Командировка — рабочая поездка, которая требует соблюдения процедуры: оформление документов, расчёт выплат и подтверждение расходов. Нарушения приводят к спорам с сотрудниками, трудовым и налоговым рискам. Рассказываем, как направлять работников в командировки в 2025-2026 гг. с учётом действующих правил.
Важно знать
- Командировка — рабочая поездка по распоряжению работодателя с сохранением должности, среднего заработка и компенсацией подтверждённых расходов.
- С 01.09.2025 г. действует Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Новое положение не внесло существенных изменений: работник отправляется в командировку на основе приказа, сохраняется средний заработок за все дни командировки, работодатель компенсирует все сопутствующие затраты и суточные.
- Комплект документов включает приказ, подтверждающие проезд и проживание документы, служебное задание (по решению компании) и авансовый отчёт.
- Средний заработок сохраняется на весь период командировки. Размер суточных устанавливает работодатель; при зарубежных поездках ориентируются на международные нормы.
- В командировку направляют только работников по трудовому договору. Некоторые категории направлять нельзя, для отдельных требуется письменное согласие.
- Ошибки в оформлении ведут к штрафам до 100 тыс. руб. и доначислению налогов при непризнании расходов.
- Систему командировок обеспечивают положение о командировках, чек-лист действий перед поездкой, обучение сотрудников, централизованное хранение документов и внутренний аудит.
Сервис «Моё дело» автоматически рассчитает больничные, отпускные и заработные платы, с учётом всех актуальных норм законодательства. Внесите данные один раз, а дальше система всё сделает за вас. Подключиться к системе бесплатно
Что такое командировка
Командировка — это рабочая поездка вне места постоянной работы по распоряжению работодателя. Цель такой поездки связана с интересами компании: переговоры, обучение, участие в мероприятиях, установка оборудования, аудит филиала и другие задачи.
Во время командировки сохраняются должность, рабочее место и средний заработок. Сотрудник выполняет работу вне офиса, но продолжает числиться в штате и работает в рамках своих должностных обязанностей.
Расходы, связанные с поездкой, оплачивает работодатель. Он компенсирует проезд, проживание, суточные и другие подтверждённые траты, возникающие при выполнении служебного задания.
Чем командировка отличается от служебной поездки
Командировка и служебная поездка внешне похожи, но отличаются по правилам оформления и учёта расходов.
Командировка — это разовый выезд вне места постоянной работы по распоряжению работодателя. Сотрудник выполняет задачи вне офиса или обычного объекта и возвращается к прежнему месту работы по завершении поездки.
Служебная поездка — это часть трудовой функции. Сотрудник изначально работает в разъездах, поэтому его перемещения не считаются командировками. Такой формат характерен для курьеров, торговых представителей, водителей, экспедиторов и выездных инженеров.
Некорректная квалификация влияет на расходы и расчёты с сотрудниками. Если служебную поездку оформить как командировку, компания оплатит необязательные компенсации. Если командировка оформлена как обычная поездка, сотрудник не получит положенные выплаты, а бухгалтерия рискует нарушить порядок налогового учёта.
Новые правила, которые появились в 2025
С 01.09.2025 г. действует обновлённое Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, которое регулирует порядок направления работников в командировки. Оно заменило правила 2008 г. и стало основой для оформления командировок в 2025-2031 гг.
Концептуально правила не поменялись: работодатель по-прежнему направляет работника на основе приказа о командировке, оплачивает расходы на проезд, проживание, сопутствующие затраты, суточные, а на время поездки начисляется средний заработок. В документы внесли изменения терминологии и некоторые технические правки.
Компаниям требуется обновить локальные акты, если была нормативная отсылка на утратившее силу Постановление или не были прописаны какие-либо корпоративные особенности.. Несоответствие внутреннего регулирования действующему Положению влияет на оформление приказов, расчёт выплат и подтверждение расходов.
Круг лиц, которых можно направлять в командировку, не изменился. Работодатель направляет в поездку только работников по трудовому договору. Исполнители по гражданско-правовым договорам не получают прав и гарантий, связанных с командировками. ГПХ-исполнителям расходы на командировки обычно компенсируют по дополнительному соглашению сверх цены договора.
