Если сотрудник регулярно ездит к клиентам или на объекты, это не командировки, а разъездной характер работы. Такой режим требует отдельного оформления и своего порядка компенсаций. Рассказываем, какие документы нужны, как платить компенсации и что проверяют инспекторы.
Важно знать
- Разъездная работа — это постоянный формат, при котором поездки входят в обычные обязанности и сразу указаны в трудовом договоре. Это не командировки и не разовые выезды.
- Основной признак разъездной работы — регулярные поездки внутри заранее определённой территории без закреплённого рабочего места.
- Такой режим можно установить для любой должности, если работа требует постоянных выездов, в том числе для дистанционных сотрудников.
- В договоре или дополнительном соглашении прописывают разъездной характер работы и территорию поездок. Выезды за её пределы оформляют как командировки.
- Работодатель возмещает реальные расходы на проезд, проживание и суточные при поездках с ночёвкой. Выплаты без подтверждающих документов считают зарплатой и облагают налогами.
- Для разъездной работы оформляют внутреннее положение. В нём указывают должности, территорию, правила учёта поездок и порядок компенсации расходов.
- Чаще всего проблемы возникают из-за отсутствия условия о разъездной работе в договоре, фиксированных выплат «за разъезды», размытых границ территории и отсутствия внутреннего документа.
Особенности разъездной работы
Разъездной характер работы (РХР) — это когда сотрудник постоянно работает не в офисе, а выезжает по заданиям работодателя. Такой формат сразу прописывают в условиях работы. Это не разовые поездки и не командировки, а обычный рабочий режим.
Главный признак разъездной работы — поездки происходят регулярно. У сотрудника нет постоянного рабочего места: он работает у клиентов, на объектах или в других местах, куда нужно добраться в течение рабочего дня.
Закон не устанавливает строгий список профессий с разъездной работой. Работодатель может ввести такой режим для любой должности, если без поездок нельзя выполнить задачи. Чаще всего так работают курьеры, торговые представители, страховые агенты, водители, сервисные инженеры, выездные мастера, аудиторы и консультанты.
Разъездной характер работы возможен и у дистанционных сотрудников, если нужно регулярно выезжать для решение рабочих задач. Такой режим подходит и тем, кто иногда работает в офисе, но часто выполняет задачи за его пределами.
Чем отличается от командировки
При разъездной работе поездки — это обычная часть работы. Сотрудник постоянно выезжает по делам компании, и такой режим сразу указан в трудовом договоре. Это не временная мера, а постоянный формат работы.
Командировка устроена иначе. Это разовая поездка по конкретному заданию и на ограниченный срок. Каждый раз работодатель оформляет отдельный приказ.
При разъездной работе сотрудник получает обычную зарплату — оклад и премии. В командировке за все дни поездки сохраняется средний заработок, даже если дорога или работа выпала на выходные.
При разъездной работе компания сама устанавливает, какие затраты и в каком размере возмещает. В командировке работодатель оплачивает проезд, проживание и суточные по фактическим расходам.
Для разъездных сотрудников в договоре указывают территорию работы. Все поездки внутри неё считаются обычной работой. Если нужно выехать за эти пределы, такую поездку оформляют как командировку.
Виды трудовых договоров для разъездной работы
Разъездной характер работы можно оформить в разных трудовых договорах. Суть работы не меняется, меняется только способ оформления — в зависимости от ситуации.
По гражданско-правовым договорам такой режим не применяют. Исполнитель по договору подряда или оказания услуг не считается штатным сотрудником. На него не действуют правила ТК РФ. Если постоянные разъезды оформить через ГПХ, при проверке договор могут признать трудовым. В этом случае доначислят налоги, взносы и назначат штрафы.
Основной трудовой договор
Разъездной характер работы можно сразу прописать в трудовом договоре при приёме на работу. Договор может быть бессрочным или срочным — например, под конкретный проект.
В договоре обязательно указывают территорию работы: город, регион или несколько регионов. Все поездки внутри этой территории считаются частью обычной работы. Если сотрудника направляют за её пределы, поездку оформляют как командировку.
Чаще всего сотрудник с разъездной работой возвращается домой каждый день. Если это невозможно — например, объект находится далеко — работодатель компенсирует проезд, проживание и выплачивает суточные.
Дополнительное соглашение к действующему договору
Если разъезды появляются у уже работающего сотрудника, условия договора меняют через дополнительное соглашение. Его подписывают работодатель и сотрудник.
Такое изменение считают изменением условий работы. Сотрудника уведомляют письменно не менее чем за два месяца. Если он согласен, стороны оформляют дополнительное соглашение.
Договор с дистанционным работником
В договоре указывают оба условия: дистанционную работу и разъездной характер. Также прописывают, какие задачи сотрудник выполняет удалённо, для каких нужны выезды и в каких пределах они проходят.
Компенсации и льготы для разъездных сотрудников
Работодатель возмещает расходы, которые сотрудник понёс в служебных поездках и подтвердил документами — ст. 168.1 ТК РФ.
