Расчёт 6-НДФЛ сдают все, кто платит физлицам: по нему ФНС России сверяет, сколько НДФЛ вы удержали и перечислили. С 2025 года действует пятиступенчатая шкала налога, поэтому порядок заполнения изменился: разделы формируются по каждому КБК и каждой ставке. Разбираем форму, сроки 2026 года, построчный порядок, сквозной пример и частые вопросы.
Кто сдаёт 6-НДФЛ
Расчёт подают налоговые агенты — организации, индивидуальные предприниматели, обособленные подразделения, а также адвокаты и нотариусы, если они выплачивают доходы физлицам:
- по трудовым договорам — зарплату, премиии, отпускные, больничные;
- по договорам ГПХ с обычными физлицами (не ИП и не самозанятыми);
- по аренде имущества у физлица;
- по другим облагаемым выплатам — призы, материальную выгоду, дивиденды.
Нулевой 6-НДФЛ: сдавать или нет
Если за весь год выплат физлицам не было, нулевой расчёт можно не сдавать. Но безопаснее направить в инспекцию письмо в свободной форме о том, что вы не были налоговым агентом, — иначе ИФНС может решить, что вы просто не отчитались, и заблокирует счёт.
Важно: расчёт составляется нарастающим итогом, поэтому если выплаты были хотя бы в одном квартале года, отчитываться придётся за все следующие периоды этого года.
Сроки сдачи в 2026 году
6-НДФЛ сдают ежеквартально — не позднее 25-го числа месяца после отчётного периода, годовой — до 25 февраля следующего года. Налоговый период — календарный год. Даты, выпавшие на выходной, переносятся на ближайший рабочий день:
| Период | Крайний срок |
|---|---|
| За 2025 год | 25 февраля 2026 |
| 1 квартал 2026 | 27 апреля 2026 |
| Полугодие 2026 | 27 июля 2026 |
| Девять месяцев 2026 | 26 октября 2026 |
| За 2026 год | 25 февраля 2027 |
Сам налог перечисляют на единый налоговый счёт (ЕНС) в составе ЕНП — расчёт лишь показывает налоговой, как разнести уплаченные суммы.
Сервис «Моё дело» сам напомнит о сроках, рассчитает НДФЛ и сформирует 6-НДФЛ автоматически по данным учёта. Попробовать бесплатно
Куда и в каком виде сдавать
Расчёт направляют в свою ИФНС:
- компании — по месту нахождения,
- индивидуальные предприниматели — по месту жительства.
За сотрудников обособленного подразделения отчитываются в инспекцию по месту его учёта. Если несколько обособок находятся в одном муниципалитете, можно выбрать одну ответственную инспекцию, уведомив об этом налоговую до начала года.
Если доходы получили больше 10 человек, используйте электронный формат отчётности — через оператора ЭДО. Если 10 или меньше — можно на бумаге. Электронный расчёт подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Если отчёт отправляет представитель, к подписи понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД), зарегистрированная в реестре ФНС.
Что изменилось в 6-НДФЛ с 2025 года
Бланк отчёта остался прежним — форма 6-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции от 09.01.2024). Изменилась логика: ставка НДФЛ теперь зависит от годового дохода по прогрессивной шкале:
| Ставка | Доход за год |
|---|---|
| 13% | до 2,4 млн ₽ |
| 15% | 2,4–5 млн ₽ |
| 18% | 5–20 млн ₽ |
| 20% | 20–50 млн ₽ |
| 22% | свыше 50 млн ₽ |
У каждой ставки — свой КБК, для зарплатного НДФЛ их пять. Раздел 1 формируют отдельно по каждому КБК, а раздел 2 — по каждой ставке и каждому КБК на отдельной странице. Пока доходы сотрудников не превышают 2,4 млн ₽ с начала года, вы работаете с одним КБК, как только у кого-то доход перешёл порог — в расчёте появляются дополнительные разделы.
Отдельная история — районные коэффициенты и северные надбавки: для них действует своя льготная шкала 13/15% с порогом 5 млн ₽ и свои КБК, поэтому у «северных» работодателей листов в расчёте ещё больше. Актуальные коды — в статье КБК по НДФЛ.
