Командировка — это зона повышенного внимания налоговой и трудовой инспекции. Один расплывчатый приказ или отсутствие согласия сотрудника — и расходы превращаются в доход с налогами. Рассказываем, кто и как должен оформлять поездки, какие формулировки использовать и как избежать типовых ошибок в 2026 году.
Важно запомнить
- Командировка — это когда сотрудник временно едет по рабочему заданию.
- Сейчас даты поездки подтверждают билетами и посадочными талонами. Дополнительные расходы принимают только если их заранее или сразу согласовали письменно.
- Командировки бывают только у сотрудников по трудовому договору. ИП и подрядчиков по ГПХ нельзя отправлять в служебные поездки. Выплаты им считаются компенсацией расходов, а не суточными.
- Командировка оформляется приказом. Отсутствие приказ усложнит признание расходов на билеты, гостиницу, суточные, и есть риск доначисления налогов Кроме того, за отсутствие приказа на командировку могут применить административную ответственность к организации или ИПю
- Есть сотрудники, которых нельзя отправлять в поездки или можно только с их письменного согласия — беременные, родители маленьких детей, сотрудники с инвалидностью и другие.
- Удалённого сотрудника можно отправить в командировку, если его поездка - в другой регион, отличный от того, где он постоянно трудится
- Большинство проблем возникает из-за документов: размытая цель поездки, ошибки в датах, отсутствие согласий и чеков.
Законодательные нормы о командировках
Командировка — это когда сотрудника отправляют в другую местность по рабочему заданию и на заранее определённый срок. Такое определение закреплено в ст. 166 ТК РФ.
Здесь важны две вещи: поездка должна быть временной и связанной с работой. Человека отправляют, чтобы провести переговоры, установить оборудование, поучаствовать в выставке или решить другую задачу бизнеса. Если сотрудника фактически переводят работать в другой город на неопределённый срок, это уже не командировка, а перевод.
Правила оформления командировок закреплены в постановлении Правительства от 16.04.2025 № 501. В документе собраны требования к документам, срокам и расходам. Постановление №501 вступило в силу 01.09.2025 на смену предыдущему Постановлению №749. Существенно новый документ не отличается от старого, внесённые изменения носят технический характер.
Основной акцент на следующих моментах:
- приказ на командировку — по-прежнему основной и обязательный документ;
- командировка — это любая рабочая поездка вне места постоянной работы (в том числе, в офис компании, если он расположен в другом населённом пункте);
- утверждено понятие проездных документов (билеты, чеки, квитанции и др.), которыми подтверждается перемещение сотрудника;
- организация сама определяет виды расходов, компенсируемых работнику. Дополнительные расходы могут быть оплачены работнику не только с письменного разрешения, но и с ведома руководителя.
Все расходы по командировке учитывают для налогов. Суточные, проезд и проживание принимают только, если поездка связана с работой и подтверждена документами. Если в приказе написано что-то расплывчатое вроде «деловые вопросы», налоговая может не признать такие расходы.
С 2026 г. в командировочные расходы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, включили медицинскую страховку для заграничных поездок. Если компания оплачивает сотруднику полис ДМС для такой командировки, с этой суммы не удерживают налог.
Что не считается командировкой
Не каждая рабочая поездка — это командировка. Если ошибиться в оформлении, возникнут проблемы с сотрудниками и налоговой. Ниже три ситуации, которые чаще всего путают с командировками.
Разъездная работа. Если человек по работе постоянно ездит — курьер, водитель, торговый представитель, сервисный мастер — для него поездки являются частью обычной работы. Его рабочее место — не офис, а маршрут.
В таких случаях оформляют разъездной характер работы. Это прописывают в трудовом договоре или допсоглашении. Там же указывают, как компенсируются поездки: фиксированной суммой в месяц или возмещением расходов на бензин, проезд и платные дороги. Эти выплаты считаются частью зарплаты, с них платят налоги и взносы.
В НК РФ есть понятие суточных для разъездного характера работы. Это безотчётные суммы, которые выплачиваются работнику в рамках разъездного формата. Необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами лимит - 700 руб. по России и 3500 руб. за рубежом. Но это не те суточные, которые применяются при командировках.
