Иногда застои, вызванные уходом сотрудника, обходятся бизнесу дорого. Кадровый резерв позволяет оперативно заменить человека на освободившейся позиции без потери ресурсов и, главное, остановки рабочих процессов.
Важно знать
- Кадровый резерв — это список сотрудников, обладающих достаточным потенциалом (опытом, навыками, образованием) для занятия конкретной должности.
- Речь идёт о любой позиции в компании. Значит, список можно создать под любую должность, руководящую или линейную.
- В резерв включаются люди, достаточно мотивированные к росту внутри бизнеса и готовые в любой момент занять освободившееся место.
- Формирование резерва — это постоянный процесс, который требует внимания и доработки.
- Не стоит возлагать всю работу на плечи кадрового отдела. Участие топ-менеджеров и линейных руководителей необходимо, чтобы система окупилась и принесла результат.
Что значит «кадровый резерв»
Кадровый резерв в узком смысле — это группа людей, в которых руководство видит потенциал для развития в компании. Это сотрудники, достаточно мотивированные занять определённую должность, когда она освободится. В более широком смысле это больше процесс, чем конечный список «запасных» кадров. Система работы по отбору и мотивации людей, обладающих потенциалом и амбициями для роста, готовых к карьерным изменениям.
Подобный резерв — эффективный управленческий инструмент, который позволяет быстро заменить ушедшего сотрудника, избежать временных простоев, сэкономить время и средства на найм и онбординг.
Сотрудники не попадают в резерв случайным образом. Это не становится сюрпризом — в перечень включают открыто. Такой подход делает работу более стабильной, снимает с бизнеса часть проблем, характерных для текучки.
Чаще всего резерв создают для руководящих должностей. Однако бизнес самостоятельно решает, какие позиции необходимо предусмотреть. Туда включаются управленцы, работники среднего звена, линейные сотрудники, уборщики и т.д. Между собой группы также можно разбить по критериям. Например, руководителей — на управление крупными филиалами или небольшими подразделениями. Линейных специалистов — на опытных и начинающих. В общем, структуру кадрового резерва бизнес выстраивает индивидуально.
Зачем компании нужен резерв из кадров
Основная цель — снизить потенциальные издержки на случай, если кто-то из сотрудников уйдёт. Это защита от возможных рисков, связанных с кадровыми изменениями. Самый распространённый — долгий поиск нового сотрудника. Или необходимость нанять недостаточно квалифицированного специалиста только потому, что нет времени искать дальше, а приступать к процессам нужно уже сейчас.
Кроме того, кадровый «запас» несёт другие преимущества:
- Снижение текучки. Иногда сотрудники уходят, потому что не видят для себя перспектив или не уверены в карьерном развитии. Наличие резерва мотивирует. Люди видят, что каждый может попасть в список, если будет соответствовать требованиям, проявлять амбиции, развиваться. Это чистая и честная конкуренция, гарант возможности роста.
- Организованная преемственность. Бизнес исключает ситуацию, в которой один сотрудник уходит, нового работника находят спустя несколько недель, и он с нуля разбирается в делах, оставленных предыдущим человеком. При наличии резерва уходящий передаёт дела сразу, оперативно вводит новичка в курс дела и помогает ему быстрее адаптироваться.
- Персональное развитие сотрудников. Это основа формирования резерва. Сотрудникам предлагают планы обучения, тренинги, материалы для развития навыков, необходимых для той или иной должности — коммуникативных, технических, лидерских и т.д. Это обеспечивает их подготовку и соответствие требованиям.
- Развитие корпоративной культуры. Бизнес не просто требует от сотрудника профессионализма, он даёт ему ресурсы для роста. Заинтересованность в личном и профессиональном росте со стороны работодателя способствует вовлечённости. Сотрудники налаживают внутреннюю коммуникацию, принимают ответственность за личный результат и команду.
- Оптимизация издержек на найм. Когда место ключевого сотрудника освобождается, бизнес оперативно включает в процесс человека из резерва, который быстро адаптируется и приступает к работе.
Если правильно подойти к процессу, бизнес формирует высокоэффективную, мотивированную команду. И конечный результат выходит за рамки простого сокращения текучки. Подготовленный кадровый ресурс повышает общую конкурентоспособность компании.
Основные виды кадрового резерва
Есть два основных вида кадрового резерва — внешний и внутренний. Бизнес работает с ними по-разному.
