Субподряд — обычная история для строительства, сервисов и производства. Но как только в цепочке появляется несколько участников на разных налоговых режимах, резко растут риски: где-то «теряется» НДС, документы не стыкуются, расходы и вычеты оказываются под вопросом. ФНС всё чаще проверяет такие цепочки через автоматизированные системы. В этой статье разберём, как учитывать субподряд с учётом изменений по НДС и УСН в 2025–2026 годах и на что бухгалтеру смотреть в первую очередь.
Главное
- При субподряде с разными режимами главный риск — разрывы по НДС и несостыковки в документах, которые ИФНС легко видит по своим системам.
- С 2025 года УСН может работать как с НДС, так и с освобождением, поэтому перед сделкой нужно чётко понимать статус каждого участника по НДС.
- Для подрядчика на ОСН критично, есть ли у субподрядчика НДС: от этого зависят вычеты и реальная маржа по договору.
- Безопасность вычетов и расходов держится на стыковке первички по всей цепочке — акты, КС-2/КС-3, счета-фактуры должны логично совпадать по объёму, видам работ и срокам.
- Авансы у плательщиков НДС облагаются НДС, а у тех, кто работает без НДС (УСН с освобождением, ПСН, НПД), — только формируют доход по их режиму.
- ПСН и самозанятые в целом не работают с НДС, но по ним важно проверять допустимые виды деятельности и аккуратно подтверждать реальность работ.
- Удержания, допработы и изменения условий обязательно оформлять в договорах и допсоглашениях и синхронизировать с актами и счетами-фактурами.
- При связках «ОСН → контрагент без НДС» цена и маржа должны пересчитываться с учётом того, что у подрядчика будет НДС к уплате, а входящего НДС может не быть.
- Любая смена режима (например, отказ от освобождения по НДС) — повод пересмотреть цену и условия договора, фиксируя это отдельным допсоглашением.
- Чтобы снизить риски, нужно системно проверять режимы субподрядчиков, настраивать документооборот и держать под рукой чек-лист по учёту субподряда.
Как работает субподряд при разных налоговых режимах
Субподряд — это когда подрядчик передаёт часть работ другому исполнителю. Для заказчика картина простая: у него один договор — с подрядчиком. Но для налоговой цепочка выглядит так: заказчик → подрядчик → субподрядчики. ИФНС сверяет документы и декларации всех участников и ищет разрывы.
Что важно для учёта:
-
Налоговый режим влияет на НДС.
Участник может быть плательщиком НДС (ОСН, часть УСН) или работать без НДС (НПД, ПСН, УСН при освобождении).
-
По реформе УСН с 2025 года:
- базовые ставки по УСН стали 5% и 7%;
- по умолчанию организации и ИП на УСН освобождены от НДС при условии непревышения лимита дохода;
- от НДС можно освободиться, если доход за год не превышает 60 млн ₽ и выполнены прочие условия.
-
Заказчик на ОСН обычно заинтересован в НДС, потому что может принять его к вычету и снизить налоговую нагрузку. Субподрядчик на УСН/ПСН/НПД чаще работает без НДС — и это нужно заранее учитывать в ценообразовании.
-
Первичка должна быть согласованной по цепочке — по видам и объёмам работ, срокам, контрагентам. Если акты и счета-фактуры по участникам сильно расходятся, ИФНС задаст вопросы.
Основные риски смешанных режимов
Разрыв по НДС
Разрыв — это когда по данным ИФНС «не сходится» НДС между продавцом и покупателем: у одного есть реализация/НДС к уплате, у второго — нет входящего налога и документов или суммы не бьются.
Типичный пример:
- подрядчик на ОСН начисляет НДС и заявляет вычет по работам субподрядчика;
- а у субподрядчика НДС нет (УСН с освобождением, ПСН, НПД), либо он вообще не отражён в декларации;
- система ФНС видит несостыковку — возникает риск отказа в вычете и доначислений.
