Расшифровка БДР и БДДС и для чего они нужны
Как мы уже отметили, существует два основных способа фиксации доходов и расходов предприятия: БДР и БДДС.
БДР, или бюджет доходов и расходов, представляет собой вариант фиксации всех операций, влияющих на получение прибыли или убытка компании. Документ, в котором ведётся БДР, будет отражать все доходы и расходы. На основе данной информации можно будет рассчитать себестоимость и рентабельность бизнеса.
Какая аналитика ведётся:
- статьи доходов и расходов;
- центры финансового учёта (сегменты предприятия/направления, проекты, подразделения компании и т. д.).
Важный момент! Движение средств в БДР фиксируется по факту проведения операции, а не по факту поступления денег на счёт, поэтому при составлении отчёта необходимо ориентироваться на следующие документы:
- акты выполненных работ;
- акты приёма-передачи материальных ценностей;
- акты переоценки материальных и нематериальных ценностей;
- другие операции в неденежной форме.
БДР имеет сходство с отчётом «О финансовых результатах», который ведёт бухгалтерия компании.
БДДС, или бюджет движения денежных средств, фиксирует только конкретные финансовые потоки. БДДС отслеживает:
- операционную деятельность (фактическую деятельность предприятия и уплату налогов);
- инвестиционную деятельность (вложения в бизнес);
- финансовую деятельность (кредиты, займы).
Взаимосвязь БДР и БДДС прослеживается в аналитике. Фактически она идентична:
- статьям доходов и расходов;
- ЦФУ.
Основное отличие БДДС от БДР в том, что данные из пункта, фиксирующего движение средств, в БДДС отвечают за изменения в бюджете предприятия только в денежном эквиваленте, тогда как в БДР ведётся учёт всех финансовых потоков.
Документы, необходимые для фиксации БДДС:
- приходные и расходные ордера;
- выписки по счетам предприятия.
По наполнению БДДС схож с бухгалтерским отчётом «О движении денежных средств». Также отметим, что и структуры БДР и БДДС практически идентичны.
В чём различия между БДР и БДДС
Несмотря на то что БДР и БДДС очень похожи друг на друга, данные документы фиксируют разные хозяйственные операции, а принципиальная разница БДР и БДДС заключается в целях отчётов.
Так, БДР отвечает за планирование прибыли, а БДДС — за её распределение, однако отметим, что по обоим отчётам составляется два вида документов: плановый и фактический. В первом указываются запланированные показатели, а во втором — то, что вышло по факту.
Для удобства мы составили таблицу отличий БДДС и БДР:
| Операция | БДР | БДДС |
|---|---|---|
| Начисление амортизации | + | – |
| Переоценка ОС и ТМЦ | + | – |
| Порча ТМЦ и недостачи | + | – |
| Разница курса | + | – |
| Налоги | + | + |
| Покупка ОС | + | + |
| Инвестиции | + | + |
| Кредиты/займы | + | + |
Поясним, что «налоги», «покупка ОС», «инвестиции» и «кредиты/займы» тоже могут указываться в БДР, однако оплата по ним может происходить в другой период, чем в БДДС.
Чтобы избежать путаницы, рассмотрим разницу между БДР и БДДС на примере конкретных операций.
- ИП на УСН обязан рассчитывать и уплачивать ежеквартально налог. После расчёта он вносит данные в БДР в качестве расходов, но авансы не платит по каким-то причинам. Следовательно, движения денег нет, поэтому в БДДС сумма не отображается. В случае уплаты сразу после расчёта — данные были бы сразу как в БДР, так и в БДДС.
- Компания изготавливает стулья. Планируется, что в январе их будет изготовлено 200 шт. на сумму 500 тыс. руб. Планируется, что они будут проданы по 10 штук в месяц. Тогда сумма в БДР пройдет в январе, а продажи будут в БДДС небольшими партиями в каждом месяце.
- Компания авансом оплачивает подписку на журнал за год. Вся сумма пройдёт в одном месяце в БДДС, а в БДР эта сумма будет разделена на 12 месяцев, поскольку акты оказанных услуг будут подписываться ежемесячно на 1/12 суммы.
Допустим, это было по плану, а по факту компания через полгода решила сократить расходы — отказаться от подписки на полгода. В БДДС по факту сумма осталась, поскольку её уже заплатили. В БДР по факту показатели изменятся, потому что за полгода актов и расходов не будет.
Также могут быть ситуации, когда в БДДС операция отображается, а в БДР нет. Например, когда планируется снять деньги с расчётного счёта в кассу. В таком случае перемещение денег есть, но дохода-расхода по факту нет.
