Работа с самозанятыми в 2026 году стала опаснее: налоговики и трудинспекция получили новые поводы искать подмену трудовых отношений. Пороговые показатели для индикаторов риска снижены, обмен данными между контролирующими ведомствами усилен. Разбираем, когда договор переквалифицируют, чем это грозит и как бизнесу защититься.
Работа с плательщиками налога на профессиональный доход (НПД) остаётся популярным способом привлечения исполнителей, однако внимание контролирующих органов к этой сфере неуклонно растет. Налоговая служба и Роструд объединяют усилия для выявления случаев, когда организации, стремясь минимизировать расходы на НДФЛ и страховые взносы, фактически нанимают самозанятых как штатных сотрудников.
С начала 2026 года вступили в силу важные изменения, которые бухгалтерам и руководителям необходимо учитывать сейчас.
Главные индикаторы риска: новые критерии 2026 года
Наиболее значимым изменением стало обновление перечня индикаторов риска, которые ГИТ использует для принятия решения о проведении внеплановой проверки. Согласно Приказу Минтруда России № 685н от 08.12.2025 г., вступившему в силу 10 января 2026 года, поводом для пристального внимания станет ситуация, когда организация взаимодействует более чем с 35 самозанятыми одновременно, при условии, что для каждого из них выполняются следующие критерии:
- среднемесячный доход от этой организации превышает 35 тыс. руб.;
- сотрудничество длится более трёх месяцев;
- доход от данной организации составляет 75% и более от всех доходов самозанятого (ранее этот порог составлял 90%).
Кроме того, 16 февраля 2026 года, вступил в силу Приказ Минтруда России № 657н от 19.11.2025 г. Он расширил перечень информации, которую налоговые инспекции передают в межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости (МВК) и Роструд. Теперь ИФНС будут сообщать о случаях, когда организация работает более чем с 10 самозанятыми, чей доход превышает 25 тыс. руб., если эти лица в предыдущем квартале состояли с этой же организацией в трудовых отношениях.
Обратите внимание: передача данных от ИФНС в МВК при более низких показателях по сравнению с индикаторами риска позволяет выявлять потенциальные схемы на раннем этапе, ещё до того, как они масштабируются до уровня официального индикатора риска.
При этом ГИТ не может инициировать внеплановую проверку до выполнения условий для полноценного индикатора риска. Однако у ГИТ и комиссий есть другие инструменты воздействия: профилактические мероприятия (объявление предостережения о недопустимости нарушения требований, профилактический визит, консультирование работодателя, наблюдения (мониторинг безопасности), запросы и пояснения, вызов работодателя на заседание МВК.
Основные признаки подмены трудовых отношений
Налоговые органы, ГИТ и суды смотрят не на название документа (гражданского договора), закрепляющего отношения между заказчиком и исполнителем, а на суть фактических отношений между сторонами. Договор будет переквалифицирован в трудовой, если в нем присутствуют признаки, характерные для работы в штате:
-
Организационная и инфраструктурная зависимость:
- Соблюдение графика: самозанятый обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка (ПВТР), приходить к определённому времени и отрабатывать установленную норму часов.
- Обеспечение ресурсами: работы выполняются полностью материалами, инструментами и на оборудовании заказчика на его территории.
- Контроль процесса: заказчик непосредственно руководит действиями исполнителя, контролирует не только результат, но и сам ход выполнения работ.
-
Характер работ и оплаты:
- Трудовая функция вместо задания: в предмете договора закреплено выполнение работ определённого рода на постоянной основе (например, «водитель», «администратор»), а не разовое задание с конкретным результатом.
- Регулярные выплаты: вознаграждение выплачивается ежемесячно в фиксированном размере, часто в те же даты, что и зарплата штатных сотрудников, независимо от фактического объёма выполненных задач.
- Отсутствие актов: выплаты производятся без составления актов выполненных работ (оказанных услуг) или акты носят формальный характер, не детализируя результат.
-
Косвенные «стоп-факторы»:
- О подмене отношений могут свидетельствовать такие действия организации, как предоставление самозанятому соцпакета (обеды, матпомощь), выдача премий к праздникам, направление на медосмотр за счёт компании или оформление постоянного пропуска.
Основание: информация письмо № ЕА-4-15/4674 от 15 апреля 2022 г., информация ФНС России от 28 ноября 2024 г., УФНС России по Забайкальскому краю от 4 июля 2023 г., УФНС России по Псковской области от 11 сентября 2023 г., Определение Верховного суда РФ № 307-ЭС24-502 от 8 февраля 2024 г., Определение Верховного суда РФ № 309-ЭС24-20306 от 3 февраля 2025 г.
