Близятся сроки сдачи годовой отчётности, и пора уже готовиться к их заполнению. Можно начать с декларации налогового агента. Расскажем, как нужно оформлять форму 6-НДФЛ по итогам года, включая справки о доходах и налогах на каждого работника.
Отчёт 6-НДФЛ
Декларация 6-НДФЛ показывает:
- какие суммы дохода работодатель выплатил своим сотрудникам и иным физическим лицам в течение отчётного периода;
- какой налог (НДФЛ) с этих доходов был начислен и удержан в бюджет.
Доходы могут быть не только в денежной, но и в натуральной форме. Денежные доходы — заработная плата, премии, материальная помощь, компенсации, выигрыши. Натуральные доходы — подарки, призы, безвозмездно переданное имущество.
Отчётным периодом для 6-НДФЛ выступает квартал. Данные формируются:
- в разделе 1 — за отчётный квартал;
- в разделе 2 — за период с начала года.
Например, при сдаче декларации за полугодие, раздел 1 будет содержать показатели за апрель, май, июнь, а раздел 2 — за период с января по июнь.
Внимание! С 2024 года по расчёту 6-НДФЛ будут корректировки. В разделе 1 нужно будет указывать информацию по удержанному и возвращённому НДФЛ не за три последних месяца отчётного периода, а с начала календарного года по отчётную дату. Кроме того, в разделе 2 сумма удержанного НДФЛ будет указываться в разрезе периодов (Приказ ФНС от 19.09.2023 г. № ЕД-7-11/649@).
К отчёту за 4 квартал (или год) нужно прикладывать справки о доходах и суммах налога физического лица (аналог упразднённой справки 2-НДФЛ). Они делаются на каждого работника.
Отчёт сдают в ИФНС по месту регистрации работодателя. Если у организации есть филиалы, они отправляют форму 6-НДФЛ в свои налоговые инспекции.
Если в течение 2023 года выплат работникам не было, отчёт 6-НДФЛ за год сдавать не нужно. При отсутствии доходов сотрудников только в 4 квартале, нужно продублировать раздел 2 декларации за 9 месяцев, а в разделе 1 проставить нули.
Образец заполнения 6-НДФЛ за 2023 год
В бланк декларации 6-НДФЛ на 2023 год были внесены очередные изменения приказом ФНС России от 29.09.2022 года №ЕД-7-11/881@. Приказ начал действовать с 1 января 2023 года, и отчёт за 4 квартал 2023 года нужно делать на этом бланке.
Основные, глобальные изменения в форме бланка произошли раньше, начиная с отчёта за 1 квартал 2021 года: поменяли местами 1 и 2 разделы, добавили справку о доходах и налогах физлица (бывшая форма 2-НДФЛ). Корректировки 6-НДФЛ в 2022-2024 годах носят технический характер, к примеру, расшифровываются отдельные строки, меняются штрихкоды, изменяются названия.
Покажем, как заполняется декларация 6-НДФЛ.
Титульный лист
Здесь и далее вверху каждой страницы проставляют номер ИНН, КПП и порядковый номер страницы. Показатель корректировки для сдачи отчёта в первый раз будет 0. Номер кода отчётного периода для отчёта за год — 34 (для 1 квартала — 21, для полугодия — 31, для 9 месяцев — 33). Ставим календарный год — 2023. Пишется 4-значный код ИФНС и код по месту нахождения (учёта). Чаще всего организации указывают код 214 (по месту своего учёта) или 220 (по месту учёта филиала), ИП указывают коды 120 (по месту жительства) или 320 (по месту ведения деятельности).
Далее пишется организационно-правовая форма и наименование организации или ФИО ИП. Потом идёт блок касающийся реорганизованной организации или обособленного подразделения (код реорганизации, ИНН, КПП). Затем идёт ОКТМО (код муниципального образования), номер контактного телефона, количество страниц декларации и приложенных к ней документов.
Раздел 1 — данные об обязательствах налогового агента.
Сюда вносится информация за 3 последних отчётных месяца (октябрь, ноябрь, декабрь) — суммы удержанного или возвращённого работникам налога.
В строке 010 указывают код бюджетной классификации (КБК), обычно для НДФЛ это 18210102010011000110 (для доходов до 5 млн. руб.). Полный перечень КБК по НДФЛ есть на сайте ФНС России.
В строке 020 — сумму удержанного НДФЛ за 3 месяца отчётного периода, в строках 021-024 пишется сумма налога по срокам удержания. Сумма строк 021-024 = строке 020.
НДФЛ должен быть перечислен в бюджет до 28-го числа месяца (сроки удержания в 2023 году — с 22-го числа прошлого месяца по 23-е число текущего месяца, исключение в декабре — два срока, второй с 23 по 31 декабря).
Строка 030 — возвращённый сотруднику НДФЛ за 3 последних месяца. Строка 031 — дата, 032 — сумма.
Здесь и далее, в конце каждой страницы ставится подпись руководителя и дата заполнения.
Раздел 2 — Расчёт исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ.