Компания оплачивает дорогу к месту выполнения задания и обратно. Это может быть общественный транспорт или такси, если другого способа добраться нет или нужно перевезти оборудование или материалы.
Если из-за поездки сотрудник не может вернуться домой в тот же день, работодатель компенсирует проживание. Это может быть гостиница, съёмная квартира или апартаменты.
При поездках с ночёвкой сотруднику выплачивают суточные — деньги на питание и бытовые расходы. За однодневные поездки суточные не платят, если сотрудник возвращается домой. Размер суточных компания устанавливает сама, но для налогов действуют лимиты:
- по России — до 700 руб. в день;
- за границей — до 3500 руб. в день.
Суммы сверх этих лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Для налога на прибыль и страховых взносов на травматизм нормативов нет. Главное - установить их размер в локальном нормативном акте компании.
Компания может компенсировать и другие расходы, если они связаны с работой. Обычно это прописывают во внутренних правилах. Чаще всего возмещают затраты на связь, интернет, платные дороги и парковки, а при длительных поездках — услуги химчистки. Если сотрудник использует личный автомобиль для работы, с ним оформляют отдельное соглашение. Компенсация может включать топливо и износ машины.
Расходы, подтверждённые чеками, билетами и отчётами, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах лимитов. Такие суммы можно учесть в расходах компании. Фиксированная доплата «за разъезды», которую выплачивают без отчётов о фактических затратах, считается частью зарплаты. С нее удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы.
Пошаговое оформление договора
Чтобы ввести разъездной характер работы, нужно подготовить внутренние документы и договориться с сотрудником. А затем не забывать учитывать РХР и правильно оформлять документы.
Шаг 1: подготовка шаблона и учёт требований законодательства
Сначала в компании оформляют внутренние документы, которые описывают, как именно устроена разъездная работа. Основной документ — Положение о разъездном характере работы. У него нет установленной формы, поэтому его составляют под конкретный бизнес.
В документе обычно фиксируют несколько вещей:
- Должности с разъездной работой. Это те сотрудники, для которых поездки — часть обычных обязанностей: курьеры, торговые представители, сервисные инженеры и похожие позиции.
- Территория работы. Например, город, регион или несколько регионов. Поездки внутри этой территории считаются разъездной работой. Если сотрудника направляют дальше, такую поездку оформляют как командировку.
- Порядок компенсации расходов. В документе указывают, какие затраты возмещает компания: проезд, проживание при невозможности вернуться домой, суточные. При желании туда же включают связь, интернет или другие рабочие расходы.
- Учёт поездок. При разъездной работе не издают приказ на каждую поездку, но перемещения всё равно фиксируют. Для этого используют маршрутные листы, путевые листы или журналы поездок. Эти документы подтверждают, что поездка была рабочей, и служат основанием для возмещения расходов.
Разъездной характер работы обязательно указывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Там обычно прописывают место работы — саму организацию, а также прямо указывают, что работа имеет разъездной характер.
В договоре делают ссылку на внутренние правила компании. В ней указывают, что порядок поездок и компенсаций установлен Положением о разъездной работе, с которым сотрудника знакомят под подпись.
Шаг 2: согласование с сотрудником
Если вы принимаете на работу сотрудника, для которого поездки — часть должности, разъездной характер сразу указывают в трудовом договоре. При обсуждении условий работы сотруднику сразу объясняют, что ему предстоит регулярно ездить по работе. В договоре фиксируют территорию поездок, например: «Москва и Московская область».
До подписания договора сотруднику показывают Положение о разъездной работе или другой внутренний документ. В нём указаны должности, правила поездок и порядок компенсации расходов. Факт ознакомления подтверждают подписью.
Если разъезды появляются у уже работающего сотрудника, условия договора меняют. В этом случае оформляют дополнительное соглашение. Когда сотрудник согласен на новые условия, дополнительное соглашение подписывают в любой день. Отдельных уведомлений не требуется.
Если сотрудник не согласен сразу, работодатель действует через ст. 74 ТК РФ. Сотруднику направляют письменное уведомление не позднее чем за два месяца до изменения условий и указывают причины изменений. При согласии после этого срока стороны подписывают дополнительное соглашение.
При отказе работать на новых условиях работодатель предлагает все подходящие вакансии. Если вакансий нет или сотрудник от них отказывается, трудовой договор прекращают.
В любом варианте сотрудника знакомят под подпись со всеми внутренними документами о разъездной работе до начала её применения.
Шаг 3: подписание и регистрация договора в кадровой системе
Подписанный трудовой договор с разъездной работой или дополнительное соглашение включают в личное дело сотрудника. Это основные документы, на которые опираются при учёте поездок и выплат.
В личном деле обычно делают внутреннюю опись документов. Она нужна, чтобы быстро находить нужные бумаги. Личное дело хранится долго — 50 или 75 лет, поэтому порядок в документах облегчает работу кадровой службы.
