Собственнику или руководителю фирмы важно своевременно получать достоверную отчётность о движении денежных средств (ОДДС). На её основе он принимает управленческие решения по развитию бизнеса. Один из ключевых элементов ОДДС — платёжный календарь для бизнеса. Расскажем, как его составлять и контролировать.
Что такое платёжный календарь организации и для чего он нужен
Платёжный календарь — это краткосрочный план компании. В специальной таблице, с разбивкой по дням, отражают приход и расход денег на опредёленный период в будущем. В плане нужно указывать ожидаемые суммы поступлений от покупателей и плановые перечисления поставщикам.
Платёжный календарь компании содержит также данные об остатках денежных средств на начало и конец каждого рабочего дня планируемого периода (это может быть неделя, декада, месяц).
Необходимость в платёжном календаре
Правильно заполненная форма позволяет своевременно исполнять взятые на себя финансовые обязательства перед контрагентами и кредиторами предприятия. Кроме этого, оперативный платёжный календарь способен помочь с решением проблем по кассовым разрывам. При недостатке средств на расчётном счёте, фирма не сможет вовремя:
- расплатиться с поставщиками;
- выплатить заработную плату сотрудникам;
- погасить кредиты и проценты;
- перечислить налоги и обязательные платежи.
И, как результат, — арест расчётного счёта и временный паралич деятельности. Допускать кассовые разрывы нельзя. Поэтому очень важно правильно планировать потоки денежных средств по операционной деятельности и источники покрытия их возможного дефицита (краткосрочные кредиты и овердрафты).
Цели и задачи платёжного календаря
Платёжный календарь — не просто таблица с датами. Это оперативный инструмент управления ликвидностью. Его ключевые цели:
- Предотвращение кассовых разрывов. Главная задача: видеть заранее, когда на счету не хватит денег, и принимать меры — договариваться об отсрочке, ускорять получение оплаты от клиентов.
- Планирование платежей. Расставить приоритеты: какие платежи критичны (налоги, зарплата, кредиты), а какие можно перенести без серьёзных последствий.
- Контроль дисциплины платежей. Отслеживать, вовремя ли поступают деньги от клиентов, нет ли просрочек.
- Оптимизация остатка денег. Не держать на счету лишние средства без дела, но и не допускать дефицита.
- Основа для платёжного прогноза — превентивное решение проблем до их возникновения.
Содержание платёжного календаря
Планированием платёжного календаря занимается бухгалтер или экономист, ответственный за финансовую деятельность организации. В крупных компаниях и в холдингах эта деятельность подконтрольна финансовому директору.
Такой инструмент, помимо борьбы с кассовыми разрывами, помогает оперативно управлять финансами. В платёжный календарь, составленный на календарный месяц, включаются данные о:
- поступлениях денег от клиентов;
- планирующихся к оплате суммах поставщикам;
- налоговых платежах;
- просроченных выплатах;
- ещё не поступивших на расчетный счёт инкассированных суммах;
- планируемых к зачислению средствах согласно договорам эквайринга.
Платёжный календарь и план движения денег очень актуален для организаций малого и среднего бизнеса, поскольку у них часто возникают ситуации с нехваткой денежных средств.
Крупным компаниям ПК позволяет эффективно распределять средства между структурными подразделениями и филиалами, а также значительно упрощает контроль за финансами.
Формат документа
ПК составляется в виде таблицы, по которой наглядно видно, в каком из предстоящих дней компания столкнётся с дефицитом средств для покрытия текущих расходов. Благодаря плановому платёжному календарю руководитель организации увидит предстоящие кассовые разрывы, и сможет заранее к ним подготовиться:
- например, договорится с поставщиком об отсрочке платежа;
- или предложит покупателю скидку за авансовое перечисление;
- или перенесёт покупку дорогого актива на более поздний срок.
Таким образом он сохранит репутацию компании — а это очень важно в условиях высокой рыночной конкуренции.
Таблицу можно составить в Excel, сформировать в специальных приложениях для ведения бюджета или в бухгалтерской программе.
Пример платёжного календаря
Как составить платёжный календарь денежных средств
Заполнить форму ПК не сложно. В документе отражаются следующие данные:
- статьи доходов или расходов;
- наименование проекта под который составляется ПК;
- контрагенты;
- даты поступления или перечисления денежных средств;
- суммы расхода или прихода денежных средств;
- важные пояснения для статей платёжного календаря.
Список далеко не полный, его можно дополнять другой нужной информацией или сокращать, при необходимости. Например, иногда бывает необходимо
- выделить крупных клиентов;
- распределить данные по филиалам;
- указывать центры финансовой ответственности;
- разделить платежи по разным ставкам НДС или расчётным счетам.
Чтобы систематизировать работу с ПК, желательно утвердить регламент платежей по предприятию. Это внутренний документ, в котором прописывается порядок сбора и утверждения заявок на расходы в соответствии с утверждённым бюджетом. Руководители структурных подразделений, в пределах выделенных лимитов, могут расходовать средства на поддержание деятельности компании.
