Чтобы деньги не исчезали непонятно куда, важно понимать, какие остатки есть у бизнеса и как ими управлять. Рассказываем!
Что такое остатки на расчётных счетах
Остатки на расчётных счетах — это все деньги, которые есть у компании:
- на счетах в банках — неважно, один счёт или десять;
- на депозитах и корпоративных карточках;
- на валютных счетах;
- наличные в кассе, сейфе и под подушкой.
Интересно, что к остаткам относятся даже те деньги, которые бизнесу не принадлежат, но уже поступили в кассу или на счёт и бизнес может ими воспользоваться. Например, авансы, которые клиенты могут в любой момент попросить обратно, или кредиты и займы, которые компания ещё не выплатила.
Общее правило такое: любые деньги, которыми компания может распоряжаться, считаются остатками. Неважно, это поступления от продаж, кредит или взнос учредителя — в управленческом учёте они формируют общие деньги бизнеса.
Где смотреть остатки по всем счетам
Посмотреть сумму остатков можно в отчёте о движении денежных средств, или ДДС. В нём отражены все деньги бизнеса по расчётным счетам, картам и кассам, поэтому сразу видно, сколько средств есть в распоряжении компании.
Если отчёт ведётся регулярно и банковские операции подгружаются автоматически, данные обновляются в режиме реального времени.
Вот как этот отчёт выглядит в сервисе «Моё дело» ↓
↑ Отчёт о движении денежных средств в сервисе «Моё дело Финансы»
Зачем контролировать остатки
Теперь разберёмся, зачем контролировать остатки с помощью управленческой отчётности:
→ Чтобы в любой момент понимать, сколько денег есть у бизнеса. Нередко предприниматели думают, что как-то специально учитывать остатки не нужно: достаточно открыть банковское приложение или выписку и посмотреть баланс. Это не так. В приложение можно увидеть баланс конкретного счёта, но не картину в целом по всем деньгам компании. Обычно расчётных счётов несколько, они в разных банках и на депозитах, поэтому легко потерять контроль над реальными остатками.
В моём опыте были случаи, когда наличные поступления записывались в блокнот, а затем часть записей терялась. В итоге было невозможно точно определить фактический остаток и свести данные с банковскими выписками.
→ Чтобы понимать, сколько денег можно потратить. У предпринимателя обычно несколько счетов, а ещё карты и наличные. Если остатки не сводить в одном месте, нужно проверять всё по отдельности: смотреть в одном приложении, потом в другом, вспоминать, сколько денег в кассе. В итоге сложно понять, сколько денег у бизнеса на самом деле. Из-за этого можно потратить деньги на что-то одно или на личные цели, а затем обнаружить, что на важные платежи не хватает.
→ Чтобы корректно сводить управленческую отчётность. Остатки должны совпадать с фактическими данными — выпиской из банка, кассовой книгой, данными из системы учёта, например 1С, если там твердые и сверенные данные.
Если в банковской выписке остаток — 5 млн ₽, а в отчётности — 4 млн ₽, значит, где-то сделали ошибку. Как вариант, неправильно провели операцию, пропустили цифру или неверно отразили возврат. Даже одна такая неточность меняет общую сумму и влияет на итоговые показатели.
→ Чтобы корректно перенести учёт из одной системы в другую, например, из Excel в облачный сервис. В день начала работы нужно указать, сколько денег есть на каждом счёте и в кассе. Если этого не сделать, программа будет считать, что денег вначале не было, и в конце периода покажет неверный остаток — вплоть до минуса. Такой подход неверен — учёт нужно сразу начинать с точных и подтверждённых данных. Откладывать на потом и рассчитывать, что получится внести всё позже, рискованно, потому что этот момент легко упустить. В результате формируются нереальные остатки, а значит, и сами данные становятся недостоверными. На такой информации нельзя опираться при принятии управленческих решений — это не только бесполезно, но и может быть опасно для бизнеса.