Условие о разъездной работе отражают не только в бумагах, но и в кадровой системе. В карточке сотрудника отмечают, что характер работы — разъездной. Это помогает корректно учитывать рабочее время и не путать служебные поездки с командировками. В системе настраивают учёт расходов по разъездной работе. Для этого используют отдельные статьи затрат, через которые проходят авансовые отчёты, суточные, расходы на транспорт и проживание.
После подписания договора или дополнительного соглашения сотруднику обычно сразу выдают его копию. Сотрудник вправе получить копии всех документов, связанных с его работой. По письменному заявлению работодатель выдаёт заверенные копии бесплатно в течение трёх рабочих дней.
Шаг 4: ведение учёта командировок и компенсаций
Для поездок в рамках разъездной работы отдельные приказы не оформляют. Вместо этого фиксируют сами выезды, чтобы подтвердить, что поездка была рабочей и расходы связаны с работой. Для учёта используют:
- маршрутные или путевые листы с указанием задач, адресов и расстояния;
- журналы поездок — бумажные или электронные;
- CRM-системы и мобильные приложения, где поездка ставится как рабочая задача.
Для разовых и нерегулярных выездов могут оформлять служебные записки с согласованием руководителя. Выбранный способ учёта закрепляют во внутренних правилах компании.
Компенсации отличаются от зарплаты. Это возврат реальных расходов сотрудника, а не дополнительный доход. Чтобы такие выплаты не облагались налогами, расходы подтверждают документами. Процесс возмещения:
- Сотрудник собирает билеты, чеки и квитанции на проезд, проживание и другие согласованные траты.
- На их основе оформляет авансовый отчёт.
- Работодатель возмещает подтверждённые расходы по правилам компании.
Если поездка выходит за пределы территории, указанной в трудовом договоре, она перестаёт считаться разъездной работой. Такой выезд оформляют как командировку. В этом случае издают приказ о командировке, на время поездки сохраняют средний заработок, расходы компенсируют по правилам командировок с учётом лимитов по суточным.
Частые ошибки и как их избежать
Даже когда общие правила понятны, на практике часто допускают одни и те же ошибки. Они приводят к налоговым доначислениям, штрафам и спорам с сотрудниками. Ниже — самые типичные ситуации и их последствия.
Разъездная работа не прописана в договоре
Сотрудник регулярно ездит по работе, но в трудовом договоре разъездной характер не указан. Поездки считают устной договорённостью.
При проверке это признают нарушением трудового законодательства. Выплаты за поездки могут посчитать частью зарплаты. В итоге компании доначислят НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы. Сотрудник вправе потребовать через суд компенсацию всех расходов.
Разъездной характер работы фиксируют документально. Для новых сотрудников — сразу в трудовом договоре. Для действующих — через дополнительное соглашение.
Фиксированная доплата «за разъезды» без подтверждений
Компания платит сотруднику ежемесячную сумму за разъезды, не требуя чеки и отчёты. Для проверяющих такая выплата считается зарплатой, а не компенсацией. С неё удерживают налоги и взносы за весь период выплат и назначают штрафы.
Компенсируют только фактические расходы, подтверждённые документами. Порядок отчётности и возмещения закрепляют во внутреннем положении.
Размытая территория поездок
В договоре указано «по России» или «в пределах региона» без конкретных границ. Поездка в соседний регион может считаться выходом за территорию работы. Такой выезд нужно оформлять как командировку. Если этого не сделали, возникают нарушения и риск трудового спора.
Территорию поездок прописывают конкретно: город, регион или перечень населённых пунктов. Выезды за эти пределы оформляют как командировки.
Нет внутреннего документа о разъездной работе
Правила поездок и компенсаций существуют только на словах или в отдельных распоряжениях. В результате — путаница в учёте, споры с сотрудниками и сложности при проверках. Расходы сложно обосновать.
Все правила закрепляют в одном документе — Положении о разъездной работе. В нём указывают должности, территорию, порядок учёта поездок, список компенсируемых расходов и правила подтверждения. С документом сотрудников знакомят под подпись.
Часто задаваемые вопросы
Сотруднику возмещают расходы, которые он понёс в служебных поездках: дорогу к месту задания и обратно, а если нельзя вернуться домой — проживание и суточные. Конкретный состав и размер компенсаций компания устанавливает во внутренних правилах. Для налогов действуют лимиты по суточным: до 700 руб. в день по России и до 3500 руб. за границей. Расходы возмещают только при наличии подтверждающих документов.
Отдельные приказы на каждую поездку не оформляют, но сами выезды фиксируют. Для этого используют маршрутные или путевые листы, журналы поездок, CRM-системы или служебные записки — выбранный способ закрепляют во внутренних правилах. Расходы подтверждают билетами, чеками и авансовыми отчётами. Только подтверждённые суммы считают компенсацией и не облагают налогами.
