Порядок заполнения 6-НДФЛ в 2021 году

Порядок заполнения 6-НДФЛ в 2021 году

Каждый работодатель, являясь налоговым агентом, обязан сдавать расчёт 6-НДФЛ. В 2021 году форма этого отчёта существенно изменилась. Правила и порядок заполнения 6-НДФЛ закреплены в Приказе ФНС РФ от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@.

Заполнение 6-НДФЛ быстро и без ошибок в онлайн-сервисе «Моё дело»

Сервис напомнит о сроках сдачи, учтёт все нюансы заполнения, сформирует, проверит и отправит отчётность

Получить бесплатный доступ

Как заполнить форму 6-НДФЛ: пошаговая инструкция

Все работодатели, являясь налоговыми агентами, должны сдавать расчёт 6-НДФЛ. В частности, к ним относятся российские организации и ИП, нотариусы и адвокаты, обособленные подразделения иностранных компаний в РФ.

Данные субъекты признаются налоговыми агентами, если они выплатили физлицу доход, который облагается НДФЛ. При этом в 6-НДФЛ включается информация по физлицам, если:

  • оформлен трудовой договор и выплачивается зарплата;
  • заключён договор ГПХ, по которому выплачивается вознаграждение;
  • сдаёт в аренду налоговому агенту своё имущество, например, транспортное средство;
  • получает от налогового агента выплаты, не связанные с трудовой деятельностью, например, материальную помощь или приз.

Во всех случаях налогоплательщик должен отчитаться в ИФНС по налогу на доходы физических лиц. Расчёт 6-НДФЛ формируется по результатам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Каждый квартальный отчёт нужно сдавать не позже последнего дня месяца, идущего за отчётным кварталом, а годовой — не позже 1 марта следующего года.

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2021 году такие:

  • 30 апреля 2021 года — за 1 квартал;
  • 2 августа 2021 года — за полугодие;
  • 1 ноября 2021 года — за 9 месяцев;
  • 1 марта 2022 года — за 2021 год.

Внимание! Некоторые сроки перенесены, т.к. приходятся на выходной день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Расчёт 6-НДФЛ сдаётся только в электронном виде при численности персонала больше 10 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если численность сотрудников не превышает 10 человек, расчёт можно сдавать и в электронном виде, и на бумажном носителе.

Cкачать бланк 6-НДФЛ

Инструкция по заполнению расчёта 6-НДФЛ за 2021 год

При заполнении расчёта 6-НДФЛ за 2021 год необходимо руководствоваться Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@. В нём содержатся правила и механизм заполнения документа, а также сама его форма.

С 2021 года форма отчёта существенно поменялась. Во-первых, информацию в разделах 1 и 2 поменяли местами и скорректировали строки. Во-вторых, расчёт 6-НДФЛ соединили со справками 2-НДФЛ (в качестве приложения).

Обновлённый расчёт 6-НДФЛ включает следующие разделы:

  • титульный лист;
  • раздел 1;
  • раздел 2;
  • Приложение № 1.

При заполнении отчёта нужно ориентироваться на такие моменты:

  1. при заполнении квартального или годового 6-НДФЛ нужно указывать совокупный доход по всем физлицам;
  2. в разделе 1 информация проставляется за последние 3 месяца отчётного периода;
  3. в разделе 2 сведения указываются нарастающим итогом с начала года;
  4. Приложение № 1 по справкам о доходах и сумме НДФЛ формируются один раз по итогам года. В квартальной отчётности их заполнять не нужно;
  5. страницы расчёта имеют сквозную нумерацию по порядку — 001, 002 и т.д.