→ Чтобы контролировать наличные. Наличные часто учитывают формально: цифры записывают в блокнот, а кассу не пересчитывают. В итоге в учёте может числиться одна сумма, а по факту — другая. Поэтому деньги в кассе нужно регулярно проводить инвентаризацию кассы и сверять с отчётностью.
Остатки — это не приблизительная оценка, а точная сумма на определённую дату. На эту цифру опираются, когда считают обороты, собирают баланс и принимают управленческие решения. Если суммы на счетах не совпадают с данными в отчётности, значит, в учёте есть ошибка и его нужно проверять.
Остатки нужно корректировать как можно быстрее. Если этого не сделать, люди, которые имеют доступ к данным, могут принимать решения на основе неверной информации, и последствия будут непредсказуемыми. Например, завышенные остатки в управленческом учёте могут привести к кассовому разрыву: ответственное лицо даст распоряжение на перевод средств, которых фактически нет, или эти деньги будут направлены на другие статьи расходов, чем планировалось.
Фактически на дату перехода:
- в Альфа-банке — 120 000 ₽;
- Сбере — 80 000 ₽.
Когда переносили данные, остатки перепутали местами. В учёте указали, что в Альфа-банке лежат 80 000 ₽, а в Сбере — 120 000 ₽.
Дальше в течение месяца проходили поступления и списания. В итоге по одному счёту появился минус, хотя это невозможно — расчётный счёт не может уйти в минус, если нет овердрафта.
А ещё одну операцию провели с минусом: поступление отразили как списание. Ошибка в одной строке, но остаток исказился.
В итоге данные в учёте не совпали с банковскими выписками. Чтобы найти причину, пришлось проверять входящие остатки по каждому счёту, сверять поступления и списания, сопоставлять итог с выписками.
Такие истории всегда приводят к искажению остатков и оборотов за месяц. Собственники думают, что денег больше или меньше, чем есть на самом деле, и принимают решения, которые потом вгоняют компанию в неожиданный и стрессовый кассовый разрыв.
Как регулировать остатки денег на счетах
Чтобы регулировать остатки на счетах, нужно управлять денежным потоком так, чтобы денег всегда хватало на обязательные платежи и при этом не возникали кассовые разрывы. Для этого анализируют динамику остатков, планируют движение денег и формируют запас средств. Рассказываем подробнее.
Смотреть динамику остатков. Остатки анализируют в динамике. Например, в марте на счетах лежит 3 млн ₽, но сама по себе эта цифра мало о чём говорит. Важно сравнить её с предыдущими месяцами и понять, денег стало больше или меньше. Ещё нужно учитывать минимальный остаток, о котором мы говорили выше, и запланированные текущие операционные расходы.
Важно учитывать сезонность. Например, в декабре компании часто выплачивают зарплату заранее, поэтому к концу месяца остатки на счетах могут быть ниже обычного. В январе ситуация выглядит по-другому: в начале месяца выплат обычно нет, и остатков становится как будто бы больше. Поэтому для анализа обычно выбирают периоды без ярко выраженной сезонности — у каждого бизнеса они свои.
Планировать поступления и платежи. Чтобы навести порядок с денежными потоками и соблюдать оптимальный уровень остатков средств, нужен платёжный календарь. С его помощью поступления и платежи планируют по дням: сначала на ближайшие дни, затем на неделю, две недели и месяц. Вот платёжный календарь в сервисе «Моё дело»:
Платёжный календарь в сервисе «Моё дело Финансы»
Платёжный календарь показывает, сколько денег останется после каждого платежа и не возникнет ли кассовый разрыв. Например, если клиент оплатил заказ раньше срока, остаток на счёте временно увеличится. Казалось бы, эти деньги можно потратить, но тут помогает платёжный календарь — он показывает, какие расходы предстоят и можно ли потратить больше. Красным цветом выделяется кассовый разрыв — остаток средств на конец периода. Если разрыв сохраняется в плановом календаре, то красным отмечается и начало следующего периода.
Для более длинного периода планирования используют бюджет движения денежных средств, или БДДС, — составляют план поступлений и платежей на квартал или полугодие. Можно и на год, но в формате гибкого бюджета, который при необходимости пересматривают.
