Налоговый учет 29 сентября’23

Как уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму представительских расходов

В Налоговом кодексе нет подробного перечня представительских расходов. Из-за этого есть риск провести по этой статье лишнее и получить проблемы с налоговой. Или наоборот — не включить то, что можно, и переплатить в бюджет. В статье рассказываем, что включить в представительские траты и как их оформить, чтобы налоговики не придирались.

Когда представительские расходы уменьшают налоговую базу

Представительские расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. В налоговом учёте они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Значит, их нужно фиксировать компаниям и ИП на общем режиме налогообложения.

На упрощёнке траты на представительские мероприятия не учитываются. В закрытом перечне допустимых расходов их нет (п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Что относится к представительским расходам в налоговом учёте

В п. 2 ст. 264 НК РФ перечислены четыре вида представительских трат:

  • проведение официального приёма — завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия;
  • доставка участников к месту встречи и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • услуги внештатных переводчиков.

Там же сказано, что в представительские расходы не включаются:

  • организация отдыха и развлечений;
  • профилактика и лечение заболеваний участников мероприятия.

В формулировках НК мало конкретики. По ним нельзя понять, можно ли списать на расходы обед в дорогом ресторане, допустимо ли включать в траты алкоголь и украшение места встречи цветами. Поэтому к п. 2 ст. 264 НК РФ Минфин и ФНС периодически выпускают письма с разъяснениями. А ещё ответы на вопросы о составе представительских расходов есть в судебной практике.

Мы обобщили главные моменты из писем и судебных решений по представительским расходам в налоговом учете.

Питание, алкоголь, сигареты

В налоговые расходы можно включить:

  • завтраки и обеды в дорогих ресторанах;
  • стоимость купленных продуктов для организации питания;
  • алкогольные напитки, кальян и сигареты по чекам из ресторана, где прошла встреча.

Подтверждение — письма Минфина:

от 21.09.2020 № 03-03-07/82582; от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120; от 21.10.2014 № 03-03-06/1/53004.

В то же время, по мнению чиновников нельзя относить на расходы чай, кофе, конфеты, печенье для гостей, которые ожидают начала встречи — письмо Минфина от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327.

Посуда

Одноразовую посуду включайте в представительские расходы, а многоразовую относите на материальные затраты. По одноразовой посуде есть руководство от налоговиков в письме УФНС России по Москве от 06.10.2006 № 20-12/89121.2.

Дата покупки и количество пластмассовых тарелок и стаканчиков должны увязываться с количеством гостей и временем проведения мероприятия.

Проезд и проживание

К представительским расходам не относятся траты на проезд и проживание участников встречи. Добираться и снимать жильё партнёры должны за счёт своей компании или за свои деньги. Чиновники обосновывают это в письмах:

А вот услуги такси или аренда авто для доставки бизнес-партнёров от гостиницы до места встречи и обратно включаются в представительские траты — п. 2 ст. 264 НК РФ. А ещё заметим: гостиница и место встречи должны находится в одном населённом пункте.

Оформление места встречи

Цветы, шарики, бантики и прочие украшательства места встречи опасно включать в представительские расходы. Чиновники высказываются однозначно против этого в письмах:

Но есть несколько судебных решений, в которых судьи посчитали, что цветы создают доброжелательную обстановку и улучшают имидж принимающей стороны. Однако, все они приняты почти 20 лет назад:

  • постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11.05.2006 № Ф04-2610/2006(22165-А46-40);
  • постановление ФАС Северо-Западного округа от 03.11.2005 № А56-9369/2005;
  • постановление ФАС Поволжского округа от 01.02.2005 № А57-1209/04-16.

Сувениры, дипломы, подарки

С подарками тоже всё непросто. Есть письма от налоговиков, по которым подарки гостям во время официального приёма можно включить в представительские расходы:

А есть письма Минфина о прямо противоположном:

Эксперты советуют поступать так. Подарки конкретным участникам бизнес-мероприятия признавайте в представительских тратах. А те, что вручите неопределенному кругу действующих и потенциальных клиентов, например, на конференции или выставке, относите на рекламные расходы (пп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК РФ).