Титульный лист заполняется следующим образом:

  • в верхней части расчёта указываются ИНН и КПП организации, для ИП — только ИНН. Сведения берутся из свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе;
  • Номер корректировки — при первичной сдаче расчёта ставится «0 - -», а для корректировочных отчётов используется нумерация по порядку «1 - -», «2 - -» и т.д.;
  • Отчетный период (код) — указывается кодировка отчётного периода, установленная приложением № 1 к Приказу № ЕД-7-11/753@. Например, при заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года нужно указать код — 21;
  • Календарный год — проставляется год, за который сдаётся отчетность, к примеру, 2021;
  • Представляется в налоговый орган (код) — указывается код ИФНС, куда будет сдаваться расчёт. Показатель состоит из четырёх знаков: первые два из них — код региона, а вторые два — код ИФНС;
  • По месту нахождения (учёта) (код) — указывается код согласно приложению № 2 к Приказу № ЕД-7-11/753@. Например, если компания подаёт расчёт по месту своего нахождения, она указывает код 214. Предприниматель ставит код по месту жительства — 120;
  • (налоговый агент) — вписывается сокращённое наименование налогового агента (юрлица или ИП, нотариуса или адвоката). При отсутствии сокращённого названия указывается полное наименование. Информация берётся из учредительной документации. При указании сведений по физлицу его ФИО вписываются полностью;

Верхняя часть титульного листа выглядит следующим образом:

Образец заполнения верхней части титульного листа Образец заполнения верхней части титульного листа

  • Форма реорганизации (ликвидация) (код) — указывается кодировка согласно приложению № 4 к Приказу № ЕД-7-11/753@. Например, при ликвидации ставится «0», а при реорганизации в форме присоединения — «5»;
  • ИНН / КПП реорганизованной организации закрытого обособленного подразделения) — указываются ИНН и КПП компании, которые были у неё до реорганизации или ликвидации, или закрытого обособленного подразделения;
  • Код по ОКТМО — ставится код муниципального образования согласно классификатору ОК 033-2013. Код указывается тот, где расположена сама компания или её обособленное подразделение;
  • Номер контактного телефона — номер телефона с кодом города, по которому налоговики могут связаться с компанией для уточнения информации по расчёту;
  • Расчёт составлен на ... — указывается количество страниц самого расчёта, а также количество приложенных документ или их копий;

Данный блок титульного листа в заполненном виде выглядит так:

Образец заполнения блока титульного листа по реорганизации и дополнительной информации Образец заполнения блока титульного листа по реорганизации и дополнительной информации

  • Достоверность и полноту сведений подтверждаю — ставится «1», если расчёт представляет сам налоговый агент, и «2», если расчёт сдаёт его представитель;
  • фамилия, имя, отчество — указываются ФИО директора или уполномоченного лица или же представителя;
  • Дата — ставится дата, когда 6-НДФЛ был подписан.

Нижняя часть титульного листа выглядит так:

Образец заполнения нижней части титульного листа Образец заполнения нижней части титульного листа

Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента» заполняется за последние 3 месяца отчётного периода. Для заполнения нужно предварительно сгруппировать сведения по датам, не позднее которых требуется заплатить НДФЛ.

Информация вносится по строкам таким образом:

  • ИНН и КПП — указываются также, как на титульном листе;
  • страница ставится — 002;
  • стр. 010 — Код бюджетной классификации по НДФЛ;
  • стр. 020 — сумма НДФЛ, удержанная за 3 последних месяца в совокупности по всем физлицам;
  • стр. 021 — дата, не позже которой НДФЛ нужно заплатить в бюджет;
  • стр. 022 — общая сумма НДФЛ, которую нужно заплатить в бюджет в дату, указанную в стр. 021;

Внимание! Сумма всех стр. 022 должна быть равна значению в стр. 020.

Верхняя часть раздела 1 выглядит следующим образом:

Образец заполнения верхней части раздела 1 Образец заполнения верхней части раздела 1

  • стр. 030 — ставится общая сумма НДФЛ, возвращённая физлицам за последние 3 месяца отчётного периода. Возврат регламентирован ст. 231 НК РФ, например, когда налог излишне удержан;
  • стр. 031 — указывается дата, когда НДФЛ был возвращён;
  • стр. 032 — сумма НДФЛ, возращённая в дату, указанную по стр. 031.