Держать остаток на счетах. У компании должен быть минимальный запас денег — неснижаемый остаток. Это сумма, которая остаётся на счетах даже после всех платежей. Она нужна на случай задержек оплат от клиентов или непредвиденных расходов. А ещё некоторые банки указывают неснижаемый остаток на счетах в договоре. Если его не соблюдать, банк может начислить комиссии или применить другие санкции.
Неснижаемый остаток: как определить, сколько денег должно быть на расчётных счетах
Неснижаемый остаток — это минимальная сумма, которая должна оставаться на счетах компании. Неснижаемый остаток называют по-разному: минимальный остаток, лимит или подушка безопасности. И это не что-то обязательное по закону, а внутренний ориентир в управленческом учёте.
Неснижаемый остаток нужен, чтобы не возникла ситуация, когда срок платежа наступил, а денег нет. Так бывает, когда предприниматель надеется, что деньги поступят, а они задержались. Финансовой подушки нет — платить нечем. Особенно это важно в нестабильной экономической ситуации.
Например, из-за налоговых изменений компания может неожиданно потерять право на патент и перейти на другую систему налогообложения. Тогда появляется обязанность срочно заплатить НДС. Если денег на счетах нет, возникает риск блокировки счетов, и компания не сможет вести деятельность.
У каждой компании неснижаемый остаток свой. Его лимит зависит от специфики отрасли и объёма обязательных ежемесячных платежей: зарплат, налогов, расчётов с поставщиками и по кредитам и других текущих расходов. Неснижаемый остаток считают так:
расходы на 2–3 недели + резерв
Например, если компания тратит 1,5 млн ₽ в неделю, разумный неснижаемый остаток — 3–4,5 млн ₽ плюс небольшой резерв. Это поможет закрыть обязательные платежи без паники.
Такую подушку необязательно собирать сразу на большой срок. Если сейчас это сложно, её можно наращивать постепенно: допустим, сначала сделать запас денег на одну неделю, потом на две, затем на три недели или на месяц. Главное — постепенно увеличивать запас.
В одном из проектов финдиректора «Моего дело» работали с компанией, которая продавала товары оптом с отсрочкой платежа до 120 дней. Бизнес был прибыльным, но из-за длинной постоплаты регулярно возникали кассовые разрывы — в отдельные месяцы компании приходилось брать кредиты, чтобы закрывать обязательные платежи.
После анализа движения денег финдиры «Моего дела» предложили установить неснижаемый остаток и сформировать резерв. Для этого приостановили выплату дивидендов, начали распродавать неиспользуемое оборудование и настроили автоматический перевод 1,5% от всех входящих поступлений на резервный счёт.
Это помогло вылезти из кассовых разрывов, не зависеть от новых поступлений клиентов и отказаться от кредитов.
Как посчитать свободные средства компании
Свободные средства — это часть денег на счетах, которую можно потратить без риска для текущей деятельности компании. Остаток на счёте сам по себе не означает, что все эти деньги свободны: часть из них уже фактически зарезервирована под будущие платежи.
Вот как можно понять, сколько свободных средств есть:
Посмотреть текущий остаток денег. Сначала смотрят, сколько денег у компании сейчас на всех счетах и в кассе. Допустим, 5 млн ₽.
Вычесть ближайшие обязательные платежи. Затем смотрят, какие платежи предстоят в ближайшее время: это могут быть зарплата, налоги, аренда, закупки и выплаты поставщикам. Допустим, в ближайший месяц нужно заплатить:
- зарплаты — 1,2 млн ₽;
- налоги — 800 000 ₽;
- на закуп поставщикам и на входящие услуги от контрагентов — 1,5 млн ₽.
Всего обязательств — 3,5 млн ₽.
Учесть резерв. Даже если после обязательных платежей деньги остаются, обычно часть из них оставляют как резерв — на случай задержек оплат от клиентов или непредвиденных расходов. Допустим, резерв — 1 млн ₽. Считаем:
- остаток — 5 млн ₽;
- обязательные платежи — 3,5 млн ₽;
- резерв — 1 млн ₽.
