С 1 января 2026 года подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ разрешил упрощенцам учитывать любые расходы, которые отвечают критериям главы 25 НК РФ. Сверять траты с закрытым перечнем больше не нужно. Разберём, что это меняет на практике, какие расходы добавились и что по-прежнему запрещено.
Хотите вести бухгалтерию сами — без ошибок и стресса? Сервис «Моё дело» рассчитает налоги, напомнит о сроках и поможет отправить отчётность онлайн. Попробовать бесплатно
Что такое открытый перечень расходов и зачем его ввели
До 2026 года на объекте «доходы минус расходы» действовал закрытый перечень: если траты не нашлось в ст. 346.16 НК РФ, учесть её было нельзя, каким бы обоснованным ни выглядел платёж. Из-за этого бизнес терял на налоге, а споры с инспекцией шли годами.
Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ добавил в п. 1 ст. 346.16 НК РФ подпункт 45. Формулировка короткая: «иные расходы, определяемые в порядке, установленном главой 25 настоящего Кодекса». Норма про признание иных расходов и открыла список: теперь упрощенцы считают расходы по тем же правилам, что и плательщики налога на прибыль. Налог на прибыль всегда оценивал расходы по существу, а не по списку, и такой подход распространили на упрощёнку: теперь важна связь траты с получением дохода.
Важно понять логику: закон не выпустил новый список разрешённого, а заменил вопрос «есть ли мои расходы в списке» на другой — «отвечают ли они общим критериям».
Как теперь определяется, можно ли учесть расход
Фильтр один: ст. 252 НК РФ. Формально требований два, но на практике их удобнее разложить на три. Учитывать расходы можно, когда выполнены все:
- экономическая обоснованность. Расходы экономически обоснованы, когда нужны для работы и соразмерны результату: аренда склада под товар подойдёт, аренда виллы «под переговоры» нет;
- деловая цель. У платежа должна быть направленность на получение дохода: расходы на рекламу или подбор персонала работают на рост дохода, а покупка личного автомобиля семье — нет;
- документальное подтверждение. Нужны первичные документы, оформленные по правилам.
Раньше эти требования были вторым ярусом после списка, теперь они главный фильтр, поэтому вес каждого документа вырос. Сверху остаются нормативы и прямые запреты ст. 270 НК РФ.
Кассовый метод сохранился: расходы признают после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Дата зависит от вида траты:
| Вид расхода | Когда попадает в базу |
|---|---|
| Материальные расходы, зарплата | признание материальных расходов и выплат идёт в момент, когда деньги ушли со счёта или из кассы |
| Товары для перепродажи | по мере реализации покупателю |
| Основные средства и НМА, купленные на упрощёнке | равными долями по кварталам до конца года (п. 3 ст. 346.16 НК РФ) |
| Те же объекты, купленные до перехода на УСН | от одного года до десяти лет в зависимости от срока полезного использования |
| Оплата векселем | на дату оплаты векселя |
| Аванс поставщику | расходом не становится: он возникает, когда товар получен или услуга оказана |
Какие расходы можно списывать с 2026 года
Открытые правила снимают вопросы по типичным тратам малого бизнеса. Расходы, по которым больше нет спора:
- маркетинг и продвижение, включая соцсети и таргетированную рекламу;
- консультационные услуги и информационные услуги — раньше в списке были только бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги;
- подбор персонала через агентства и job-платформы;
- цифровые сервисы: лицензии на программы учитывались и раньше, а теперь проходят и подписки на CRM, аналитику, дизайн-редакторы и прочие SaaS-сервисы, оформленные обычной офертой;
- представительские расходы в пределах норматива;
- договорные штрафы и пени контрагентам, возмещение ущерба: они, в отличие от санкций в бюджет, в расходы идут;
- расходы, связанные с природоохранной деятельностью, и вывоз отходов, но только в пределах нормативов: платежи за сверхнормативные выбросы запрещены п. 4 ст. 270 НК РФ;
- расходы по производству и хранению продукции, включая потери в пределах норм;
- оплата питания сотрудников, если она предусмотрена трудовым или коллективным договором (раньше — только через ст. 255 НК РФ);
- стоимость форменной одежды, если она остаётся в личном пользовании работника (п. 5 ст. 255 НК РФ); если нет — это спецодежда и материальные расходы;
- расходы на маркетинговые исследования, которых в прежнем списке не было (не только реклама).
