Реформы усилили нагрузку на бизнес, и предприниматели стараются оптимизировать налоговую базу — в том числе и незаконными методами. ФНС об этом знает, поэтому следит за отчётами и операциями тщательнее. Если у ФНС появились вопросы, защитить себя поможет доказательная база. Рассказываем, как её собрать и хранить в 2026 году.
Коротко о главном:
- Хранить документы — обязанность бизнеса. За их отсутствие можно получить штрафы. Ещё документы — это защита в споре с налоговой. Без них сложно доказать реальность сделки.
- Для подтверждения сделки нужен не только договор: потребуются счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры, платёжки, переписка, внутренние документы. Ещё нужно проявлять осмотрительность при выборе контрагента и хранить подтверждение его проверки.
- ФНС проверяет не только бумаги, но и «цифровой след»: переписки, данные из CRM, историю подписания ЭДО.
- Большую часть бумаг хранят 5 лет, но встречаются исключения.
- Уничтожать документы можно только по установленной процедуре: сначала создают комиссию, делают опись, составляют акт, утверждают его у руководителя и только потом уничтожают.
Зачем бизнесу хранить документы
Во-первых, это обязанность бизнеса. Если документы не хранить или нарушить сроки хранения, выпишут штрафы:
- 2–3 тыс. рублей — штраф для руководителя;
- 10 тыс. рублей — если не представлены документы бухгалтерского или налогового учёта за один налоговый период.
- 30 тыс. рублей — если документов нет за несколько периодов.
- 20% от неуплаченного налога, но не меньше 40 тыс. рублей — если из-за отсутствия документов бухгалтер занизил налоговую базу. То есть когда база занижена, но доказать законность этого вы не можете.
Во-вторых, это помогает составить доказательную базу. Последний пункт — самый дорогой для бизнеса. Чтобы доказать реальность сделок, нужно собрать доказательную базу. А её не будет, если хранить документы неправильно.
Из чего складывается доказательная база
По закону именно налоговая должна доказать, что сделка фиктивная. Но на практике происходит обратное: компании приходится собирать документы и объяснять логику операций.
Чтобы доказать реальность сделки, одного договора недостаточно. Налоговая оценивает всю цепочку документов и фактические действия сторон.
Первый элемент защиты — подтверждение того, что компания проверила партнёра до заключения договора. Чтобы доказать осмотрительность, стоит хранить:
- заверенные копии учредительных документов контрагента;
- выписки и сведения из официальных реестров — ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
- данные о лицензиях и разрешениях;
- подтверждение полномочий подписывающего;
- фото- и видеоматериалы, если проверяли производство или склад.
Оформите отчёт о проверке контрагента и утвердите регламент проверки внутри компании. Такой отчёт нужно хранить вместе с договором.
Второй элемент защиты — доказательная база. В неё обычно входят:
- договор и дополнительные соглашения;
- счета на оплату;
- счёт-фактура, УПД;
- акт выполненных работ или накладная;
- платёжные документы;
- переписка о согласовании условий;
- документы о доставке товара или оказании услуги;
- данные из системы электронного документооборота;
- внутренние документы — заявки, служебные записки, приказы.
Даты, суммы, реквизиты, подписи должны совпадать. Документы должны быть оформлены без ошибок, соответствовать установленным формам и быть подписаны уполномоченными лицами. Электронные документы должны быть подписаны усиленной электронной подписью.
Документы нужно оформлять в момент совершения операции. Если экспертиза установит, что бумаги подписали позже, это вызовет сомнения в реальности сделки.
Третий элемент защиты — цифровой след. В 2026 году проверяют дополнительно: переписки с контрагентом; записи звонков; данные из CRM; истории входа в систему; истории подписания электронных документов.
Это станет дополнительным аргументом в вашей защите: покажите налоговой переписки или расшифровки звонков. Сами по себе они будут слабым доказательством, но в совокупности с показаниями свидетелей или первичными документами создадут сильную доказательную базу.
Как хранить документы
Все документы компании можно разделить на три вида.
Бумажные и электронные документы нужно хранить по-разному.
Электронные
Если срок хранения документа 10 лет, они остаются в у вас — например, в отделе бухгалтерии. После окончания срока они уничтожаются. А если хранить документы нужно больше этого срока, сдайте их в специальный архив — это нужно сделать через год. Максимум — через 3 года после завершения обработки документов.