Ошибки в ставке и формулировках
С 1 января 2026 года базовая ставка НДС повышается до 22%. Ошибки в ставке или сумме НДС в счёте-фактуре (20% вместо 22%, неверная база, дублирование авансов) — прямой риск отказа в вычете до исправления документов.
Несоответствие первички
Частая ситуация: субподрядчик в акте пишет одни формулировки и объёмы, а подрядчик в своих документах — другие. ИФНС сверяет акты и КС-2/КС-3, и если логика работ не прослеживается, расходы и вычеты ставят под сомнение.
Недостаточная детализация
Если в актах нет конкретного перечня работ, только общая фраза «оказаны услуги по договору», налоговая легко признаёт такие документы формальными и снижает шансы на расходы и вычет по НДС (если он есть).
Ограничения по видам деятельности у ПСН и самозанятых
Для ПСН важен вид деятельности: если работы фактически не входят в перечень по патенту, у исполнителя возникают проблемы с режимом, а у заказчика — дополнительные вопросы по обоснованности расходов.
Для самозанятых (НПД) есть перечень запрещённых видов деятельности (перепродажа товаров, подакцизные товары, добыча полезных ископаемых, ряд посреднических услуг и др.). Строительно-ремонтные работы в общем случае разрешены, но при работах, требующих лицензий или спецдопусков, риски выше.
Это не значит, что расходы точно не признают, но к таким договорам ИФНС относится внимательнее.
Как учитывать субподряд с НДС (ОСН → УСН/ОСН/ПСН)
Если подрядчик работает на ОСН, для него ключевое — входящий НДС по работам субподрядчиков и отсутствие разрывов в отчётности.
ФНС сравнивает:
- договоры, акты, КС-2/КС-3, счета-фактуры;
- книги покупок и продаж по всем участникам;
- суммы, ставки и даты.
Субподрядчик на ОСН
Это самая «ровная» с точки зрения НДС связка.
Что происходит:
- субподрядчик на ОСН выставляет акт и счёт-фактуру с НДС 22%;
- подрядчик принимает этот НДС к вычету (при соблюдении условий по НК РФ);
- заказчик принимает НДС по счёту-фактуре от подрядчика.
Главная задача — соответствие документов:
- объём работ субподрядчика должен увязываться с объёмом работ подрядчика перед заказчиком;
- суммы и виды работ не должны сильно расходиться.
Субподрядчик на УСН
После реформы возможны два варианта:
-
УСН с освобождением от НДС (доходы до 20 млн ₽ и другие условия).
- субподрядчик НДС не начисляет и счета-фактуры с НДС не выставляет;
- подрядчик получает работы без НДС и не имеет входящего налога по этому подрядчику;
- НДС подрядчик начисляет только на свою реализацию перед заказчиком, что действительно может «съедать» часть маржи.
-
УСН с НДС (освобождения нет).
- субподрядчик выставляет счёт-фактуру с НДС 22%;
- подрядчик принимает НДС к вычету на общих основаниях;
- дальше всё работает как в связке ОСН→ОСН.
Фраза «УСН не имеет права выставлять НДС» с 2025 года неверна. Важно понимать, как конкретный контрагент работает: с НДС или с освобождением.
Надпись «НДС не облагается» в актах и счетах не запрещена, но безопаснее: чётко указывать режим (например, «УСН, освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ»), не смешивать суммы с НДС и без НДС в одном документе.
Субподрядчик на ПСН или самозанятый (НПД)
По общему правилу:
- по операциям в рамках патента ПСН не платит НДС и не выставляет счета-фактуры с НДС;
- самозанятый по НПД тоже не является плательщиком НДС и вместо счёта-фактуры выдаёт чек из приложения «Мой налог».
Особенности для подрядчика:
- расходы подтверждаются актами и чеками (по НПД) при соблюдении условий реальности и обоснованности;
- входящего НДС нет — вычета тоже;
- если виды работ у ПСН не совпадают с патентом или деятельность самозанятого попадает под запрет для НПД, риск спора выше, но это не автоматически лишает заказчика расходов — всё зависит от фактов и документального подтверждения.
