Предприниматели с работниками и компании заполняют 6-НДФЛ по форме, утверждённой Приказом Федеральной налоговой службы России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@ (с учетом изменений от 09.01.2024) . В этой статье вы узнаете, когда, как и куда сдавать отчётность, какая ответственность предусмотрена за непредставление или несвоевременную сдачу документа и кому нужно отправлять нулевую декларацию.
Когда сдавать декларацию 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года
Сдавать 6-НДФЛ должны все, кто платит физлицам облагаемые НДФЛ доходы. В первую очередь это касается работодателей и заказчиков по ГПД.
За 1 квартал 2026 подать декларацию нужно не позже 27 апреля 2026 года (срок переносится из-за выходного).
Юридические лица сдают расчёт в налоговую по месту нахождения. ИП — по адресу регистрации. Обособленные подразделения юридического лица отчитываются самостоятельно, если уполномочены выплачивать зарплату, а также имеют свой банковский счёт.
Если 6-НДФЛ заполнен на 11 человек и более, то подавать расчёт можно только в электронном виде. В остальных случаях можно выбрать способ подачи — в электронном или бумажном виде.
Образец заполнения
НДФЛ уплачивается 2 раза в месяц, перед этим подается уведомление. Формат уплаты НДФЛ влияет и способ заполнения расчета 6-НДФЛ.
| Период начисления НДФЛ | Уведомление | Платёж |
|---|---|---|
| С 1 по 22 число месяца | До 25 числа | До 28 числа |
| С 23 числа по последний день месяца | До 3 числа следующего месяца | До 5 числа следующего месяца |
Последний раз в календарном году НДФЛ начисляется с 23 по 31 декабря. Уведомление и платёж — в последний рабочий день.
Состав 6-НДФЛ за 1 квартал не изменился. Также нужно заполнять:
В годовой отчёт ещё входит справка о доходах и суммах налога физических лиц.
Требования к заполнению расчёта подробно отражены в Приказе ФНС от 19.09.2023 г. № ЕД-7-11/649@ (в редакции Приказа ФНС от 09.01.2024 г. № ЕД-7-11/1@).
На примере рассмотрим, как заполнять расчет 6-НДФЛ.
Пример. В организации «ГлавПример» трудоустроены 3 работника. Каждый из них получает оклад в размере 40 000 ₽ до 10 числа месяца и аванс в размере 30 000 ₽ до 25 числа месяца.
Других выплат в первом квартале не было.
Таблица 1 - Распределение НДФЛ по срокам начисления за 1 квартал 2026
| Срок перечисления | Аванс (25 числа) | НДФЛ с аванса | Зарплата (10 числа) | НДФЛ с зарплаты |
|---|---|---|---|---|
| С 1 по 22 января 2026 | - | - | 120 000 | 15 600 |
| С 23 по 31 января 2026 | 90 000 | 11 700 | - | - |
| С 1 по 22 февраля 2026 | - | - | 120 000 | 15 600 |
| С 23 по 28 февраля 2026 | 90 000 | 11 700 | - | - |
| С 1 по 22 марта 2026 | - | - | 120 000 | 15 600 |
| С 23 по 31 марта 2026 | 90 000 | 11 700 | - | - |
| ИТОГО | 270 000 | 35 100 | 360 000 | 46 800 |
Титульный лист
Необходимо указать реквизиты ИП или компании. Если 6-НДФЛ заполняется за первый квартал, то в поле «Отчётный период» нужно прописать — «21».
Коды по месту учреждения зависят от места нахождения, полный перечень представлен в Приказе ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@.
Как выглядит заполненный титульный лист для организаций:
Титульный лист 6-НДФЛ для организаций
Заполнение титульного листа 6-НДФЛ для организаций
Заполнение титульного листа
Раздел 1
В строке 010 нужно указать один из КБК. Обратите внимание, что с 2025 введена новая пятиступенчатая шкала НДФЛ. Ставка налога может меняться от 13 до 22%.
| Вид дохода, с которого исчисляется НДФЛ | Ставка НДФЛ | КБК |
|---|---|---|
| Зарплата, премии и прочие доходы, облагаемые по прогрессивной шкале | 13% | 182 1 01 02010 01 1000 110 |
| 15% | 182 1 01 02080 01 1000 110 | |
| 18% | 182 1 01 02150 01 1000 110 | |
| 20% | 182 1 01 02160 01 1000 110 | |
| 22% | 182 1 01 02170 01 1000 110 | |
| Районные коэффициенты и надбавки | 13% | 182 1 01 02210 01 1000 110 |
| 15% | 182 1 01 02230 01 1000 110 | |
| Дивиденды резидентам | 13% | 182 1 01 02130 01 1000 110 |
| 15% | 182 1 01 02140 01 1000 110 | |
| Дивиденды нерезидентам | 15% | 182 1 01 02010 01 1000 110 |
| Матвыгода по займам, призы, выигрыши | 35% | 182 1 01 02010 01 1000 110 |
Строка 020. Общая сумма налога за 1 квартал, в том числе:
- 021 — по первому сроку перечисления (с 01.01 по 22.01);
- 022 — по второму (с 23.01 по 31.01);
- 023 — по третьему (с 01.02 по 22.02);
- 024 — по четвёртому (с 23.02 по 29.02);
- 025 — по пятому (с 01.03 по 22.03);
- 026 — по шестому (с 23.03 по 31.03).