Общие правила заполнения
Прежде чем перейти к разделам, зафиксируем требования порядка из приказа ФНС:
- показатели вносят слева направо, начиная с первой ячейки; в пустых знакоместах ставят прочерки;
- суммы налога указывают в полных рублях (до 50 копеек отбрасываются, 50 и более — округляются), доходы — в рублях и копейках;
- отрицательных значений в форме быть не может;
- страницы нумеруются сквозным способом («001», «002»...);
- при бумажной сдаче нельзя печатать бланк с двух сторон листа и исправлять ошибки корректором.
Инструкция по разделам
Титульный лист
Чтобы заполнить титульный лист, понадобятся стандартные реквизиты:
- ИНН и КПП — индивидуальные предприниматели ставят только ИНН; по обособленному подразделению указывают его КПП.
- Номер корректировки — «0--» для первичного расчёта, «1--», «2--» для уточнёнок.
- Код отчётного периода — 21 (1 квартал), 31 (полугодие), 33 (девять месяцев), 34 (год); при ликвидации организации, реорганизации или снятии ИП с учёта используются специальные коды.
- Календарный год и код своей ИФНС.
- Код места нахождения — 214 для организации, 120 для ИП по месту жительства, 220 для обособленного подразделения.
- Наименование — сокращённое название организации или ФИО предпринимателя полностью.
- ОКТМО и телефон.
Внизу — количество листов, подписант (1 — сам налоговый агент, 2 — представитель, тогда рядом указывают доверенность) и дата.
Раздел 1
Здесь показывают удержанный налог, который нужно перечислить в бюджет. Если ставок несколько — по каждому КБК придётся заполнить отдельный раздел 1.
Ключевая логика раздела — шесть периодов, на которые делится квартал: срок перечисления налога зависит от даты удержания. У НДФЛ два срока уплаты в месяц: налог, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляют до 28-го числа этого месяца; с 23-го по последний день месяца — до 5-го числа следующего. В квартале три месяца, в каждом два срока — отсюда шесть строк.
Для конца декабря особое правило: налог за 23–31 декабря платят до последнего рабочего дня года. Поэтому сначала сгруппируйте удержанный налог по датам удержания — от них зависит, в какую из строк попадёт сумма:
- Строка 010 — КБК.
- Строка 020 — налог, удержанный с начала года, нарастающим итогом.
- Строки 021–026 — удержанный налог последнего квартала в разбивке по шести срокам перечисления. Нарастающий итог здесь не применяется.
- Строки 030–036 — возвращённый физлицам налог: общая сумма с начала года и разбивка по периодам последнего квартала.
Раздел 2
Раздел 2 ведут нарастающим итогом с начала года — по каждой ставке и каждому КБК на отдельной странице:
- Строки 100 и 105 — ставка налога и КБК.
- Строка 110 — количество физлиц, получивших доход.
- Строки 120–131 — доходы (всего, в том числе доходы высококвалифицированных специалистов), а также вычеты и налоговая база. Здесь же учитывается каждый налоговый вычет, уменьшивший базу, включая стандартный вычет на детей.
- Строка 140 — исчисленный налог, строка 160 — удержанный.
- Строки 161–166 — удержанный налог последнего квартала по шести периодам (без нарастающего итога; аналогично строкам 021–026 раздела 1).
- Строка 170 — налог, который удержать невозможно, строка 180 — излишне удержанный, строки 190–196 — возвращённый.
Суммы исчисленного и удержанного налога могут не совпадать — например, при переходящих выплатах или доходах в натуральной форме. Подробный построчный разбор — в отдельной статье про раздел 2 расчёта 6-НДФЛ.
В «Моём деле» раздел 2 собирается автоматически из начислений по каждому сотруднику — с контролем порогов шкалы и КБК. Узнать больше
Приложение № 1
Справки о доходах и суммах налога по каждому физлицу нужно заполнить только в годовом расчёте. В справке четыре раздела:
- Данные о физлице — ИНН, ФИО, статус (налоговый резидент — «1», нерезидент — «2»; для нерезидентов действуют свои ставки), дата рождения, гражданство (код России — 643) и документ (паспорт РФ — код 21).
- Итоговые суммы — доход, налоговая база, исчисленный и удержанный налог по каждой ставке и КБК.
- Вычеты — коды и суммы стандартных, социальных и имущественных вычетов, реквизиты уведомлений из налоговой.
