Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ или нет
Если организация в отчётном периоде не делала выплат работникам или другим физлицам, то у нее не возникнет обязанности и удерживать налог на их доходы. Возникает вопрос, нужно ли подавать в таком случае нулевой отчёт.
Законом такая обязанность не предусмотрена. Обязанность сдавать расчёт по форме 6-НДФЛ есть только у тех организаций, которые признаются налоговыми агентами — об этом говорится в п. 2 ст. 230 НК РФ.
Такой статус появится, если физлица получили от организации доход. В этом случае возникает обязанность удержать и исчислить налог (ст. 226 НК РФ). Помимо юрлиц налоговыми агентами могут быть в.т.ч. ИП и обособленные подразделения иностранных фирм.
Если физическое лицо не получило никаких доходов, то не возникнет и обязанности перечислять НДФЛ и подавать отчётность (Письмо БС-4-11/13984 от 01.08.2016 г.).
В целом, позиция налоговых органов по вопросу о том, сдавать или нет нулевой расчёт, достаточно однозначна. Может быть так, что ранее вы регулярно подавали форму 6-НДФЛ, но с нового года прекратили или приостановили деятельность и операций по выплате доходов нет. Если ничего не сдать, то есть вероятность, что ИФНС расценит это как неисполнение обязанности по сдаче налоговой отчётности. Последствия возможны самые неблагоприятные – через 20 дней со дня окончания срока подачи отчёта налоговики имеют право приостановить операции по банковским счетам (п. 3.2. ст. 76 НК РФ).
Если вы не планируете никаких выплат в течение длительного времени, то можно направить в ИФНС письмо в свободной форме. В нём нужно указать, в связи с чем вы не предоставляете форму 6-НДФЛ и дать пояснения, почему и в течение какого периода времени у вас не будет обязательств по удержанию и/или исчислению налога.
Письмо отправляйте в ИФНС по месту регистрации не позже срока сдачи декларации 6-НДФЛ. Унифицированной формы нет, воспользуйтесь образцом:
Образец письма об отсутствии обязанности представлять расчет сумм НДФЛТак вы избежите ответственности за несвоевременную подачу отчётности и предотвратите возможную блокировку счетов. А ИФНС будет гораздо удобнее иметь с вами дело. Однако то, что у вас отсутствовали операции в каком-то одном квартале не всегда означает, что не нужно подавать 6-НДФЛ.
Подавать расчёт по налогам на доходы физлиц нужно по форме, утвержденной Приказом Федеральной налоговой службы России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@ (с учетом изменений от 09.01.2024) . В её первом разделе предоставляется информация об обязательствах налогового агента по уплате налога (суммы к уплате в бюджет), а во втором указывается информация о доходах налогоплательщиков, полученных от налоговых агентов нарастающим итогом за год, вычетах, суммах удержанного и неудержанного налога.
Информация предоставляется нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года) и по шести срокам перечисления отчетного периода (квартала).
Если у вас была хотя бы одна операция по выплате дохода, то она будет учтена во втором разделе в отчётном и последующих кварталах, а также по итогам года. Таким образом, даже если весь остаток налогового периода вы не будете ничего перечислять, то отчётность по налогу на доходы физлиц нужно будет подать, причём не нулевую 6-НДФЛ, а обычную.
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если нет работников
В данном случае не будет выплаты заработной платы и, соответственно, оснований для перечисления налога. Если зарплату не платили в течение всего года, то отчётность вообще не предоставляется. Уведомить налоговую об этом можно письмом. За основу можно брать образец, представленный выше.
Если выплаты появились во втором квартале, то нужно будет сдать отчётность за полгода, 9 месяцев и за год, даже если в 3 и 4 квартале не было операций. Соответственно, если зарплатные операции были только с 3 квартала, то по тому же принципу нужно отчитаться за 9 месяцев и год. При выплатах только в 4-м квартале – сдать только годовой отчёт.
Обратите внимание, что НДФЛ уплачивается не только при выплатах по трудовым договорам, но и в некоторых других случаях, в том числе при получении физ лицами доходов по договорам ГПХ, при принятии решения о распределении прибыли (выплате дивидендов), выдаче подарков, призов.
Образец заполнения нулевой 6-НДФЛ
Несмотря на то, что обязанности сдавать нулевой расчёт по налогу на доходы физлиц нет, вы все же можете это сделать. и у вас обязаны будут его принять. Так тоже можно проинформировать налоговые органы о том, что НДФЛ в отчётном периоде вы не перечисляли. Возможно, это будет удобнее, если речь идёт об одном квартале.
Можно также использовать «нулёвку», когда в отчётность включены ошибочные сведения. Например, фактически выплаты и перечисление налога были уже в следующем периоде. Тогда можно как бы обнулить показатели, подав корректировку.
Учитывайте, что при заполнении формы электронно, при помощи программного обеспечения, допустимо отсутствие прочерков для незаполненных ячеек (п. 15 Порядка).
Образец нулевой 6-НДФЛ. Титульный лист
Образец нулевой 6-НДФЛ. Раздел 1
Образец нулевой 6-НДФЛ. Раздел 2Часто задаваемые вопросы
В этом случае, при отсутствии других выплат физлицам со стороны организации можно подать как нулевую отчётность, так и написать письмо в ИФНС.
В таком случае за 1 квартал можно сдать письмо или подать нулевую декларацию, а за 2 и 3 кварталы и по итогам года подать 6-НДФЛ в общем порядке.
