Как заполнить транспортную накладную

Как заполнить транспортную накладную

Транспортная накладная является важным документом, если предприятие (или физлицо) прибегает к помощи сторонней компании (перевозчика) для отправки грузов. Данный документ будет доказательством того, что компании заключили договор о перевозке груза. Также накладная может понадобиться для получения вычета по НДС.

С этого года участники данной цепочки смогут заполнять и предоставлять накладные в цифровом формате. В статье расскажем о правилах заполнения транспортной накладной, когда следует заполнять документ и кто должен этим заниматься. 

Что такое транспортная накладная?

Посредством транспортной накладной (далее - ТН) оформляются автогрузоперевозки по территории РФ. Эта бумага подкрепляет наличие сделки по доставке груза из пункта А в пункт Б между продавцом, покупателем и перевозчиком. Также накладная подтверждает стоимость услуг, а соответственно расходов на перевозку.

В ТН содержится информация об отправителе, перевозчике и получателе. Также в документ выписываются данные о товаре, параметрах авто и вместимости.

Когда нужна ТН?

Накладная для перевозки груза потребуется для осуществления доставки товара от продавца к покупателю. Причём это касается как доставки груза на автотранспорте продавца (при условии, что стоимость доставки не включена в стоимость товара), так и доставки груза на ТС сторонней компании. Документ также позволяет получить вычет по НДС.

Важно! Покупатель может выбрать самовывоз в качестве способа получения товара. И если данная операция будет осуществляться на собственном авто покупателя, то заполнение транспортной накладной не требуется. В таком случае, затраты на транспортировку товара подтверждаются иными документами: путевым листом, зарплатными ведомостями и другими.

ТН также нужна водителю, который будет доставлять груз. Если транспорт остановят госавтоинспекторы, они вправе потребовать накладную.

Кто оформляет ТН?

Оформление накладной — обязанность грузоотправителя. Так называется участник сделки, заказавший перевозку груза. Отправителем может выступить как продавец, так и покупатель. С прошлого года данные обязанности может принять на себя и экспедитор (компания, реализующая перевозку).

Важным условием составления ТН является наличие договора на перевозку груза. В этом документе можно поручить оформление ТН экспедитору.

Сколько нужно экземпляров ТН?

Чтобы дать ответ на вопрос, сколько экземпляров транспортной накладной и кому делать, следует учесть два фактора: количество участников перевозки и количество задействованного транспорта. То есть, ТН должен быть на руках у отправителя, перевозчика и получателя. Кроме того, накладная положена каждому ТС, задействованному в перевозке.

Поясним: когда для транспортировки нескольких партий груза достаточно одного автомобиля, то накладная составляется только на этот автомобиль. В случае же, когда для перевозки одной партии груза необходимо несколько автомобилей, документ составляется на каждое ТС.

Количество партий груза не влияет на количество накладных, а количество задействованных ТС - влияет.

Общие правила заполнения накладной

Для начала разберём общее оформление транспортной накладной и пример заполнения для всех участников сделки:

  • В документе важно заполнить следующие данные:
    • информация о грузоотправителе, перевозчике и получателе;
    • дата отправки груза;
    • стоимость перевозки груза.

Пример заполнения шапки транспортной накладной Пример заполнения шапки транспортной накладной

  • Также в полях 6, 7, 15 и 16 следует прописать наименование должностей сотрудников, которые будут отправлять и принимать груз, и проставить подписи.
  • В полях, для которых нет информации, ставится прочерк, а пункты с пометкой «при необходимости» можно оставить пустыми.

Часто возникает вопрос, где ставить печать в транспортной накладной? Отвечаем, что данный документ не нуждается в заверении печатью, однако её наличие не будет считаться недочётом.

Правила заполнения ТН для грузоотправителя

Мы уже говорили о том, что отправителем груза может быть любой участник договора о перевозке. Рассмотрим пример заполнения транспортной накладной, если перевозчик сторонняя организация.

Нанять экспедитора для самовывоза груза может и покупатель. Тогда он будет считаться и отправителем и получателем груза.

От отправителя требуется заполнение верхней части накладной, в которой содержатся данные о:

  • дате заполнения и номере документа;
  • номере экземпляра (см. пункт о количестве экземпляров);
  • дате и номере заявки.

Кроме того, грузоотправителю нужно заполнить разделы с 1 по 7, а также 15 и 16. Рассмотрим образец заполнения ТН подробнее.

Раздел 1. Здесь требуется указать данные об организации, отправляющей груз: полное наименование, ИНН, адрес, контакты.

Важно! Если обязанности отправителя взял на себя перевозчик, ему следует поставить метку возле графы «является грузоотправителем» заполнить подраздел 1а.

Раздел 2. В этот раздел вносится информация о компании или физлице, которая получит доставляемый груз.

Раздел 3 посвящён информации о том, что будет перевозиться. Сюда нужно вписать информацию о грузе, а именно о том, как он называется, в каком количестве доставляется, какая у него масса и габариты. Здесь же отмечается, что груз является опасным веществом (если товар относится к таковым).

Пример заполнения раздела 3 Пример заполнения раздела 3

Здесь же есть поле «объявленная стоимость груза», в которое требуется вписать стоимость груза.

Важно! «Объявленная стоимость» не должна быть выше реальной стоимости груза.

Раздел 4 посвящён дополнительным документам, поскольку доставка товара сопровождается не только накладной, но и целым пакетом документов. Поэтому в данный раздел следует внести реквизиты прилагаемых бумаг: товарные накладные, УПД, сертификаты, паспорта, разрешения и так далее.