Внутренний кадровый резерв
Такой резерв формируется из сотрудников бизнеса. Людей, которые уже вовлечены в процессы, хорошо с ними знакомы, понимают требования для карьерного развития и готовы к изменениям. Или, по крайней мере, у них есть потенциал для роста.
У такого формата свои преимущества и недостатки:
| Плюсы внутреннего резерва | Минусы внутреннего резерва |
|---|---|
| Лояльность сотрудников к руководству и команде | Выбор сотрудников ограничен штатом бизнеса |
| Погружённость во внутреннюю «кухню» бизнеса | Конкуренция среди сотрудников может ожесточиться | Сокращённый срок адаптации | Отсутствие свежего взгляда на проблемы в компании; ошибки, которые повторяются из процесса в процесс |
Внешний кадровый резерв
В такой перечень включают кандидатов, которые ещё не трудоустроены в компании, но потенциально подходят под требования той или иной позиции.
Узнавать о подходящих сотрудниках бизнес может из разных источников:
- резюме на сайтах поиска работы по типу HeadHunter;
- отклики от кандидатов во время предыдущих поисков сотрудника;
- известные сотрудники из других организаций;
- выпускники учебных заведений, прошедшие практику или программу обучения в компании.
Такой резерв менее надёжен. Нет гарантии, что кто-то из включённых кандидатов согласится на предложение — за время пребывания в резерве они могли найти другую работу, сменить сферу или передумать насчёт условий, которые вы предлагаете.
Однако он также создаёт определённый кадровый запас и страхует на случай текучки.
| Плюсы внешнего резерва | Минусы внешнего резерва |
|---|---|
| Выбор кандидатов не ограничен штатом | Более низкая лояльность и вовлечённость в сравнении с внутренним резервом |
| Взгляд со стороны, возможность «подсветить» ошибки в процессах, на которые текущие сотрудники привыкли не обращать внимания | Высокая вероятность, что работа у бизнеса станет не актуальна для сторонних сотрудников в резерве | Возможность найти более квалифицированных специалистов,чем уже есть в компании | Более длительная адаптация, усложнённая преемственность должности |
Объективно, внешний кадровый резерв менее надёжен. Дело не только в том, что сотрудники могли уже найти работу в другом месте — бизнес не может знать наверняка, подойдёт ли соискатель со стороны. Однако это не повод от него отказываться. Рекомендуется делать ставку на внутренний резерв, а внешний использовать как дополнительный инструмент для экстренных случаев.
Принципы создания кадрового резерва
Чтобы кадровый резерв служил эффективным инструментом, стоит придерживаться общих принципов.
Прозрачность
Не создавайте из резерва интригу — это нервирует и держит в напряжении. Формирование должно протекать открыто. Команде важно понимать, что такое резерв, кого и по каким принципам в него включают, чтобы видеть для себя перспективы и трезво оценивать возможности. Это поощряет вовлечённость и способствует адекватной конкуренции.
Наличие выбора
Кстати, о конкуренции. Желательно, чтобы на каждую из позиций было подобрано два-три потенциальных кандидата. Тогда бизнес сможет объективно выбрать наиболее подходящего сотрудника. В то же время, это здоровым образом способствует мотивации. Сотрудники не расслабляются и заинтересованы в личном развитии, понимая, что место может уйти другому.
Объективность
Если вы создаёте резерв, значит, личные отношения и послабления для отдельных сотрудников перестают иметь значение. Сотрудники, включённые в список, должны соответствовать чётко обозначенным, измеримым критериям, отведённым под каждую позицию.
Если кандидаты увидят, что выбор осуществляют нечестно, то потеряют мотивацию и доверие к руководству. А значит, вряд ли захотят сами развиваться и поддерживать профессиональные навыки, ведь будут убеждены — руководство выберет тех, кто больше нравится по другим причинам.
Взаимная вовлечённость
Не стоит исходить из позиции «Вы заинтересованы в повышении — вы и старайтесь». Руководству тоже важно проявлять активность. Проявлять инициативу, предлагать инструменты развития, интересоваться результатами сотрудников и их мнением о работе.
Фидбек от сотрудников — в принципе полезный управленческий инструмент. Он помогает руководству взглянуть на ситуацию глазами персонала и одновременно проявить заинтересованность в их комфорте. Оценить собственную эффективность как управленцев. Заведите привычку регулярно спрашивать мнение сотрудников, позвольте им выносить на обсуждение предложения и инициативы. Можно сделать это анонимно — цель не выявить недовольных, а найти точки роста. Опрашивать сотрудников лучше письменно и не обязательно часто. Раз в квартал или полугодие — вполне достаточно.