Какие документы подготовить для командировки
Основной документ — приказ о направлении в командировку. В нём указывают ФИО сотрудника, должность, место, срок и цель поездки. Приказ подтверждает служебное задание и служит основанием для расчёта аванса, суточных и компенсаций расходов.
- Документы, подтверждающие фактическую поездку. К подтверждающим документам относятся проездные билеты, посадочные талоны, чеки на транспорт и другие платёжные документы. На их основании компания определяет даты выезда и возвращения и рассчитывает срок командировки. При проживании сотрудник предоставляет счета или квитанции из гостиницы.
- Дополнительные документы при поездках на автомобиле. Если сотрудник едет на личном или служебном автомобиле, оформляется служебная записка с маршрутом и датами, путевой или маршрутный лист, а также чеки на топливо.
- Авансовый отчёт. Это главный документ для утверждения расходов по командировке. Он составляется командированным лицом по факту возвращения из поездки. К авансовому отчёту прикладываются подтверждающие документы о понесенных затратах: проездные билеты, акты гостиницы, чеки на оплату и т.д. В авансовом отчёте рассчитываются суточные. Документ утверждается руководителем организации, а бухгалтер визирует правильность расчётов и полноту документов.
- Локальные нормативные акты. Оформление командировок опирается на внутренние правила компании. Положение о командировках или инструкция закрепляет перечень документов и порядок отчётности. С 1 сентября 2025 г. акты должны соответствовать обновлённому Постановлению Правительства РФ от 16.04.2025 № 501.
Как оформить командировку: пошаговая инструкция
Чтобы направить сотрудника в командировку, компания определяет цель командировки, фиксирует её документально, выдаёт средства на поездку и организует транспорт и проживание.
Подготовка заявки и служебного задания
Перед оформлением приказа компания определяет цель командировки и задачи сотрудника. Для этого используется заявка или служебное задание.
В заявке указывают ФИО и должность сотрудника, место назначения, даты выезда и возвращения, цель поездки и перечень задач. Формулировки должны быть конкретными: «переговоры с поставщиком», «участие в выставке», «пусконаладка оборудования», «обучение в учебном центре».
Приказ Т-9
Приказ оформляют на бумаге или в электронном виде. Подписанный документ подшивают в личное дело сотрудника, а копию передают в бухгалтерию.
Выдача аванса и суточных
Перед отправкой сотрудника в командировку работодатель предоставляет средства на поездку. Обычно выдают аванс, который покрывает основные расходы: проезд, проживание, трансфер и другие подтверждённые траты.
Суточные выплачивают до начала поездки. Суточные компенсируют ежедневные расходы сотрудника во время командировки: питание и мелкие бытовые траты.
При командировках размер суточных устанавливают во внутреннем положении. Зачастую ориентируются на необлагаемый НДФЛ размер — 700 руб. за день командировки по России и 2500 руб. зарубежом. Но на практике суточные могут быть меньше или больше, а также размер может устанавливаться в зависимости от должности. При однодневных поездках внутри страны суточные не выплачивают.
Если компания заранее оплачивает билеты, проживание или трансфер, размер аванса уменьшают. В таком случае аванс покрывает только расходы, которые сотрудник оплачивает самостоятельно.
Организация поездки
Первый этап — подбор и бронирование транспорта: покупка авиабилетов или железнодорожных билетов, аренда автомобиля или заказ трансфера.
При длительной поездке бронируют гостиницу:
- Если расходы оплачивает сотрудник, он получает документы строгой отчётности: квитанцию, счёт или счёт-фактуру.
- Если проживание оплачивает компания, достаточно подтверждения брони — ваучера или письма о бронировании.
Все подтверждающие документы собирают на этапе подготовки поездки: билеты и посадочные талоны, чеки транспортных компаний и трансферов, документы о проживании или подтверждение брони. Затем их включают в авансовый отчёт. Расходы без подтверждающих документов не относят к командировочным.
Если сотрудник добирается в командировку на личном или служебном автомобиле, оформляют путевой или маршрутный лист с маршрутом, пробегом и датами поездки, а также чеки на ГСМ и дорожные расходы. Эти документы прикладывают к авансовому отчёту наравне с билетами и расходами на проживание.
