Последнее обновление: 02.01.2020

Учет расчетов с подотчетными лицами 

Время чтения: 2 минуты Нет времени читать?
1144 0 Распечатать
Ближайшие отчетные даты по сотрудникам Ближайшие отчётные даты
  • Отчетность 4-ФСС за IV квартал 2019 года до 30.01.2020
  • Отчет в СЗВ-ТД за сентябрь 2020 года до 15.10.2020
  • Сдать расчет 6-НДФЛ за III квартал 2019 года до 31.10.2020
Налоговый календарь Отчитаться онлайн

Расчеты с подотчетными лицами, а также учет данных операций зависят от порядка их организации, условий окончательного расчета по подотчету (авансовому отчету), статуса работодателя и применяемой им системы налогообложения.

Процедура расчетов с подотчетными лицами включает в себя следующие основные операции:

  • выдача аванса подотчетному лицу;
  • проверка авансового отчета о целевом расходовании подотчетных средств;
  • окончательный расчет с подотчетным лицом по утвержденному авансовому отчету.

Сдать зарплатную отчетность за сотрудников онлайн

При проведении данных операций работодатель в зависимости от предпринимательского статуса, применяемой системы налогообложения и целей, на которые выдавались подотчетные средства, должен:

  • соблюдать предельный размер наличных расчетов в случае приобретения товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо – представителя по договорам поставки (выполнения работ, оказания услуг);
  • отражать расчеты с подотчетным лицом в бухгалтерском учете и налоговом учете при применении ОСНО или спецрежима в виде УСН;
  • учитывать особенности формирования облагаемой базы по НДФЛ и страховых взносов;
  • проверять на правомерность принятие НДС к вычету по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Подотчетному лицу выдаются денежные средства на расходы, связанные с ведением деятельности организации (индивидуального предпринимателя).

При этом деньги под отчет можно выдавать только своим работникам, причем неважно, российский это работник или иностранный.

Кроме того, выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Выдать деньги под отчет можно любым из нижеперечисленных способов:

  1. либо наличными денежными средствами из кассы на основании расходного кассового ордера;

  2. либо перечислением денежных средств на банковскую карту.

Чтобы подтвердить факт использования (расходования) по назначению (для выполнения служебного задания) денежных средств, полученных под отчет, работник должен представить оправдательные документы. К ним в общем случае относятся:

  • первичный учетный документ, который подтверждает факт приобретения товаров (работ, услуг);
  • и документы, которые подтверждают оплату приобретенных товаров (работ, услуг).

Данные документы работник должен приложить к авансовому отчету в качестве подтверждения использования подотчетных средств по назначению.

По установленному правилу работник, получивший наличные денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они были выданы, – в общем случае (например, если денежные средства выданы на хозяйственные нужды работодателя). В ситуации, когда работник потратил собственные деньги на нужды работодателя, он может составить авансовый отчет и отразить в нем потраченную сумму как перерасход.

И напротив, когда работник возвращает все денежные средства, полученные под отчет, авансовый отчет он составлять не должен, так как авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на расходы. Соответственно, при отсутствии расходов необходимость в заполнении авансового отчета отпадает.

Более подробная информация по данному вопросу доступна зарегистрированным пользователям сервиса «Моё дело».
В избранное
Вам будет интересно
Комментарии 0

Интернет-бухгалтерия «Моё дело».
Не нужно быть бухгалтером,чтобы вести
учет и сдавать отчетность!

Идеально для ООО и ИП на УСН, ЕНВД, Патенте

Всего 833 ₽/в месяц
  • Минута на выставление счета!
    Пока клиент не передумал

    Выставляйте счета из сервиса сразу с
    кнопкой оплаты.
    Ваши клиенты смогут совершать
    оплату любым удобным для них
    способом. Мы все предусмотрели!

    Попробовать
  • Сдавайте отчетность не выходя
    из дома

    Сервис автоматически сформирует
    отчет, проверит его и отправит онлайн.
    А узнать, принят ли Ваш отчет, есть ли
    вопросы от инспектора — можно в
    любой момент.

    Попробовать
  • Никто не хочет платить
    налоги, но…

    Мы поможем, по крайней мере, не
    переплачивать. Сервис сам рассчитает налоги и взносы
    и предложит Вам все возможные
    варианты снизить налоги.

    Попробовать
  • Не оставим Вас наедине
    с бухгалтерией

    Не нужно гуглить, задайте свой вопрос
    экспертам «Моего Дела».
    Мы разберем Вашу ситуацию и
    предложим оптимальное решение в
    течение суток.

    Попробовать
  • Сверьтесь с ФНС, пока они сами не проявили интереса

    Проверить, нет ли у вас задолженности по налогам за прошлые периоды,
    можно прямо из личного кабинета. Для сверки больше не нужно посещать инспекцию.

    Попробовать
  • Не забудьте про сотрудников

    Взносы, зарплата и другие выплаты
    рассчитываются автоматически.
    Полный пакет необходимых
    документов для оформления
    cотрудников формируется в один клик.

    Попробовать
  • Удобная интеграция с банками

    Мгновенная выгрузка платежных
    поручений для отправки в банк,
    загрузка выписок из банка в сервис.
    Теперь движение денежных средств
    всегда под контролем.

    Попробовать
  • Несем ответственность за свои
    действия

    Мы не ошибаемся, но...
    Для Вашего спокойствия наша
    ответственность застрахована
    на 100 000 000 рублей!

    Попробовать
  • Интеграция с Моё дело.API

    Открытое API позволяет обмениваться
    данными с любым сервисом, который
    Вы используете.

    Попробовать
Спасибо за Вашу заявку!
Ведение кадрового
и бухгалтерского учета
от 1 667 руб./мес

Бухгалтера из вашей отрасли,

онлайн-сервис для контроля, бот для рутинных операций


Новости законодательства для предпринимателей

Только 1 раз в месяц