С апреля бизнесу нужно заполнять счёта-фактуры по новым правилам, иначе ИФНС не примет документ. В таком случае подтвердить право на вычет не получится. Рассказываем, что поменяли в шаблоне и как его заполнять.
Коротко о главном
- В период с 1 января по 1 апреля 2026 действовали рекомендованные ФНС формы счетов-фактур, книг покупок и продаж. За использование старых бланков формально ответственности не было.
- С 1 апреля 2026 года действует официально утверждённая новая форма счёта-фактуры. Бланк один для всех — компаний и ИП.
- В счёте-фактуре появилась строка 5б для отражения реквизитов авансового счёта-фактуры, которым закрывается отгрузка.
- В книге покупок и продаж тоже появились новые строки — 7а и 11а.
- С 2026 года ИП должны указывать в счёте-фактуре свой ОГРНИП и дату его присвоения.
- Старые формы документов с 1 апреля 2026 использовать нельзя — откажут в вычете НДС.
Правовая база
В 2025 году ФНС утвердила нужный формат счёта-фактуры, книги покупок и продаж — в документах появились новые строки для заполнения. Формат описан в Письме от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@. Это рекомендательное письмо от ФНС — его выпустили, чтобы налогоплательщики учли изменения налоговой реформы до официального изменения форм для учёта НДС.
Постановление Правительства от 23 января 2026 г. № 26 официально утвердило новые формы, но дата вступления в силу этого документа — 1 апреля 2026. Учли поправки в Налоговом кодексе с 2026, добавили новые строки, изменили налоговые ставки. Игнорировать эти изменения нельзя.
Новые строки помогут автоматически сопоставлять оплату и отгрузку, поэтому любые расхождения будут быстро выявлять при проверках. Это значит, что бизнесу придётся внимательнее относиться к оформлению документов и синхронизации данных в учётных системах.
Что изменилось в новом формате счёта-фактуры
В счетах-фактурах появилась строка 5б. Её заполняет продавец, но только в тех случаях, если получил деньги за услуги или товар заранее — например, по полной предоплате или авансом.
Укажите в блоке 5б следующее:
- название, номер и дату счёта-фактуры, которую выставили при получении аванса или предоплаты. Если предоплаты или аванса не было, не заполняйте это поле;
- если счёт-фактуру исправляли — укажите в строке 5б также номер и дату последнего исправления. Если таких счетов-фактур несколько, их нужно перечислить через точку с запятой: с номерами, датами, а при необходимости — данными об исправлениях.
Если ошибочно не указать в строке 5б данные авансового счёта-фактуры, это не будет критичной ошибкой. Но из-за этого налоговая может выставить требование о пояснении информации.
Ещё в Постановлении уточнили, что суммы без НДС теперь нужно указывать в рублях и копейках. Это техническая поправка. Также обновили требования к данным ИП: теперь нужно указывать ОГРНИП и дату его присвоения, а не реквизиты свидетельства о регистрации.
Читайте также: Счёт-фактура — что это, как оформить и выставить
Как теперь отправлять счёт-фактуру
Если вы работаете с прослеживаемыми товарами, счёт-фактуру и УПД нужно формировать и отправлять только в электронном виде. Но есть исключения: например, при продаже физлицам, самозанятым или при отправке товаров в страны ЕАЭС — тогда документы можно оформить на бумаге.
Во всех остальных случаях можно использовать бумажные счета-фактуры. Заполняйте документ по форме из Постановления Правительства № 1137.
Читайте также: УПД — что это такое
Что будет, если отправлять документы по старому образцу
Если продолжать заполнять счёта-фактуры после 1 апреля 2026 года по-старому, возникнут проблемы с налоговой: документ не примут при проверке и откажут в вычете налога на добавленную стоимость. При этом придётся переделывать и отправлять счёт-фактуру заново.
Какие ещё формат изменятся с 1 апреля
В книге покупок и книге продаж тоже изменились поля.
Книга покупок. Появилась строка 7а. Продавец указывает в ней номер и дату счёта-фактуры на отгрузку, если под эту отгрузку ранее был получен аванс. Такие же правила теперь действуют и для дополнительного листа этого документа.
Книга продаж. Появилась строка 11а. Продавец вписывает в ней данные из строки 5б при отгрузке, под которую ранее поступал аванс. Если предоплату не брали, оставьте поле пустым.
Также обновили ставки налога на добавленную стоимость:
- в строках 14 и 17 теперь указывают 22%;
- в строках 14а и 17а — 20% или 18%.
Эти же правила применяются и в дополнительном листе учётного документа.
Как подготовиться к переходу на новую форму
Обновите учётную систему: в ней должен появиться новый бланк и возможность заполнять строку 5б. Если используете электронный документооборот, уточните у оператора, загрузил ли он актуальный формат.
Проверьте шаблоны документов и инструкции для сотрудников. Бухгалтерии важно понимать, когда заполнять строку 5б и как отражать авансы. Ошибки чаще всего возникают именно при зачёте предоплаты.
Дополнительно проверьте настройки НДС — должна быть указана актуальная ставка 22%. Проверьте, чтобы это отражалось во всех документах: счетах-фактурах, УПД, книгах покупок и продаж. Если осталась старая ставка 20%, исправьте шаблоны и настройки автоматического расчёта. Убедитесь, что для отдельных категорий товаров система автоматически проставляет правильное значение: например, ставку 10% или 0%.
Сделайте тестовую отправку документов через ЭДО, чтобы проверить корректность данных. Отправьте несколько счетов-фактур через систему и проверьте, что данные отображаются правильно. Обратите внимание на строки 5б и 5а, реквизиты, ставки НДС и отображение исправлений. Потом аннулируйте тестовый документ.
Введите контрольный перечень для проверки всех реквизитов перед отправкой. Создайте чек-лист для бухгалтеров и сотрудников отдела продаж. Пропишите, что нужно проверять строки 5б и 5а, ставки НДС, номера авансов, исправлений, реквизитов ИП и ООО.
Как изменения повлияют на работу бизнеса
Обновление формы счёта-фактуры затронет все процессы, связанные с продажами и документооборотом. Придётся пересмотреть порядок работы с авансированными отгрузками, так как теперь их нужно связывать с отгрузочными документами через строку 5б. Это особенно заметят компании с большим количеством частичных оплат.
Ещё увеличится нагрузка на проверку документов: перед отправкой придётся внимательнее сверять данные, чтобы избежать расхождений. В долгосрочной перспективе это упростит контроль со стороны налоговой, но на этапе перехода может потребовать дополнительных ресурсов и времени сотрудников.
