Новая форма отчёта ЕФС-1 с 2023 года: образец бланка и срок сдачи

Новая форма отчёта ЕФС-1 с 2023 года: образец бланка и срок сдачи

Правительство РФ оптимизировало систему страхования: ПФР и ФСС влились в одну структуру — Социальный фонд России (СФР). Он начал работать с 1 января 2023 года. Грядут большие перемены для всех страхователей: несколько основных форм сведений, которые сдавались по отдельности, объединились в один отчёт ЕФС-1. Давайте разберёмся, что он из себя представляет и как его заполнять.

Кому нужно сдавать отчёт ЕФС-1

Все страхователи, у которых в отчётном периоде:

  • заключены договоры найма и оказания услуг с физлицами;
  • проходят начисления обязательных взносов за сотрудников и исполнителей,

должны заполнять новый бланк отчётности — «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)». ЕФС расшифровывается как Единая форма сведений.

Состав отчёта ЕФС-1

Форма разработана для получения информации о:

  1. персональных данных застрахованных лиц;
  2. начисленных и уплаченных взносах на травматизм.

Он заменяет собой формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-З и 4-ФСС. Бланк утверждён Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 №245п, и состоит из титульного листа и двух разделов с подразделами.

Структура бланка отчёта ЕФС-1 Структура бланка отчёта ЕФС-1

В связи стем, что ЕФС-1 заменяет многие отчёты, заполнять его нужно по разным основаниям. Мы собрали информацию о необходимых сведениях и их включении в разделы ЕФС-1 для определённых случаев.

Сведения Заменённый отчёт ТЛ Р1 ПР 1 ПР 1.1 ПР 1.2 ПР 1.3 ПР 2 ПР 3 Р2 ПР 2.1 ПР 2.1.1 ПР 2.2 ПР 2.3
Кадровые события СЗВ-ТД + + + + +
Стаж работников СЗВ-СТАЖ + + + + +
Зарплата бюджетников СИоЗП + + + +
Доп.взносы по накопительной пенсии ДСВ-3 + +
Страховые взносы по травматизму 4-ФСС + + + + + +

ТЛ — титульный лист, Р1 и Р2 — разделы 1 и 2, П1 - П3, ПР1.1 — ПР1.3, ПР2.1 — ПР2.3 — подразделы первого и второго разделов.

Образец бланка отчёта ЕФС-1

Вот так выглядит форма отчёта согласно Постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 №245п:

Образец бланка отчёта ЕФС-1 (1) Образец бланка отчёта ЕФС-1 (1)

Образец бланка отчёта ЕФС-1 (2) Образец бланка отчёта ЕФС-1 (2)

Образец бланка отчёта ЕФС-1 (3) Образец бланка отчёта ЕФС-1 (3)

Образец бланка отчёта ЕФС-1 (4) Образец бланка отчёта ЕФС-1 (4)

Образец бланка отчёта ЕФС-1 (5) Образец бланка отчёта ЕФС-1 (5)

Образец бланка отчёта ЕФС-1 (6) Образец бланка отчёта ЕФС-1 (6)

В качестве примера предлагаем образец заполненного отчёта ЕФС-1 по заключенному договору оказания услуг. В этом случае оформляется титульный лист и подраздел 1 раздела 1):

Образец заполненного отчёта ЕФС-1 Образец заполненного отчёта ЕФС-1

Образец заполненного отчёта ЕФС-1 (2) Образец заполненного отчёта ЕФС-1 (2)

Обратите внимание на появление нового показателя в подразделе 1 раздела 1 — кодов категории застрахованного лица (ЗЛ). Предлагаем их расшифровку:

Код ЗЛ Категория ЗЛ
ГРФ граждане РФ
ВЖИГ иностранцы или лица без гражданства (апатриды), временно проживающие в РФ
ПЖИГ иностранцы или апатриды, постоянно проживающие в РФ
ВПИГ иностранцы или апатриды, временно пребывающие в РФ
ВКС иностранцы — высококвалифицированные специалисты

Порядок и сроки сдачи отчёта ЕФС-1

У этого отчёта нет единого срока сдачи. Он будет различаться в зависимости от причины его заполнения. У каждого подраздела свои периоды отчётности. Заполняются только необходимые разделы, пустые бланки не подаются. Ориентируемся на требования по сдаче отменённых отчётов, они примерно те же самые.

