2026 год станет для экспедиторского бизнеса точкой перехода к новым правилам работы. Логистика всё активнее уходит в цифровую среду, а государство вводит дополнительные механизмы учёта и контроля участников перевозок. Для экспедиторов это выражается сразу в нескольких направлениях: обязательной регистрации в государственном реестре, переходе на электронные перевозочные документы и пересмотре привычных подходов к оформлению операций.
Изменения вводятся не одномоментно, а поэтапно. Однако в совокупности они меняют саму логику работы. Экспедитор всё чаще перестаёт быть «фоновым» участником процесса — его действия, документы и роль фиксируются в цифровых системах и становятся предметом внимания контрагентов и контролирующих органов. Разберёмся, какие именно требования начинают действовать в 2026 году и как бизнесу подготовиться к ним без лишних рисков.
Главное
- С 2026 года экспедиторский бизнес переходит на более цифровую и прозрачную модель работы.
- С 1 марта 2026 года экспедиторская деятельность возможна только при регистрации в государственном реестре.
- Обязанность регистрироваться распространяется на все компании и ИП независимо от масштаба бизнеса.
- С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы, включая электронную транспортную накладную, становятся основным форматом работы.
- Бумажные перевозочные документы допускаются только в отдельных случаях, прямо предусмотренных законодательством.
- В электронных документах важно чётко отражать роль экспедитора и его ответственность в перевозке.
- Ошибки в электронном документообороте могут приводить к задержкам, спорам с контрагентами и вопросам со стороны контролирующих органов.
- Переход на электронный документооборот усиливает требования к качеству договоров и первичных документов.
- Новые правила напрямую влияют на налоговый учёт, особенно в части НДС и налога на прибыль.
- Подготовка к изменениям требует заранее пересмотреть договоры, документооборот и внутренние процессы.
Почему правила для экспедиторов пересматриваются
Главная задача реформы — повысить прозрачность рынка перевозок и сделать его более управляемым. Логистика постепенно выстраивается как единая цифровая среда, где информация о перевозке сопровождает груз на всём маршруте: от отправителя до получателя.
В этой системе экспедитор занимает особое место. Он не просто координирует действия сторон, а участвует в формировании и передаче данных о перевозке. Именно поэтому на практике происходят заметные сдвиги:
- бумажные документы уступают место электронным форматам;
- формальные названия договоров отходят на второй план по сравнению с фактической ролью участника;
- контроль операций всё чаще строится на данных цифровых систем, а не на проверках задним числом.
Регистрация экспедиторов в государственном реестре
С 1 марта 2026 года экспедиторская деятельность подлежит обязательной регистрации в государственном реестре на платформе «ГосЛог». Регистрация проводится через Гослуслуги. Без включения в этот реестр экспедитор не вправе законно оказывать услуги.
Кто должен встать на учёт
Регистрация требуется всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, которые:
- работают по договорам транспортной экспедиции;
- организуют перевозку грузов;
- взаимодействуют с перевозчиками от имени клиента;
- оформляют экспедиторские документы.
Масштаб бизнеса значения не имеет. Требование одинаково применяется как к крупным логистическим компаниям, так и к небольшим организациям, для которых экспедиция не является основным видом деятельности.
Зачем вводится реестр
Государственный реестр выполняет несколько практических функций:
- формирует единый перечень участников рынка экспедиции;
- служит механизмом допуска к деятельности;
- упрощает контроль за соблюдением обязательных требований.
Для экспедиторов это означает, что отсутствие регистрации перестаёт быть формальным нарушением и становится прямым препятствием для законной работы.
Электронные перевозочные документы: новый стандарт
Второе крупное изменение связано с переходом на электронный документооборот.
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы, в том числе электронная транспортная накладная (ЭТрН), становятся основным форматом для всех участников перевозки. Бумажные документы допускаются лишь в ограниченных случаях, прямо предусмотренных нормативными актами.
Перечень участников, которые должны использовать ЭТрН, будет утверждён дополнительно Минтрансом.
Какие документы переходят в электронный формат
В цифровом виде оформляются:
- транспортные накладные;
- заказы и заявки на перевозку;
- экспедиторские документы;
- иные документы, сопровождающие перевозку груза.
