Платёжный календарь компании

Платёжный календарь компании

Собственнику или руководителю фирмы важно своевременно получать достоверную отчётность о движении денежных средств (ОДДС). На её основе он принимает управленческие решения по развитию бизнеса. Один из ключевых элементов ОДДС — платёжный календарь для бизнеса. Расскажем, как его составлять и контролировать.

Что такое платёжный календарь организации и для чего он нужен

Платёжный календарь — это краткосрочный план компании. В специальной таблице, с разбивкой по дням, отражают приход и расход денег на опредёленный период в будущем. В плане нужно указывать ожидаемые суммы поступлений от покупателей и плановые перечисления поставщикам.

Платёжный календарь компании содержит также данные об остатках денежных средств на начало и конец каждого рабочего дня планируемого периода (это может быть неделя, декада, месяц).

Необходимость в платёжном календаре

hidden>

Правильно заполненная форма позволяет своевременно исполнять взятые на себя финансовые обязательства перед контрагентами и кредиторами предприятия. Кроме этого, оперативный платёжный календарь способен помочь с решением проблем по кассовым разрывам. При недостатке средств на расчётном счёте, фирма не сможет вовремя:

  • расплатиться с поставщиками;
  • выплатить заработную плату сотрудникам;
  • погасить кредиты и проценты;
  • перечислить налоги и обязательные платежи.

И, как результат, — арест расчётного счёта и временный паралич деятельности. Допускать кассовые разрывы нельзя. Поэтому очень важно правильно планировать потоки денежных средств по операционной деятельности и источники покрытия их возможного дефицита (краткосрочные кредиты и овердрафты).

Содержание платёжного календаря

Планированием платёжного календаря занимается бухгалтер или экономист, ответственный за финансовую деятельность организации. В крупных компаниях и в холдингах эта деятельность подконтрольна финансовому директору.

Такой инструмент, помимо борьбы с кассовыми разрывами, помогает оперативно управлять финансами. В платёжный календарь, составленный на календарный месяц, включаются данные о:

  • поступлениях денег от клиентов;
  • планирующихся к оплате суммах поставщикам;
  • налоговых платежах;
  • просроченных выплатах;
  • ещё не поступивших на расчетный счёт инкассированных суммах;
  • планируемых к зачислению средствах согласно договорам эквайринга.

Платёжный календарь и план движения денег очень актуален для организаций малого и среднего бизнеса, поскольку у них часто возникают ситуации с нехваткой денежных средств.

Крупным компаниям ПК позволяет эффективно распределять средства между структурными подразделениями и филиалами, а также значительно упрощает контроль за финансами.

Формат документа

hidden>

ПК составляется в виде таблицы, по которой наглядно видно, в каком из предстоящих дней компания столкнётся с дефицитом средств для покрытия текущих расходов. Благодаря плановому платёжному календарю руководитель организации увидит предстоящие кассовые разрывы, и сможет заранее к ним подготовиться:

  • например, договорится с поставщиком об отсрочке платежа;
  • или предложит покупателю скидку за авансовое перечисление;
  • или перенесёт покупку дорогого актива на более поздний срок.

Таким образом он сохранит репутацию компании — а это очень важно в условиях высокой рыночной конкуренции.

Таблицу можно составить в Excel, сформировать в специальных приложениях для ведения бюджета или в бухгалтерской программе.

Пример платёжного календаря Пример платёжного календаря

Как составить платёжный календарь денежных средств

Заполнить форму ПК не сложно. В документе отражаются следующие данные:

  1. статьи доходов или расходов;
  2. наименование проекта под который составляется ПК;
  3. контрагенты;
  4. даты поступления или перечисления денежных средств;
  5. суммы расхода или прихода денежных средств;
  6. важные пояснения для статей платёжного календаря.

Список далеко не полный, его можно дополнять другой нужной информацией или сокращать, при необходимости. Например, иногда бывает необходимо

  • выделить крупных клиентов;
  • распределить данные по филиалам;
  • указывать центры финансовой ответственности;
  • разделить платежи по разным ставкам НДС или расчётным счетам.