Раздел 5. Здесь отправителю следует прописать «рекомендации» по транспортировке груза. Ведь перевозчик не может знать всех особенностей доставляемого товара. В разделе 5 прописываются условия, которые важно соблюдать, чтобы доставить груз в сохранности: это температура, при которой товар сохранит своё качество, сроки, сантребования и так далее. Здесь же указываются характеристики транспортного средства, которое подходит для перевозки: марка, тип, грузоподъёмность и прочее.

Раздел 6 посвящён приёму груза. Здесь информация о том, откуда забрать груз (адрес склада), данные ответственного за загрузку сотрудника, дата и время получения груза. Именно поэтому данный пункт накладной заполняется на месте склада А во время прибытия автомобиля. Также здесь прописывается состояние груза, его масса в момент загрузки, а также, сколько места он занимает. После раздел заверяется водителем.

Пример заполнения раздела 6 ТН Пример заполнения раздела 6 ТН

В разделе 7 подписываются адрес места, в которое нужно привезти товар, дата и время доставки.

Пример заполнения раздела 7 ТН Пример заполнения раздела 7 ТН

Разделы 15-16. Здесь ставится подпись сотрудника, ответственного за отправку груза, инициалы и должность.

Правила заполнения ТН для перевозчика

Далее рассмотрим, как заполнить транспортную накладную (образец для перевозчика).

От компании, занимающейся перевозкой, требуется заполнить разделы с 8 по 11, 13, 15 и 16. Он также подписывается под разделом 6 - подтверждая приём груза и под разделом 7 - подтверждая сдачу.

Раздел 8. Данное поле заполняется информацией, касающейся требований перевозки. Говоря конкретнее, здесь прописываются признаки утраченного груза, размер платы за хранение, санкции за невывоз груза, задержку и прочее. Поле можно оставить пустым, тогда условия будут определяться по общим правилам Устава автомобильного транспорта.

Раздел 9. Здесь заполняется дата приёма заказа, ФИО, должность и подпись принявшего заказ сотрудника.

В разделе 10 прописываются данные о перевозчике (по типу сведений об отправителе): полное название организации или ФИО физлица, ИНН, адрес, контакты. В дополнительной графе - данные водителя.

Пример заполнения раздела 10 Пример заполнения раздела 10

Раздел 11. Предполагает наличие сведений о ТС. Это тип, марка, грузоподъёмность и так далее. Также нужно указать форму владения автомобилем: авто в лизинге / арендованное / собственный транспорт.

Важно, чтобы информация из раздела 11 соответствовала информации из раздела 5, которые заполняет отправитель. Поскольку, если прибывшее на загрузку ТС не будет соответствовать требованиям, которые указал отправитель, последний вправе отменить сделку.

Раздел 12. Тут отмечаются замечания перевозчика, которые могут возникнуть в процессе погрузки. Они могут касаться состоянию груза, маркировки, качества упаковки и так далее.

Раздел 13. Здесь содержатся данные, которые характеризуются как «прочие»: номер, дата и срок разрешения на перевозку, а также данные о маршруте и режиме работы водителей.

Раздел 14. Заполняется только при изменении пункта доставки или маршрута.

Раздел 15. Подпись перевозчика.

Раздел 16. Здесь указывается цена за перевозку, а также плата за перевозку, правила расчета, НДС, название организации, банковские реквизиты грузоотправителя и перевозчика.

Правила заполнения ТН для грузополучателя

Получатель груза заполняет малую часть накладной, а именно раздел 7, касающийся приёма товара. В раздел вносится информация о том, :

  • когда транспорт прибыл на склад разгрузки и когда покинул его;
  • в каком состоянии прибыл груз, есть ли недочёты;
  • какая масса груза;
  • какое количество грузовых мест он занимает.

Пример заполнения раздела 7 Пример заполнения раздела 7

Важно! Состояние груза можно не проверять при разгрузке, если ТС не открывалось, груз опломбирован, а упаковка без повреждений.

Компания или физлицо, получающее груз, должно поставить подпись в накладной в качестве подтверждения приёма.

Заполнение раздела 17 в ТН

Этот раздел предназначен для замечаний. Его могут заполнять все участники договора. Обычно здесь отмечаются недочёты. Например, если нарушены условия перевозки груза, или груз прибыл в пункт Б не в том количестве, или товар был испорчен.

Пример заполнения раздела 17 при отсутствии недочётов Пример заполнения раздела 17 при отсутствии недочётов

Недочёты, допущенные при заполнении накладной, исправляются прямо в документе. Достаточно зачеркнуть неверную информацию и внести правильные данные с пометкой «Исправлено» и датой корректировки.

Электронные транспортные накладные

С 1 марта 2022 года будет запущена программа для оформления транспортных накладных в цифровом варианте. Сокращенно такой документ будет называться ЭТрН. Обмен данными будет происходить через систему электронных перевозочных документов, к которой можно присоединиться уже с января. В этом году переход на электронный документооборот в области грузоперевозок будет добровольным, однако с 2023 года он станет обязательным.

Алгоритм пользования данной системой будет следующим:

Грузоотправитель сможет составить ЭТрН и загрузить её в специальную систему - ГИС ЭПД - через оператора. Получателю придёт уведомление о том, что груз вышел к нему;

Как только груз достигнет точки назначения, получатель откроёт документ в системе и поставит отметку о получении груза.

Данные документы будут подписываться электронной подписью.

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!