Внимание! Сумма всех стр. 032 должна быть равна значению в стр. 030

Нижняя часть раздела 1 выглядит следующим образом:

Образец заполнения нижней части раздела 1 Образец заполнения нижней части раздела 1

Важно! В обновлённом расчёте 6-НДФЛ с 2021 года не нужно указывать даты получения доходов и удержания НДФЛ, а также суммы фактически полученных доходов в эти даты.

Раздел 2 «Расчёт исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ» заполняется нарастающим итогом с начала года. Сведения указываются суммарно по всем физлицам. Налоговый агент должен заполнить такое количество разделов 2 расчёта 6-НДФЛ, сколько ставок по НДФЛ он применял к доходам физлиц.

Информация вносится по строкам таким образом:

  • ИНН и КПП — указываются также, как на титульном листе;
  • страница — ставится в соответствии с нумерацией по порядку;
  • стр. 100 — ставка НДФЛ;
  • стр. 105 — Код бюджетной классификации налога. Например, для НДФЛ с доходов более 5 млн. руб. введён новый код — 182 1 01 02080 01 1000;
  • стр. 110 — обобщённый размер дохода, начисленного всем физлицам, в т.ч.
  • стр. 111 — размер дохода по дивидендам;
  • стр. 112 — размер дохода по трудовым договорам;
  • стр. 113 — размер дохода по ГПХ договорам;
  • стр. 120 — количество физлиц, которые получили доход;
  • стр. 130 — размер применённых вычетов;
  • стр. 140 — исчисленный размер НДФЛ, в т.ч.
  • стр. 141 — исчисленный размер НДФЛ с дивидендов;
  • стр. 150 — размер авансового платежа по НДФЛ по всем физлицам. Заполняется, к примеру, в отношении иностранных граждан, оформивших патент;
  • стр. 160 — общий размер удержанного НДФЛ с начала года;
  • стр. 170 — размер НДФЛ, не удержанный налоговым агентом;
  • стр. 180 — размер излишне удержанного НДФЛ;
  • стр. 190 — размер НДФЛ, возвращенного физлицу.

В общем виде раздел 2 заполняется таким образом:

Образец заполнения раздела 2 Образец заполнения раздела 2

Приложение № 1 «Справка о доходах и суммах налога физлица» заполняется по итогам календарного года, т.е. содержится только в годовом расчёте 6-НДФЛ. Информация вносится аналогично, как и в ранее заполняемых справках 2-НДФЛ:

  • Номер справки — указываются уникальные номера по порядку, присвоенные справкам налоговым агентом. Если подаётся корректирующая справка, то номер указывается тот же, который ставился при первичной сдаче справки;
  • Номер корректировки сведения — для первичной справки ставится «00», для корректировочных — «01», «02» и т.д. Если нужно подать аннулирующую справку вместо ранее поданной, указывается номер «99»;

Верхняя часть справки заполняется так:

Образец заполнения верхней части справки Образец заполнения верхней части справки

В разделе 1 заполняются персональные сведения:

  • ИНН в Российской Федерации — ставится ИНН физлица. Если этого номера нет, то в поле ничего не нужно указывать;
  • Фамилия, Имя, Отчество — вписываются полные ФИО, как в паспорте. При этом отчества может не быть, тогда поле остается незаполненным. По иностранным физлицам допускается заполнять поля латинскими буквами;
  • Статус налогоплательщика — ставится код физлица, например, для налогового резидента РФ «1», а для нерезидента РФ — «2»;
  • Дата рождения — указывается полная дата рождения конкретного физлица, на которого заполняются сведения;
  • Гражданство (код страны) — информация вносится согласно Общероссийскому классификатору стран мира. Для России код «643»;
  • Код вида документа, удостоверяющего личность — согласно приложению № 5 к Приказу № ЕД-7-11/753@. В основном указывается паспорт гражданина РФ — код «21»;
  • Серия и номер — ставятся серия и номер документа, удостоверяющего личность. Знак «№» ставить не надо;