Поездки по договорам ГПХ и у ИП. Командировки бывают только у работников по трудовому договору. У подрядчиков по ГПХ и у индивидуальных предпринимателей командировок нет.
Если исполнителю по договору нужно поехать в другой город, в договоре просто прописывают возмещение расходов на билеты и проживание по документам. Используют формулировки «компенсация расходов», а не «суточные» и не «командировка».
Если в договоре с самозанятым фрилансером написать про суточные, налоговая может признать его сотрудником и доначислить взносы и штрафы.
ИП тоже не может отправить сам себя в командировку. Любые «суточные» для него — это личные расходы, которые не уменьшают налог.
Кто подписывает приказ о командировке
Приказ о командировке подписывает руководитель компании. Это человек, который указан в ЕГРЮЛ как директор и имеет право действовать от имени фирмы без доверенности.
В больших компаниях это право иногда передают другим руководителям — например, директору филиала или HR-директору. Но такое право должно быть оформлено документально: в уставе, в доверенности или в приказе о распределении полномочий. Без этого их подпись по приказу не считается действительной.
После подписания с приказом знакомят сотрудника. Он расписывается, что знает, куда едет, на какой срок и с какой целью. Эта подпись подтверждает, что работник получил информацию о поездке.
Если сотрудник отказывается подписывать приказ, поездка считается несогласованной. Отказ фиксируют отдельным актом с подписями двух свидетелей.
Когда в командировку едет сам директор, он не может подписать приказ сам себе. В этом случае его отправляют в поездку владельцы компании или совет директоров.
Если есть совет директоров, документ подписывает его председатель. Если директор — единственный владелец ООО, он оформляет решение единственного участника о своей командировке вместо приказа.
Обязательно ли оформлять приказ о командировке
Сотрудника отправляют в командировку только по письменному приказу работодателя. Этот документ показывает, что поездка связана с работой, а не с личными делами.
В приказе указывают, куда едет сотрудник, на какой срок и с какой задачей. По нему бухгалтерия выплачивает средний заработок, суточные и возмещает расходы на дорогу и жильё. Если приказа нет, налоговая не примет эти расходы. Билеты, гостиница и суточные не уменьшат налог.
Выплаты сотруднику посчитают его доходом. С этих сумм придётся заплатить НДФЛ и страховые взносы.
Кроме того, за отсутствие приказа могут оштрафовать по КоАП (ст.5.27): компанию — на 30-50 тыс. руб., руководителя или ИП — на 1-5 тыс.
Кого нельзя отправлять в командировку
Не каждого сотрудника можно отправить в служебную поездку. Для одних действует полный запрет, для других поездка возможна только по их согласию.
| Категория | Можно ли отправлять | Условия и пояснения |
|---|---|---|
| Беременные женщины | ⛔ Нельзя | Полный запрет. Срок беременности и характер работы не имеют значения |
| Сотрудники до 18 лет | Запрет действует всегда, кроме спортсменов и творческих работников (актеры, музыканты и т. п.), если поездка связана с выступлениями или сборами | |
| Женщины с детьми до 3 лет | ⚠️ Только с письменного согласия | Работодатель обязан выдать уведомление с датами, местом и целью поездки. Сотрудница либо соглашается, либо отказывается |
| Сотрудники с инвалидностью | Поездка возможна, если она не противоречит медицинским рекомендациям | |
| Одинокие родители с ребёнком до 14 лет или ребёнком-инвалидом | Согласие оформляют письменно после получения уведомления о командировке | |
| Работники, ухаживающие за больным родственником | Нужна справка врача, подтверждающая уход, и письменное согласие на поездку | |
| Члены семей военнослужащих | Командировка возможна только после письменного согласия работника | |
| Сотрудники на обучении по ученическому договору | ⚠️ Ограниченно | Допустимы только поездки, связанные с обучением. Направление по обычным рабочим задачам нарушает условия договора |
Можно ли отправлять в командировку дистанционного сотрудника
Удалённый сотрудник — такой же работник, как и офисный. Его тоже можно отправлять в командировки. Всё зависит от того, что указано в трудовом договоре как место работы.
