Как сдать корректировки по 6-НДФЛ

Корректировка 6-НДФЛ в 2024 году

Бухгалтерия сдала декларацию в положенные сроки, и вдруг выяснилось, что какие-то данные туда не попали, или те что есть, оказались с ошибками. Если эту ситуацию проигнорировать, на организацию или ИП-работодателя ИФНС может наложить штраф в сумме 500 рублей (пункт 1 статьи 126.1 НК РФ). Наказание предусмотрено и для должностного лица организации — административный штраф в 300-500 рублей. На ИП он не налагается.

Избежать санкций поможет сдача уточнённой (скорректированной) декларации 6-НДФЛ. Налоговый агент подаёт её не только при обнаружении арифметических или технических ошибок, но и в ситуациях, связанных с перерасчётом и переносом выплат доходов:

Рассмотрим, как сделать корректировку 6-НДФЛ при возникновении разных оснований для исправлений.

Перерасчёт отпускных

Начнём с того, что бланк уточнённой декларации 6-НДФЛ должен быть тот же, что и у первоначально отправленного отчёта. В настоящее время действует форма, утверждённая Письмом ФНС от 04.12.2023 №БС-4-11/15166@. Изначально предлагали форму, регламентированную Приказом ФНС от 19.09.2023 г. № ЕД-7-11/649@. Однако она уже не актуальна в связи с тем, что с 2024 года ввели два срока уплаты НДФЛ. Если налоговики не успеют внести соответствующие корректировки в форму из Приказа № ЕД-7-11/649@, тогда за 1 квартал 2024 года нужно подавать отчёт 6-НДФЛ по форме из Письма № БС-4-11/15166@. На титульном листе нужно указать порядковый номер корректировки — 001, 002, и т.д.

Корректировки 6-НДФЛ будут необходимы, если в первоначальном отчёте указали неверную сумму выплаченных отпускных (поскольку с 2024 года указывается именно выплаченная, а не начисленная сумма доходов). В разделе 2 (строка 120) ставится правильная сумма оплаты за отпуск. При этом величина исчисленного (строка 140) или удержанного НДФЛ (строка 160) должна остаться прежней, если изначально указана правильно с выплаченного по факту дохода, или исправляется, когда по этим строкам также были сделаны ошибки. Пересчитанные суммы отпускных в меньшую или большую сторону никак не отражаются в 6-НДФЛ, поскольку нужно указывать именно выданные доходы, а не начисленные.

Исправление КПП или ОКТМО

Как обнулить отчёт 6-НДФЛ сданный электронно или на бумаге не в ту ИФНС? Это означает, что номера ОКТМО или КПП были указаны неверно. В этом случае нужно отправлять две декларации 6-НДФЛ:

Исправления суммы налога или дохода

В уточнённой декларации ставится номер корректировки, указывается дата заполнения документа. Вносятся исправленные показатели в разделы 1 или 2.

Если НДФЛ по срокам перечисления нужно указать больше или меньше, чем указанный изначально (это раздел 1), другие декларации, кроме текущей, менять не нужно. Но если исправления коснулись прошлых периодов (например, 1 квартал или полугодие), то есть НДФЛ с начала года нужно указать больше или меньше, чем указанный изначально, то корректировку придётся сдавать и по ним. Это же касается доходов и НДФЛ из раздела 2.

Нужно быть готовым к запросам ИФНС по предоставлению пояснений в связи с подачей уточнений, особенно если сумма НДФЛ корректируется в меньшую сторону.

Перерасчёт материальной выгоды и налога с неё

Правительство РФ разрешило не удерживать НДФЛ с материальной выгоды, которую получило физлицо в период с 2021 по 2023 год (пункт 90 статьи 217 НК РФ). Поэтому сотрудник мог в прошлом году обратиться с заявлением о возврате налога, который был удержан у него в 2023 году с этого вида дохода.

В 2024 году удержание НДФЛ с материальной выгоды — законно. Если сумма налога указана неправильно, она корректируется таким же образом, как указано в разделе по исправлению налога и дохода.

Если же ошибка в неправильном указании налога была в 6-НДФЛ в течение 2023 года, в этом случае нужно переделать все декларации 6-НДФЛ за 2023 год, начиная с того периода, когда он впервые появился. Берётся раздел 2 (старой формы) по ставке 35%, в нём меняются суммы строк 110, 112 (вычитается сумма полученной материальной выгоды), 140 (вычитается НДФЛ с материальной выгоды). Строка 160 остаётся без изменений.

