Бывает, бизнес востребован и хорошо продаёт, но ему всё равно не хватает средств на текущие расходы. Одна из возможных причин — дебиторская задолженность, которая вышла из-под контроля. Рассказываем, что это за долг и как им управлять.
Что такое дебиторская задолженность: определение простыми словами
Дебиторская задолженность — это чужие обязательства перед вашим бизнесом. Не только денежные, но также материалы, услуги и работы, которые вы не получили.
Такой долг часто называют просто «дебиторкой». До определённого момента он может быть не критичным. Например, когда по договору долг можно погасить позже. Но если не контролировать процесс, задолженность будет множиться и ударит по бюджету бизнеса.
Дебиторская и кредиторская задолженность: в чем разница
Достаточно определить, перед кем лежат неисполненные обязательства:
- дебиторская задолженность — когда другое лицо должно что-то вам;
- кредиторская — когда должны вы.
Соответственно, в долговых отношениях:
- дебитор — тот, кто должен;
- кредитор — тот, кто рассчитывает на получение или возврат средств, материалов, услуг и т.д.
Приведём несколько примеров, чтобы понять разницу между дебиторкой и кредиторской задолженностями.
| Дебиторская задолженность | Кредиторская задолженность |
|---|---|
| Выдали заём под процент | Оформили кредит на несколько лет |
| Отгрузили поставку, но ещё не получили оплату полностью | Получили заказанные материалы, но не оплатили |
| Ошибочно заплатили больше налога, чем положено. Подали заявление на возврат средств, которые пока не поступили | Не оплатили начисленные налоги и сборы |
Виды дебиторской задолженности
Дебиторку можно разделить на категории по разным признакам.
Основание появления долга
Зависит от того, кто выступает должником: покупатель, контрагент, партнёр, сотрудник, учредитель и т.д.
Удобно разделять, чтобы вести внутренний контроль и систематизировать учёт.
Сроки погашения дебиторки
Внутри этой категории задолженность бывает:
- краткосрочной — задолженность, которую должны погасить в течение года;
- долгосрочной — долг со сроком погашения больше года.
Сроки погашения обязательств
Разделяют две дебиторки:
- текущая или нормальная — непогашенный долг, срок по которому ещё не наступил;
- просроченная — срок оплаты дебиторки подошёл к концу, но задолженность не погашена.
Взыскивать долг в судебном порядке можно только в отношении просроченной дебиторки.
Вероятность погашения
Есть два основных вида:
- сомнительная — это задолженность, которая уже просрочена, но есть вероятность возврата;
- безнадёжная — когда есть все основания считать, что дебитор не вернёт долг, и его нельзя взыскать через суд, приставов и другими законными средствами.
Например, ООО «Рассвет» не оплатило аренду офиса. Срок платежа истёк несколько недель назад, но компания связалась с арендодателем, попросила подождать, назначила новые сроки. На данный момент неясно, сможет ли фирма вовремя погасить долг, но она не отмалчивается и не игнорирует звонки арендодателя. Это сомнительный долг.
Тот же пример в другой ситуации. Срок платежа по аренде нарушили месяц назад. Арендодатель узнал, что ООО «Рассвет» подала на банкротство, и у неё есть долги перед контрагентами. Это безнадёжная задолженность.
Причины возникновения дебиторской задолженности
Задолженность появляется, если две стороны сделки не могут одновременно выполнить обязательства. Например, одна уже отгрузила поставку, а вторая ещё не оплатила.
Источников появления долга несколько. Самые распространённые:
- Аванс. У компании заказали ремонтные работы, внесли предоплату. У заказчика дебиторка будет числиться до тех пор, пока не будут выполнены работы.
- Переплата. ИП ошибся в расчётах премий и заплатил сотруднику больше, чем следовало. Размер переплаты — это сумма долга. Дебиторка будет числиться, пока сотрудник не вернёт деньги. Или ИП может вычесть эти деньги из следующей зарплаты, и долг будет погашен в день выплаты.
- Заёмы. Бизнес может занять сотруднику, учредителю или другому бизнесу деньги под процент. Если должник возвращает деньги частями, дебиторка будет уменьшаться постепенно.
- Отсрочка платежа. Стороны могут договориться, что оплата за товары, материалы, услуги или работы поступит позже. Такие детали стоит прописывать в договоре. Дебиторка актуальна до тех пор, пока обязательства не исполнят до конца.
Само наличие дебиторки — не повод волноваться о финансах. Проблемы начинаются, если задолженность перед бизнесом неконтролируемо растёт, сроки систематически нарушаются, а руководство не знает, что с этим делать.
Как управлять дебиторской задолженностью: главные принципы
Дебиторская задолженность отражается в учёте бизнеса. Это полноценный актив, от которого напрямую зависит положение компании в глазах инвесторов и контрагентов, её платежеспособность и устойчивость.
Контроль дебиторки — это системный процесс, в котором важно учитывать сразу несколько факторов.
Грамотное составление договоров
Договор — это перечень взаимных прав и обязательств, к которым можно апеллировать в случае спора. Важно чётко установить сроки и порядок оплаты, уточнить платёжные реквизиты. Можно предусмотреть ответственность за просрочку, например, пени за каждый день. Или возможность досрочно расторгнуть сделку, прекратить поставку услуг или выполнение работ за определённый период задержки.
Регулярная инвентаризация
Для полноценного контроля достаточно инвентаризировать дебиторку раз в месяц. Разбить информацию по категориям, например:
- кто должен — наименования дебиторов, их контактные данные;
- сколько должен;
- какие сроки погашения обязательств;
- есть ли просрочки, на какой период задержали долг;
- кто ответственен за возврат дебиторки.