Часть расходов была доступна и до реформы, просто о них часто забывали: обучение персонала, НИОКР по ст. 262 НК РФ, материальные расходы от хозинвентаря до канцелярии, оплата коммунальных услуг, имущественное страхование.
Какие расходы остались в статье 346.16
Прежний перечень остался на месте, новая норма встала в его конец. В базовый набор входят такие расходы:
| Категория | Что включает | Подпункт п. 1 ст. 346.16 |
|---|---|---|
| Основные средства и НМА | покупка, создание, ремонт, а с 2026 года ещё и улучшение | 1, 2, 3 |
| Исключительные права и лицензии | программы, базы данных, патентование | 2.1, 2.2 |
| НИОКР | научные исследования и разработки | 2.3 |
| Аренда и лизинг | платежи за помещения, транспорт, оборудование | 4 |
| Материальные расходы | сырьё, комплектующие, инструменты, инвентарь | 5 |
| Оплата труда | выплата заработной платы, больничные, страховые взносы | 6, 7 |
| Входной НДС | предъявленный поставщиками | 8 |
| Проценты и услуги банков | кредиты, займы, расчётно-кассовое обслуживание | 9 |
| Безопасность | пожарная безопасность, охрана имущества | 10 |
| Служебный транспорт и командировки | компенсации, проезд, наём жилья, суточные | 12, 13 |
| Профессиональные услуги | нотариальные, бухгалтерские, аудиторские, юридические услуги | 14, 15 |
| Реклама | продвижение товаров, работ и услуг | 20 |
| Налоги и сборы | уплаченные по законодательству | 22 |
| Товары для перепродажи | стоимость и расходы на их хранение | 23 |
| Прочее | подготовка кадров, обслуживание ККТ, вывоз ТБО, судебные расходы | 31, 33, 35, 36 |
Нумерация в статье доходит до 44, но с учётом дробных номеров (2.1, 2.2, 2.3 и других) до 2026 года действовало 48 позиций, а теперь их 49 — список стал длиннее ровно на одну.
Представительские расходы: как считать норматив
Лимит — не более 4% от расходов на оплату труда за отчётный или налоговый период (п. 2 ст. 264 НК РФ). Раньше приём партнёров, деловые обеды и организация переговоров в списке отсутствовали вовсе.
Если фонд оплаты труда за год составил 6 млн ₽, максимум представительских расходов — 240 000 ₽. Сверхнормативную часть в базу не берут.
Похожая логика у рекламы: отдельные её виды нормируются в пределах 1% выручки (п. 4 ст. 264 НК РФ). Это правило работало на упрощёнке и раньше, новинкой 2026 года его не назовёшь.
Можно ли учитывать модернизацию НМА
Да, с 2026 года можно: подп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ дополнен словами про достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение НМА. До этого учитывали только покупку или создание актива, а вложения в его развитие оставались за скобками.
На практике это про доработку программного обеспечения, развитие собственной платформы, покупку модулей к купленной ранее системе. Порядок списания расходов тот же, что у основных средств, купленных на упрощёнке: равными долями до конца года.
Какие расходы больше не снимут по формальному признаку
Формальный аргумент «нет в списке» больше не работает: спор смещается в плоскость обоснованности. До реформы инспекция снимала траты именно по этому признаку. Меньше конфликтов будет по маркетинговым исследованиям, аутсорсингу функций, обеспечению нормальных условий труда, подписке на цифровые сервисы. А вот с безнадёжными долгами спор остаётся: на кассовом методе неоплаченная выручка в доходы не попадала, поэтому списывать её в расходы рискованно.
Разъяснения ведомств уже есть. В письме от 28.01.2026 № 03-00-08/5827 Минфин подтвердил, что в базу идут расходы, которые отвечают ст. 252 НК РФ и названы в главе 25, но с ограничениями ст. 270. Там же важная оговорка: покупка долей и других имущественных прав, а также вклады в имущество деньгами в расходы не идут — это приравнено к взносам в капитал. По позициям, которых письмо не касается, ориентируйтесь на практику по налогу на прибыль.
