Счёт-фактура — один из самых «опасных» документов для бизнеса: одна ошибка может лишить покупателя вычета по НДС и привести к спорам с налоговой. При этом многие путают её со счётом на оплату или УПД. Разбираемся, что такое счёт-фактура, когда его выставлять и как избежать ошибок.
Важно знать
- Счёт-фактура — это документ по НДС: продавец отражает начисленный налог, покупатель получает право на вычет.
- Счёт-фактура и счёт на оплату — разные вещи. Счёт нужен для перечисления денег, СФ — для учёта НДС.
- Форма СФ утверждена государством и обязательна к применению. С 2026 г. в форме появилась строка 5б для связи с авансовыми счетами-фактурами.
- В счёте-фактуре указывают реквизиты продавца и покупателя, данные по товарам, работам или услугам, ставку НДС (с 2026 года — 22%) и подписи ответственных лиц.
- Авансовый СФ оформляют при получении предоплаты в течение 5 календарных дней, если отгрузка не произошла сразу.
- Счёт-фактуру можно оформить на бумаге или в электронном виде через ЭДО. Электронный документ имеет такую же юридическую силу, как бумажный, и удобнее в работе.
- Если в СФ есть ошибка, оформляют исправленный документ. Если после отгрузки меняется цена или объём, выставляют корректировочный счёт-фактуру.
Что такое счёт-фактура
Счёт-фактура — это налоговый документ, в котором указана сумма НДС по конкретной сделке. По нему покупатель может принять НДС к вычету, а продавец подтверждает, что начислил налог. Счёт-фактуру оформляют при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг и при получении аванса.
Для бизнеса на общей системе налогообложения счёт-фактура нужен для правильного расчёта НДС. Если документа нет или он оформлен с ошибками, покупатель не сможет заявить вычет, а у продавца могут возникнуть вопросы со стороны налоговой.
Чем счёт-фактура отличается от счёта на оплату
Счёт на оплату и счёт-фактуру часто путают из-за похожих названий. На деле это разные документы, которые нужны для разных задач и по-разному влияют на налоги и учёт.
Счёт на оплату — это документ для перевода денег продавцу. В нём указывают реквизиты сторон, товары или услуги, сумму и назначение платежа. Такой счёт помогает покупателю правильно оплатить заказ.
У счёта на оплату нет установленной формы. Компания делает его в свободном виде — по своему шаблону или в фирменном стиле. Главное, чтобы данных хватало для оплаты.
Счёт на оплату не используют для налогового и бухгалтерского учёта. Он не подтверждает доходы, расходы и НДС. Если в счёте ошибка, его просто перевыставляют.
Счёт-фактура — это налоговый документ для учёта НДС. По нему продавец показывает начисленный налог, а покупатель получает право на вычет.
Форма счёта-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Форму регулярно обновляют. Например, с 01.04.2026 в ней появилась строка 5б — для связи отгрузочного счёта-фактуры с ранее выставленным авансовым. Это единственный документ, по которому покупатель может принять НДС к вычету.
Обязательные реквизиты счёта-фактуры
В счёте-фактуре указывают данные самого документа и участников сделки. Прописывают номер и дату, полные наименования, адреса, ИНН и КПП продавца и покупателя. Если покупатель — физическое лицо, указывают его ФИО и адрес. Строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняют только при необходимости. При самовывозе или отгрузке силами продавца в этих строках ставят прочерк.
В табличной части показывают сведения о товарах, работах или услугах. Указывают наименование, единицу измерения и количество, цену и стоимость без НДС, ставку НДС (с 01.01.2026 — 22%), сумму налога и итоговую стоимость с НДС.
Счёт-фактуру подписывают ответственные лица. В организации это руководитель или уполномоченное лицо и главный бухгалтер либо уполномоченное лицо. Индивидуальный предприниматель ставит свою подпись и указывает регистрационные данные.
С 2026 г. в форму счёта-фактуры добавлена строка 5б. В ней указывают номер и дату авансового счёта-фактуры, в счёт которого отгружают товары, работы или услуги. Если авансовый счёт-фактура исправлялся, дополнительно указывают номер и дату последнего исправления. При нескольких авансах реквизиты перечисляют через точку с запятой.
Для ИП изменились требования к реквизитам в подписи. Вместо данных свидетельства о регистрации теперь указывают ОГРНИП и дату его присвоения. Это связано с отменой бумажных свидетельств и переходом на подтверждение регистрации через государственные реестры.
Счёт-фактура на аванс
Авансовый счёт-фактуру выставляют при получении предоплаты, задатка или любого другого платежа в счёт будущей поставки товаров, работ или услуг. Документ оформляют в течение 5 календарных дней с даты поступления денег. Если покупатель перечислял авансы несколько раз, счёт-фактуру делают на каждый платёж отдельно.
Счёт-фактуру на аванс можно не оформлять, если отгрузка в счёт этого аванса произошла в том же квартале и не позднее чем через 5 календарных дней после получения денег.