В регламенте нужно прописать приоритетность платежей. При недостатке средств финансист сможет регулировать платежи в соответствии с утверждённой очерёдностью. Например, наивысший приоритет будет для уплаты налогов, заработной платы и процентов по кредитам.
Самое трудное в подготовке платёжного календаря – это наполнение его плановыми показателями. Часто возникают сложности с выяснением сумм и даты ожидаемых поступлений и платежей по дням месяца. Чтобы составить план, понадобится помощь сотрудников всех основных подразделений предприятия:
| Наименование структурного подразделения | Тип заявки |
|---|---|
| Отдел продаж | Календарный план поступлений от покупателей |
| Отдел материально-технического снабжения | Планируемые объёмы закупки сырья, материалов, товаров |
| Административно-хозяйственный отдел | Хозяйственный инвентарь, затраты на обслуживание здания, коммунальные расходы |
| Отдел маркетинга | Сведения по финансированию рекламных акций |
| Инженерная служба | Расходы на обслуживание и ремонт оборудования |
| Бухгалтерия | Планируемые к перечислению: заработная плата, налоги, сборы, проценты и кредиты |
| Отдел капитального строительства | Расходы по капремонту или возведению зданий и сооружений |
Собранную информацию надо разбить по контрагентам и статьям расходов. Распределить налоги поможет налоговый календарь. Дни выплаты аванса и заработной платы указаны в коллективном договоре. Далее вам остается разнести все перечисления по конкретным дням и строкам платежного календаря.
После этого появится возможность сравнить приходы с расходами. Станет ясна реальная картина – в какие из дней может возникнуть дефицит денег.
Далее нужно проанализировать все планируемые расходы по приоритетности. Что-то передвинуть, от чего-то отказаться.
Нужно учитывать «репутационные» платежи — их можно просрочить, но это повлияет на имидж компании в будущем. Например, первые закупки у крупного холдинга, с которым планируется работать на постоянной основе.
Контроль исполнения ПК
После заполнения плановых показателей финансист должен отслеживать исполнение ПК. Для этого нужно выгрузить данные по расчётному счёту в программе «банк-клиент». Обороты по кассе берутся из бухгалтерской программы. Можно делать это ежедневно или по итогам недели.
Специалист сравнивает фактические показатели денежных потоков с плановыми, и выявляет отклонения. Таким образом, он постоянно контролирует финансовое положение компании и выявляет возможные кассовые разрывы. При отклонении показателей доходности, он связывается с работниками отдела продаж чтобы активизировать работу по поступлению денег.
Сумма плановых платежей поставщикам иногда превышает размер поступлений. Это нормально, если компания в состоянии оплачивать нехватку за счёт остатков денежных средств на банковском счёте или овердрафтного кредита.
Типичные ошибки при ведении платёжного календаря
Даже при наличии ПК компании нередко совершают ошибки, которые снижают его ценность.
- Нерегулярное обновление. Если ПК обновляется раз в неделю или реже, он теряет актуальность и не помогает избежать неожиданных разрывов.
- Неполный ввод данных. Забытые небольшие платежи (хозяйственные расходы, мелкие комиссии) постепенно искажают картину и приводят к ошибкам в прогнозе.
- Оптимистичные прогнозы поступлений. Вносить в ПК планируемую оплату от клиентов как «гарантированную» — опасно. Учитывайте реальную историю платежей конкретного клиента.
- Отсутствие приоритетов платежей. Без регламента очерёдности в кризисный момент сложно быстро решить, что оплатить в первую очередь.
- Ведение ПК отдельно от БДДС. Платёжный календарь и бюджет ДДС должны быть связаны: ПК — оперативный уровень, БДДС — стратегический.
- Ответственный только один. Если человек, ведущий ПК, заболел или уволился, информация теряется. Всегда должен быть дублёр.