Можно ли списывать неоднозначные траты
Открытые правила не означают «можно всё». Проверьте себя тремя вопросами: как расходы связаны с вашей фактической деятельностью (коды ОКВЭД тут ориентир, а не формальное условие), какого дохода вы от них ждёте и чем это докажете. Если ответы есть, включать расходы в базу можно: связь с получением дохода — главный аргумент. Если платёж выглядит личным — риск отказа сохраняется, только теперь спор пойдёт не о списке, а о деловой цели.
Передайте бухгалтерию специалистам «Моего дела» и забудьте о сроках подачи документов, штрафах и очередях. Мы поможем оптимизировать налоги, сдадим отчётность и проконсультируем по всем вопросам. Просто занимайтесь развитием бизнеса, а всё остальное мы возьмём на себя. Оставить заявку
Какие документы понадобятся
Чек-лист для подтверждения расходов:
- договор с контрагентом или договор оферты для онлайн-сервисов;
- акт об оказании услуг, а для поставки — комплект товарных накладных;
- платёжные документы, подтверждающие оплату;
- внутренние документы как подтверждение деловой цели траты: приказ, смета, отчёт о результатах;
- часть первичных документов можно хранить только в электронном виде, если они подписаны по правилам.
Отдельно храните КУДиР вместе с декларациями по НДС: с 2026 года многие упрощенцы стали плательщиками НДС, и расходы в книге должны биться с первичкой, по которой заявлены вычеты.
Как оформлять цифровые услуги и подписки
Специальных требований к таким затратам нет, поэтому работает общее правило статьи 252. На практике безопаснее собрать три документа, чтобы расходы приняли: оферту с сайта сервиса, платёжный документ и акт либо инвойс. Если сервис иностранный, добавьте перевод ключевых условий и подтверждение курса на дату платежа.
Полезная привычка: сохранять скриншот тарифа на дату оплаты. Через год состав подписки поменяется, и доказать, что именно вы покупали, будет сложнее.
Как изменения повлияют на налог и проверку ФНС
Новые расходы прямо уменьшают налог: его считают с разницы между доходами и затратами, а чем больше расходов принято, тем эта разница меньше. Но есть страховка бюджета в виде минимального налога: 1% от дохода. Если налог, посчитанный обычным способом, вышел меньше этого 1%, в бюджет перечисляют минимальный.
Ситуация, когда расходы превышают доходы, тоже урегулирована: убыток переносят на будущее в течение десяти лет, а разницу между минимальным и обычным налогом добавляют к расходам следующих периодов.
Налоговая проверка сместит акцент. Раньше инспектор сверял позицию со списком, теперь будет требовать обоснование: зачем понадобилась услуга, какой результат получен, кто её оказал. Готовьтесь объяснять, а не только предъявлять чек.
Что прямо запрещено учитывать
Раз расходы теперь считают по главе 25 НК РФ, вместе с её правилами на упрощёнку пришли и её запреты. Ст. 270 НК РФ отсекает часть расходов независимо от обоснованности. В расходы нельзя включить:
- дивиденды участникам;
- пени, штрафы и другие санкции, перечисленные в бюджет;
- взносы в уставный капитал и вклады в товарищества;
- стоимость безвозмездно переданного имущества;
- вознаграждения работникам и руководству вне трудовых договоров, премии из средств специального назначения, материальную помощь;
- оплату отдыха, лечения, экскурсий и путешествий. Исключение — туризм и санаторно-курортное лечение по России по п. 24.2 ст. 255 НК РФ: до 50 000 ₽ на человека за год и в общем лимите 6% от расходов на оплату труда вместе с ДМС.
Проще говоря, соцпакет прошёл не весь: питание, обучение и туризм по России расходы дают, а оплата отдыха и премии вне трудового договора по-прежнему запрещены. С матпомощью появилось исключение: с 2026 года единовременная выплата при рождении или усыновлении ребёнка проходит в пределах 1 млн ₽ на ребёнка (подп. 19.15 п. 1 ст. 265 НК РФ), остальная материальная помощь остаётся под запретом.