Оформление и передача таких документов осуществляется через операторов электронного документооборота с использованием государственной информационной системы электронных перевозочных документов.
Что меняется в работе на практике
Переход на электронные документы, как правило:
- ускоряет обмен информацией между участниками перевозки;
- снижает риск утраты документов;
- упрощает последующую проверку операций.
При этом возрастает значение корректности данных. Ошибки в электронных формах могут быть выявлены при обработке информации и повлиять на расчёты, сроки оформления перевозки и взаимоотношения с партнёрами.
Роль экспедитора в цифровой среде
В условиях электронного документооборота особенно важно, как именно в документах описана роль экспедитора.
Из документов должно быть понятно:
- действует ли экспедитор как посредник;
- принимает ли он груз во владение;
- несёт ли ответственность за перевозку либо ограничивается её организацией.
Если эта роль сформулирована неясно, на практике это может привести к спорам и ошибочной квалификации операций, в том числе при проверках.
Документы и ответственность: зоны повышенного внимания
Работая с электронными перевозочными документами, экспедитору стоит уделять особое внимание:
- соблюдению установленного порядка подписания документов;
- совпадению данных между договором и ЭТрН;
- корректному отражению стоимости услуг и вознаграждения.
Ошибки в электронных документах могут вызвать задержки в оформлении перевозки, споры с контрагентами и вопросы со стороны контролирующих органов. Формальный подход к заполнению документов в новых условиях становится источником дополнительных рисков.
Больше о договоре читайте в статье «Договор транспортной экспедиции».
Как изменения отражаются на налоговом учёте
Хотя новые требования в первую очередь касаются логистики, они неизбежно затрагивают и налоговый учёт.
Цифровой документооборот делает движение денежных средств и документов более наглядным. Это упрощает сопоставление договоров, первичных документов и учётных данных.
Для экспедиторов это особенно важно при расчёте НДС и налога на прибыль. При корректно выстроенной модели налогообложение, как правило, связано с вознаграждением экспедитора. Ошибки в документах и квалификации операций могут привести к вопросам при налоговых проверках.
Как подготовиться к новым правилам
Чтобы переход к новым требованиям прошёл безболезненно, экспедитору стоит заранее:
- определить, подпадает ли компания под обязательную регистрацию, и подготовить документы для реестра;
- выбрать оператора электронного документооборота и протестировать работу с ЭТрН;
- пересмотреть договоры транспортной экспедиции и уточнить роль экспедитора;
- настроить внутренние процессы работы с электронными документами;
- обучить сотрудников новым форматам и требованиям.
Чем раньше начать подготовку, тем проще будет адаптироваться к изменениям.
Новые правила работы экспедиторов в 2026 году — это не формальная корректировка, а переход к более цифровой и прозрачной модели рынка. Регистрация в государственном реестре и использование электронных перевозочных документов становятся обязательными условиями деятельности. Для бизнеса это означает рост требований, но одновременно открывает возможности упростить документооборот и снизить количество операционных ошибок.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли экспедитору регистрироваться в государственном реестре?
Да. С 1 марта 2026 года экспедиторская деятельность без включения в государственный реестр будет считаться нарушением. Регистрация является обязательным условием законной работы независимо от масштаба бизнеса.
Когда электронные транспортные накладные станут обязательными?
С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные (ЭТрН) применяются как основной формат для всех участников перевозки.
Можно ли продолжать работать с бумажными документами?
Как правило, нет. Бумажные документы допускаются только в отдельных случаях, прямо предусмотренных законодательством. Перечень таких случаев утвердит Минтранс дополнительно.
Что будет, если допустить ошибку в электронной накладной?
Ошибки могут привести к задержкам в оформлении перевозки, необходимости исправлений, спорам с контрагентами и вопросам со стороны контролирующих органов.
Нужно ли менять договоры транспортной экспедиции?
Во многих случаях — да. Действующие договоры часто не учитывают электронный документооборот и требуют уточнения роли экспедитора.
С чего лучше начать подготовку?
С аудита договоров и текущего документооборота, а также с выбора оператора электронного документооборота и тестирования новых форматов.