Какими документами оформить представительские расходы

В нормативных документах нет конкретного перечня документов для обоснования представительских трат. А в письме Минфина от 18.02.2021 № 03-03-06/1/11266 говорится, что налогоплательщик не ограничен в выборе подтверждающих документов. Главное, чтобы это была правильно оформленная первичка.

Обычно представительские расходы фиксируют в таких документах.

Приказ о проведении встречи. В нём напишите:

  • какова цель мероприятия;
  • когда и где оно состоится;
  • с какими сотрудниками какой компании планируете встретиться;
  • кто из ваших работников курирует мероприятие, в том числе отвечает за составление программы и документов по его завершении.

Программа деловой встречи. Здесь распишите мероприятие по датам и часам, например, так:

  • 10.00–10.30 — встреча бизнес-партнёров в аэропорту, доставка в офис ООО «ПромТех»;
  • 10.30–11.30 — экскурсия по производственным цехам, показ продукции;
  • 11.30–13.00 — обед, вручение сувениров с символикой ООО «ПромТех»;
  • 13.00–15.00 — переговоры о заключении договора поставки;
  • 15.00–15.30 — перерыв;
  • 15.30–17.00 — подведение итогов по переговорам, подписание соглашения о сотрудничестве, назначение даты для утверждения условий и подписания договора поставки;
  • 20.00–20.30 — доставка бизнес-партнёров в аэропорт.

Смета расходов. Перечислите составляющие трат и укажите их ожидаемую стоимость. Обязательно добавьте конкретику, чтобы не казалось, что цифры взяты с потолка. Например, для расходов на питание укажите название и местонахождение ресторана и количество обедающих, а для трат на такси — агрегатора, услугами которого воспользуетесь.

Будет идеально, если приложите к смете распечатки прайсов или скриншотов из приложений, где примерно обсчитывали стоимость встречи.

Отчёт о проведенном мероприятии. Составьте его по итогам встречи. Распишите, как всё прошло:

  • в какой день и время встречались с партнёрами;
  • кто присутствовал от принимающей и приглашённой сторон;
  • какой была программа встречи;
  • сколько денег потратили;
  • каким оказался результат переговоров.

Результатом может быть, например, заключение договора с новым покупателем, плановые продажи по которому составят 100 млн руб. в год.

Если договориться о партнёрстве не вышло, то отмечайте и этот момент. Заодно напишите, почему заключить договор не получилось и как собираетесь решить возникшие сложности. Допустим:

  • всплыли проблемы с логистикой или хранением продукции на стороне потенциального партнера;
  • ваша компания в ближайшие три месяца отыщет альтернативный способ доставки, а партнёр арендует склады с нужными температурными условиями.

Даже если положительного результата нет, всё равно признавайте представительские расходы в налоговом учете. Минфин разрешил это в письме от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897.

Акт об осуществлении представительских расходов. Обобщите в нём фактические суммы представительских расходов по видам: питание, доставка участников до места встречи, сувениры и т.д. По сути это та же смета, только не с плановыми, а с фактическими цифрами.

Авансовый отчёт. Это обязательный документ, потому что представительские расходы признаются на дату его утверждения (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК).

Приложите к нему документы, которые подтвердят денежные траты:

  • кассовые чеки;
  • квитанции банкоматов;
  • бланки строгой отчётности.

Из всех описанных документов авансовый отчёт – единственный, по которому есть унифицированная форма АО-1. Правда, она не обязательная. Вы можете разработать свой шаблон, утвердить его у руководителя и применять.

В «Моё дело Бюро» есть готовые шаблоны для правильного оформления представительских расходов. Скачивайте их по ссылкам:

Если у вас пока нет подписки, оформите тестовый доступ к системе по ссылке.