Прямой запрет на сотрудничество: правило двух лет
Законодательство устанавливает жесткое ограничение: нельзя заключать гражданско-правовой договор с самозанятым, если он является штатным сотрудником организации или уволился из нее менее двух лет назад. Доходы от такого сотрудничества не могут облагаться НПД. В этом случае организация обязана платить с выплат такому лицу НДФЛ и страховые взносы в общем порядке, как за обычного гражданина (физлицо). Попытка обойти это правило через аффилированные организации также отслеживается налоговыми органами через скоринговые системы.
Ответственность работодателей
Если договор будет признан трудовым, последствия для организации будут такими:
- Доначисление налогов и взносов: придётся уплатить НДФЛ (13-15%) и страховые взносы (около 30%) за весь период работы исполнителя.
Важное уточнение: Согласно Определению Верховного Суда РФ № 309-ЭС24-20306 от 03.02.2025 г., при неправомерном неудержании НДФЛ налог доначисляется организации за счёт её собственных средств, а суммы НПД, которые ранее самостоятельно платил самозанятый, не засчитываются в счёт исполнения обязанности налогового агента.
- Административные штрафы: по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ за уклонение от оформления трудового договора штраф для организации составляет от 50 000 до 100 000 руб., для ИП — от 5 000 до 10 000 руб.
- Трудовые гарантии: организацию обяжут предоставить работнику всё полагающиеся льготы: оплатить отпуска, больничные и компенсации.
- Уголовная ответственность: при масштабном использовании «схем» с самозанятыми и накоплении крупной задолженности по налогам и взносам за три финансовых года руководителю организации или ИП грозит ответственность по ст. 198, 199 или 199.1 УК РФ.
Реестр работодателей с нелегальной занятостью
С 1 января 2025 года Роструд ведёт общедоступный реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости. В него попадают те, в отношении кого вступило в силу постановление по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Сведения находятся в реестре один год. Нахождение в этом списке влечёт последствия (письмо ФНС России № БС-4-11/3610 от 25 марта 2022 г.):
- ограничение на получение государственной поддержки (субсидий, грантов, льготных кредитов);
- запрет на участие в закупках;
- невозможность получения налоговых преференций;
- повышение категории риска (п. 1 ст. 23 Закона № 248-ФЗ от 2020 г.), что ведёт к проведению проверок.
Как избежать переквалификации: инструкция для бизнеса
Чтобы обезопасить работу с самозанятыми, рекомендуем придерживаться следующих правил:
- Проверяйте статус плательщика НПД перед каждой выплатой. Статус плательщика НПД может быть утрачен в любой момент (например, при превышении лимита дохода в 2,4 млн руб. в год). Запрашивайте справку из приложения «Мой налог» или используйте онлайн-сервисы проверки.
- Грамотно составляйте договор.
- Избегайте слов «должность», «зарплата», «отпуск», «режим работы».
- В предмете указывайте конкретный результат, а не процесс (например, «написание 5 статей» вместо «услуги копирайтера»).
- Не включайте условия о материальной ответственности и подчинении ЛНА компании.
- Оформляйте закрывающие документы. На каждую выплату должен быть подписан детальный акт и получен специальный чек от самозанятого. Чек — это основание не платить взносы и учитывать расходы в налоговой базе.
- Соблюдайте дистанцию (в т.ч. «финансовую»). Не обеспечивайте самозанятого постоянным рабочим местом, компьютером и канцтоварами. В платежных поручениях максимально подробно расписывайте, за какой именно результат перечисляются деньги.
- Выбирайте «опытных» самозанятых. Безопаснее работать с теми, кто зарегистрирован уже давно и имеет других заказчиков. Массовая регистрация сотрудников в качестве самозанятых перед заключением договоров — прямой сигнал для ИФНС о наличии налоговой схемы.
Своевременный аудит текущих договоров и корректировка модели взаимодействия помогут вашей организации избежать крупных доначислений и сохранить место в списке добросовестных работодателей.
В системе «Моё дело Бюро» размещена подробная пошаговая инструкция по безопасному выстраиванию отношений с самозанятыми в 2026 году, которая включает правила проверки их статуса, требования к юридическому оформлению договоров и рекомендации по минимизации факторов, способных привести к переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые.
