Упрощенцам с выручкой больше 20 млн за 2025 год в новом периоде придётся платить НДС и отчитываться за него ежеквартальной декларацией. Но это не будет проблемой, если научитесь вести книгу продаж и книгу покупок. Рассказываем, как заполнять документ
Коротко о главном:
- Упрощенцы с доходом более 20 млн рублей за 2025 год теперь должны вести книгу продаж и книгу покупок. Они станут основой для декларации по НДС — её нужно будет подавать отдельно от декларации по УСН.
- В 2026 году бланки изменились: появились новые графы для связи отгрузок с авансами и отдельное поле для ставки НДС 22%.
- Ошибки ведут к штрафам до 40 тыс. рублей и потере права на налоговый вычет.
- Документы обязательно хранить в течение 4 лет.
Что такое книга продаж и книга покупок
Это специальные регистры — в них указывают все операции с НДС. Их ведут в специальной форме, которую утверждает Правительство. Потом эти документы станут основой декларации.
Важные термины:
- Счёт-фактура — подтверждает начисление НДС продавцом на момент передачи товара, работы или услуги и даёт покупателю право заявить налог к вычету.
- УПД — используется как первичный документ и как счёт-фактура. Заменяет собой счёт-фактуру, накладную и акт (статус “1”).
- Вычет НДС — право уменьшить сумму НДС к уплате на налог, который уже был уплачен поставщикам при покупке товаров, работ или услуг.
Читайте также: УПД — что это такое
Из документов складывается итоговая сумма налога, которую вы заплатите в бюджет. Механика простая:
- Сложите весь НДС из книги продаж — это налог, который вы начислили покупателям.
- Сложите весь входящий НДС из книги покупок — это сумма возможных вычетов.
- Разница между этими значениями и будет НДС к уплате.
Если книга покупок не хватает каких-то записей, вы заплатите больше налога, чем могли бы. Если в книге продаж есть лишние или дублированные записи — налоговая база будет завышена.
Кому нужно вести книгу продаж и книгу покупок
Тем, кто платит НДС. В 2026 году это:
- ООО и предприниматели на ОСНО;
- компании и предприниматели на УСН, которые заработали за год больше 20 млн рублей;
- компании и предприниматели на ЕСХН с доходов более 60 млн рублей;
- бизнес, который закупает товары за рубежом, вне зависимости от системы налогообложения.
Вести книги не нужно, если у вас есть освобождение от НДС на УСН и ЕСХН, если вы на АУСН, или если вы продаёте товары и услуги, которые НДС не облагаются. В каком виде нужно вести документы в 2026 году Книгу продаж и книгу покупок нужно вести только в электронном формате. Бумажные версии разрешено использовать для внутреннего контроля, но для отчётности они не подходят. Данные из книг автоматически переносятся в декларацию по НДС, поэтому важно, чтобы формат соответствовал требованиям ФНС.
Обычно книги формируются в бухгалтерской программе или онлайн-сервисе. После окончания квартала их не нужно отправлять отдельно — налоговая получает информацию вместе с декларацией. Но документы должны быть готовы по первому требованию инспекции.
Если вы ведёте учёт вручную в таблицах, убедитесь, что структура полностью совпадает с официальной формой — например, в 2026 году форматы изменились.
Когда нужно вносить записи в книги
Документы заполняют по мере появления операций. Вносите записи в том периоде, когда возник момент обложения НДС или право на вычет.
В книгу продаж запись вносят на дату выставления счёта-фактуры — в течение 5 календарных дней с даты отгрузки товара (передачи работ или услуг). Например, если вы отгрузили товар 15 марта, счёт-фактуру на отгрузку формируют в с 15 по 19 марта включительно. При получении предоплаты запись делают на основании авансового счёта-фактуры.
Книгу покупок заполняют позже — когда одновременно выполнены триусловия: товар, работа или услуга приняты к учёту, они необходимы для облагаемой НДС деятельности а счёт-фактура от поставщика у вас на руках. Только после этого появляется право уменьшить НДС к уплате.
Вычет по НДС с отгрузки можно переносить на более поздний период — не более 3 лет с момента появления права на вычет.
Как заполнить книгу покупок
Упрощенцы ведут документ также, как и остальные — отличий нет. Сначала нужно заполнить титульный лист — внесите в него данные вашего ИП или ООО.
Каждую покупку с НДС отражают в бланке. Для каждой операции — отдельная графа в таблице с такой шапкой↓
| 1 | Тут пишите номер записи |
|---|---|
| 2 | Тут пишите тип хозяйственной операции по утверждённому классификатору |
| 3 | Тут пишите реквизиты счёта-фактуры или УПД продавца — номер и дату |
| 4 | Тут вносят номер и дату корректировочного документа, если поставщик исправлял ошибки в первичном счёте-фактуре |
| 5 | Тут вносят номер и дату корректировки, если были исправления |
| 6 | Внесите правки в уже выданной корректировке стоимости |
| 7 | Реквизиты платёжки, подтверждающей уплату НДС |
| 7а | Реквизиты отгрузочного счёта-фактуры, по которому ранее был выдан аванс |
| 8 | Число, когда товары или услуги приняли к учёту |
| 9 | Официальное наименование ИП или ООО |
| 10 | Налоговые идентификаторы продавца — ИНН и КПП |
| 11 | Данные о посреднике |
| 12 | Налоговые идентификаторы посредника — ИНН и КПП |
| 13 | Заполняйте при операциях с валютой. Код валюты, если сделка не в рублях |
| 14 | Общая цена закупки с налогом в валюте документа |
| 15 | Сумма НДС к вычету |
| 16-19 | Заполняйте при операциях с прослеживаемыми товарами. Номер декларации, код измерения, объем и цена без НДС |
В конце квартала эта книга станет частью восьмого раздела декларации.