Кроме того, отличаются методы построения БДР и БДДС: в первом случае документ формируется методом начисления, а во втором — кассовым методом.
Какая деятельность лежит в основе составления БДДС
Итак, мы выяснили, в чём разница между БДР и БДДС: документы показывают принципиально разные вещи. БДР — начисляемые доходы и расходы, а БДДС — оплачиваемые доходы и расходы.
Например, продавец отгружает продукцию 25 февраля, оплата производится не позже 10 дней после отгрузки. В БДР указывается данная сумма в феврале. Покупатель оплатил 5 марта, поэтому сумма в БДДС окажется в марте. Может быть и наоборот — покупатель платит аванс в январе за работу, которая будет в марте. Сумма указывается в БДДС в январе, а в БДР в марте.
В основе составления БДР и БДДС лежат: в первом случае — любые операции, отражаемые в момент их проведения (начисления), а во втором — планируемое фактическое движение денежных средств в денежной форме (по расчётному счёту и кассе). Это значит, что при составлении БДДС следует учитывать следующие виды деятельности компании:
- операционную или текущую, иными словами, прямую деятельность компании — производство товаров или услуг;
- инвестиционную — приобретение внеоборотных активов, инвестирование;
- финансовую — привлечение или возврат кредитов, необходимых для развития предприятия.
БДДС отражает:
- Цели и суммы, потраченные на их осуществление.
- Направление финансовых потоков.
- Источники поступления средств.
Помимо предупреждения кассового разрыва, БДДС решает следующие задачи:
- Предотвращает накопление денежных средств на счетах — их можно инвестировать или вложить в расширение бизнеса.
- Предупреждает о возможном кредите — на основе данных БДДС руководство компании может вовремя заметить необходимость в займе, а также рассчитать сроки, за которые он будет погашения.
Кассовый разрыв также позволит предвидеть платёжный календарь, который составляется на основе БДДС. В данном документе прописывается когда и в каком количестве будут поступать средства, а также какие расходы запланированы на тот или иной день. Обычно платёжный календарь составляется на срок 7-10 дней или месяц.
Далее пошагово рассмотрим, как составить БДР и БДДС.
Формирование БДР: пошаговая инструкция
Как мы уже писали выше, БДР — инструмент, благодаря которому руководство предприятия может эффективно планировать дальнейшую работу и грамотно распределять имеющиеся ресурсы.
Существующие реалии предлагают компаниям автоматизировать системы ведения и управления бюджетом с помощью специальных программ. Автоматизация значительно экономит риски и позволяет снизить количество возможных ошибок, однако, составить форму можно и в Excel.
В самом начале статьи мы разъяснили, что БДР является документом, обобщающим все существующие виды бюджетов компании. Поэтому, перед тем как начать формировать БДР, необходимо сформировать и систематизировать управленческий, производственный, операционный и другие бюджеты.
Теперь пошагово рассмотрим, как формируется БДР.
Шаг 1. Рассчитываем расходы.
hidden>В расходную часть входят:
- производственные затраты;
- коммерческие затраты;
- управленческие расходы;
- заработная плата;
- налоги;
- и другие.
Детализация данного пункта крайне важна и зависит от целей управленческого учёта. Чем подробнее будут расписаны затраты, тем яснее будет картина экономической ситуации.
Шаг 2. Рассчитываем доходы.
hidden>Доходами считаются:
- выручка от продажи товаров или услуг;
- выручка от аренды;
- проценты по займам, компенсации и другие внереализационные доходы.
Источники доходов зависят от специфики предприятия. В данном пункте, аналогично пункту с расходами, следует подробно прописать все возможные источники дохода.
Шаг 3. Планируем прибыль.
hidden>При планировании прибыли важно помнить, что:
- предприятие должно работать на увеличение оборотного капитала;
- средства, вложенные в производство, должны возвращаться как можно быстрее;
- получение максимального количества прибыли при минимальном количестве затрат не должно отражаться на качестве продукта.
Кроме того, планирование прибыли должно учитывать следующие потребности:
- Зарплата и премирование.
- Модернизация и расширение бизнеса.
- Выплаты по кредитам.
- Выплаты инвесторам и собственникам.
- Увеличение рентабельности.
- Повышение уровня конкурентоспособности.
Эти задачи будут решаться в разы эффективнее, если тщательно прописать расходную и доходную часть БДР.
Шаг 4. Составляем отчёт.
hidden>Вышеперечисленных данных недостаточно для реализации финального пункта инструкции по формированию БДР. Важно, чтобы отчётом занимались грамотные и компетентные сотрудники. Поэтому, если в компании нет нужных специалистов, данную работу можно передать на аутсорсинг.