Раздел 1 справки заполняется таким образом:

Образец заполнения раздела 1 справки Образец заполнения раздела 1 справки

В разделе 2 заполняются суммы доходов и НДФЛ за год:

  • Ставка налога. Количество справок заполняется в зависимости от количества применённых налоговых ставок;
  • Общая сумма дохода (без учёта вычетов);
  • Налоговая база (доход за минусом вычетов). Если сумма вычетов больше суммы доходов, в графе ставится «0.00»;
  • Сумма налога исчисленная;
  • Сумма налога удержанная;
  • Сумма фиксированных авансовых платежей;
  • Сумма налога перечисленная;
  • Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;

Раздел 2 справки заполняется таким образом:

Образец заполнения раздела 2 справки Образец заполнения раздела 2 справки

В разделе 3 указываются налоговые вычеты:

  • Код вычета (согласно п. 1 ст. 230 НК РФ). Если вычеты предоставлялись по нескольким кодам, указывается соответствующее количество строк. Если строк не хватает, заполняют на втором экземпляре справки;
  • Сумма вычета;
  • Код вида уведомления — «1» для имущественного вычета, «2» для социального вычета, «3» для уменьшения на авансовые платежи;
  • Номер уведомления;
  • Дата выдачи уведомления;
  • Код налогового органа, выдавшего уведомление;

Раздел 3 справки заполняется таким образом:

Образец заполнения раздела 3 справки Образец заполнения раздела 3 справки

Раздел 4 заполняется по сумме доходов, с которых не удержан налог, и размере НДФЛ:

  • Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом;
  • Сумма неудержанного налога;

Приложение справки заполняется по сведениям о доходах и вычетах по месяцам (без указания стандартных, социальных и имущественных вычетов)

  • Номер справки;
  • Ставка налога;
  • Месяц;
  • Код дохода / Код вычета;
  • Сумма дохода / Сумма вычета.

Приложение справки заполняется таким образом:

Образец заполнения приложения справки Образец заполнения приложения справки

Боитесь допустить ошибку в 6-НДФЛ?

Сформируйте отчёт онлайн в сервисе «Моё дело»

Создать бесплатно

При выплате в следующем отчётном периоде

Если зарплата выплачивается в следующем отчётном периоде, то возможен разрыв — сам доход начислен в одном квартале, а НДФЛ с него удержан в другом квартале. Поскольку в разделе 1 расчёта 6-НДФЛ информация вносится только за последние 3 месяца отчётного периода, то в расчётах по зарплатам за март, июнь, сентябрь и декабрь будет этот разрыв или так называемый переходящий НДФЛ.

Пример:
ООО «Перспектива» 31.03.2021 года начислила зарплату за март — 700 000 руб., а выплатила её 5 апреля. НДФЛ в размере 91 000 руб. перечислен в бюджет на следующий день.

Изначально начисленную зарплату нужно указать в разделе 2 расчёта как за 1 квартал, так и за полугодие, потому что раздел заполняется нарастающим итогом.

Образец 6-НДФЛ Образец 6-НДФЛ

В разделе 1 сведения будут указаны только в расчёте за полугодие, когда налог будет фактически удержан. В расчёте за 1 квартал этой строки не будет.

Образец 6-НДФЛ Образец 6-НДФЛ

При выплате в последний день месяца

Если аванс выплачивается в последний день месяца, то совпадают даты фактического получения дохода и реальной его выплаты. В этом случае НДФЛ нужно удержать с аванса и перечислить в бюджет на следующий рабочий день.