Контроль командировки сотрудника
После завершения командировки проверяют выполнение задач, ради которых сотрудник был направлен в поездку.
Сотрудник составляет отчёт о выполненных задачах. В документе указывает, что сделано: проведены переговоры, подписаны договоры, выполнена проверка на объекте, проведено обучение или участие в мероприятии. Если служебное задание содержало конкретные результаты, отчёт фиксирует их достижение.
К отчёту прикладывают подтверждающие документы: программы мероприятий, акты, протоколы встреч, материалы обучения, договоры, коммерческие предложения, визитные карточки или письма контрагентов.
Сдача авансового отчёта и закрытие командировки
Сотрудник подаёт авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки. Если после поездки он ушел на больничный или в отпуск, три дня отсчитывают с первого рабочего дня.
В авансовом отчёте отражают расходы, оплаченные во время поездки: суммы проезда, проживания, трансфера, топлива и других затрат. Указывают фактические даты командировки, цель поездки и остаток аванса, если он выдавался.
К отчёту прикладывают подтверждающие документы: билеты и посадочные талоны, гостиничные счета, чеки транспортных компаний, путевые листы при поездке на автомобиле и другие документы об оплате. Расходы без подтверждения не принимают к учёту.
Авансовый отчёт командировки
Если часть аванса не израсходована, сотрудник возвращает остаток вместе с отчётом. Если расходы превышают выданную сумму, бухгалтерия компенсирует разницу после проверки отчёта и подтверждающих документов.
Поручите кадровые вопросы специалистам «Моего дела»: расчёт больничных, отпускных, взносов и оформление всех нужных документов. Мы позаботимся о кадрах, пока вы занимаетесь развитием бизнеса. Оставить заявку
Кого нельзя отправлять в командировку
Закон запрещает направлять в командировку следующие категории сотрудников независимо от цели поездки:
- беременные сотрудницы;
- работники младше 18 лет — кроме творческих и спортивных профессий, где предусмотрены выезды по работе;
- лица, работающие по гражданско-правовому договору.
Подрядчики и исполнители по договорам услуг не рассматриваются как работники по ТК РФ, поэтому командировочные гарантии на них не распространяются. Если такой человек выезжает в другую местность в интересах компании, это служебная поездка на условиях договора, а не командировка.
Для некоторых сотрудников командировки допустимы только при письменном согласии и отсутствии медицинских противопоказаний:
- родители детей до 3 лет;
- одинокие родители и опекуны несовершеннолетних;
- родители детей-инвалидов;
- работники с инвалидностью при наличии медицинского допуска;
- сотрудники, ухаживающие за тяжело больными родственниками при подтверждённых документах.
Работодатель уведомляет сотрудника о праве отказаться от поездки и получает письменное согласие перед оформлением документов.
Компания может закрепить дополнительные ограничения в локальном положении о командировках. Например, не направлять в поездки сотрудников на испытательном сроке или временных работников. Такие правила допустимы при отсутствии противоречий с ТК РФ и при условии, что они доведены до сотрудников.
Сколько платить за командировку
Командировка — это рабочая поездка, и сотруднику оплачивают труд за весь период служебного задания.
Во время командировки сотрудник получает средний дневной заработок. Его рассчитывают так: сумму выплат за последние 12 месяцев делят на количество календарных дней расчётного периода и умножают на количество дней командировки.
При командировках по России с ночёвкой сотруднику выплачивают суточные. Размер устанавливается внутри компании. При однодневной поездке, когда сотрудник возвращается в тот же день, суточные не выплачивают.
При загранкомандировках суточные выше и ориентированы на расходы за рубежом. Нормативы установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и зависят от страны назначения.
При зарубежных командировках документы на проживание и транспорт часто оформляются на иностранном языке: чеки, счета, квитанции и проездные документы. Чтобы учесть такие расходы в бухгалтерии, их переводят на русский язык.
Для крупных расходов используют нотариальный перевод. Это снижает риск того, что проверяющие органы признают документы неподтверждёнными и исключат расходы из учёта.