У дистанционщика местом работы считается адрес, который прописан в договоре: квартира, домашний офис или коворкинг. Если человека отправляют из этого места в другой город по рабочей задаче, такая поездка считается командировкой.
Например, в договоре указано, что сотрудник работает из Казани. Компания вызывает его на несколько дней в московский офис. Поездка из Казани в Москву — это командировка со всеми выплатами.
Если в договоре написано что-то общее вроде «работает удалённо по всей России», поездку в офис сложно признать командировкой. В таком случае суточные и компенсации могут не принять при проверке.
Когда поездка оформляется как командировка, действуют обычные правила: издают приказ, сохраняют средний заработок, оплачивают билеты и гостиницу и платят суточные за все дни, включая дорогу.
Если удалённый сотрудник живёт в том же городе, что и офис, поездка на встречу внутри города командировкой не считается. За неё не платят суточные, но можно возместить фактические расходы — например, такси или проезд.
Как оформить приказ: пошаговая инструкция
Чтобы оформить приказ, нужно проверить сотрудника на возможность отправки в командировку, собрать информацию и заполнить бланк. А после подписания не забыть зарегистрировать документ и отправить на длительное хранение.
Подготовить данные о сотруднике и командировке
Перед оформлением поездки сначала проверяют, можно ли отправлять этого сотрудника в командировку. Для некоторых работников действуют запреты или требуется их согласие — подробнее об этом рассказали в разделе «Кого нельзя отправлять в командировку».
Дальше определяют параметры поездки. Эти данные попадут в приказ и по ним бухгалтерия будет считать выплаты:
- цель поездки;
- куда едет сотрудник;
- на какие даты;
- кто оплачивает поездку;
- на каком основании оформляют поездку.
Составить текст приказа
Приказ должен быть чётким, чтобы было понятно: кто едет, куда, зачем и на сколько дней. Чтобы избежать разночтений и размытых формулировок, ориентируйтесь на примеры:
| Пункт | Пояснение | Пример |
|---|---|---|
| Название компании | Полное наименование | ООО «Вектор Технолоджи» |
| Кто едет | Фамилия, имя, должность и отдел | Петров Иван Сергеевич, ведущий инженер отдела разработки |
| Зачем едет | Описание конкретной задачи | Подписание договора с ООО «Вектор» или настройка оборудования у клиента |
| Куда едет | Город и организация или объект | г. Екатеринбург, ООО «Вектор», ул. Ленина, 15 |
| На какие даты | День выезда и возвращения | С 15 по 17 октября 2026 года |
Если в компании принято, в приказ добавляют и другие детали — например, что сотрудник летит самолётом эконом-классом или что поездку оплачивает заказчик по договору.
В срок командировки входит и дорога до вокзала или аэропорта, если они находятся за пределами города. Если сотрудник выехал днём, чтобы успеть на вечерний или ночной рейс, этот день считается началом командировки.
Когда сотрудника отправляют в другой город без ночёвки, в приказе или служебной записке указывают, почему он возвращается в тот же день. Обычно пишут, что расстояние небольшое, транспорт ходит регулярно и работу можно выполнить за один день.
Согласовать и подписать
В некоторых компаниях приказ о командировке сначала проходит внутреннее согласование. Руководитель отдела подтверждает, что поездка нужна для работы. Бухгалтерия или финансовый отдел смотрит, есть ли на неё деньги. Если поездка сложная — например, за границу — документ может проверить юрист.
После этого приказ подписывает руководитель компании или другой человек, которому дали такое право. Чаще всего это генеральный директор. Иногда — директор филиала или исполнительный директор, если это прописано в уставе или доверенности. Подпись обычного начальника отдела здесь не подходит.
С момента подписи приказ начинает действовать. По нему бухгалтерия готовит деньги на поездку, а кадровики оформляют документы.