- Неудержанный налог — доход, с которого налог удержать не удалось, и его сумма.
Помесячная расшифровка доходов и вычетов выносится в приложение к справке. Обратите внимание: с 2026 года действуют обновлённые коды доходов и вычетов (приказ ФНС от 01.09.2025 № ЕД-7-11/757@) — при подготовке годовых справок сверяйтесь с актуальным перечнем.
Как проверить расчёт перед сдачей
Налоговая сверяет 6-НДФЛ по контрольным соотношениям: внутри формы (налоговая база × ставка = исчисленный налог, доходы не меньше вычетов), с уведомлениями об исчисленных суммах и с расчётом по страховым взносам (РСВ) за тот же период. Если соотношения не сходятся, в ходе камеральной проверки ИФНС пришлёт требование пояснить расхождения.
Перед отправкой проверьте как минимум: сумму строк 021–026 против строки 020, соответствие КБК ставкам и полноту страниц раздела 2 по каждой ставке.
Сквозной пример: 6-НДФЛ за полугодие 2026
В ООО «Ромашка» работают три сотрудника с общим фондом оплаты труда 300 000 ₽ в месяц; зарплата — 10-го числа, аванс — 25-го. Доходы никого из них не превысили 2,4 млн ₽, ставка НДФЛ — 13%, КБК один. За январь–июнь начислено 1 800 000 ₽ дохода, вычетов нет, исчислен и удержан налог 234 000 ₽ (по 39 000 ₽ в месяц: 19 500 с аванса и 19 500 с зарплаты).
| Строка | Значение | Пояснение |
|---|---|---|
| 020 | 234 000 | Налог, удержанный с начала года |
| 021 | 19 500 | Удержан 1–22 апреля (зарплата 10.04) |
| 022 | 19 500 | Удержан 23–30 апреля (аванс 25.04) |
| 023–026 | по 19 500 | Аналогично за май и июнь |
| 110 | 3 | Число получателей дохода |
| 120 | 1 800 000 | Доход нарастающим итогом |
| 131 | 1 800 000 | Налоговая база |
| 140 / 160 | 234 000 | Исчисленный и удержанный налог |
| 161–166 | по 19 500 | Удержания последнего квартала по шести периодам |
Если бы в июне одному из сотрудников выплатили премию, с которой доход превысил 2,4 млн ₽, к расчёту добавились бы второй раздел 1 и вторая страница раздела 2 — по КБК ставки 15%.
Частные случаи
Доход сотрудника перешёл порог шкалы
С месяца, в котором доход с начала года превысил 2,4 млн ₽, налог с превышения считается по 15% и уходит на другой КБК. В расчёте появляются второй раздел 1 и вторая страница раздела 2.
Выплаты при увольнении
Зарплата за отработанные дни и компенсация за неиспользованный отпуск выплачиваются в один день и попадают в один срок перечисления. Пример: сотрудник уволен 20 февраля 2026, ему выплатили 45 000 ₽ зарплаты и 20 000 ₽ компенсации; НДФЛ 8 450 ₽ удержан 20 февраля и перечислен до 2 марта (28 февраля — выходной), в разделе 1 сумма попадёт в строку 023 — третий срок перечисления квартала.
Авансы по договору ГПХ
НДФЛ удерживают с каждой выплаты подрядчику, включая авансы, — в день выплаты, дожидаться акта не нужно. Пример: подрядчику выплатили аванс 30 000 ₽ 20 мая и остаток 50 000 ₽ 10 июня 2026 года. НДФЛ 3 900 ₽ с аванса удержан 20 мая (срок уплаты — до 28 мая), 6 500 ₽ с остатка — 10 июня (до 29 июня, 28-е — воскресенье): в полугодовом расчёте это две разные строки раздела 1.
Декретные и больничные
Пособие по беременности и родам НДФЛ не облагается — в 6-НДФЛ оно не попадает вовсе. А вот доплата до среднего заработка за счёт работодателя облагается полностью. Если сотрудник принёс больничный лист, выплаты по нему облагаются НДФЛ, но в расчёт работодателя входят только первые три дня болезни — пособие от СФР отражает сам фонд.