Количество разделов 2 в декларации 6-НДФЛ зависит от количества ставок налога, которыми облагались доходы работников в 2023 году. Например, если с зарплаты удерживалось 13%, а с ценных призов у кого-то удержали 35%, то нужно делать два таких раздела.
- В строке 100 нужно указать ставку НДФЛ;
- 105 — КБК (для каждой ставки налога отдельный код).
- 110 — общий доход за год, облагаемый по этой ставке. Далее идёт расшифровка: 111 — дивиденды, 112 — по трудовым договорам, 113 — по договорам ГПХ.
- 115 — сумма дохода начисленная высококвалифицированным специалистам по трудовым договорам и договорам ГПХ. Выделяется из строк 112 и 113 отдельной суммой.
- 120 — число лиц получивших доход, 121 — в том числе высококвалифицированных специалистов;
- 130 — вычеты;
- 140 — исчисленный НДФЛ, в том числе 141 — с дивидендов, 142 — с доходов высококвалифицированных специалистов;
- 150 — фиксированный авансовый платёж (применяется для иностранных сотрудников, работающих по патенту);
- 155 — налог на прибыль подлежащий зачёту. Речь идёт о дивидендах, которые получены работником от участия в капитале российской организации. Можно уменьшить НДФЛ с дивидендов на сумму налога на прибыль уплаченного этой организацией с дивидендов — пропорционально доле участия в капитале (пункт 3.1 статьи 214 НК РФ) ;
- 160 — удержанный НДФЛ;
- 170 — неудержанный НДФЛ;
- 180 — излишне удержанный НДФЛ;
- 190 — НДФЛ возвращённый работникам.
Приложение №1 — Справка о доходах и суммах налога физического лица
Это приложение заполняется только по итогам года. Делается индивидуально на каждого работника, или иное лицо получившее доход. В бланке указывается номер справки и номер корректировки сведений (при первой подаче — 0). Приложение состоит из 4 разделов:
- 1 раздел — информация о физическом лице-получателе дохода: ФИО, ИНН, статус налогоплательщика (например, 1 для резидентов РФ, 2 — для нерезидентов РФ, 3 — для высококвалифицированных специалистов), дата рождения, гражданство (код страны), код документа удостоверяющего личность, его серия и номер.
- 2 раздел — информация о доходах и налогах по итогам года. Нужно поставить ставку налога, КБК, сумму дохода и налоговую базу. Отдельно указываются суммы исчисленного, удержанного НДФЛ, фиксированного авансового платежа, налога на прибыль организаций к зачёту (по статье 214 НК РФ), перечисленного НДФЛ и излишне удержанного налога. На каждую ставку налога делается свой 2 раздел справки.
- 3 раздел — информация о налоговых вычетах: стандартных, социальных и имущественных. Ставятся коды вычета, суммы, номера, коды видов уведомлений, даты, а также коды ИФНС которые их выдал.
- 4 раздел — информация о доходах с которых не был удержан налог с указанием суммы неудержанного НДФЛ. Два показателя — сумма дохода и сумма налога.
К приложению №1 есть ещё отдельное приложение — с указанием доходов и вычетов по конкретному лицу. По каждой ставке налога делается отдельно. Ставятся коды, суммы доходов и вычетов — по месяцам.
Внимание! Начиная с отчетности за 2024 год нужно будет использовать новую форму декларации 6-НДФЛ — из Приказа ФНС от 19.09.2023 г. № ЕД-7-11/649@.
При обнаружении ошибки в отчёте, скорректированную декларацию 6-НДФЛ за 2023 год нужно отправлять в следующем порядке:
- без приложения справок о доходах и налогах физического лица — если ошибки обнаружены в самой декларации (в титульном листе или в разделах 1 и 2);
- всю декларацию с приложением исправленной справки о доходах и налогах физического лица — если ошибки допущены в одной из справок.
Сроки сдачи 6-НДФЛ за 2023 год
Декларацию 6-НДФЛ за 2023 год нужно сдать до 25 февраля 2024 года. Поскольку эта дата приходится на выходной день, срок сдвигается до 26 февраля. При количестве лиц получивших доход до 10 человек включительно, отчёт можно сдать и на бумажном носителе. Если их 11 и больше — только электронно.
Штрафы
Несвоевременная сдача декларации наказывается штрафом в 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки (пункт 1.2 статьи 126 НК РФ). Например, просрочка составила 1 день, штраф будет 1000 рублей, а 1 месяц и 1 день — 2000 рублей.
Если опоздание превышает 20 календарных дней, ИФНС может заблокировать счёт налогового агента согласно пункту 3 статьи 76 НК РФ.
При нарушении способа подачи декларации (в бумажном виде при обязательном электронном), организацию или ИП оштрафуют на 200 рублей.
Если сведения в 6-НДФЛ окажутся недостоверными, штраф составит 500 рублей за каждый документ в котором они содержались (статья 126.1 НК РФ).
Внимание! С 2023 года действует новый порядок расчёта и уплаты НДФЛ. Декабрьскую зарплату, выплаченную в январе 2024 года, нужно будет отражать в 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года.