Получается, свободные средства — 500 000 ₽. Этой суммой компания может распоряжаться.
При этом важно учитывать финансовые показатели — прежде всего денежный поток и структуру оборотного капитала. Их анализируют по отчёту о движении денежных средств и Балансу.
Денежный поток. Его смотрят в отчёте о движении денежных средств. В нём видно, сколько денег приходит и сколько уходит за период, например за месяц или квартал. Если денежный поток положительный и регулярно превышает текущие расходы, часть денег можно считаться свободными.
Чистый оборотный капитал. Его рассчитывают на основе данных Баланса. По сути, это разница между оборотными активами и краткосрочными обязательствами. В оборотные активы входят деньги на счетах, дебиторская задолженность и другие активы, которые можно быстро превратить в деньги. Краткосрочные обязательства — это прежде всего кредиторская задолженность и другие платежи, которые нужно сделать в ближайшее время. Вот как выглядит часть Баланса в «Моём деле» ↓
Баланс компании в сервисе «Моё дело Финансы»
При анализе важно отдельно посмотреть:
- размер дебиторской задолженности — сколько денег компания должна получить от клиентов;
- размер кредиторской задолженности — сколько компания должна поставщикам, подрядчикам и другим контрагентам.
Если дебиторская задолженность большая, но поступления задерживаются, свободных денег на счетах может и не быть. А если кредиторскую задолженность скоро нужно погасить, часть денег фактически уже зарезервирована под будущие платежи. Другими словами, их нет.
Поэтому в управленческом учёте свободные средства определяют не только по остатку денег на счетах. Ещё анализируют ДДС, Баланс, дебиторскую и кредиторскую задолженности, а затем сравнивают эти данные с ближайшими обязательными платежами. После этого можно понять, сколько свободных денег действительно есть.
Как сделать, чтобы остатки на счётах работали и приносили доход
Чтобы получить дополнительный доход, остатки на счетах можно временно разместить на депозите. Важный момент: остатки нужны для текущих платежей, поэтому обычно используют краткосрочные размещения — деньги можно отправить на депозит на сутки, несколько дней или выходные. Такое краткосрочное размещение денег называют «овернайт».
Допустим, в пятницу компания переводит деньги на такой счёт, они лежат там выходные, а в понедельник обратно. За это время начисляются проценты.
Ставки могут различаться, поэтому нужно потратить немного времени и сравнить условия в разных банках. У нас в «Моём деле» был такой случай: клиент регулярно размещал деньги на депозите внутри банка и получал около 3% годовых. При этом другие банки предлагали более высокие ставки, но он просто не сравнивал условия.
Решение об открытии депозита нужно согласовывать с финансовым директором. Он должен учитывать будущие движения денег и понимать, какую сумму можно временно разместить. Такие операции обычно заранее отражают в платёжном календаре и в бюджете движения денежных средств.
Распространённые риски и ошибки бизнеса при обращении с остатками на счетах
И, наконец, разберёмся с ошибками, которые предприниматели совершают в работе с остатками на счетах.
❌Смотреть только на один расчётный счёт. Предприниматели могут смотреть на баланс в банке, которым пользуются чаще всего, и забывать про другие счета и кассу. Из-за этого они не видят, сколько денег реально есть в бизнесе — по всем юридическим лицам и ИП вместе.
❌Не учитывать наличные. Бывает, что наличные в остатках учитывают, но не полностью, потому что записывают наличные операции в блокнотах или на листиках, которые теряются. Из-за этого сложно понять, сколько денег в кассе.
❌Не сверять остатки с банковскими выписками. В отчётах может быть одна сумма, а в банке — другая. При этом сверять данные нужно по каждому счёту с выпиской. Важно убедиться, что номера счетов в отчёте указаны правильно, а остатки соответствуют действительности.
❌Неправильно отражать операции. Частая ошибка — операции с неправильным знаком: поступление записывают как расход или наоборот.
❌Не держать неснижаемый остаток — подушку безопасности. Сначала компании тратят все деньги, потому что ждут поступлений от контрагентов, а затем рискуют не выполнить обязательные платежи.