Как заполнить книгу продаж
В бланк записывают всю первичку — счета-фактуры или УПД. По аналогии с книгой покупок, нужно будет заполнить титульный лист.
Основная часть документа — это таблица. В неё по порядку вписывают все счета-фактуры и УПД, которые выставили партнёры-покупатели. На каждую первичку нужно заполнить строку в таблицу с такой шапкой.
| 1 | Тут пишите номер записи |
|---|---|
| 2 | Тут пишите тип хозяйственной операции по утверждённому классификатору |
| 3 | Тут пишите реквизиты счёта-фактуры или УПД — номер и дату |
| 3А | Заполняйте графу, если продаёте товары в страны ЕАЭС. Укажите в строке код товарной позиции по единой товарной номенклатуре ВЭД |
| 4 | Данные исправленного счёта-фактуры. Эти же сведения повторяются в графе 3 книги продаж. Графа не заполняется, если строка 1а в счёте-фактуре отсутствует |
| 5 | Реквизиты корректировочного счёта-фактуры. Аналогичные сведения отражаются в графах 3 и 4 книги продаж. Если корректировка не оформлялась — графа остаётся пустой |
| 6 | Реквизиты корректировочного счёта-фактуры |
| 7 | Название ИП или ООО, купившего товар или услугу |
| 8 | Налоговые идентификаторы покупателя, указанного в предыдущей графе — ИНН и КПП |
| 9 | Данные посредника, если он есть |
| 10 | Налоговые идентификаторы посредника, указанного в предыдущей графе – ИНН и КПП |
| 11 | Реквизиты документа, подтверждающих поступление авансового платежа — номер и дата |
| 11А | Заполняйте, если отправляете продукцию в счёт ранее полученного аванса. Внесите номер и дату авансового счёта-фактуры из строки 5б |
| 12 | Заполняйте при операциях с валютой. Впишите код валюты, если сделка не в рублях |
| 13 | Заполняйте при операциях с валютой. Впишите общую сумма реализации с учётом НДС: в валюте расчёта (графа а) и в рублёвом эквиваленте с указанием копеек (графа б) |
| 14-16 | Пропишите стоимость товаров или услуг без НДС |
| 17-18 | Пропишите сумму НДС |
| 19 | Общая стоимость операций, не подлежащих обложению НДС, в соответствии с данными счёта-фактуры |
| 20-23 | Сведения по продукции, подлежащей обязательной прослеживаемости: регистрационный номер декларации, обозначение единицы измерения, фактический объём и цена без НДС |
В конце квартала все записи становятся частью девятого раздела декларации.
Три популярных ошибки при заполнении документа
Чаще всего ошибки появляются по трём причинам:
- выбрали неверный код операции;
- неправильно перенесли данные из счетов-фактур;
- потеряли операции по вычету НДС.
Если декларацию ещё не отправили, запись нужно отменить: аннулируйте запись, создайте её дубль с отрицательными значениями, а затем внесите корректные данные.
Если декларация уже отправлена, создайте дополнительный лист к книге покупок или продаж и подайте уточнённую декларацию.
Что будет, если допустить ошибку в учёте
Штраф, отказ в вычете по НДС и внимание налоговиков.
Штрафы за ошибки в ведении документов — максимум 10 тыс. рублей. Но если из-за ошибок вы занизили базу по НДС, сумма увеличится до 40 тыс. рублей.
Отказ в вычете НДС означает, что налоговый вычет по таким операциям не примут.
Повышенное внимание налоговой может привести к дополнительным проверкам. А во время таких визитов часто находят и другие нарушения в учёте и налогах. Например, средний чек такого визита в 2025 году — 79 млн рублей.
Как подготовиться к первой проверке
После перехода на НДС налоговая автоматически начинает сопоставлять ваши данные с отчётностью контрагентов. Инспекция видит, совпадают ли суммы в книге продаж у продавца с книгой покупок у покупателя. Любые расхождения приведут к тому, что налоговая потребует пояснений
Чтобы у налоговой не было вопросов:
- обговаривайте сроки обмена документами до заключения договора и закрепляйте официально;
- регулярно проводите сверку с основными поставщиками и покупателями;
- проверяйте корректность ИНН, КПП и дат документов;
- контролируйте, чтобы суммы НДС в книгах совпадали с данными счетов-фактур;
- храните подтверждающие документы по вычетам — договоры, акты, платёжные поручения.
Перед сдачей декларации полезно сделать контрольную сверку:
- нет ли дублирующихся счетов-фактур;
- закрыты ли авансы отгрузками;
- совпадает ли итог НДС в книгах с суммой в декларации;
- нет ли отрицательного значения по ошибке.
Если налоговая направит требование, на ответ у вас будет 5 рабочих дней. Игнорировать его нельзя — это может привести к блокировке расчётного счёта.