Составление БДР также можно разделить между специалистами одной компании. Вот как это можно сделать:
| План продаж | Бюджеты ЦФО | Обобщение данных | Проект БДР | Согласование БДР | Утверждение БДР |
|---|---|---|---|---|---|
| Директор по продажам Финансовый менеджер |
Руководители ЦФО (подразделений/проектов) | Финансовый менеджер | Собственник | Гендиректор | |
Формирование БДДС: пошаговая инструкция
Итак, БДДС отвечает за контроль фактических финансовых потоков. В отчёт вносятся все поступления средств, а также их перечисления. Несмотря на различия целей отчётов, структура БДР и БДДС похожа, однако во втором случае учитываются только денежные передвижения.
Шаг 1. Устанавливаем остаток средств.
hidden>Теория предлагает первым делом обратить внимание на остаток по счёту на конец периода. То есть, обозначить «конечное сальдо», которое рассчитывается по формуле: остаток на начала периода + оборот по кредиту — оборот по дебету.
Однако, на практике делается иначе. Сначала устанавливается остаток на начало периода, потом доходы и расходы за конкретный период, затем выводится остаток на конец периода. Далее следует проанализировать сумму остатка — больше она или меньше и сопоставить с расходами на следующий период.
Если остаток значительно меньше, то следует проанализировать факторы, которые повлияли на такое положение дел: какие расходы можно уменьшить, а какие доходы следует увеличить. После чего принимается соответствующее решение, а по итогам периода данные вновь подвергаются анализу.
Шаг 2. Определяем доходы.
hidden>Учитывая, что структура отчётов имеет схожие пункты, этот шаг можно сделать в БДДС на основе БДР (при условии, что предприятие уже ведёт данный документ).
Как из БДР сделать БДДС? Достаточно перевести данные из первого документа в денежный эквивалент, используя графики платежей или коэффициенты инкассаций.
Вот какие пункты будут относиться к доходам:
- бюджет продаж;
- сумма поступлений от инвестиций;
- суммы дивидендов и процентов.
Есть два способа сбора данной информации:
- «Снизу вверх». Подразделения предприятия по отдельности подают план финансовых поступлений, после чего все данные сводятся в один документ.
- «Сверху вниз». ЦФУ утверждает план финансовых поступлений, после чего информация распределяется по отделам и подразделениям компании.
Шаг 3. Собираем данные о расходах.
hidden>Основу расходной части составляют:
- Зарплата.
- Сырьё.
- Накладные.
- Производственные расходы.
- Общехозяйственные расходы.
- Инвестиции.
- Возврат займов/кредитов.
- Выплата дивидендов.
Шаг 4. Рассчитываем чистый финансовый поток.
hidden>Под чистым финансовым потоком в экономике подразумевают разницу между положительными и отрицательными потоками на определённый период. Данный показатель отражает финансовый статус предприятия и показывает, в каком направлении движется компания.
Так, ситуация, когда доходы ниже расходов, определяется как «кассовый разрыв». При выявлении такого показателя руководство компании должно принять соответствующие меры: урезать расходы или взять кредит.
Если предприятие не сможет устранить «кассовый разрыв» в течение долгого времени, его ждёт банкротство.
Шаг 5. Корректируем отчёт и отдаём его на утверждение.
hidden>Сформированный БДДС корректируется исходя из реальных экономических обстоятельств, в которых находится компания. Итоговый документ отправляется на стол к руководству предприятия, а после распределяется по всем отделам и подразделениям, поскольку именно этим отчётом должен руководствоваться персонал, в частности, руководители ЦФО.
Примеры составления БДР и БДДС в Excel
Управленческий учёт подразумевает сбор информации из всех подразделений компании. Если компания большая, то количество данных может умещаться в десятки или даже сотни таблиц Excel. Технически не очень удобно обрабатывать такие объёмы данных, также трудности могут возникнуть на этапе внесения корректировок и поддержания актуальной информации в таблицах.
Поэтому крупным предприятиям лучше использовать специальные программы для формирования БДР и БДДС. А использование таблиц Excel в качестве инструмента для формирования бюджетирования подходит, скорее, для малых фирм.
Приведём пример составления БДР и БДДС в Excel:
БДР:
Пример составления БДР в Excel
БДДС:
Пример составления БДДС в Excel
На примерах видно, что ряд пунктов имеют соответствия в БДР и БДДС, однако не стоит забывать, что документы решают разные задачи в вопросе бюджетирования компании. Отвечая на вопрос, чем отличается БДР от БДДС простыми словами: в первом случае мы говорим о фиксации любых финансовых потоков — как уже поступивших (исчисленных), так и запланированных, во втором случае ведётся учёт реальных средств в денежном виде.