❌Держать слишком большие суммы просто так. Деньги на счетах не приносят дохода, хотя их можно временно положить на депозит или овернайт и получить проценты, что станет дополнительным доходом для организации. Нужно сравнить условия в разных банках, выбрать самый выгодный вариант и отслеживать итог в динамике.
❌Не использовать инструменты планирования. Без платёжного календаря и бюджета движения денежных средств сложно понять, какие поступления и платежи предстоят, а значит, есть риск попасть в кассовый разрыв.
Остатки на расчётных счетах: кратко
- Остатки на расчётных счетах — это все деньги, которые есть у компании. Учитываются средства на счетах в банках, депозитах и корпоративных карточках, валютных счетах, а ещё наличные.
- Любые деньги, которыми компания может распоряжаться, считаются остатками.
- Посмотреть сумму остатков можно в отчёте о движении денежных средств, или ДДС.
- Неснижаемый остаток — это минимальная сумма, которая должна оставаться на счетах, чтобы компания могла выполнять свои обязательства.
- Если неснижаемый остаток становится слишком большим, часть денег можно временно разместить на депозите и тем самым подзаработать.
- Чтобы повысить точность управленческой отчётности, автоматизируйте процессы и используйте специализированные программные решения — как предлагает «Моё дело».
- Важно строго соблюдать действующее законодательство, включая своевременную уплату налогов и взносов. Нарушения могут привести к штрафам, блокировке счетов, приостановке деятельности организации и дополнительным проверкам руководителей.
Поможем навести порядок в финансах
Покажем, как настроить понятный финансовый учёт: чтобы вы видели реальные остатки денег, оценивали выручку и прибыль и заранее знали о возможных кассовых разрывах. И начать предлагаем с бесплатной демо-встречи, на которой разберём ваш бизнес и покажем, как может работать система учёта именно в вашей компании.
Часто задаваемые вопросы
Закон не требует от компаний и предпринимателей контролировать остатки — это управленческий инструмент, который помогает не допустить кассовых разрывов. Но некоторые нюансы всё же есть: ООО строже следит за остатками, потому что по закону нельзя выплачивать дивиденды, если нет положительного результата деятельности компании.
У ИП таких ограничений нет, поэтому контроль остатков нужен, чтобы не допустить кассового разрыва и вовремя выполнять обязательства перед бюджетом и контрагентами. Так предприниматель показывает свою добросовестность, получает положительную оценку благонадёжности и укрепляет дальнейшие отношения с контрагентами.
В управленческом учёте обычно выбирают одну основную валюту — рубли. Поэтому деньги на валютных счетах учитывают так: в отчётности видно, сколько есть валюты, например 5000 юаней, но для общей суммы её пересчитывают в рубли по текущему курсу. Это нужно для того, чтобы в отчётности был один общий итог по деньгам.
Коридор остатков — это деньги, которые компания держит на счетах. У него есть нижняя и верхняя граница.
Нижнюю границу считают так: берут средний расход за неделю и умножают эту сумму на 2–3 недели. Получается неснижаемый остаток, который должен быть на счетах. Этих денег должно хватить, чтобы оплатить обязательные платежи в ближайшие недели. Верхняя граница нужна, чтобы сумма на счетах не превышала слишком сильно неснижаемый остаток и деньги не лежали без дела.
Задача коридора остатков — держать на счетах достаточно денег для работы, но не накапливать лишнего.
Коридор остатков — это деньги, которые компания держит на счетах. У него есть нижняя и верхняя граница.
Нижнюю границу считают так: берут средний расход за неделю и умножают эту сумму на 2–3 недели. Получается неснижаемый остаток, который должен быть на счетах. Этих денег должно хватить, чтобы оплатить обязательные платежи в ближайшие недели. Верхняя граница нужна, чтобы сумма на счетах не превышала слишком сильно неснижаемый остаток и деньги не лежали без дела.
Задача коридора остатков — держать на счетах достаточно денег для работы, но не накапливать лишнего.
