База знаний

Электронные счета-фактуры — порядок выставления и формат ЭСФ

Что такое «Моё дело»?
Cервис онлайн-бухгалтерии для предпринимателей.
Узнать подробнее
Устали заниматься бухгалтерией?
Попробовать Моё дело
6 способов снизить налоги в 2025 году
получите бесплатный pdf-гайд
Введите почту и телефон для получения гайда
Гайд будет отправлен вам на указанную почту. Благодарим за доверие!
E-mail
Телефон
Почему вам интересна тема бухгалтерии и налогов?
Всего один вопрос поможет нам делать контент более подходящим для вас.
Я — бухгалтер и веду учёт
Я — предприниматель, у меня бизнес
Я — студент, изучаю теорию
Я здесь случайно
Выберите один из предложенных вариантов
Подтвердить
Спасибо, что приняли участие в опросе!
Мы рады, что предприниматели интересуются нашими статьями. У нас есть предложения, которые помогут вам работать эффективнее.
Аутсорсинг бухгалтерии
ведём учёт правильно — за вас
Подробнее
Онлайн бухгалтерия
ведите учёт сами — без ошибок
Подробнее
Спасибо, что приняли участие в опросе!
Закрыть

Компании уже активно используют электронные счета-фактуры (ЭСФ) в своей работе. Это быстро, удобно, экономно, снижает риск ошибок. Если компания работает с прослежимаемыми товарами, то ЭСФ и вовсе обязательное условие их деятельности. В статье рассмотрим как выглядит правильная форма такого счета-фактуры, где ее взять и как правильно их использовать — выставлять, заполнять, отправлять.

Важно знать

  • Электронный счёт-фактура (сокращенно ЭСФ) — это учетный документ, который используют для подтверждения продажи и суммы НДС. Это аналог бумажной версии, имеющий такую же юридическую силу.
  • ЭСФ нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью, а обмениваются исключительно через оператора ЭДО.
  • Для организаций с прослеживаемыми товарами электронные счета обязательны.
  • Дата выставления ЭСФ фиксируется оператором и не может быть изменена по согласованию сторон.
  • Утвержденный формат электронного счета-фактуры — XML.
  • Стороны обязаны сохранять ЭСФ в течение пяти лет. Их не требуется распечатывать.

Чем ЭСФ отличается от бумажного счёта-фактуры

Электронный счёт-фактура (ЭСФ) — это учётный документ, который продавец предоставляет покупателю, чтобы подтвердить продажу товара или услуги, а также указать сумму НДС (налога). На основании счетов-фактур можно сделать вычет НДС.

Несмотря на то, что ЭСФ выполняет одинаковые функции с бумажным аналогом и имеет юридическую силу, между ними есть отличия.

Счёт-фактура на бумаге Электронный счёт-фактура
Документ обретает юридическую силу только при наличии двух подписей: руководителя компании и главного бухгалтера либо другого лица, уполномоченного проставлять подписи на счетах-фактурах. Документ всегда подписывается УКЭП. Сделать это должен руководитель или другое уполномоченное на это лицо.
Стороны обмениваются документами самостоятельно. При этом составляет два экземпляра для каждого. Документы передаются при помощи оператора ЭДО. Экземпляр при этом составляется только один.
Недобросовестные продавцы или покупатели могут изменять данные в документах. Расхождения в документах исключены, так как счет-фактура формируется в едином экземпляре для обоих участников сделки.
В документе может быть допущена ошибка в опасных реквизитах, из-за чего налоговая в праве отказать в налоговом вычете (п. 2 ст. 169 НК РФ). Исключены ошибки в опасных реквизитах, так как программа попросту не позволит отправить такой документ.
Стороны могут сами проставить дату выставления счёта-фактуры. Дата выставления строго фиксируется и не может быть изменена.

Какой формат ЭСФ нужно использовать

Компания самостоятельно определяет какой тип документа использовать: бумажный или электронный. Исключением являются организации, которые работают с прослеживаемыми товарами (приказ Минфина № 14н от 5 февраля 2021 г.). К ним относят холодильники, автопогрузчики, бульдозеры, стиральные машины и другие товары.