Системность
Формирование кадрового резерва — это регулярный процесс. Он должен стать частью общей бизнес-стратегии. Хорошо, если есть возможность назначить отдельного специалиста, который сосредоточится на работе с системой. Важно своевременно актуализировать критерии оценки, перепроверять требования к должности, пересматривать квалификацию и навыки сотрудников, отслеживать эффективность обучения. Нынешний план может потерять актуальность уже через год.
Есть множество методов, которые применяют в работе с резервом. Например, вот несколько распространённых:
| Метод | Суть метода |
|---|---|
| Обучающие программы | Зависит от программы. Важно выбрать ту, что подходит коллективу и несёт результат. Например, по методу Колба, когда обучение закрепляется практикой. |
| Программа наставничества | Закрепление более опытного сотрудника за людьми из резерва. К нему можно обратиться с вопросами, проблемами, рекомендациями. Он отслеживает прогресс резервистов, оценивает и направляет. |
| Ассесмент-центр | Резервисты принимают участие в серии деловых игр, симуляций, кейсов и тестов, моделирующих реальные рабочие ситуации. |
| Оценка 360° | Руководство собирает обратную связь (как правило, анонимно) о кандидате от его рабочего окружения: коллег, подчинённых, вышестоящих сотрудников. Позволяет проанализировать эффективность резервиста со всех сторон. |
| Отслеживание прогресса | Регулярный периодический мониторинг результатов сотрудников, отталкиваясь от критериев эффективности, принятых в компании. Например, KPI, отчётность, обратная связь. |
Этапы формирования кадрового резерва
Чтобы сформировать резерв и превратить его в управленческий инструмент, недостаточно просто включить более-менее подходящих сотрудников в список. Это многоступенчатый процесс, в котором каждый этап требует полного вовлечения.
Рассмотрим алгоритм целиком.
Определить перечень должностей
Проанализируйте процессы в бизнесе и определите ключевые позиции, без которых работа «просядет» при долгом найме. Как мы заметили, структура резерва всегда зависит от условий работы компании.
В среднем, обычно приоритеты распределяются так:
- сначала — сотрудники, чья работа напрямую влияет на управление процессами и результат (как правило, руководящие должности);
- во вторую очередь — позиции, по которым на рынке отмечается дефицит кадров (узкие специалисты, ведущие и высококвалифицированные сотрудники);
- затем — линейные сотрудники (при необходимости);
- позиции на перспективу — если компания планирует расширяться и дополнять штат новыми должностями.
Определите список критериев для попадания в кадровый резерв
Перечень требований нужно составить для каждой отдельной должности в резерве. Стремитесь к тому, чтобы они были исполнимы, измеримы и трактовались недвусмысленно.
Обычно в параметры включают образование, профессиональные навыки, знания. Если для должности важны личностные качества, их также можно обозначить. Например, стрессоустойчивость, доброжелательность, неконфликтность, гибкость в распределении или выполнении задач.
С самого начала укажите начальный уровень — включать в резерв можно только тех, кто соответствует базовому минимуму. А также желаемый — тот уровень, к которому резервисты должны стремиться.
Проанализируйте навыки и качества сотрудников
Сначала определите группу самых результативных кадров. Ориентируйтесь на принятые в компании критерии эффективности, например, KPI, количество подписанных с клиентами договоров, часов консультаций и т.д.
Затем проведите оценку их знаний, навыков и качеств в соответствии со списком. Способов много. Например:
- моделирование рабочих ситуаций, в которых сотрудник может проявить себя в работе «на деле»;
- интервьюирование;
- анкетирование;
- оценка 360° и т.д.
Поговорите с рабочим окружением сотрудника, проведите личную встречу, чтобы обсудить работу, компанию, корпоративную культуру и личные карьерные планы. Это поможет оценить лояльность, вовлечённость сотрудника в процессы, его амбиции.
Опубликуйте список кадрового резерва и соответствующие документы
Выпустите приказ о зачислении конкретных сотрудников в кадровый резерв. Также необходимо составить список и опубликовать его в общем доступе. Например, на внутреннем корпоративном сайте или в CRM-системе.
Сформируйте индивидуальные планы развития
План должен быть у каждого сотрудника, включённого в резерв. Сделайте особый упор на качествах и навыках, в которых человек поначалу уступает.