Если излишне удержанный налог по материальной выгоде был в 2021 или 2022 году, тогда требуется сдать корректировки по прошедшим периодам, а в текущем периоде вернуть сотруднику налог.

Исправления справок о доходах и налогах

При обнаружении неточностей в годовых справках о доходах и налогах, которые готовятся отдельно на каждого застрахованного, корректировать необходимо только конкретную справку, в которой найдена ошибка, остальные дублировать не нужно.

Её можно исправить или аннулировать, если изначальная справка не должна была подаваться вообще. В “шапке” уточнённой справки нужно поставить тот же номер что был раньше. В поле “номер корректировки сведений” — её порядковый номер (01, 02, и т.д.). Для аннулирующей справки ставится номер 99.

Аннулирующие справки могут понадобиться в следующих случаях:

Когда корректировки можно не подавать?

Есть ситуации, при которых налоговым агентам разрешено не предоставлять уточнённые декларации. К ним относятся:

Образец корректировки 6-НДФЛ прошлого налогового периода

Покажем пример заполнения уточнённой декларации.

После сдачи формы 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года обнаружились недостоверные данные: одному из сотрудников выплатили компенсацию за использование личного автомобиля для производственных нужд в размере 20 тысяч рублей за январь 2024 года. Сумма была выплачена 10 февраля, НДФЛ удержан и перечислен до 28 февраля (третий срок перечисления с 01.02. по 22.02. — по последнему актуальному правилу с 2024 года с разделением каждого месяца на два срока), но данные по ним в раздел 1 декларации не попали. Как составить корректировку?

Титульный лист. Те же самые данные, что и в первоначальном отчёте, кроме кода корректировки (1--) и даты заполнения.

Раздел 1. В строках 021-026 ставятся суммы по срокам перечисления. Строка 020 суммирует все удержания за 6 сроков перечисления.

Раздел 2. Пересчитываются суммы в строке 120 (в нашем примере увеличиваются на 20000 рублей). Соответственно меняются на 2600 рублей суммы исчисленного (строка 140) и удержанного НДФЛ (строка 160).

Образец заполнения раздела 2:

Контроль правильности заполнения декларации

Чтобы убедиться, что корректирующая форма 6-НДФЛ заполнена верно, и у ИФНС не возникнут основания для отправки требования об устранений расхождений, нужно проверить корректность заполненных данных. Для этого налоговики разработали специальные контрольные соотношения показателей. Их перечень и порядок проверки для 2023 года представлены в письме ФНС России от 18.02.2022 №БС-4-11/1981@ (с изменениями из Письма ФНС от 30.01.2023 № БС-4-11/1010@ и других писем). Для 2024 года перечень контрольных соотношений и порядок проверки указаны в Письме ФНС России от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@.

Покажем некоторые из них, которые касаются расчётов:

Сроки сдачи корректировки

Обнаружить ошибку в 6-НДФЛ могут как сами работники налогового агента, так и специалисты налоговой инспекции. Последние обязаны выслать требование об устранении нарушений. Его нужно исполнить в течение 5 дней после получения.

Подавать корректировку следует как можно раньше — сразу после найденного несоответствия. Санкций не будет, если ошибка, обнаруженная в декларации, не станет причиной занижения НДФЛ к уплате. Но налоговый инспектор обязательно запросит исправленную декларацию и письмо — пояснение.

Отправить корректирующий отчёт 6-НДФЛ можно в любой из трёх промежутков:

Таким образом, есть всего два способа избежать штрафов:

Штрафа не будет, если налоговики не выявят нарушений исходной декларации по результатам выездной проверки.

Пени по организации-налоговому агенту считаются по ставке 1/300 от ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки до 30 дня включительно и 1/150 ставки начиная с 31 дня. Для ИП ставка остаётся той же (1/300) на весь период просрочки.

Часто задаваемые вопросы

Всегда ли нужно письмо-пояснение по корректировочной декларации 6-НДФЛ. Как его правильно составить?

Нет, письмо не считается обязательным приложением к декларации, и делается по усмотрению налогового агента или по отдельному запрос ИФНС. Подаётся в свободной форме. В нём указываются реквизиты заявителя и излагается суть разъяснений по вносимым исправлениям.

Каким способом можно отправить исправленную декларацию?

Тем же самым, что и исходный вариант. Если он был на бумаге, то и новый отчёт должен быть такой же. Аналогично и с электронной версией. Напоминаем, что бумажную декларацию разрешено отправлять при числе работников не больше 10.