Кадровый учёт 03 июля’24

Коммуникация в команде

Комфортный офис и доступ к необходимым рабочим инструментам — важные элементы успешного бизнеса. Но они не будут работать и приносить результат, если в команде нет нормальной коммуникации и взаимопонимания. Если в коллективе часто конфликтуют, а работники боятся брать ответственность и проявлять инициативу, эта статья для вас.

Упростите прием на работу с нами!
Онлайн бухгалтерия Моё Дело поможет вам автоматизировать процесс приема сотрудников, обеспечив полное соответствие требованиям закона. Сэкономьте свое время на подбор и оформление новых сотрудников, используя наш удобный сервис. Начните сейчас и сделайте процесс приема на работу максимально простым и эффективным!
Попробовать бесплатно
Интернет-бухгалтерия

Чем полезна бизнесу хорошая коммуникация в команде?

Команда — это слаженный механизм, в котором каждый сотрудник — важная деталь. Если детали перестают нормально взаимодействовать, механизм работает плохо или не работает вовсе.

Коммуникация в команде — это и есть взаимодействие деталей, без которого невозможна нормальная работа. Когда сотрудники слушают и понимают друг друга, доносят мысли понятным языком, улучшается понимание целей и задач. В таких условиях уменьшается вероятность ошибок, повышается эффективность каждого сотрудника.

На эффективность работы влияет вовлечённость, улучшению которой способствует налаженная коммуникация. Когда все понимают цели и задачи, результат становится прозрачнее, как и понимание сотрудниками того, какой вклад они в него вносят.

Работники становятся инициативными, благодаря чему оптимизируется выполнение операционных процессов. Больше нет многочисленных уточнений и согласований — специалисты не боятся брать на себя ответственность и принимают эффективные решения.

В коллективе складывается благоприятная атмосфера взаимопонимания. Уменьшается количество конфликтов, проще находить компромиссы. Большинство разногласий разрешается без участия руководителя или старших сотрудников — персонал учится договариваться «на месте».

Что происходит, когда коммуникация нарушена?

Отсутствие налаженной коммуникации вызывает обратный эффект:

  • Непонимание целей и задач. Сотрудники могут делать не то, что от них требуется. Появляются ошибки, срываются сроки по проектам.
  • Минимальная вовлечённость. Работникам кажется, что они не влияют на результат. Работают без инициативы и посредственно выполняют задачи.
  • Перегруженность операционными процессами. Команда берёт на себя ответственность. Задачи и решения постоянно согласовываются с руководством, снижается скорость реализации проектов или оказания услуг.
  • Частые конфликты. Когда работники не слышат и не понимают коллег, возникают разногласия и споры. Стороны не хотят искать компромисс — не обходится без вмешательства руководителя или независимой третьей стороны.

Компании с плохой коммуникацией в команде сталкиваются с высокой текучестью кадров. Ключевые сотрудники не задерживаются надолго, приходится тратить ресурсы на поиск и адаптацию новых.

Как наладить коммуникацию в компании?

Шаг 1. Сделайте корпоративную среду комфортной

Комфортная среда — та, в которой сотрудники не боятся осуждений за высказанные мысли и идеи. Наоборот, любое проявление инициативы должно поощряться, даже если в конечном итоге предложение не будет реализовано.

Чтобы создать комфортную среду:

  • Сделайте общение руководителей с подчинёнными нормой. Это может быть неформальное общение, общие встречи, сессии для обсуждения результатов и успехов. На таких мероприятиях устанавливается контакт, и сотрудники понимают, что к ним относятся не свысока, а на равных.
  • Давайте всем вовлечённым сотрудникам право высказаться. Например, задавайте вопросы тем, кто участвует в проекте, об их мнении и оценке перспективы. Выслушивайте ответы и не забывайте напомнить, что важно мнение каждого.
  • Сделайте целеполагание прозрачным. Рассказывайте, к каким целям стремится компания и почему выбраны эти ориентиры. Почему действия каждого влияют на результат и что можно улучшить, чтобы сделать работу эффективнее.