Перед отъездом сотрудника знакомят с приказом. Он ставит подпись и дату, что знает, куда и на сколько едет. Эту подпись ставят в самом приказе или в журнале ознакомления.
Зарегистрировать и хранить
После того как приказ подписан, его регистрируют. Для этого в журнале кадровых приказов указывают номер, дату, кого и куда отправили. Порядок нумерации определяют по-своему, но обычно по порядку за год. Например: «№ 156-к от 15.10.2026».
Потом копии приказа передают тем, кому он нужен для работы:
- Бухгалтерии — чтобы выдать деньги на поездку и потом начислить зарплату и суточные.
- Руководителю отдела — чтобы спланировать работу без сотрудника.
- Самому сотруднику — чтобы у него были под рукой даты и цель поездки.
Оригинал приказа подшивают в личное дело сотрудника. Хранят такие приказы не меньше пяти лет после увольнения работника. Если человек работал во вредных или опасных условиях, его личное дело и приказы по нему держат до 75 лет.
Типовые ошибки при оформлении
Большинство проблем с командировками возникает не из-за хитростей, а из-за неточных формулировок и документов. Разберём ошибки, из-за которых компании чаще всего теряют деньги.
Размытая цель в приказе. Если в приказе написано «рабочие вопросы» или «деловые переговоры», налоговая не понимает, зачем была поездка. В результате билеты, гостиницу и суточные не принимают в расходах, а выплаченные деньги считают доходом сотрудника с налогами.
В приказе указывают конкретную цель: «подписание договора с ООО Вектор», «настройка оборудования у клиента», «участие в выставке для переговоров с партнёрами» или подобное.
Поездка без согласия «защищённых» сотрудников. Родителей маленьких детей, сотрудников с инвалидностью и некоторых других можно отправлять только с их письменного согласия. Если его нет, инспекция по труду выпишет штраф, а сотрудник сможет оспорить поездку.
Устное «я не против» здесь не работает — нужно заявление или подпись под уведомлением.
Неправильные даты поездки. Частая ошибка — не учитывать дорогу до далекого вокзала или аэропорта. Если сотрудник выехал днём, чтобы успеть на вечерний рейс, этот день уже считается началом командировки и за него положены суточные. Если это не учесть, неправильно рассчитаете выплату.
Нет правил по командировкам. Когда в компании нет положения о командировках, каждый руководитель решает по-своему: одному платят 1000 руб. в день, другому — 3000. Бухгалтерия не понимает, что компенсировать, а сотрудники высказывают недовольства.
В таких правилах обычно фиксируют размеры суточных, какие расходы оплачивают и в каких пределах.
Путаница с разъездной работой. Курьеры, водители и торговые представители не ездят в командировки — они так работают. Если им платить суточные, налоговая уберёт эти суммы из расходов и увеличит налог.
Для них в договоре указывают разъездной характер работы и платят компенсацию за поездки.
Устные договорённости о дополнительных тратах. Расходы без документов налоговая не принимает. Если сотрудник взял такси или купил билет без письменного согласия руководителя и чека, эти деньги признают его доходом.
Непредвиденные траты согласовывают письменно — по почте или в мессенджере — и подтверждают чеками.
Часто задаваемые вопросы
В приказе нужно прямо написать, зачем сотрудник едет в командировку. Не используют общие слова вроде «по рабочим вопросам». Пишут конкретно: «подписание договора с ООО Вектор», «настройка оборудования у клиента», «поездка на выставку для переговоров с поставщиками» и подобное. По формулировке должно быть понятно, какую задачу решал сотрудник и с кем или с чем она связана.
Подходят любые документы, из которых видно, что поездка была по работе: договор или его проект, служебная записка, приглашение на встречу, письмо от клиента, переписка о монтаже или запуске работ. Их прикладывают к приказу и авансовому отчёту. По ним проверяющие видят, что поездка была связана с деятельностью компании.
Если в поездке задача изменилась — например, вместо подписания договора пришлось настраивать оборудование — это фиксируют письменно. Руководитель оформляет записку или согласование с новой целью и причиной. Этот документ прикладывают к приказу и авансовому отчёту.