Пример заполнения и ведения платёжного календаря
Финансист ООО «Сфера Плюс» составил платёжный календарь на месяц. Он собрал все платежи со структурных подразделений в одну таблицу и распределил их по дням. Для упрощения покажем часть календаря — первую декаду:
| Статья | 1.10.25 | 4.10.25 | 5.10.25 | 6.10.25 | 7.10.25 | 8.10.25 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Остаток денег на начало дня | 153000 | 116000 | 132500 | 122500 | -65000 | 8000 |
| Поступления от продаж | 75000 | 18000 | 62000 | 0 | 93000 | 68000 |
| Закупка сырья и материалов | 112000 | 0 | 0 | 0 | 20000 | 0 |
| Хозяйственные расходы | 0 | 1500 | 0 | 7500 | 0 | 8000 |
| Налоги | 0 | 0 | 72000 | 0 | 0 | 0 |
| Зарплата | 0 | 0 | 0 | 180000 | 0 | 0 |
| Уплата процентов за кредит | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 6000 |
| Остаток денег на конец дня | 116000 | 132500 | 122500 | -65000 | 8000 | 62000 |
Выяснилось, что 6 октября возможен кассовый разрыв — нужно выплачивать заработную плату, а достаточных денег на счёте не будет. Финансист обратился к менеджерам продаж чтобы они договорились с покупателем о переносе оплаты за товар на один день раньше, не 7, а 6 октября. Переговоры прошли успешно, и ПК удалось сбалансировать:
| Статья | 1.10.25 | 4.10.25 | 5.10.25 | 6.10.25 | 7.10.25 | 8.10.25 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Остаток денег на начало дня | 153000 | 116000 | 132500 | 122500 | 28000 | 8000 |
| Поступления от продаж | 75000 | 18000 | 62000 | 93000 | 0 | 68000 |
| Закупка сырья и материалов | 112000 | 0 | 0 | 0 | 20000 | 0 |
| Хозяйственные расходы | 0 | 1500 | 0 | 7500 | 0 | 8000 |
| Налоги | 0 | 0 | 72000 | 0 | 0 | 0 |
| Зарплата | 0 | 0 | 0 | 180000 | 0 | 0 |
| Уплата процентов за кредит | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 6000 |
| Остаток денег на конец дня | 116000 | 132500 | 122500 | 28000 | 8000 | 62000 |
По итогам 1 декады октября получилось следующее:
| Статья | 1.10.25 | 4.10.25 | 5.10.25 | 6.10.25 | 7.10.25 | 8.10.25 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Остаток денег на начало дня | 153000 | 116000 | 132500 | 122500 | 28000 | 8000 |
| Поступления от продаж | 75000 | 18000 | 62000 | 93000 | 0 | 0 |
| Закупка сырья и материалов | 112000 | 0 | 0 | 0 | 20000 | 0 |
| Хозяйственные расходы | 0 | 1500 | 0 | 7500 | 0 | 0 |
| Налоги | 0 | 0 | 72000 | 0 | 0 | 0 |
| Зарплата | 0 | 0 | 0 | 180000 | 0 | 0 |
| Уплата процентов за кредит | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 6000 |
| Остаток денег на конец дня | 116000 | 132500 | 122500 | 28000 | 8000 | 2000 |
Запланированный на 8 октября платёж не поступил, в связи с этим пришлось в первую очередь уплатить проценты за кредит, так как это более приоритетный платёж. Оплату хозяйственных расходов перенесли на более поздний срок.
Как сформировать плановый платёжный календарь в Excel
Это самый простой способ формирования ПК — без применения специальных программ и шаблонов.
В файле нужно создать два листа:
- реестр платежей;
- платёжный календарь для организации.
Реестр платежей заполняется следующим образом:
Реестр платежей ООО «Сфера Плюс»
Нужно отформатировать его как таблицу, установить фильтры, чтобы легко найти нужные данные. Суммы по поступлениям ставятся положительные, по платежам — отрицательные.
На 2 листе формируется платёжный календарь — как сводная таблица из показателей реестра платежей (Вставка — Сводная таблица — Выбрать диапазон).
Денежные потоки, статьи, контрагенты переносятся в строки, дата — в столбцы, сумма — в значения. Получится вот такая таблица:
Платёжный календарь для руководителя ООО «Сфера Плюс»
Добавить строки «Сальдо на начало дня» и «Сальдо на конец дня», связать их формулами:
Сальдо на конец дня = Сальдо на начало дня + Поступления - Платежи;
Сальдо на начало текущего дня = Сальдо на конец предыдущего дня.
Очень удобно — когда заполняют реестр платежей, данные автоматически переносятся в платёжный календарь. Не надо делать двойную работу.
Как автоматизировать ведение платёжного календаря
Ручное ведение ПК в Excel подходит для небольших компаний с 10–20 платежами в месяц. При росте бизнеса ручная работа становится ненадёжной и трудозатратной.
Варианты автоматизации:
- Интеграция с банк-клиентом. Большинство современных банков позволяют выгружать выписки в автоматическом режиме. Это исключает ручной ввод фактических данных.
- Облачные сервисы управленческого учёта (например, «Моё дело Финансы») — формируют ПК автоматически на основе данных из банка и введённых плановых показателей, отображают кассовые разрывы визуально.
- Интеграция с 1С или ERP. Для среднего и крупного бизнеса — автоматический сбор заявок на оплату от всех подразделений.
Автоматизированный ПК экономит 2–4 часа работы финансиста в неделю и снижает риск ошибок из-за человеческого фактора. Для бизнеса с оборотом от 3–5 млн рублей в месяц переход на автоматизацию окупается за 1–2 месяца.
Чем отличается платёжный календарь от бюджета движения денежных средств
Не надо путать ПК и БДДС — это разные инструменты планирования со своими конкретными целями.
ПК — это оперативный, краткосрочный документ, его цель — не допустить кассовых разрывов. Пользователю ПК нужно, чтобы суммы и сроки платежей были максимально точными. Ему надо знать откуда и куда пойдут деньги.
БДДС формируют на длительный срок — от года и больше. Он носит стратегический характер. Не важно от кого придут и куда уйдут деньги. Денежные потоки не детализируются. Цель БДДС — определить платёжеспособность фирмы и выявить потребность в заёмных средствах на период планирования.
ПК формируют на основании фактических данных (заключённых договоров, счетов на оплату, накладных, и т.д.), а БДДС — на основе расчётов и экспертных данных.
Подробнее о системном управлении финансами — в материале «управленческий учёт».