Иными словами, в комфортной среде сотрудники чувствуют, что руководство, как и коллеги, прислушиваются к ним. Любой работник имеет право высказаться и не быть осуждённым за свои идеи.

Шаг 2. Установите правила и инструменты делового общения

Некоторые компании требуют строгое, официальное общение, где все обращаются друг к другу по имени и отчеству — такое встречается в крупных компаниях.

В других организациях — малом и среднем бизнесе — чаще придерживаются менее формальных коммуникаций. Здесь общение больше приближено к дружескому.

Оба варианта допустимы, но требуют соблюдения субординации и правил делового общения:

  • коллеги должны с уважением относиться друг к другу, а руководство — на равных взаимодействовать с подчиненными;
  • быть пунктуальными и точными — если встреча или созвон запланирован на 14:00, то все участники должны быть готовы к этому времени;
  • не нарушать личные границы — например, не связываться по рабочим вопросам в выходные дни или после окончания рабочего дня (исключения только для форс-мажоров).

В корпоративных правилах или внутренней политике можно прописать основные положения, зафиксировать порядок разрешения споров и конфликтов. Желательно выбрать единый инструмент для устных взаимодействий — например, общаться только в Telegram или сервисе организации командной работы.

Шаг 3. Проводите коллективные мероприятия

Чем больше совместных активностей у команды, тем проще сотрудникам высказывать мнения и предлагать идеи. Мероприятия создают доверительные отношения, при наличии которых меньше страха быть осуждённым за ошибки.

В первую очередь проводите регулярные собрания, особенно когда работаете над крупными проектами или заказами. Проводите мозговые штурмы, чтобы находить новые варианты решений, устраивайте дизайн-сессии и др. При использовании специальных форматов работникам будет проще делиться мыслями.

Занимайтесь тимбилдингом и проводите совместные мероприятия в неформальной обстановке. Например, выезжайте на природу, участвуйте в сплавах или командных эстафетах. Это не только дарит положительные эмоции, но и укрепляет связи между коллегами.

Шаг 4. Стимулируйте инициативность

В благоприятной атмосфере и с укреплёнными связями от тимбилдинга у сотрудников появится желание проявлять инициативу и брать ответственность. Это постепенный процесс, улучшения будут проявляться со временем. Вы можете использовать простые приёмы, чтобы стимулировать активные действия работников:

  • Дайте возможность самостоятельно выбирать способ решения задачи. Предложите сотрудникам делать так: они присылают описание проблемы и предлагают 2-3 варианта решения с приоритетным. Вы одобряете или предлагаете свой вариант с аргументацией. Когда работник начнёт чаще выбирать оптимальные варианты, можете остановить обсуждения и доверить самостоятельно принимать решения.
  • Создайте отдельный чат для идей. Договоритесь, что сюда сотрудники присылают варианты оптимизации и улучшения существующих процессов. Предложите поощрения в виде премий или других бонусов за те варианты, которые будут внедрены в организации.

Чтобы сотрудники захотели проявлять инициативу и брать ответственность, разработайте понятную и прозрачную систему финансового, карьерного и профессионального роста. Работники должны понимать, при каких обстоятельствах возможен досрочный переход на новую ступень.

Шаг 5. Собирайте обратную связь

В ходе налаживания и поддержания хорошей коммуникации все стороны должны обмениваться обратной связью: и руководитель к сотрудникам, и сотрудники к руководителю.

  1. Оставляйте отзывы о проделанной работе. Если человек хорошо справился с задачами или достиг поставленных целей, скажите ему об этом лично или напишите — похвала даёт долгосрочный заряд мотивации.

    Не забывайте о критике, но только уместной и конструктивной. Если сотрудник с чем-то не справился или допустил ошибки, скажите ему об этом. Помогите разобраться с трудностями, чтобы в будущем специалист выполнял задачи так, чтобы приносить пользу компании.