Норматив представительских расходов в налоговом учёте

Норма составляет 4% от расходов на оплату труда в отчётном (налоговом) периоде (п. 2 ст. 264 НК).

Чтобы определить, какую сумму отнести в расходы:

  • посчитайте признанные в налоговом учёте расходы на оплату труда за отчётный период, в котором прошло представительское мероприятие;
  • умножьте полученную величину на 4%, чтобы найти норму;
  • сравните норму и фактическую сумму представительских трат. В текущем отчётном периоде включите в налоговые расходы меньшую из этих сумм.

С каждым месяцем расходы на оплату труда, а значит и норма, будут расти. Поэтому то, что не вошло в норматив прошлого периода, можно включить расходы в следующем отчётном периоде. Главное - уложиться в норматив этого периода.

Но если по итогам года представительские траты окажутся выше нормы, то сверхнормативную величину перекинуть на новый календарный год не получится (п. 42 ст. 270 НК).

В бухучёте представительские расходы признавайте полностью. В месяцы, когда факт окажется выше нормы, применяйте ПБУ 18/02 из-за несовпадения налоговых и бухгалтерских расходов. В пределах года эти расхождения сформируют отложенный налоговый актив. А по итогам года – постоянный налоговый расход.

Когда налоговики могут исключить представительские расходы

Причина Пример
Цель встречи не связана с развитием бизнеса Принимали не потенциальных партнеров, а чиновников или контролёров
В расходы включили то, что не относится к представительским тратам в налоговом учёте Отнесли на расходы проживание делегатов встречи в гостинице и билеты в театр
Не хватает подтверждающих документов Составили лишь один авансовый отчёт с чеками на такси и ресторан
Не ясен результат встречи Договор не подписали по непонятным причинам. Нет зафиксированных планов о том, чтобы решить выявленные трудности и все-таки начать сотрудничество
Учли в расходах сумму сверх лимита Неправильно посчитали налоговые расходы на оплату труда – отнесли к ним материальную помощь и выплаты, не предусмотренные законами, коллективным трудовыми договорами
Встреча оказалась фиктивной В отчёте по представительским расходам указали сотрудников контрагента, которые по запросу налоговой не подтвердили своё присутствие на встрече

Это подтверждает и судебная практика.

Дело № А11-14311/2020

АО «Муромский стрелочный завод» принимал специалистов ФБУ «Регистр сертификации на федеральном железнодорожном транспорте».

Расходы на встречи с ними составили 845 тыс. руб. В налоговом учете их признали как представительские по таким документам: заявки на прибытие представителей, акты о представительских расходах, приказы о проведении переговоров, сметы расходов, планы-меню, авансовые отчёты, служебные записки об организации деловых переговоров, отчёты об отнесении затрат к представительским расходам.

Налоговики сняли эти расходы, а судьи их поддержали по следующим причинам:

  • ФБУ занимается обязательной сертификацией, поэтому встреча не привела к появлению у АО новых деловых связей, расширению рынка сбыта и росту выручки;
  • нашлись расхождения в датах мероприятий и количестве делегатов по документам от АО и ФБУ, поэтому чиновники решили, что в реальности встреч не было.

Дело № Ф01-5056/2014

Сотрудники ООО «Муромская стрелочная компания» встречались с представителями зарубежных организаций – Индии, Сирии, Турции и других стран. По итогам переговоров заключали договоры на поставку стрелочной продукции. Расходы на встречи подтверждали множеством документов, в числе которых меморандум о взаимодействии и протокол согласования условий поставки стрелочных переводов.

Налоговики оспорили эти траты, так как по документам не получалось идентифицировать представителей сторонних организаций, а также сами организации.

Судьи посчитали доводы инспекторов надуманными, так как документация общества подтверждала, что расходы:

  • документально обоснованны;
  • экономически оправданны;
  • направлены на получение дохода.

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.