Обычно каждый план включает следующие элементы:
| Компонент плана | Что необходимо определить |
|---|---|
| Цель | Чётко сформулированный конкретный результат — освоить навыки, необходимые для повышения, достичь соответствия управленческой должности и т.д. |
| Сроки | Период времени, необходимый для достижения цели. Будьте объективны. Например, освоить навык можно за пару месяцев, а для повышения может потребоваться несколько лет. |
| План действий | Перечень конкретных мероприятий, программ обучения, курсов, задач, конференций, которые помогут сотруднику достичь цели |
| Анализ результатов | Показатели, по которым работодатель определит, насколько сотрудник приблизился к цели |
Не ставьте сотрудника перед фактом. Обсудите и заранее согласуйте с ним план. Выслушайте его личные предложения и примите к сведению замечания. Так вы проявите доверие и получите ответную лояльность.
Запустите пробный проект
Если создаёте резерв впервые, не стоит расситывать, что всё получится с первого раза. Сначала попробуйте «пилот». Начните работу с одним отделом или одной должностью. Оцените, сколько времени и сил уходит на работу с системой. Определите аспекты, которые необходимо скорректировать.
Отслеживайте результат и актуализируйте систему
Наблюдайте за тем, как меняется мотивация и активность сотрудников. Раз в квартал или полугодие проверяйте показатели их эффективности. Периодически собирайте обратную связь — возможно, ошибки в работе с системой подскажут именно сотрудники.
Меняйте состав резерва, если кто-то из сотрудников долгое время никак не продвигается. Это нормально — эффективный резерв должен быть гибким.
Какие документы нужны
Для формирования резерва необходимо выпустить соответствующий приказ. Унифицированной формы нет, поэтому можно составить документ самостоятельно.
В него необходимо включить:
- цели и задачи резерва;
- список позиций, включённых в резерв;
- порядок отбора сотрудников и включения их в резерв;
- планы развития кадров;
- критерии оценки и исключения сотрудников из списков;
- порядок анализа эффективности резерва.
Положение описывает каждый ключевой этап создания резерва и работы с ним.
Кроме того, необходимо составить отчёт «Список сотрудников, включённых в кадровый резерв». Это таблица с перечнем людей, их текущих должностей, позиций, к которым они стремятся, прочих ключевых критериев.
Специальной формы, которой должен пользоваться средний бизнес, нет. Так что можете воспользоваться любым подходящим шаблоном. Например, в сервисе «Моё дело» есть все необходимое для удобного кадрового учёта. Заполняйте актуальные формы и автоматизируйте контроль результатов с нами.
Главные ошибки в работе с кадровым резервом
- Создавать резерв «для галочки». Сам по себе он не будет мотивировать сотрудников и не добавит компании конкурентоспособность. Им нужно заниматься регулярно.
- Переложить все задачи на HR-отдел. Чтобы система работала, необходимо участие руководства и открытая коммуникация. Линейные руководители могут замечать то, что не увидит HR-специалист, например, нового перспективного сотрудника или потерю мотивации среди резервистов.
- Проводить работу скрытно. Сотрудники должны хорошо понимать, по какому принципу людей включают в резерв и что от них требуется. В этом отношении все в штате равны — имеют право знать и пробовать собственные силы.
- Не сопоставить цели резерва и цели бизнеса. Кадровый резерв должен вписываться в общую стратегию компании.
Помните, что ошибки — это нормально. Некоторые руководители считают, что работа с резервом — это что-то масштабное, но начать можно с простого. Внедряйте систему последовательно. Начните с определённого отдела или с ключевой руководящей должности и постепенно расширяйтесь. Думайте о выгоде в перспективе — сниженной текучке, эффективном кадровом управлении, повышенной лояльности и мотивированности команды.
Часто задаваемые вопросы
Кадровый резерв обеспечивает эффективное управление командой, повышает её мотивацию и вовлечение в бизнес-процессы. При идеальном раскладе, система взаимовыгодная. Сотрудники чётко видят перспективы, знают, что им необходимо сделать, чтобы получить желаемую должность. Работодатели же экономят на найме и получают вовлечённый, лояльный персонал.
Конечно. Кадровый резерв — это бизнес-инструмент, который используют как крупные организации, так и малые компании. Малый бизнес получает те же преимущества, даже если в его резерве будет одна или две позиции — непрерывность работы при увольнении кого-то в команде, быстрая адаптация к изменениям благодаря подготовленному штату, мотивированность сотрудников, которые увидят для себя перспективы в небольшой компании.