Тогда бизнес не пускает ситуацию на самотёк, а видит, что нужно предпринять.
Например, у фирмы три дебиторки:
- Текущая, срок погашения наступит через месяц. Можно не волноваться и оставить как есть.
- Текущая, но срок погашения наступает через три дня. Можно подождать или ненавязчиво напомнить дебитору о дедлайне: отправить письмо на почту, написать СМС-уведомление, позвонить.
- Просроченная. Бизнес предпринимает действия в зависимости от срока: требование об оплате, досудебная претензия или иск в суд.
Инвентаризация помогает держать финансы под контролем и выстраивать оптимальную политику работы с долгами.
Мотивация сотрудников
Иногда часть ответственности за погашение дебиторки лежит на сотрудниках. Например, менеджерах по продажам. Дополнительная мотивация за своевременные оплаты стимулирует их активнее работать с клиентами — обзванивать, подводить к полной покупке вместо авансов, самостоятельно контролировать сроки.
Проверка контрагентов
Обязательная профилактика, чтобы избежать сотрудничества с недобросовестными партнёрами: фирмами-однодневками, мошенниками, банкротами. Помогает убедиться, что партнер реально существует, исполнит обязательства по договору и не вызовет претензий у налоговой. Часто для проверки достаточно знать ИНН и наименование. Для минимального профиля контрагентов можно использовать бесплатные сервисы. Например:
Грамотный учёт
В первую очередь важно привести процессы в порядок. Бизнес может использовать разные инструменты, чтобы контролировать неисполненные обязательства.
Несколько рекомендаций от команды «Моё дело»:
1. Заведите реестр старения дебиторки. Обновляйте даты и отслеживайте течение сроков, чтобы вовремя реагировать на задержки.
2. Категоризируйте клиентов и контрагентов. Проанализируйте результаты сделок и определите критерии, по которым будете оценивать дебиторов. Например, как долго сотрудничаете, случались ли задержки раньше, как клиент или контрагент реагирует на уведомления и т.д. Так будет ясно, кому дать отсрочку, а кто с высокой вероятностью вовремя не заплатит.
3. Разработайте стандарты работы с дебиторской задолженностью. Можно отталкиваться от оценок контрагентов и покупателей. Например:
- лимиты дебиторки, при которой поставки прекращаются;
- оценка контрагента, с которым заканчивается сотрудничество;
- максимальный объём отгрузки товара для клиентов / контрагентов с разной оценкой и т.д.
Так удобнее работать с уже существующими долгами и предупредить будущие. Политика бизнеса обязательно должна отражаться и в договорах с потенциальными дебиторами.
4. Формируйте резерв сомнительных долгов. Он подстрахует в ситуациях, когда дебиторка выйдет за пределы допустимого, и взыскать её вовремя не получится.
Порядок взыскания просроченной дебиторской задолженности
Обращаться в суд кредитор может, если:
- дедлайн платежа уже прошёл, дебиторка просрочена;
- срок исковой давности ещё не закончился — в соответствии со статьёй 196 ГК РФ составляет 3 года.
Списание дебиторской задолженности
Списание необходимо, когда:
- закончилась исковая давность для безнадёжного долга;
- должник обанкротился, начал процесс ликвидации, умер.
Перед списанием необходимо провести инвентаризацию, по результатам составить акт сведений о дебиторах.
Алгоритм следующий:
- Руководитель назначает членов комиссии. Как правило, в неё входят главный бухгалтер, юрист, ответственные за дебиторку (например, менеджеры), заместитель руководителя.
- Комиссия оформляет акт по самостоятельно утверждённой или унифицированной форме ИНВ-17. В нём фиксируются сумма долга, дебитор, причина задолженности.
- К акту прикладываются документальные доказательства безнадёжности долга: договор, платёжные поручения, выписка о ликвидации, переписка с должником, постановление приставов и т.д.
- Комиссия подписывает итоговые документы инвентаризации (как правило, протокол).
- Руководитель подписывает приказ о списании дебиторки.
Только после этого задолженность можно списать задолженность:
- за счёт резерва по сомнительным долгам (счёт 63);
- в прочие расходы (счёт 91.02).
После списания долг отражается на забалансовом счёте компании в течение 5 лет.
Часто задаваемые вопросы
Дебиторская задолженность — это обязательства других лиц перед бизнесом. Кредиторская — это обязательства, которые бизнес несёт перед другими.
Например, оплата за товары, которые компания уже отгрузила заказчику — это дебиторская задолженность для компании-поставщика и кредиторская для покупателя.
Можно определять по-разному. Дебиторка может быть текущей или просроченной, краткосрочной или долгосрочной, сомнительной или безнадёжной.
Сомнительная — это задолженность, которую не погасили вовремя, но надежда на оплату ещё есть. А безнадёжная — это просроченный долг, которые кредитор не в состоянии вернуть, а дебитор не может взыскать законным способом. Долг можно счесть безнадёным, когда дебитор обанкротился, ликвидировался или умер.
Обязательно вести учёт дебиторов, отслеживать сроки задолженности, напоминать об обязательствах. Полезно разработать политику работы с дебиторкой и следовать регламенту. Например, ввести систему оценки дебиторов и определить, кому бизнес может дать отсрочку, а с кем прекратит сотрудничество до полного погашения долга. Также стоит сформировать резерв по сомнительным долгам для страховки. Инструментов много, но это всегда системный и комплексный подход.
Всё зависит от сроков задержки и характера дебиторки. Пока долг сомнительный, можно попробовать договориться или направить досудебную претензию с требованием оплатить долг. Если дебитор никак не реагирует или отказывается исполнять обязательства — подавать иск в суд. Безнадёжную задолженность можно только списать в прочие расходы или за счёт резерва.
