График отпусков — это не просто формальность для кадровика. Это основной инструмент для планирования рабочего процесса, защиты от внезапных «простоев» и от штрафов проверяющих. По данным Роструда, отсутствие этого документа входит в топ-5 нарушений трудового законодательства.
Мы подготовили для вас чёткий алгоритм, который поможет составить и утвердить график отпусков на 2026 год в полном соответствии с ТК РФ.
Главное про график отпусков
- График отпусков обязателен для всех организаций, кроме исключений (микропредприятия, отказавшиеся от ЛНА; работодатели-физлица).
- Юридические риски отсутствия графика: административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ, сложности в планировании рабочих процессов.
- Срок составления: жёстких рамок в ТК РФ нет, но утвердить за две недели до конца года (в 2025 году это 17 декабря). Рекомендация — начать подготовку заблаговременно.
- Ответственный сотрудник: обычно кадровик или бухгалтер. Важно закрепить обязанность в должностной инструкции или отдельном приказе.
Кому можно не составлять график: законные исключения
Для подавляющего большинства организаций и ИП с сотрудниками график отпусков обязателен. Это прямое требование статьи 123 ТК РФ. Документ нужен, чтобы зафиксировать очерёдность и сроки отдыха, а также обязать работников брать отпуск в запланированное время.
График отпусков могут не составлять:
- Микропредприятия, которые официально отказались от принятия локальных нормативных актов (ЛНА). В этом случае все условия, включая порядок предоставления отпуска, прописываются непосредственно в трудовых договорах с работниками.
- Работодатель — физическое лицо (не ИП). Вы можете решать вопросы об отпуске по соглашению с работником (ст. 305 ТК РФ).
- Отдельные некоммерческие организации, также отказавшиеся от ЛНА.
Даже если подпадаете под исключение, составление графика — это лучшая практика. Он дисциплинирует, упрощает учёт и защищает от претензий. Договориться один раз и внести данные в документ проще, чем каждый раз оформлять отдельные соглашения.
Пошаговая инструкция: от сбора данных до утверждения
1. Планирование работ
Закон не называет точную дату, когда нужно составить график, но чётко требует утвердить его не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). На практике это означает срок до 17 декабря текущего года.
Начните в октябре—ноябре. Этого времени хватит, чтобы собрать пожелания сотрудников, согласовать проект и избежать аврала.
Назначьте ответственного. Чаще всего это кадровый специалист или бухгалтер. Чтобы избежать недопонимания, закрепите обязанность одним из способов:
- Впишите её в должностную инструкцию или трудовой договор.
- Издайте отдельный приказ о составлении графика отпусков. В нём укажите ФИО ответственного, сроки подготовки проекта и поручение руководителям подразделений собрать заявки от сотрудников.
2. Составление графика
В график отпусков нужно включать всех сотрудников, с которыми на момент утверждения графика действует трудовой договор. Это касается и дистанционных работников, и совместителей, и тех, кто работает по срочному договору.
Сложные случаи:
- Сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком: включите её в график, но в графе «Примечание» укажите, что отпуск не планируется в связи с нахождением в декрете. Это формально правильно.
- Новый сотрудник принят после утверждения графика: не нужно переделывать весь документ. Составьте дополнение к графику отпусков и утвердите его приказом.
- Работник уволился: отмечать факт увольнения в графике не требуется, но можно сделать пометку для собственного удобства.
3. Согласование графика
Здесь важно соблюсти баланс между интересами бизнеса и правами работников. С большинством сотрудников работодатель имеет право согласовывать даты отпусков в одностороннем порядке, ориентируясь на производственную необходимость. Однако учёт пожеланий повышает лояльность коллектива.
Обязательное согласование требуется с работниками, имеющими право на отпуск в удобное для них время. К ним относятся:
- женщины — перед декретом или после него
- родители ребенка-инвалида — в любое время
- многодетные родители с несовершеннолетними детьми, младшему из которых меньше 14 лет, — в любое время
- внешние совместители — во время отпуска по основному месту работы
- почётные доноры, чернобыльцы, несовершеннолетние — в любое время
- супруги военнослужащих — во время отпуска военнослужащих
- мобилизованные — в течение 6 месяцев после возобновления трудового договора
- ветераны боевых действий — в любое время
Или если отпуск планируется разделить на части (ст. 125 ТК РФ). Разделение возможно только по соглашению сторон. Одна из частей отпуска не должна быть менее 14 календарных дней.
4. Заполнение формы графика отпусков
У вас есть два варианта, и оба законны.
Унифицированная форма № Т-7. Классический и проверенный вариант. Она содержит все необходимые графы: ФИО, должность, табельный номер, количество дней отпуска, дата начала. Для разделённого отпуска даты каждой части указываются в отдельных строках. Дополнительный отпуск можно отразить в общей продолжительности или отдельно.
Собственная форма. Вы можете разработать свой бланк. Главное, чтобы в нём была отражена очерёдность предоставления отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Мы рекомендуем сверяться с формой Т-7, чтобы не упустить важные реквизиты и избежать претензий проверяющих.
Роструд настаивает, что в графике нужно указывать конкретную дату начала отпуска (например, 14.07.2025), а не просто месяц. Это избавит от споров с сотрудниками.
5. Утверждение графика отпусков
Утвердить график отпусков нужно визой руководителя на самом графике или составлением приказа. Оба варианта правильные.
Электронный график отпусков: законно ли это
Вести и утверждать график отпусков можно в электронном виде (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Основное требование: использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), обеспечение возможности ознакомления сотрудников.