Если аванс выплачивается в конкретную дату, например, 30 числа, то в некоторые месяцы будет обязанность удержать НДФЛ с аванса (апрель, июнь, сентябрь), а в некоторые нет (май, июль, октябрь), потому что 30 число — в эти месяцы не последний день.

От этого зависит заполнение расчёта. Если аванс выплачивается в последний день месяца, налог удерживается и перечисляется на следующий день. Если не в последний день, то НДФЛ не удерживается с аванса и не перечисляется.

Пример:
ООО «Перспектива» платит аванс 30-го числа. В январе и марте не возникает обязанности удерживать НДФЛ, т.к. есть ещё 31 число. А в феврале обязанность появляется, потому что зарплата выплачена 26 февраля (перенос из-за выходных). Тогда НДФЛ нужно удержать в эту дату, а перечислить 1 марта.

Эту операцию нужно отразить в разделе 1 расчёта за 1 квартал:

Образец 6-НДФЛ Образец 6-НДФЛ

При зарплате и компенсации за отпуск при увольнении

Пример:
Сотрудник увольняется 22 февраля 2021 года. Ему начислена зарплата за этот месяц 30 000 руб. (НДФЛ — 3 900 руб.), а также компенсация за неиспользованный отпуск 12 000 руб. (НДФЛ — 1 560 руб.) Обе суммы выплачены в последний день работы.

И по зарплате, и по компенсации в данном случае одна дата получения дохода — 22 февраля. И тогда именно в этот день нужно удержать НДФЛ, а перечислить на следующий рабочий день. Фактическая дата получения дохода в виде зарплаты здесь — не последний день месяца, поскольку трудовые отношения прекращаются (абз. 2 п. 2 ст. 223 НК РФ).

Эти две суммы можно объединить, а НДФЛ указать по одной строке в разделе 1 расчета за 1 квартал:

Образец 6-НДФЛ Образец 6-НДФЛ

Нулевой 6-НДФЛ

Если в отчётном периоде налоговый агент не выплачивал физлицам какой-либо доход, он, соответственно, не удерживает НДФЛ. В бюджет перечислять нечего, а потому и сдавать нулевой 6-НДФЛ не требуется.

Если же налоговый агент всё же сдаст нулевой расчёт, налоговики обязаны его принять. И это не считается ошибкой.

Кроме того, если компания не подаёт нулевой 6-НДФЛ, она должна уведомить налоговую инспекцию, что выплат не было. В противном случае инспекторы могут подумать, что налоговый агент не исполнил свою обязанность по сдаче отчёта, и заблокируют его расчётный счёт. Для оповещения ИФНС можно написать письмо в произвольной форме, отправить электронно, по почте или отнести лично.

Если выплат не было только в одном квартале, а в другие были, то 6-НДФЛ нужно сдавать, т.к. сведения в нем в разделе 2 формируются нарастающим итогом. Кроме того, если выплаты начислены, но не выплачены физлицам, расчёт нужно подавать.

Особенности при заполнении

При заполнении расчёта 6-НДФЛ нужно учитывать некоторые особенности по декретным пособиям, авансам по договорам ГПХ и подаркам.

Декретное пособие

Декретное пособие может быть двух видов:

  • пособие по больничному листу;
  • доплата по усмотрению работодателя за счёт его средств.

В первом случае пособие не облагается НДФЛ, а потому информация о нём вообще не отражается в 6-НДФЛ.

Во втором случае доплата облагается НДФЛ в полной сумме, и информация по нему отражается в 6-НДФЛ.

Пример:
ООО «Перспектива» выплатила 22 февраля 2021 года декретной сотруднице доплату 50 000 руб. Налог в размере 6 500 руб. удержан сразу и перечислен на следующий день.

В разделе 1 информация указывается так:

Образец 6-НДФЛ Образец 6-НДФЛ

Авансы по договору ГПХ

Компания может привлечь работника для оказания разовой услуги, и в этом случае оформляет договор ГПХ. По его условиям может устанавливаться выплата аванса за работу, а принятие результатов и выплата окончательной суммы — в другой срок.