Как учитывать субподряд без НДС (УСН → УСН/ПСН/НПД)
Если подрядчик на УСН, сначала нужно разобраться, есть ли у него НДС.
Если это УСН с НДС (освобождения нет) — порядок будет близок к ОСН: НДС начисляется на реализацию, выставляются счета-фактуры.
Если УСН с освобождением от НДС — в его части НДС в цепочке действительно нет.
При УСН без НДС:
- все документы подрядчика оформляются без НДС;
- НДС в цене субподряда и работ подрядчика нет — заказчик на ОСН вычета не получит;
- это следует честно проговаривать с заказчиком и закладывать в экономику договора.
Важно: документы субподрядчика и подрядчика должны быть логичны и сопоставимы по видам работ, формулировки и объёмы не должны противоречить друг другу.
Ошибки в первичке при УСН-субподряде
Частые проблемы:
- акты без детализации работ («оказаны услуги по договору»);
- у ИП на ПСН по документам указаны работы, которые не входят в патент;
- формулировка «НДС не облагается» используется там, где фактически уже есть обязанность по НДС (порог превышен, освобождение утрачено);
- суммы в актах подрядчика и субподрядчика не бьются.
Взаиморасчёты по субподряду: авансы, акты, КС-2/КС-3, удержания
Эта таблица поможет быстро разобраться, как оформлять авансы, акты, КС-2/КС-3 и удержания при субподряде в зависимости от налогового режима участников. В ней собраны ключевые правила и типичные риски, на которые ФНС обращает внимание при проверках. Используйте её как практическую памятку при подготовке документов и согласовании условий с подрядчиками.
| Элемент учёта | Что делает подрядчик | Что делает субподрядчик | Особенности по НДС | Риски и комментарии |
|---|---|---|---|---|
| Авансы (если участник — плательщик НДС) | Начисляет НДС на дату получения денег. Выставляет счёт-фактуру на аванс. | Если он тоже плательщик НДС — начисляет НДС на аванс и выставляет счёт-фактуру. | НДС рассчитывается по ранней дате: оплата или выполнение работ. После закрытия работ возможен вычет авансового НДС. | Ошибки в ставке и датах — частая причина требований ИФНС. |
| Авансы (если участник — без НДС) | Аванс не облагается НДС. Отражается только доход для УСН с освобождением/ПСН/НПД. | Аналогично: аванс без НДС, только доход по режиму. | НДС нет ни на аванс, ни на последующие акты. | ИФНС может проверить логику формирования цены и корректность режима (особенно по ПСН/НПД). |
| Проблемная ситуация «аванс с НДС → субподряд без НДС» | Получает аванс с НДС, выставляет счёт-фактуру. | Выполняет работы без НДС (УСН с освобождением, ПСН, НПД). | НДС возникает у подрядчика, а у субподрядчика — нет. | Требует чёткой структуры затрат, иначе у ИФНС вопросы к вычетам и реальности работ. |
| Акты выполненных работ | Оформляет акт (и КС-2/КС-3 в стройке) для заказчика. | Оформляет свои акты / КС-2/КС-3 в адрес подрядчика. | НДС отражается только у плательщиков НДС — в акте и счёте-фактуре. | Формулировки могут различаться, но логика работ должна совпадать — ИФНС сверяет объёмы, виды работ и сроки. |
| Стыковка документов (подрядчик ↔ субподрядчик) | Проверяет соответствие объёмов и видов работ. | Предоставляет детализацию работ. | Сметы и КС-документы должны быть сопоставимы. | Несовпадение объёмов/стоимостей — частая причина доначислений. |
| Удержания (5–10%) | Фиксирует условия удержаний в договоре и в актах. | Учитывает уменьшение оплаты на время удержания. | НДС начисляется с полной стоимости работ (если участник — плательщик НДС). | Если удержания не прописаны, ИФНС может признать их доходом/изменением цены. |
| Допработы, изменения цены, перенос сроков | Оформляет допсоглашения. Синхронизирует акты и счета-фактуры. | Подписывает допсоглашения и новые акты. | При плательщиках НДС корректировка должна отражаться в счёте-фактуре (корректировочный счёт-фактура). | При отсутствии допсоглашений ФНС может пересчитать налоговый период выполнения работ. |
| Авансы при разных режимах (смешанные цепочки) | Если подрядчик — плательщик НДС: начисляет НДС только на свою реализацию. | Если субподрядчик без НДС — не начисляет НДС на аванс. | Субподрядчик без НДС → всегда акт без НДС. | Риск — «висящие» суммы НДС у подрядчика без документального подтверждения затрат. |
Корректные взаиморасчёты — основа безопасного учёта субподряда и защита от разрывов по НДС. Если документы стыкуются, а режимы участников учтены заранее, даже смешанные схемы проходят проверки без проблем. Таблица поможет быстро проверить себя и избежать ошибок, которые чаще всего приводят к доначислениям.