Авансовый счёт-фактуру заполняют по обычной форме. В строках «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» ставят прочерк. В строке 5 указывают номер и дату платёжного поручения, по которому поступил аванс.
Электронный и бумажный счёт-фактура
Бумажный счёт-фактура — это документ на бумаге с «живыми» подписями руководителя и главного бухгалтера. Его оформляют в двух экземплярах: один остаётся у продавца, второй передают покупателю — по почте или через курьера.
Электронный счёт-фактура — это файл установленного формата, которым обмениваются через оператора электронного документооборота (ЭДО). Документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), поэтому он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Участники оборота маркированных товаров по закону обмениваются счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД) только в электронном виде.
Электронный счёт-фактура поступает контрагенту за несколько минут и хранится в системе ЭДО. Документ не теряется и не портится, а риск подделки ниже, чем у бумажного варианта. Компания экономит на печати, конвертах и доставке.
Электронные счета-фактуры и УПД сразу загружаются в бухгалтерские программы. Это сокращает ручной ввод данных и снижает количество ошибок. Электронный УПД автоматически передаётся в государственные системы маркировки «Честный ЗНАК» и прослеживаемости.
Корректировочный и исправленный счёт-фактура
Если в счёте-фактуре нашли ошибку или после отгрузки изменились условия сделки, используют два разных документа: исправленный и корректировочный счёт-фактуру.
Исправленный счёт-фактуру оформляют, когда в уже выставленном документе есть ошибка или опечатка. Это могут быть неверные реквизиты продавца или покупателя, ошибка в сумме, в ставке НДС (в том числе при применении ставки 22% с 2026 г.) или другие технические неточности.
Исправленный счёт-фактура сохраняет номер и дату исходного документа. В строке 1а «Исправление № от » указывают номер исправления и дату его составления. В документ вносят правильные данные и подписывают его так же, как первоначальный счёт-фактуру.
Если исправляли авансовый счёт-фактуру, то при отгрузке в строке 5б отгрузочного счёта-фактуры указывают реквизиты уже исправленного авансового документа: номер и дату счёта-фактуры, а также номер и дату исправления.
Корректировочный счёт-фактуру выставляют, когда после отгрузки меняется стоимость товаров, работ или услуг. Основанием служит соглашение сторон об изменении цены или объёма.
Корректировочный счёт-фактуру оформляют на отдельном бланке «Корректировочный счёт-фактура» и присваивают ему собственный номер и дату. В строке 1б «К счёту-фактуре № от » указывают реквизиты исходного счёта-фактуры. В табличной части показывают первоначальные и измененные показатели, чтобы было видно, что именно изменилось. Документ подписывают уполномоченные лица.
Как оформить и выставить счёт-фактуру
1. Выбор формата документа. Счёт-фактуру оформляют на бумаге или в электронном виде. Бумажный документ делают в двух экземплярах и передают покупателю по почте или через курьера. Электронный счёт-фактура оформляют через ЭДО и подписывают КЭП.
2. Заполнение реквизитов по актуальной форме. Счёт-фактуру заполняют по действующей форме. С 2026 г. в ней появились два изменения. В строке 5б указывают номер и дату авансового счёта-фактуры, если отгрузка идёт в счёт ранее полученной предоплаты. ИП в подписи указывают ОГРНИП и дату его присвоения вместо реквизитов свидетельства о регистрации.
3. Проверка и подписание. Перед отправкой проверяют реквизиты сторон, суммы и ставку НДС. Ошибки в этих данных приводят к отказу в вычете у покупателя.
Счёт-фактуру оформляют не позднее 5 календарных дней. Срок отсчитывают со дня отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг либо со дня получения аванса в счёт будущей поставки.
После выставления документ отражают в налоговых регистрах. Продавец регистрирует счёт-фактуру в Книге продаж, покупатель — в Книге покупок для применения вычета по НДС.
Часто задаваемые вопросы
СФ — документ по НДС, в котором указана сумма налога по сделке. Его оформляют при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг и при получении аванса. Срок выставления — не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки или поступления предоплаты. По счёту-фактуре продавец отражает НДС, а покупатель заявляет вычет.
СФ используется только для учёта НДС и вычета. УПД объединяет счёт-фактуру и первичный документ, поэтому подтверждает и отгрузку, и налог. Если УПД оформлен со статусом «1», он заменяет отдельные документы. СФ решает одну задачу — НДС, УПД закрывает сразу несколько.
При ошибке или опечатке оформляют исправленный СФ с тем же номером и датой, указав номер и дату исправления. Если после отгрузки изменилась цена или количество, выставляют корректировочный счёт-фактуру с отдельным номером и ссылкой на исходный документ. Оба варианта отражают в налоговом учёте.
СФ на аванс оформляют при получении предоплаты в счёт будущей поставки товаров, работ или услуг. Документ выставляют в течение 5 календарных дней с даты поступления денег. Если отгрузка произошла в том же квартале и не позднее чем через 5 дней после получения аванса, авансовый счёт-фактуру можно не оформлять.