Этот архив называется система хранения электронных документов или сокращённо СХЭД. Есть правила передачи документов в СХЭД. Так, файл должен включать:
- основной файл в формате PDF;
- метаданные — то есть регистрационные сведения о документе;
- электронную подпись.
Бумажные
Документы со сроком хранения до 10 лет храните в подразделении. Документы со сроком хранения свыше 10 лет передавайте в архив. Срок передачи — от 1 до 3 лет после завершения их обработки.
Есть два варианта хранения бумажных документов:
- создать собственный архив;
- передать документы специализированной организации.
Если создаёте архив внутри компании, организуйте его в запирающемся шкафу или сейфе. При большом объёме выделите отдельное помещение.
Документы постоянного и временного хранения формируйте в разные дела. В одно дело включайте документы одного календарного года или личные дела отдельного сотрудника.
Цифровой след
ФНС активно анализирует открытые источники: сайты компаний, вакансии, рекламу, личные аккаунты руководителей и сотрудников в соцсетях — даже запрещённых в РФ. Потом публичная информация используется как дополнительное доказательство в спорах.
Например, через «цифровой след» выявляют:
- Дробление бизнеса — общий сайт, логотип, контакты, единая почта, один офис, совпадающие сотрудники и управление при формально разных юрлицах на спецрежимах.
- Переквалификацию самозанятых в работников — на сайте и в соцсетях показывают «команду», а в отчётности — 1 сотрудник.
- «Серую» зарплату — низкий официальный доход при демонстрации дорогих покупок и вакансий с высокой оплатой.
- Незадекларированные доходы — активная реклама услуг без регистрации бизнеса; далее возможны контрольные закупки и запросы в банк.
- Фиктивные сделки — публичные заявления о партнёрстве, не совпадающие с реальной цепочкой поставок.
Один пост не доказывает нарушение, но в совокупности с отчётностью усилит позицию ИФНС.
Проанализируйте информацию о компании и сотрудниках из открытых источников. Если она отличается от официальной позиции ФНС, лучше её удалить. И напротив: если в сети есть доказательства реальности сделок, сохраните файлы и зафиксируйте их для налоговой — например, записи с бизнес-встречи, фото и видео поставок, отзывы партнёров.
Сколько хранить документы
Большинство бухгалтерских и налоговых документов нужно хранить 5 лет. Это касается:
- первичных документов — накладные, акты;
- бухгалтерских регистров;
- счетов-фактур;
- налоговых деклараций и расчётов.
Для отдельных документов действуют особые сроки. Например, годовую бухгалтерскую отчётность хранят минимум 10 лет, книги покупок и продаж держат 4 года после последней записи, а расчёты по страховым взносам — 50 лет.
Подробно о том, сколько хранить налоговые, бухгалтерские и кадровые документы рассказали в статье «Сроки хранения документов в организации в 2026 году».
Как считать срок хранения
В 2025–2026 годах срок хранения документов считают так: отсчёт начинается с 1 января года, который идёт после завершения работы с документом.
Пример. С бухгалтером заключили трудовой договор 5 января 2024 года, а расторгли 15 января 2025 года. Срок хранения начинается не с даты подписания, а с 1 января 2026 года — то есть со следующего года после расторжения договора.
Как уничтожать документы
После того, как срок хранения истёк, файлы и бумаги можно уничтожить. Для этой процедуры есть регламент.
Этап 1. Экспертиза ценности. Для этого назначают комиссию из сотрудников разных подразделений — например, приглашают кадровика и бухгалтера. Она подтверждает, что срок хранения истёк и документы больше не нужны.
Этап 2. Подготовка описи. Комиссия составляет список дел на уничтожение с указанием индексов, названий и дат.
Этап 3. Оформление акта. Комиссия готовит официальный акт со списком документов и выводом комиссии. Его подписывают все члены комиссии.
Этап 4. Утверждение. Акт должен подписать руководитель — без подписи руководителя уничтожать документы нельзя.
Этап 5. Уничтожение документов. После утверждения бумаги уничтожают. Есть два пути:
Через специализированную компанию — можно сдавать обычные документы без персональных данных и закрытой информации.
Самостоятельно — если в документах есть персональные данные или пометка «для служебного пользования», их нужно измельчить шредером или другим способом, чтобы восстановление было невозможно. На переработку передают только отходы.
