла эффективно, а границы всех участников соблюдались, можно обозначить правила встреч. Например, выделить по 1-2 минуте на каждого сотрудника, чтобы высказаться. Так люди не будут друг друга перебивать и научатся коротко доносить мысли. Другое правило, которое можно взять на заметку — не критиковать предложенные идеи. Вместо этого стоит выслушать всех участников, а потом выбрать лучшее предложение голосованием, не зацикливаясь на негативе.
Часто задаваемые вопросы
Одна из главных задач планёрки как инструмента — выстроить прозрачную, доверительную коммуникацию в команде. Между руководством и линейными сотрудниками, а также внутри коллектива. Темы полностью зависят от сферы деятельности бизнеса и конкретных задач, которые стоят перед сотрудниками. Как правило, на планёрках команда подводит итоги прошедшего дня, недели или месяца. Анализирует, каких показателей удалось достичь, какие слабые места выявились, как с ними справляться. Вспоминают об общих целях и определяет план задач на день, неделю или месяц — до следующей планёрки.
Чтобы подобные встречи не превратились в скучную, раздражающую рутину, а сотрудники сохраняли внимание и запоминали важную информацию, планёрки не должны затягиваться. Кратко и по существу — основной принцип. Оптимальное время планёрок — от 15 до 20 минут.