Чтобы систематизировать работу с ПК, желательно утвердить регламент платежей по предприятию. Это внутренний документ, в котором прописывается порядок сбора и утверждения заявок на расходы в соответствии с утверждённым бюджетом. Руководители структурных подразделений, в пределах выделенных лимитов, могут расходовать средства на поддержание деятельности компании.

В регламенте нужно прописать приоритетность платежей. При недостатке средств финансист сможет регулировать платежи в соответствии с утверждённой очерёдностью. Например, наивысший приоритет будет для уплаты налогов, заработной платы и процентов по кредитам.

Самое трудное в подготовке платёжного календаря – это наполнение его плановыми показателями. Часто возникают сложности с выяснением сумм и даты ожидаемых поступлений и платежей по дням месяца. Чтобы составить план, понадобится помощь сотрудников всех основных подразделений предприятия:

Наименование структурного подразделения Тип заявки
Отдел продаж Календарный план поступлений от покупателей
Отдел материально-технического снабжения Планируемые объёмы закупки сырья, материалов, товаров
Административно-хозяйственный отдел Хозяйственный инвентарь, затраты на обслуживание здания, коммунальные расходы
Отдел маркетинга Сведения по финансированию рекламных акций
Инженерная служба Расходы на обслуживание и ремонт оборудования
Бухгалтерия Планируемые к перечислению: заработная плата, налоги, сборы, проценты и кредиты
Отдел капитального строительства Расходы по капремонту или возведению зданий и сооружений

Собранную информацию надо разбить по контрагентам и статьям расходов. Распределить налоги поможет налоговый календарь. Дни выплаты аванса и заработной платы указаны в коллективном договоре. Далее вам остается разнести все перечисления по конкретным дням и строкам платежного календаря.

После этого появится возможность сравнить приходы с расходами. Станет ясна реальная картина – в какие из дней может возникнуть дефицит денег.
Далее нужно проанализировать все планируемые расходы по приоритетности. Что-то передвинуть, от чего-то отказаться.
Нужно учитывать «репутационные» платежи — их можно просрочить, но это повлияет на имидж компании в будущем. Например, первые закупки у крупного холдинга, с которым планируется работать на постоянной основе.

Контроль исполнения ПК

После заполнения плановых показателей финансист должен отслеживать исполнение ПК. Для этого нужно выгрузить данные по расчётному счёту в программе «банк-клиент». Обороты по кассе берутся из бухгалтерской программы. Можно делать это ежедневно или по итогам недели.

Специалист сравнивает фактические показатели денежных потоков с плановыми, и выявляет отклонения. Таким образом, он постоянно контролирует финансовое положение компании и выявляет возможные кассовые разрывы. При отклонении показателей доходности, он связывается с работниками отдела продаж чтобы активизировать работу по поступлению денег.

Сумма плановых платежей поставщикам иногда превышает размер поступлений. Это нормально, если компания в состоянии оплачивать нехватку за счёт остатков денежных средств на банковском счёте или овердрафтного кредита.

Пример заполнения и ведения платёжного календаря

Финансист ООО «Сфера Плюс» составил платёжный календарь на месяц. Он собрал все платежи со структурных подразделений в одну таблицу и распределил их по дням. Для упрощения покажем часть календаря — первую декаду:

Статья 1.10.21 4.10.21 5.10.21 6.10.21 7.10.21 8.10.21
Остаток денег на начало дня 153000 116000 132500 122500 -65000 8000
Поступления от продаж 75000 18000 62000 0 93000 68000
Закупка сырья и материалов 112000 0 0 0 20000 0
Хозяйственные расходы 0 1500 0 7500 0 8000
Налоги 0 0 72000 0 0 0
Зарплата 0 0 0 180000 0 0
Уплата процентов за кредит 0 0 0 0 0 6000
Остаток денег на конец дня 116000 132500 122500 -65000 8000 62000