Так, при наступлении некоторых кадровых событий (приёма, увольнения), сдавать отчёт нужно не позже рабочего дня, следующего за днём подписания приказа (такой же срок был и у отчёта СЗВ-ТД).

С 2023 года по договорам подряда, авторского заказа, отчуждения исключительных прав на произведения, издательским лицензионным договорам, на предоставление права пользования произведений нужно обязательно начислять страховые взносы по временной нетрудоспособности и материнству (ВНиМ).

В связи с этим, ввели дополнительное основание для оформления ЕФС-1 — заключение или прекращение договоров подряда с физлицами. Отправлять по ним информацию нужно не позднее следующего рабочего дня после подписания.

Информацию по другим типам договоров подряда включать в отчёт не нужно, если выплаты страховых взносов на ВНиМ ими не предусмотрены.

  • По всем остальным кадровым событиям (перевод, переход на электронную ТК, переименование, реорганизация, и т.д.) ЕФС-1 сдаётся не позднее 25 числа следующего за событием месяца. Если событий нет, ЕФС-1 отправлять не нужно.
  • Сведения о стаже (подраздел 2 раздела 1 и подраздел 2 раздела 1) подаются по итогам года — до 25 января следующего года.
  • Информацию о дополнительных взносах по накопительной пенсии (подраздел 3 раздела 1) сдают ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом. Если доп взносов нет, подавать ЕФС-1 не нужно.
  • Сведения о начислении взносов на травматизм подаются в те же сроки — до 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января.

Форма подачи отчёта бумажная или электронная. Если число застрахованных лиц не превышает 10 человек, можно выбрать любой из вариантов, если их 11 и больше — только электронно. Различий по срокам сдачи электронных и бумажных версий больше нет. Получателем отчёта ЕФС-1 будет СФР.

Все старые отчёты (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС) продолжают действовать по итоговым данным года, 4 квартала или декабря 2022 года, несмотря на то что сроки их сдачи наступают после 1 января 2023 года. Сдать их нужно:

  • СЗВ-М за декабрь — до 16.01.2023;
  • СЗВ-ТД по кадровым событиям за декабрь — до 16.01.2023;
  • ДСВ-3 за 4 квартал — до 20.01.2023;
  • 4-ФСС за 2022 год — до 20.01.2023 или 25.01.2023 (в зависимости от способа подачи);
  • СЗВ-СТАЖ — до 01.03.2023.

А вот данные за январь 2023 года и позднее, нужно сдавать уже по новой форме ЕФС-1.

Ответственность за ошибки в отчёте ЕФС-1

Суммы штрафов и наказаний за ошибочно или не вовремя сданный отчёт не поменялись:

  • 500 рублей за каждое застрахованное лицо в случае подачи недостоверных сведений о нём (или при опоздании с отправкой сведений);
  • 1000 рублей за нарушение способа отправки отчёта — когда вместо обязательного электронного был сдан бумажный вариант;
  • 5% от начислений по страховым взносам на травматизм за каждый полный или неполный месяц просрочки. Но не менее 1000 рублей и не более 30% в совокупности.

С 2023 года предусмотрены послабления для страхователей. Штрафа не будет, если:

  • ошибки обнаружены самостоятельно и отправлены корректирующие данные;
  • получено уведомление от СФР и в течение 5 рабочих дней сдан уточнённый расчёт.

Как мы видим, изменения в отчётности предстоят серьёзные, нужно подготовиться к их оформлению основательно.

В избранное