Дивиденды
С 2025 года у дивидендов собственная двухступенчатая шкала: 13% с суммы до 2,4 млн ₽ за год и 15% с превышения — пороги общей пятиступенчатой шкалы к ним не применяются. НДФЛ с дивидендов уходит на отдельные КБК, поэтому даже при небольших суммах в расчёте появятся отдельный раздел 1 и отдельная страница раздела 2.
Зарплата за декабрь, выплаченная в январе
Доход признаётся на дату фактической выплаты. Если зарплату за декабрь 2025 года выплатили в январе 2026-го, она целиком попадает в 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года — и в раздел 1, и в раздел 2. В годовой расчёт за 2025 год её включать не нужно.
Подарки и материальная помощь
Подарки и материальная помощь до 4 000 ₽ за год (по каждому основанию) налогом не облагаются. С превышения НДФЛ удерживают из ближайшей денежной выплаты: например, с подарка сотруднику за 10 000 ₽ облагается 6 000 ₽, налог 780 ₽ удержат из ближайшей зарплаты. Если получатель — бывший сотрудник и удержать налог не из чего, сумму показывают в строке 170 раздела 2, а по итогам года подают справку с разделом 4. Заполнить строку 170 нужно и в промежуточных расчётах, если уже понятно, что удержать налог до конца года не получится.
Уточнённый расчёт
Ошибку исправляют уточнёнкой: на титульном листе ставят номер корректировки («1--», «2--» и далее), разделы с верными данными оформляют заново. Если ошибка была в ИНН/КПП или ОКТМО, сначала подают уточнёнку со старыми реквизитами и нулевыми разделами, затем первичный расчёт с правильными. Чем раньше исправите — тем меньше риск санкций: штраф за недостоверные сведения не применяется, если вы нашли и исправили ошибку до налоговой.
Штрафы
- Штраф за несдачу отчётности — 1 000 ₽ за каждый полный и неполный месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК). Через 20 рабочих дней после срока налоговая вправе заблокировать счёт.
- Недостоверные сведения — 500 ₽ за каждый расчёт с ошибками (ст. 126.1 НК).
- Нарушение способа сдачи — 200 ₽ за бумажный расчёт вместо электронного (ст. 119.1 НК).
- Должностному лицу дополнительно грозит административный штраф 300–500 ₽ (ст. 15.6 КоАП).
Коротко о главном
- 6-НДФЛ сдают все налоговые агенты ежеквартально, до 25-го числа; в 2026 году сроки — 25.02, 27.04, 27.07, 26.10.
- Форма прежняя (приказ ФНС России № ЕД-7-11/649@), но из-за пятиступенчатой шкалы разделы формируются по каждому КБК и ставке.
- Строки 021–026 и 161–166 — по шести срокам перечисления последнего квартала, остальное — нарастающим итогом.
- Справки по физлицам — только в годовом расчёте; с 2026 года — новые коды доходов и вычетов.
- Перед отправкой проверьте контрольные соотношения — вручную или автоматически: сервис поможет заполнить 6-НДФЛ из данных учёта и проверит его до отправки в налоговую.
Передайте отчётность «Моему делу» — рассчитаем НДФЛ по новой шкале, подготовим и сдадим 6-НДФЛ вовремя. Получить бесплатную консультацию
Часто задаваемые вопросы
Премия и отпускные — обычный доход по дате выплаты: включаются в строки 120 раздела 2 и попадают в тот срок перечисления, когда удержан налог. Никаких отдельных строк для них нет.
Суточные в пределах норм (700 ₽ в день по России, 2 500 ₽ — загранкомандировки) не облагаются и в расчёт не включаются. Сверхнормативные суточные — облагаемый доход: его показывают в разделе 2 на дату признания.
Ставка зависит от статуса на конец года: налоговый резидент платит по прогрессивной шкале, нерезидент — по 30% (для отдельных категорий, включая дистанционщиков за рубежом и работников на патенте, — по общей шкале). Для каждой ставки в расчёте — свои страницы и КБК.
ИФНС проводит камеральную проверку — до трёх месяцев: сверяет контрольные соотношения, уведомления и платежи на ЕНС. Отслеживать требования и статус проверки поможет личный кабинет налогоплательщика или сервис, через который сдаёте отчётность.
Расчёт подают за последний налоговый период — с начала года до даты ликвидации организации, с особым кодом периода на титульном листе. Сдать его нужно до внесения записи в ЕГРЮЛ.