Выяснилось, что 6 октября возможен кассовый разрыв — нужно выплачивать заработную плату, а достаточных денег на счёте не будет. Финансист обратился к менеджерам продаж чтобы они договорились с покупателем о переносе оплаты за товар на один день раньше, не 7, а 6 октября. Переговоры прошли успешно, и ПК удалось сбалансировать:

Статья 1.10.21 4.10.21 5.10.21 6.10.21 7.10.21 8.10.21
Остаток денег на начало дня 153000 116000 132500 122500 28000 8000
Поступления от продаж 75000 18000 62000 93000 0 68000
Закупка сырья и материалов 112000 0 0 0 20000 0
Хозяйственные расходы 0 1500 0 7500 0 8000
Налоги 0 0 72000 0 0 0
Зарплата 0 0 0 180000 0 0
Уплата процентов за кредит 0 0 0 0 0 6000
Остаток денег на конец дня 116000 132500 122500 28000 8000 62000

По итогам 1 декады октября получилось следующее:

Статья 1.10.21 4.10.21 5.10.21 6.10.21 7.10.21 8.10.21
Остаток денег на начало дня 153000 116000 132500 122500 28000 8000
Поступления от продаж 75000 18000 62000 93000 0 0
Закупка сырья и материалов 112000 0 0 0 20000 0
Хозяйственные расходы 0 1500 0 7500 0 0
Налоги 0 0 72000 0 0 0
Зарплата 0 0 0 180000 0 0
Уплата процентов за кредит 0 0 0 0 0 6000
Остаток денег на конец дня 116000 132500 122500 28000 8000 2000

Запланированный на 8 октября платёж не поступил, в связи с этим пришлось в первую очередь уплатить проценты за кредит, так как это более приоритетный платёж. Оплату хозяйственных расходов перенесли на более поздний срок.

Как сформировать плановый платёжный календарь в Excel

Это самый простой способ формирования ПК — без применения специальных программ и шаблонов.

В файле нужно создать два листа:

  1. реестр платежей;
  2. платёжный календарь для организации.

Реестр платежей заполняется следующим образом:

Реестр платежей ООО «Сфера Плюс» Реестр платежей ООО «Сфера Плюс»

Нужно отформатировать его как таблицу, установить фильтры, чтобы легко найти нужные данные. Суммы по поступлениям ставятся положительные, по платежам — отрицательные.

На 2 листе формируется платёжный календарь — как сводная таблица из показателей реестра платежей (Вставка — Сводная таблица — Выбрать диапазон).

Денежные потоки, статьи, контрагенты переносятся в строки, дата — в столбцы, сумма — в значения. Получится вот такая таблица:

Платёжный календарь для руководителя ООО «Сфера Плюс» Платёжный календарь для руководителя ООО «Сфера Плюс»

Добавить строки «Сальдо на начало дня» и «Сальдо на конец дня», связать их формулами:

Сальдо на конец дня = Сальдо на начало дня + Поступления - Платежи;

Сальдо на начало текущего дня = Сальдо на конец предыдущего дня.

Очень удобно — когда заполняют реестр платежей, данные автоматически переносятся в платёжный календарь. Не надо делать двойную работу.

Чем отличается платёжный календарь от бюджета движения денежных средств

Не надо путать ПК и БДДС — это разные инструменты планирования со своими конкретными целями.

ПК — это оперативный, краткосрочный документ, его цель — не допустить кассовых разрывов. Пользователю ПК нужно, чтобы суммы и сроки платежей были максимально точными. Ему надо знать откуда и куда пойдут деньги.

БДДС формируют на длительный срок — от года и больше. Он носит стратегический характер. Не важно от кого придут и куда уйдут деньги. Денежные потоки не детализируются. Цель БДДС — определить платёжеспособность фирмы и выявить потребность в заёмных средствах на период планирования.

ПК формируют на основании фактических данных (заключённых договоров, счетов на оплату, накладных, и т.д.), а БДДС — на основе расчётов и экспертных данных.

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!