Нужно ли возмещать транспортные расходы и проживание
При поездке к месту командировки и обратно сотруднику возмещают стоимость проезда: авиабилеты, железнодорожные билеты, автобус, такси или трансфер. Компенсацию выплачивают по подтверждающим документам: билетам, посадочным талонам и чекам за транспортные услуги.
Если документы не представлены, расходы признают необоснованными, и компания не сможет учесть их при возмещении.
Если командировка включает ночёвку вне дома, работодатель оплачивает проживание: гостиницу, аренду жилья или другое временное размещение. Оплату проводят двумя способами: предварительно за счёт компании или компенсацией после поездки по счёту и чеку на проживание.
Дополнительно компенсируют другие согласованные расходы, связанные с выполнением рабочих задач — например, трансфер до места встречи или оформление пропусков.
Налогообложение и бухгалтерский учёт командировок
Расходы на проезд, проживание, суточные и другие подтверждённые траты включают в расходы компании. Это уменьшает налог на прибыль или УСН «Доходы минус расходы» при наличии документов: билетов, чеков, счетов за проживание, подтверждений оплаты трансфера и авансового отчёта.
Бухгалтерия принимает расходы, если выполняются два условия:
- трата связана с выполнением служебного задания;
- у сотрудника есть документ, подтверждающий оплату.
Суточные выплачивают за каждый день командировки. Они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах установленных норм:
- до 700 руб. в день — при поездках по России;
- до 2500 руб. день — при зарубежных поездках.
Если компания устанавливает суточные выше, сумма превышения облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Отражение командировки в учёте. Командировка должна быть зафиксирована в кадровом и бухгалтерском учёте.
В табеле учёта рабочего времени дни командировки отмечают отдельным кодом — «К» или «06». Дни в поездке считаются рабочими днями и включается в график сотрудника.
В бухгалтерском учёте командировочные расходы отражают как затраты компании по счетам расходов и расчётам с подотчётными лицами.
Как работают электронные командировки в 2026
При электронном документообороте компания оформляет в цифровом виде весь комплект документов по командировке:
- приказ о направлении;
- служебное задание (если используется);
- авансовый отчёт;
- итоговый отчёт о выполнении задач.
Для юридической силы электронных документов это прописывают во внутреннем положении о командировках.
Переход на электронный формат не уменьшает количество подтверждающих документов — их прикладывают в цифровом виде:
- сканы билетов и посадочных талонов;
- чеки за такси и трансфер;
- гостиничные счета и подтверждения брони;
- счета и квитанции за другие расходы.
Файлы размещают в системе электронного документооборота или корпоративном архиве.
Что будет за нарушение правил по направлению сотрудников в командировку
За нарушения при начислении и выплате командировочных предусмотрены штрафы по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ:
- для организаций — 30-50 тыс. руб.;
- для должностных лиц — 10-20 тыс. руб.
При повторном нарушении (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для организаций — 50-100 тыс. руб.;
- для должностных лиц — до 30 тыс. руб. или дисквалификация до 3 лет.
Если налоговая не признает расходы из-за неправильного оформления командировки, компании доначисляют налог на прибыль, УСН, НДФЛ и страховые взносы.
Как сделать командировку прозрачной и безопасной
- Внутреннее положение о командировках. Утвердите документ, который определяет порядок командировок: кого направлять, компенсируемые расходы, нормы суточных, перечень документов и сроки отчётности.
- Чек-лист перед поездкой. Соблюдайте последовательность действий: заявка, служебное задание, приказ, выдача аванса и суточных, сбор документов после возвращения.
- Хранение документов. Сотрудник передаёт билеты, посадочные талоны, чеки, гостиничные счета, акты и отчёты. Храните документы в архиве или системе электронного документооборота — так проще подтвердить расходы при проверках.
- Инструкции для сотрудников. Подготовьте памятку с допустимыми расходами, списком документов и сроками сдачи отчёта. Это снижает количество ошибок и ускоряет закрытие командировок.
- Внутренний аудит расчётов. Периодически проверяйте подтверждение расходов, корректность выплат и полноту документов. Это позволяет вовремя выявлять ошибки и улучшать процесс. Своевременно выявляйте сотрудников, которые невовремя сдают отчёты.