Аванс по договору ГПХ — это не то же самое, что аванс по зарплате. С каждой выплаты аванса по ГПХ договору нужно удержать НДФЛ и перечислить в бюджет на следующий рабочий день.

Пример:
ООО «Перспектива» заключила договор ГПХ на разработку и продвижение сайта. Первый аванс в размере 20 000 руб. (НДФЛ — 2 600 руб.) выплачен 25 января, второй аванс в размере 30 000 руб. (НДФЛ — 3 900 руб.) выплачен 24 февраля, а окончательный расчёт за работу в размере 10 000 руб. (НДФЛ — 1 300 руб.) выплачен 23 марта. НДФЛ перечисляется на следующий день.

В разделе 1 суммы НДФЛ будут указаны тремя строками:

Образец 6-НДФЛ Образец 6-НДФЛ

Cкачать бланк 6-НДФЛ

Подарок

Работодатель вполне может подарить подарок не только нынешним сотрудникам, но и бывшим. Если это не деньги, то в первом случае НДФЛ можно удержать при выплате зарплаты, а во втором случае удержать НДФЛ бывает не с чего.

Если подарок стоимостью до 4 000 руб., с него не нужно удерживать НДФЛ. Если больше — налог удерживается с разницы между стоимостью подарка и 4 000 руб. Общая стоимость подарков по каждому физлицу рассчитывается нарастающим итогом с начала года, а вычет применяется только к общей сумме.

Когда стоимость подарка больше 4 000 руб., рассчитывается стоимость за минусом этого вычета, а с неё определяется НДФЛ. Эти суммы отражаются в обычном порядке.

Как быть, если работодатель подарил подарок бывшему работнику, и никаких других выплат нет?В этом случае он не сможет удержать НДФЛ.

По такой операции раздел 2 расчёта не заполняется, а информация указывается в разделе 1 в строке 170.

Пример:
ООО «Перспектива» подарила подарок бывшему работнику стоимостью 15 000 руб. НДФЛ удержать не получилось, поскольку не было других выплат.

Операцию нужно отразить в расчёте 6-НДФЛ следующим образом:

Образец 6-НДФЛ Образец 6-НДФЛ

Уточнённый расчёт

Если в 6-НДФЛ имеются ошибки, налоговой агент должен подать уточнённый расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ).

При этом возможны два варианта:

  • ошибка в титульном листе. Изначально подаётся уточнённый расчёт к первоначальному — титульный лист прежний, остальные разделы с нулевыми показателями. Затем подаётся новый расчёт — титульный лист исправлен, остальные разделы заполнены как в первоначальном;
  • ошибка в разделах или справках. На титульном листе нужно поставить номер корректировки, а в разделах или справках указать верную информацию. Если ошибка только в разделах (не в приложении), то уточнённый расчёт подаётся без приложения справок — они поданы ранее.

Образец 6-НДФЛ Образец 6-НДФЛ

Как проверить правильность заполнения

Перед отправкой 6-НДФЛ в налоговую инспекцию необходимо проверить расчёт на правильность заполнения. Это делается на основании контрольных соотношений.

Контрольные соотношения были разработаны налоговиками для формы 6-НДФЛ, действовавшей до 2021 года. Поскольку с этого года форма поменялась (изменили разделы и строки), эти контрольные соотношения применять уже не получится.

Налоговым агентам необходимо подождать, когда ФНС представит новые контрольные соотношения, которые будут соответствовать новой форме расчёта 6-НДФЛ, используемой с 2021 г.

Упростите себе жизнь - сформируйте отчётность в 2 клика с помощью сервиса «Моё дело».

Система все рассчитывает автоматически, а также заполняет документы для подачи в налоговую службу и пенсионный фонд.

Попробовать бесплатно

Часто задаваемые вопросы

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!