  2. Запрашивайте отзыв в свой адрес. Построение коммуникации в команде — долгий процесс. Вы, как и любой человек, можете ошибаться и делать что-то неправильно. Объявите коллегам, что они могут без переживаний сообщать, что им не подходит та или иная идея. Или предлагать идеи по улучшению коммуникации. Совместными усилиями вы создадите крепкий коллектив.

  3. Вводите сессии саморефлексии. Это позволит научиться лучше понимать задачи и усваивать информацию. Например, после постановки задачи попросите сотрудника, чтобы он выделил:

    • что нового он узнал о проекте/контрагенте;
    • какие цели ставит компания в этой ситуации;
    • что и как он должен сделать, чтобы помочь команде достичь цели.

Саморефлексия сделает сотрудников лучше: они научатся контролировать себя, быть активными и не бояться принимать решения, влияющие на их жизнь.

Как упростить интеграцию новичков в коммуникацию?

Даже если в компании хорошие коммуникации и благоприятная атмосфера, не каждому новичку удаётся быстро влиться в коллектив. Новое место работы — это всегда стресс для человека, потому что нужно знакомиться с людьми и привыкать к новыми правилам.

Можно упростить адаптацию новичка, чтобы он быстрее влился в коллектив и достиг максимальной производительности:

  • В первый рабочий день познакомьте человека с коллективом. Необязательно со всеми сотрудниками, если их в организации больше 20-30 — для начала достаточно тех, с кем он будет взаимодействовать каждый день. Для этого можно провести небольшое собрание.
  • Продумайте процесс обучения, если он необходим. Подготовьте обучающие материалы или видеоинструкции. Лучше, чтобы их составили действующие специалисты, которые знакомы со спецификой организации.
  • Закрепите за новичком опытного работника, который поддержит его в сложные моменты и подскажет, как правильно действовать в той или иной ситуации. Этот подход также известен как менторство и практикуется во многих организациях.
  • С первого дня вовлекайте новичка в общекомандные мероприятия. Например, приглашайте на собрания, которые прямо или косвенно связаны с его задачами.
  • Собирайте обратную связь. Узнавайте, что у новичка получается, какие появляются вопросы, в чём вызваны трудности. Открытость и конструктивные обсуждения позволят преодолеть барьеры и ускорить адаптацию.

Если хотите создать коллектив профессионалов, учитывайте индивидуальные особенности каждого человека — и не только новичков, но и уже работающих специалистов. Возможно, работнику проще использовать другие инструменты для достижения результатов. Если они не вредят компании, не вгоняйте людей в строгие рамки и давайте больше свободы.

Что нужно запомнить?

  1. Налаженная коммуникация в команде — залог продуктивной работы, выполнения поставленных задач и минимизации конфликтов.
  2. Чтобы наладить коммуникацию в команде, сделайте атмосферу в коллективе благоприятной. Доносите цели и задачи до сотрудников, позволяйте высказывать мнение и чаще проводите совместные обсуждения результатов.
  3. Опишите правила делового общения во внутренней политике: как разрешать конфликты, какие нормы соблюдать, с помощью каких инструментов вести обсуждения внутри команды.
  4. Организуйте коллективные мероприятия, чтобы укреплять связи коллег. Это уменьшит страх специалистов высказываться и предлагать идеи.
  5. В команде с хорошей коммуникацией инициативность сотрудников будет развиваться постепенно. Вы можете стимулировать процесс, давая им возможность самостоятельно принимать решения и предлагать идеи по улучшению организации.
  6. Наладьте обмен обратной связью. Давайте конструктивную оценку действиям работников, просите их оценивать предложенные вами нововведения. Прививайте сотрудникам навык саморефлексии, чтобы они становились осознаннее и ответственнее.
Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»
И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.
Попробовать бесплатно
Интернет-бухгалтерия

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.