Новые сотрудники часто уходят ещё на испытательном сроке. Причина высокой текучки часто в том, что новичок не адаптировался к внутреннему распорядку, задачам и коллективу. Поэтому онбординг так важен. Расскажем, как помочь новому сотруднику погрузиться в процессы и задержаться в команде.
Онбординг новых сотрудников: важноеОнбординг новых сотрудников: важное
- Онбординг — это система мероприятий, которая поможет новому сотруднику адаптироваться на рабочем месте.
- Можно действовать по ситуации и обучать новичка по ходу дела, импровизировать. Но на практике конкретный план с чётко обозначенными целями на каждый этап погружения новичка в работу — эффективнее.
- Грамотный онбординг начинается до того, как сотрудник приступит к работе. Стоит заранее подготовить его рабочее место, канцелярию, инструменты, униформу, рабочие документы и инструкции. Это произведёт впечатление и самого начала задаст дружелюбный тон.
- В период адаптации новичку потребуется человек, который его обучит — наставник. Им может быть сам руководитель или опытный коллега. Главное, чтобы он был терпелив и открыт к вопросам.
- Участие коллектива в онбординге также важно. Предупредите сотрудников о приходе новичка и попросите оказать ему поддержку.
Что такое онбординг
В переводе «онбординг» буквально означает введение или вхождение (от англ. «on board»). Это комплекс мероприятий со стороны работодателя, который позволяет новичку влиться в коллектив, разобраться в своих обязанностях и вовлечься во внутренние процессы.
Новая работа — это кардинальные изменения и стресс. Хотя коллектив тоже привыкает к новому коллеге, новичкам всегда труднее. Главная цель онбординга сотрудников — помочь им справиться с волнением и быстрее приступить к задачам.
Разница между онбордингом и адаптацией сотрудников
Онбординг проводится в период адаптации. Они совпадают, но определения не тождественны.
Адаптация — это естественный внутренний процесс сотрудника. Время, в течение которого он привыкает к новому месту и осваивает задачи. Он адаптируется в любом случае, даже без участия руководства. Вопрос лишь в том, насколько хорошо он справится с этим сам.
А онбординг — планомерные действия со стороны работодателя. Не стоит ожидать, что работник быстро наладит связи с коллективом и разберётся в обязанностях сам. Работодатель лучше знает бизнес и команду. Поэтому ему легче определить методы, которые облегчат процесс адаптации новичка.
Онбординг можно условно разделить на два вида.
| Официальный | Неформальный |
|---|---|
| Порядок погружения новичка в процессы чётко регламентирован, прописан во внутренних актах и инструкциях. Роли других сотрудников, участвующих в онбординге, также распределены. Например, руководитель отдела знакомит нового сотрудника с коллективом, старший сотрудник — с задачами. | В каждом случае онбординг проводят ситуативно, план составляется, отталкиваясь от конкретного сотрудника и должности. Чётких стандартов, регулируемых на бумаге, нет. |
Основные задачи онбординга сотрудников
Процедура онбординга должна в целом охватывать несколько основных задач:
- знакомство с коллективом — новичок знакомится со внутренней иерархией и собственным положением в коллективе, запоминает, кому он подчиняется, за кого несёт ответственность и с кем коммуницирует в работе;
- обучение — новый сотрудник осваивает задачи, которые ему предстоит выполнять, критерии, по которым его будут оценивать, осваивает рабочее оборудование и т.д.;
- вовлечение в процессы — нового работника знакомят с корпоративной культурой, ценностями и целями бизнеса, локальными нормативными актами компании для понимания организации процессов.
Есть несколько общих критериев, по которым можно судить об успешности онбординга. В этом случае сотрудник:
- точно знает, что ему нужно делать, кому он может делегировать отдельные задачи, у кого попросить помощи;
- понимает цели бизнеса и вовлечён в общую работу для их достижения;
- ладит с коллективом на профессиональном уровне;
- не боится задавать вопросы и высказывать своё мнение, даже если оно предполагает критику.
Поговорим о том, как этого добиться.
Вовлечение новых сотрудников перед началом работы
Мнение, что к онбордингу можно приступать только в первый рабочий день новичка — не совсем верно. Точнее, неэффективно. Бизнес добьётся лучших результатов, если постарается вовлечь нового сотрудника ещё до начала работы.
Для начала, не стоит затягивать с процедурой найма. Пока вы оцениваете кандидатов и обещаете перезвонить на следующей неделе, соискатель тоже рассматривает предложения. Особенно легко упустить высококвалифицированного специалиста — по опыту, они на рынке сильно не задерживаются.
Длительный наём имеет место, если вы ищете руководителя. Здесь правда спешить не стоит — к нему и требований ощутимо больше. Но при оформлении линейного сотрудника лучше уложиться максимум в полторы недели.
Чтобы было проще, найм стоит тщательно распланировать. Прописать этапы, например:
- собеседование — чёткий список вопросов и тем, которые выявят подходящие качества и опыт кандидата;
- тестовое задание — практические задания, в которых соискатель проявит себя на деле.