Практические примеры учета субподряда
Пример 1. ОСН → УСН с освобождением от НДС
Субподрядчик на УСН с освобождением от НДС. Он выставляет акт без НДС, счёт-фактуру с НДС не оформляет.
Подрядчик на ОСН не имеет входящего НДС по этим работам, но обязан начислить НДС 22% на всю цену, выставленную заказчику.
Итог: маржа по сделке может снижаться, так как НДС уплачивается с большей базы, чем сумма расходов с НДС.
Пример 2. ОСН → УСН с НДС
Субподрядчик на УСН, но без освобождения от НДС. Он выставляет акт и счёт-фактуру с НДС 22%, подрядчик принимает НДС к вычету, дальше взаимодействие с заказчиком выглядит как классическая связка ОСН→ОСН.
Пример 3. ОСН → ОСН
Оба участника — плательщики НДС.
- субподрядчик выставляет НДС;
- подрядчик принимает его к вычету и начисляет НДС заказчику;
- при корректных документах риск по НДС минимален, основные вопросы — к реальности работ и добросовестности контрагентов.
Пример 4. УСН без НДС → УСН без НДС
НДС в цепочке нет.
- субподрядчик и подрядчик оформляют акты без НДС;
- заказчик на ОСН не сможет принять вычет, что нужно учитывать при согласовании цены.
Пример 5. ОСН → самозанятый
Субподрядчик — физлицо на НПД.
- он выдаёт чек через приложение «Мой налог»;
- НДС не начисляется;
- подрядчик учитывает расходы по общим правилам, НДС к вычету нет;
- подрядчик дополнительно проверяет, что вид деятельности исполнителя не запрещён для НПД и нет признаков трудовых отношений.
Пример 6. ПСН → УСН
Исполнитель — ИП на патенте, подрядчик — на УСН (без НДС).
- ИП выставляет акт без НДС по виду деятельности, входящему в патент;
- подрядчик на УСН учитывает расходы и не начисляет НДС.
- Если фактические работы выходят за рамки патента, у ИП могут возникнуть проблемы с режимом, а у подрядчика — вопросы от ФНС, но автоматического отказа в расходах нет: всё решают документы и реальность работ.
Заключение Субподряд с участием компаний на разных режимах — зона повышенного внимания ФНС, особенно после реформы УСН и повышения ставки НДС до 22%. Основные источники проблем:
- разрывы в декларациях и отчётности по НДС;
- нестыковка первичных документов;
- некорректная ставка или сумма НДС;
- слабое обоснование расходов и экономической логики сделки.
Чтобы снизить риски:
- заранее проверяйте режим и статус по НДС у подрядчика и субподрядчиков;
- согласуйте ценообразование с учётом наличия/отсутствия НДС;
- следите за корректностью актов, КС-2/КС-3 и счетов-фактур по всей цепочке;
- фиксируйте авансы, удержания и допработы в договорах и допсоглашениях.
Если хотите минимизировать риски по НДС и расходам, имеет смысл использовать чек-лист по проверке субподрядчиков и настройке документооборота — так проще отловить слабые места ещё до проверки.