Сумма в строках 021-026 в отчёте за 1 квартал должна быть равна значению в строке 020.
Строка 030. Общая сумма налога, которую вернули работникам. Каждая строка 031-036 соответствует своему периоду в первом квартале.
Образец заполнения раздела 1 в 6-НДФЛ на примере ООО «ГлавПример»:
Образец заполнения раздела 1 в 6-НДФЛ
Раздел 2
Заполнение строк:
- 100. Ставка налога — 13, 15, 18, 20, 22 или 35%.
- 105. КБК — указать такой же, как и в разделе 1.
- 110. Общее количество граждан, которые в 1 квартале 2025 года получили облагаемый налогом доход, в том числе строка 111. Число высококвалифицированных специалистов.
- 120. Общий размер дохода сотрудников, в том числе строка 121. Сумма дохода, полученная высококвалифицированными специалистами.
- 130. Заполнять, если были вычеты, на которые был уменьшен облагаемый доход.
- 140. Общий размер исчисленного НДФЛ с доходов работников, в том числе строка 141. Сумма НДФЛ, исчисленная с доходов высококвалифицированных специалистов.
- 160. Размер удержанного НДФЛ с доходов работников с начала отчётного периода (за январь, февраль и март). В строках 161-166 дается разбивка по срокам перечисления.
- 170. Размер налога, который налоговый агент не смог удержать.
- 180. Излишне удержанная сумма НДФЛ.
- 190. Сумма налога, которую вернули работникам в первом квартале, в том числе в строках 191-196 дается разбивка по срокам перечисления.
Отрицательные значения указывать не нужно. В пустых ячейках проставляется прочерк. В строках, где подразумевается указание суммы, но фактически выплат или налога не было, указывается «ноль».
Образец заполнения раздела 2 в 6-НДФЛ на примере ООО «ГлавПример»:
Образец заполнения раздела 2 в 6-НДФЛ.png
Нужно ли подавать нулевой 6-НДФЛ за 1 квартал 2026
Если в течение квартала не было выплат дохода физическим лицам, то подавать расчёт не нужно. В случае, если ИП или организация была налоговым агентом в 2025 году, а в 2026 году лишилась этого статуса, то всё равно рекомендуем сдать нулевую отчётность. Потому что налоговики будут ждать декларацию по итогам 1 квартала, а не получив документ, расценят это как невыполнение обязательств и заблокируют расчётный счёт.
Нулевой отчёт сдают в такие же сроки, как и заполненный — за 1 квартал 2026 подать нужно не позже 27 апреля 2026 года (срок переносится из-за выходных).
Также отметим, что если в календарном году ИП или организация хоть раз начисляли доход физическим лицам, то необходимо отчитаться за этот квартал и последующие, потому что 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом.
Пример. Организация «ГлавПример» начислила в марте 2026 года доход физическому лицу. Следовательно, компании придётся подать заполненный 6-НДФЛ не только за первый квартал, но и за полугодие, за девять месяцев, а после завершения налогового периода подать годовой отчёт.
Если же предприниматель или организация перестала выплачивать доход физлицам и более года не планирует это делать, то можно сразу же направить в налоговую пояснение, чтобы в будущем не сдавать нулевые декларации.
В пояснении напишите, почему и в течение какого периода не будет налоговых обязательств по 6-НДФЛ, ссылайтесь на статью 226 и 230 НК РФ (расчет заполняют и сдают только налоговые агенты).
Письмо отправляйте в ИФНС по месту регистрации не позже срока сдачи 6-НДФЛ. Унифицированнойформы нет, воспользуйтесь образцом:
Образец пояснения по 6-НДФЛ
Ответственность и штрафы
За ошибки в декларации и несвоевременную подачу налоговая может заблокировать расчётный счёт ИП или организациям, а также выписать штраф.
За ошибки в 6-НДФЛ
Штраф при неточностях — 500 ₽ за каждый документ.
До проверки налоговиками 6-НДФЛ можно успеть самостоятельно обнаружить ошибку и подать корректирующий отчёт. Тогда никаких штрафов начислено не будет.
За несдачу 6-НДФЛ за 1 квартал
При нарушении сроков отправки 6-НДФЛ налоговая может оштрафовать на 1000 ₽. То есть, если опоздать со сдачей даже на несколько дней, то всё равно можно получить штраф.
За нарушение сроков на 300-500 ₽ штрафуют и должностных лиц, которые заполняют и отправляют отчётность по форме 6-НДФЛ (часть 1 статьи 15.6 КоАП РФ).
В течение 20 дней после истечения срока сдачи документа налоговики могут заблокировать операции по расчётному счёту. Ограничения будут действовать до сдачи декларации, уплаты налога, штрафа и пеней за просрочку. Блокировку снимают в течение одного рабочего дня после исполнения обязательств.
Чтобы избежать штрафных санкций за ошибки или нарушение сроков, готовьте 6-НДФЛ в сервисе «Моё Дело». Он автоматизирует подготовку отчётности, проверяет все показатели и напоминает о крайнем дне представления формы.