Электронные счета-фактуры на прослеживаемые товары выставляются только в электронном виде, но есть исключения. К ним относят реэксорт товаров с территории РФ, перемещение товаров в страны ЕЭС и сделки, в результате которых прослеживаемый товар будут использовать в личных нуждах. Исключения описаны в п 1.1 ст. 169 НК РФ.

Выставление и получение ЭСФ строго регламентировано. Все эти процедуры регулируются Приказом Минфина от 05.02.2021.

Приказом ФНС от 19.12.2023 был утвержден новый формат для оформления счетов-фактур. Документ должен быть создан и передан только в формате xml. Оператор ЭДО не примет его в привычном для многих pdf.

Узнать подробнее о выставлении ЭСФ для товаров, подлежащих прослеживанию, можно из нашей статьи «Новая форма счёта-фактуры с 01.10.2024».

Как правильно выставить и получить счёт-фактуру в ЭДО

Вначале рассмотрим несколько важных моментов:

  • Все ЭСФ выставляются и получаются только через оператора ЭДО. Их нельзя просто отправить на электронную почту или переслать в мессенджере. Переданный таким образом счёт-фактура, даже правильно заполненный, не будет иметь юридической силы.
  • Даты выставления и получения счетов фиксируется оператором ЭДО. Для этого оператор подписывает специальный документ — Подтверждение оператора.

Последовательность выставления ЭСФ выглядит следующим образом:

  1. Продавец создаёт документ, согласно установленным правилам. После направляется его получателю через оператора ЭДО через кабинет электронных счетов-фактур.
  2. Система оператора автоматически проверяет документ на наличие ошибок (технических и в опасных реквизитах). После проверки и доставки, продавец получает извещение, что его документ доставлен до получателя.
  3. Получив счёт-фактуру, покупатель проверяет её. Если все данные указаны верно, то он отправляет продавцу извещение. Оно направляется также через систему ЭДО.
  4. При обнаружении ошибок в документе, покупать отправляет продавцу специальное уведомление об уточнении. Задача продавца на этом этапе пересмотреть документ, исправить ошибки и повторно направить счёт-фактуру покупателю через оператора.

Счета-фактуры, в том числе полученные в электронном виде, нудно хранить в течение 5 лет. Распечатывать их не нужно.

Как исправить ЭСФ

Разницы между исправлением информации на бумажном носителе и электронном аналоге нет.

Вносить исправления нужно в том случае, если в документе обнаружилась ошибка, которая препятствует получению налогового вычета. Например, неверно прописано количество или стоимость отгруженного товара. В этом случае продавец должен выставить исправленный счёт-фактуру. Делается это по той же схеме, что и выставление первоначального документа. По сути исправленный счёт-фактура является новой версией первого документа.

Если после выставления ЭСФ компании договорились об изменении стоимости или количества товаров/услуг, то используется корректировочныйсчёт-фактура.

Корректировочныйсчёт-фактура оформляется дополнительно к первому документу. В нём указывается не только новая, но и старая цена или количество товара. Требования к оформлению документа указаны в Постановлении Правительства РФ №1137.

Исправленные и корректировочные счета-фактуры также проводятся через оператора ЭДО. Исправленные и корректировочные счета-фактуры также проводятся через оператора ЭДО.

Как упростить выставление и получение ЭСФ

Ведение бухгалтерии — процесс непростой. Он имеет множество нюансов, но сегодня не обязательно самостоятельно в них разбираться. Чтобы все документы всегда были в порядке, а нужные сроки соблюдались — воспользуйтесь приказ Минфина № 14н от 5 февраля 2021 г.бухгалтерским обслуживанием сервиса «Моё дело». Команда специалистов самостоятельно оформит все нужные документы, найдёт и исправит ошибки учёта, рассчитает налоги, сформирует первичные документы и многое другое.

picture
Время — деньги. Не отвлекайтесь на самостоятельное ведение бухучёта.
Позвольте профессионалам «Моё Дело» освободить вас от рутинных задач с бухгалтерией и налогами. Посвятите своё время тому, что действительно важно.
Подробнее