С 2023 года трудовые книжки (ТК) будут оформлять по новым бланкам. Рассказываем, как работать с трудовыми книжками нового, актуального образца.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек
С начала 2021 года многие работают по цифровым трудовым книжкам. Все сведения теперь передаются работодателями в Пенсионный фонд электронно.
Сейчас электронные книжки заводят:
- работникам, которые устроились впервые на официальную работу — им по умолчанию оформляют только цифровые ТК;
- работникам, которые до конца 2020 года написали заявление об отказе от электронной ТК.
Сотрудников с цифровыми книжками нововведения не коснутся. Как и тех, кто продолжает работать по бумажным ТК: эта форма документа бессрочна и продолжит действовать и в следующем году.
Новые нормы актуальны только для бумажных бланков. Их нужно учитывать в двух случаях:
- если нужно завести дубликат книжки, потому что сотрудник потерял или испортил старую;
- при заполнении вкладыша, если в действующей книжке исчерпаются свободные листы.
Сейчас дубликаты и вкладыши оформляют по правилам, описанным в постановлении Правительства №225 и Приказе Минтруда №69. Они будут действовать до конца 2022 года.
С 01.01.2023 эти документы будут отменены, а им на замену придет порядок, описанный в Приказе Минтруда №320.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Само содержание в обоих случаях останется таким же, как и в этом году. Если в книжку добавляют несколько вкладышей, нужно проштамповать каждый из них с указанием номера и серии ТК. Когда на титульнике кончится пространство для штампов, продолжить можно на первом вкладыше.
Учет книжек и вкладышей в 2023 продолжается, как и сейчас. Формы учетных документов можно разработать самостоятельно. Пломбировать их и ставить сургучную печать не нужно. Листы учетных книг и журналов необходимо пронумеровать и прошнуровать. На каждом должна стоять подпись работодателя.
Учетные книги, которые вели раньше по установленным Министерством труда формам, можно не менять.
Новый порядок оформления трудовых книжек
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Сведения о сотруднике на титульном листе
В ТК отражают сведения о законченном образовании любого уровня: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д. Информацию о неоконченном образовании не нужно указывать на титульных листах.
Как и раньше, копии дипломов и аттестатов для внесения в книжку не подойдут. Сотрудник обязан предъявить оригиналы.
Информация о переводе сотрудника
Сейчас информацию о переводе нужно отразить в книжке в течение 7 дней. В следующем году этот срок уменьшится до пяти дней.
Изменятся правила для случаев, когда сотрудник переводился временно, а в итоге полностью сменил место работы на новое. Записи об этом добавляются так:
- в первую графу вписывают номер записи;
- во второй указывают день, когда сотрудник по факту приступил к работе на новом месте;
- в третью вносят информацию о структурном подразделении, куда перевели сотрудника, указывают новую должность, его специальность и квалификацию;
- реквизиты документов, согласно которым сотрудника перевели на новое место, а затем оставили там работать на постоянку.
Информация о совместительстве
Как и сейчас, сведения о совместительстве в книжку вносит основной работодатель. Но если сотрудник ушел с основной работы, и ему после этого понадобилась запись о совместительстве в ТК, он вправе попросить об этом руководство, на которое работал по совместительству.
Со следующего года сведения о приеме и увольнении совместителя можно вносить в книжку:
- по хронологии;
- объединяя записи о приеме и увольнении в блоки, чтобы отражать их после каждого увольнения.
Даже если сотрудник сначала устроился по совместительству, а потом — на основную работу, информацию об этом нужно отразить в ТК.
Сведения об увольнении
В следующем году информацию об увольнении сотрудника нужно отражать так:
- запись оформляют с подробными ссылками на Трудовой кодекс: со статьями, частями, пунктами и подпунктами;
- при переводе работника на новое место указывают, что он переводится по согласию или собственному желанию, и вносят наименование организации нового работодателя;
- саму запись формулируют точно так же, как это указано в Трудовом кодексе.
Рядом с записью ставят подпись руководителя или сотрудника, который отвечает за ведение книжек, и печать, если она есть.
Ведение книжки дистанционного сотрудника
Если сотрудник работает дистанционно, записи в его ТК вносят по его инициативе. Передать сведения он может электронно или по почте с отслеживанием письма.
Сведения о награждении работника
Перечень награждений и поощрений, которые в следующем году нужно вносить в трудовую, дополнили. Кроме нынешних сведений будут указывать:
- награды, выданные Правительством или Президентом;
- награждения региональных и федеральных органов исполнительной власти;
- награды от органов местного самоуправления и профсоюзов, если они выданы другим членам профсоюза.
Подпись сотрудника в трудовой книжке
В трудовой книжке образца 2023 года сотрудники должны расписываться только на титульном листе. Подписывать остальные записи не надо.
Сведения о переименовании компании
Сейчас в книжка пишут, что компания с одним названием поменяла его на другое с определенной даты. По новому порядку это нужно делать так:
- указать в третьей графе, с какого и на какое название произошла замена;
- в четвертую графу вписать документ, послуживший основанием для переименования.
Переход на электронную книжку
Если сотрудник подал заявление о переходе на другой формат ведения ТК, это также нужно отразить в бумажной версии. Сделать это нужно так:
- проставить в первой графе порядковый номер;
- во второй указать дату, когда работнику выдали бумажную ТК;
- в третьей отразить факт подачи заявления о предоставлении сведений в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ;
- в четвертой указать основание — заявление с датой и номером регистрации.
Бумажную ТК работнику должны выдать максимум через три дня после того, как он подал заявление.
Итоги: новые трудовые книжки с 2023 года
- Оформлять бумажные трудовые в следующем году будут по-другому. Изменения коснутся только тех, кому нужно заменить ТК или вклеить новый вкладыш. Старые книжки, которые сотрудники продолжают вести, специально менять не нужно.
- Общее содержание бланков останется таким же, как в нынешнем году. Изменится количество разворотов, а на титульном листе появится отметка о печати — ее нужно проставлять, если она есть.
- Учет ТК по-прежнему ведется, но не по унифицированным учетным книгам. Кроме того, их не нужно пломбировать и закреплять сургучной печатью.
- Отдельные записи нужно будет оформлять так же по новым нормам. Подробно все изменения можно посмотреть в Приказе Министерства труда №320.