Чем точнее сформулированы требования к каждому этапу, тем быстрее поймёте, подходит ли человек бизнесу.
Кстати, люди охотнее соглашаются на оплачиваемые тестовые. Не обязательно предлагать много — важнее, что человек с самого начала запомнит, что его время уважают. Можно предлагать оплату только при условии успешного прохождения и последующего найма. В любом случае, дополнительная финансовая мотивация для соискателей — плюс.
Оформление часто затягивается с удалёнными сотрудниками. Чтобы ускорить процесс, с самого начала объясните, почему вам важно получить оригиналы договора и прочих необходимых документов. Предложите компенсировать отправку заказного письма. Сразу предоставьте все необходимые реквизиты для отправки и номер для связи, если у сотрудника появятся вопросы.
Несколько советов для эффективного предонбординга:
- Не ограничивайтесь строгим обсуждением рабочих задач на собеседовании. Если чувствуете, что человек заслуживает пройти на следующий этап, расскажите обо всём, что поможет составить впечатление. Например, о наличии парковки, интересных местах и магазинах поблизости, логистике, дресс-коде.
- Составьте информативный оффер. Чем меньше вопросов будет у сотрудника, тем лучше впечатление. Опишите не только рабочие задачи, график и зарплату. Расскажите о потенциальном развитии, возможностях роста и других преимуществах для новичка.
- Погружайте в процессы даже удалённых сотрудников. Им тоже важно понимать, как будет проходить их рабочий день. Расскажите, с кем предстоит коммуницировать, как руководство анализирует результаты дистанционно.
- Напишите приветственное письмо. Его обычно высылают после того, как новичок принял оффер. Это просто жест вежливости, который задаст тон дальнейшему сотрудничеству. Поздравьте сотрудника с должностью, повторите дату и время выхода в первый рабочий день, упомяните минимально важные детали, например, как добраться до офиса и есть ли в команде дресс-код.
Первые этапы онбординга — знакомство сотрудника с новым местом работы
План онбординга может быть разным. Неважно, в какой последовательности вы действуете, если вашему бизнесу это подходит. Главное, чётко прописать этапы — определить цели каждого и назначить ответственных.
Рассмотрим основные аспекты.
Welcome box
Другими словами, приветственный подарок. Необязательный, но приятный этап, который польстит сотруднику и произведёт впечатление.
Речь о символическом наборе. Он может быть недорогим, но ассоциироваться с компанией. Например, канцелярия с логотипом организации, футболки со внутренними мемами или забавными надписями.
Вспомогательная документация
Заранее предоставьте сотруднику документы, которые помогут быстрее запомнить коллег, структуру бизнеса, обязанности и другие важные параметры. Например:
- каталог с изображениями и должностями сотрудников;
- рабочие инструкции;
- списки с контактами, логинами и паролями;
- короткие памятки, которые удобно держать под рукой.
Это снизит стресс — человек не будет волноваться, что ему придётся запомнить много новой информации за раз.
Не только работодателю важно иметь план онбординга. Новый сотрудник тоже хочет знать, к чему готовиться. Подготовьте расписание первого рабочего дня, а также всего адаптационного периода с промежуточными этапами. Важно, чтобы ожидание новичка в итоге совпало с реальностью.
Например, в первый рабочий день менеджер по продажам должен изучить скрипты и послушать звонки более опытных коллег. Во второй — порепетировать со старшим менеджером и самостоятельно сделать один холодный звонок. На третий — проанализировать результат, разобрать ошибки и сделать уже три холодных звонка. Понимая, чем предстоит заниматься, сотрудник морально подготовится и будет меньше переживать.
Рабочее место новичка
Сотруднику будет приятно узнать, что на новом месте его ждали. Заранее подготовьте рабочий стол: подключите кабели, настройте оборудование, соберите необходимую канцелярию. Разрешите сотруднику принести декор из дома, если он хочет создать собственный уют.
Одновременно выдайте сотруднику униформу и бейджик, если они есть.
Знакомство с командой
Если работаете в офисе, провести ознакомительную экскурсию нетрудно. Заодно покажете, где находятся туалеты, кулер, запасной выход, отделы других команд. В некоторых компаниях организуют общий перерыв, чтобы сотрудники могли неформально познакомиться за чашкой кофе.
Если удалённый сотрудник взаимодействует с командой дистанционно, его тоже нужно полноценно представить. Удобно, если корпоративная коммуникация ведётся в мессенджере — новичка можно представить в общем чате.
Совет! Обязательно предупредите команду о приходе нового сотрудника и попросите быть дружелюбными. Хорошо, если получится выработать своеобразный ритуал, который облегчит новичку знакомство.
Например, руководитель пишет приветственное сообщение, сообщает о приходе новичка, говорит его имя и должность. А сотрудники в комментариях к сообщению представляются и коротко рассказывают о себе. Так новичку будет легче вступить в деловую коммуникацию впервые.