Какие ошибки приведут к отказу
- расходы не подтверждены документами или первичка подписана неуполномоченным лицом;
- нет связи с деятельностью: траты на личные нужды владельца;
- расходы учтены до оплаты, вопреки кассовому методу;
- нарушены нормативы по представительским и рекламе;
- расходы попадают под запрет ст. 270 НК РФ;
- потери от брака и порчи списаны без инвентаризации, а недостача от хищения — без документа из полиции.
Как подготовиться к новым правилам
- Пересмотрите учётную политику: закрепите методы оценки товаров и порядок признания новых видов расходов.
- Проверьте, какие расходы вы раньше не заявляли из-за закрытого списка: возможно, теперь они пройдут — но только по тратам с 1 января 2026 года, прошлые периоды не пересчитывают.
- Наведите порядок в первичке: часть расходов придётся защищать деловой целью.
- Соберите договоры по подпискам, лицензии и копии патентов на используемое ПО.
- Посчитайте, не выгоднее ли объект «доходы минус расходы», если раньше вы выбрали доходы. Сменить объект можно только с начала года, уведомление подают до 31 декабря.
Нужно ли менять договоры и политику расходов
Договоры менять массово не нужно, но два блока стоит поправить. Первый — трудовой и коллективный договоры: питание, форменная одежда и добровольное страхование учитываются только при упоминании в них. Второй — договоры с исполнителями услуг: добавьте детализацию предмета и порядок приёмки, чтобы из акта было видно, за что заплатили.
Коротко о главном
- С 2026 года список открыт: подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ разрешает учитывать иные расходы по главе 25 НК РФ.
- Прежние подпункты сохранились, новая норма просто добавилась к ним последней.
- Новое: представительские расходы в пределах 4% от оплаты труда и вложения в улучшение НМА.
- Главный фильтр — ст. 252 НК РФ: обоснованность, деловая цель, документы. Расходы признают кассовым методом.
- Статья 270 по-прежнему запрещает дивиденды, санкции в бюджет, безвозмездную передачу и соцпакет.
- Минфин уже дал разъяснения письмом от 28.01.2026 № 03-00-08/5827, но покупка долей и вклады в имущество деньгами в расходы не идут.
Не хотите разбираться, какие расходы теперь пройдут проверку? Бухгалтеры «Моё дело» ведут учёт на упрощёнке, собирают первичку и считают налог с учётом новых правил. Получить консультацию
Часто задаваемые вопросы
Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ. Он добавил подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, разрешив учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК РФ.
Да. Все позиции, которые прежде входили в список, работают по-прежнему: основные средства, материальные расходы, зарплата, аренда, страхование. Новая норма только дополнила их.
Да, в пределах 4% от расходов на оплату труда за период. Сверхнормативная часть в базу не попадает.
Да, с 2026 года модернизацию, реконструкцию и техническое перевооружение НМА включают в затраты. Списывают равными долями до конца года.
Перечисленные в ст. 270 НК РФ: дивиденды, санкции в бюджет, взносы в уставный капитал, безвозмездная передача имущества, оплата отдыха и лечения за рамками льготы по п. 24.2 ст. 255 НК РФ.
Да. Минфин высказался письмом от 28.01.2026 № 03-00-08/5827: в базу идут расходы, отвечающие ст. 252 НК РФ и названные в главе 25, кроме запрещённых ст. 270. Отдельно оговорено, что покупка долей и вклады в имущество деньгами в расходы не идут. По остальным спорным тратам фиксируйте деловую цель.
Соберите договор, акт и платёжку, добавьте внутренний документ, который объясняет расходы: расчёт ожидаемого эффекта, отчёт исполнителя, служебную записку. Такой набор закрывает оба критерия ст. 252 НК РФ.
В расходах будущих периодов на упрощёнке смысла нет: действует кассовый метод, поэтому расходы попадают в базу после оплаты, а по основным средствам и НМА списываются равными долями по кварталам.