Бизнес часто использует корпоративные мессенджеры. Они отличаются от привычных, поэтому важно ознакомить новичка. Заранее покажите интерфейс, объясните, как он работает, как устроена система чатов, где сотрудник может посмотреть описание и контакты отдельных коллег.
Погружение в рабочую инфраструктуру
Даже опытный специалист может застрять на изучении рабочего софта и корпоративных инструментов. С самого начала проведите подробную инструкцию, предоставьте вспомогательные материалы и поделитесь контактом технического специалиста для решения проблем.
Наставник в период онбординга
Нельзя сразу отпускать сотрудника в свободное плавание. Сотруднику комфортнее поначалу сблизиться с одним-двумя людьми, которые выступят проводниками и всему его обучат. Уже в последствии, привыкнув к новым людям и обстановке, сотрудник обретёт самостоятельность и начнёт обращаться за помощью к другим.
Наставником может быть руководитель отдела, в который устроился новичок, или более опытный коллега. Например, старший администратор или менеджер. Считается, что лучший вариант — линейный сотрудник. С ним новичок будет чувствовать себя на равных.
Важно, чтобы наставник был понимающим и открытым к вопросам. Идеально, если он достаточно эмпатичен, чтобы почувствовать сомнение новичка и настоять на вопросах — не все решаются переспрашивать, потому что боятся показаться глупыми.
Задача наставника — пройти вместе с новым сотрудником основные этапы:
- объяснить ему рабочие обязанности;
- познакомить с коллективом;
- провести экскурсию по компании;
- рассказать о целях бизнеса и методах достижения;
- познакомить с ролью каждого отдела и сотрудника;
- объяснить, какие ожидания есть у работодателя, и по каким критериям он оценивает результат — даже если упоминали раньше, проще понять на практике.
Чтобы не нагружать сотрудника на первых порах, знакомство с бизнесом и его целями можно провести до начала работы. Например, заранее направить презентацию или видеообращение руководства с рассказом о компании, сотрудниках, достижениях и целях. А на личной встрече достаточно резюмировать главные пункты.
Знакомство с корпоративной культурой на этапе онбординга
Конечно, это актуально, если корпоративная культура в компании развита. А если нет, стоит обратить внимание — она повышает вовлечённость команды в процессы и отлично работает на сплочение.
Коллектив может:
- регулярно выбираться на природу или занятия спортом;
- играть онлайн;
- устраивать вечера кино — оффлайн или удалённо;
- завести отдельный чат для обсуждения книг, сериалов, любых прочих интересов.
Предложите новичку присоединиться. А также поинтересуйтесь его личными интересами. Возможно, он подаст идею для новой активности и быстрее вольётся в коллектив.
Обратная связь в период адаптации нового сотрудника
Обязательно запрашивайте обратную связь у сотрудника. Ненавязчиво, с определённой периодичностью. Например, в первый раз — спустя неделю после найма, затем — через месяц и через два. Важно уточнить, что сотрудник может быть честным, даже если у него припасена критика. Так вы покажете, что цените мнение и комфорт сотрудника.
Даже негативная обратная связь полезна. Новые люди часто подмечают недоработки, на которые коллектив не обращает внимание из привычки — это шанс оптимизировать и улучшить процессы.
Не ограничивайтесь простым «Как тебе работа у нас?». Лучше вообще не задавать вопросы, на которые можно дать закрытый ответ. От волнения и страха увольнения новичок скажет что-то вроде «Хорошо», «Нормально», и конкретики вы не добьётесь.
Лучше самому задать направление, например:
- С чем возникло больше всего трудностей?
- Что помогло бы улучшить / ускорить процесс?
- Какие задачи удаются лучше остальных?
Чтобы сотрудники не смущались в личном разговоре, можно составить письменную анкету. Так у них будет время обдумать фидбек.
При этом постарайтесь, чтобы обратная связь была взаимной. Отмечайте достижения новичка, мягко направляйте, когда он ошибается. Чем раньше указать сотруднику на ошибки, тем быстрее он научится работать правильно.
Есть рекомендация руководителям, которая помогает создать атмосферу взаимного уважения в коллективе: хвалить сотрудников (и не только новичков) можно прилюдно, указывать на недостатки — только тет-а-тет.
Несколько советов для онбординга сотрудников от команды «Моё дело»
- Запаситесь терпением. Возможно, придётся часто отвечать на одни и те же вопросы, несколько раз показывать на примере и более внимательно отслеживать процессы. Это нормально, а новичку, в любом случае, сложнее.
- Помните о взаимном доверии. Не допускайте договорённостей, которые не собираетесь соблюдать.
- Погружайте человека в работу постепенно. Не перегружайте его задачами в первую же неделю.
- Не затягивайте с оформлением на постоянный срок. Если замечаете, что сотрудник активно вовлекается и учится, несмотря на ошибки, испытательный срок можно закончить раньше.
