Многие предприниматели и организации ведут управленческий учёт. Часто это делается на бумаге или в Excel. Рано или поздно приходит момент, когда учёт приходится автоматизировать. Расскажем, как это сделать и каким сервисом можно воспользоваться.
Зачем нужен управленческий учёт
Управленческий учёт — это картина бизнеса на текущий момент. Благодаря учёту можно посмотреть на результаты деятельности с разных сторон и понять, что действительно происходит и что будет в рамках текущей стратегии.
Если предприниматель или организация ведут управленческий учёт, то после анализа отчётности можно получить аргументированные ответы на вопросы:
| Какая реальная прибыль у бизнеса? | Какой долг перед контрагентами |
| Есть ли или будут кассовые разрывы? | Давать ли отсрочку контрагентам? |
| Брать ли кредит и на какой срок? | Просить ли отсрочку у контрагентов? |
| Сколько можно вывести денег из бизнеса? | Сколько контрагенты должны бизнесу? |
| Теряются ли деньги в бизнес-процессах? | Сколько можно инвестировать в бизнес? |
| Где находятся все деньги? | Какое направление прибыльное или убыточное? |
| Можно ли расширять бизнес? | Какую цену и скидку можно установить? |
| Какие есть точки роста? | Можно ли оптимизировать себестоимость? |
Законодательство не обязывает предпринимателей и организаций вести управленческий учёт — этот процесс добровольный. Но если владельцы хотят развивать бизнес и увеличивать его доходность, то на определённом этапе в зависимости от вида деятельности без управленческого учёта работать уже не получится, так как в цифрах начнётся хаос.
Чтобы не запутать бизнес в цифрах, разумнее с первых этапов деятельности внедрять и сразу же автоматизировать управленческий учёт. Это ускорит развитие бизнеса и защитит его от неприятностей.
При ведении управленческого учёта важно придерживаться двух основных правил:
- Вся отчётность должна быть полной, точной и понятной.
- Управленческий учёт не должен мешать бизнес-процессам.
Также важно понимать, что бухгалтерский учёт отличается от управленческого. Первый регулируется законом и ведётся в интересах государства. Второй ведётся в интересах собственников и руководителей по собственным правилам без оглядки на правила бухучёта.
К примеру, в бухучёте нельзя учитывать расходы без подтверждающих документов, а в управленческом можно. Из-за чего часто по отчётам второго будет понятно, в какой реальной финансовой ситуации находится бизнес. Поэтому бухгалтерский учёт не является альтернативой управленческому учёту.
Какая отчётность в управленческом учёте
Главными формами управленческой отчётности являются:
| Отчёт о движении денежных средств (ДДС) или другими словами — Cash flow (CF) | Показывает, как двигались деньги бизнеса: сколько поступило, ушло и осталось на счетах и в кассе. Отчёт не покажет, сколько бизнес заработал, откуда взялись и потратились деньги. Обычно его совмещают с платёжным календарём — расписанием платежей |
| Отчёт о финансовом результате или другими словами — о прибылях и убытках, ПиУ или P&L | Сопоставляет доходы с расходами и определяет финансовый результат — прибыль или убыток. Доход не обязательно существует в форме денег — товары могут быть отгружены с отсрочкой оплаты. Тогда возникает дебиторская задолженность, которая в будущем превратится в деньги. Аналогичная ситуация с расходами. Отчёт ДДС показывает как двигались деньги, но не показывает, есть ли прибыль в этом. Отчёт ПиУ показывает, сколько бизнес заработал, но не говорит, какая часть из заработанного оплачена |
| Управленческий баланс | Показывает, какие активы есть у бизнеса и за счёт чего они профинансированы. Из него становится понятно, какая часть бизнеса принадлежит собственникам, а какая — кредиторам |
При необходимости в управленческий учёт внедряют и другие отчёты. Например, отчёт по продажам, отчёт о займах и кредитах, отчёт о налогах, отчёт о запасах и так далее.
Всё это делается в зависимости от вида деятельности, потребностей и задач, которые бизнес ставит управленческому учёту.
Ошибки при автоматизации управленческого учёта
- Автоматизировать хаос. Если процессы учёта не регламентированы, автоматизация лишь ускорит создание ошибок. Сначала — регламент, потом — автоматизация.
- Выбрать инструмент раньше цели. «Давайте купим систему» без понимания, какие управленческие решения она должна поддерживать, — гарантия провала.
- Не вовлекать пользователей. Если сотрудники не понимают, зачем им новый инструмент, они будут саботировать его использование.
- Ожидать мгновенного результата. Первые 2–3 месяца — накопление данных. Аналитика начинает давать ценность через 3–6 месяцев после внедрения.
- Игнорировать интеграцию с бухгалтерией. Управленческий и бухгалтерский учёт должны питаться из одних источников данных — иначе двойной ввод и расхождения.
Чек-лист готовности к автоматизации управленческого учёта
- Определены цели и ключевые управленческие решения, которые должна поддерживать система
- Описаны статьи доходов и расходов, ЦФО, план счётов
- Есть регламент ввода данных и назначены ответственные
- Выбраны источники данных (банк, 1С, касса, CRM)
- Проведено сравнение 2–3 инструментов по функциональности и стоимости
- Запланировано обучение сотрудников
- Определён пилотный период (1–2 месяца) для тестирования
Если всё это кажется сложным, рассмотрите внедрение управленческого учёта под ключ с помощью специалистов или аутсорсинг финансового директора — он возьмёт на себя как постановку, так и автоматизацию.
Выводы
- Управленческий учёт даёт собственнику реальную картину бизнеса и основу для принятия решений.
- Автоматизация экономит время и снижает ошибки, но требует подготовки: регламентов и чёткой цели.
- Правильно настроенный управленческий учёт — конкурентное преимущество для бизнеса любого масштаба.
Когда и зачем автоматизируют управленческий учёт
Обычно в начале предпринимательской деятельности управленческий учёт начинают вести в Excel, а иногда и на бумаге. В нём учитывают в основном главные показатели, впоследствии их анализируют и принимают решения. Но когда: - становится более 20 ежедневных финансовых операций; - работники ежедневно более одного-двух часов тратят на управленческий учёт; - появляются отсрочки по платежам и заёмные средства; - открывается собственное производство; - товары со склада начинают продаваться с отсрочкой; - на обучение новых сотрудников учёту уходит больше одного дня. Учёт начинают автоматизировать. Потому что он начинает мешать бизнесу, а риск ошибок из-за объёма данных возрастает, что может привести к неправильной отчётности и фатальным управленческим решениям. Автоматизация системы управленческого учёта простыми словами — перенос учёта в специальные сервисы, которые увеличивают скорость сбора данных, минимизируют ошибки и предоставляют качественные данные для анализа. Автоматизация учёта позволяет сократить время на его ведение как минимум в 2-3 раза. Это положительно сказывается на работниках, принимающих участие в его ведении, так как они начинают больше внимания уделять своим должностным обязанностям.
Процесс автоматизации управленческого учёта
Первый этап — выбор сервиса для автоматизации.
Если предприниматель или организация решили автоматизировать управленческий учёт, то необходимо разработать собственную программу или воспользоваться платными сервисами, которые уже предоставляют данную услугу — к примеру, [«Моё дело Финансы»](https://www.moedelo.org/upravlencheskij-uchet "«Моё дело Финансы»").
Выгоднее использовать уже работающие сервисы, так как можно сразу же получить готовое и проверенное решение, сэкономив деньги и время на разработке.
При выборе сервиса нужно учитывать цели бизнеса и задачи, которые он ставит управленческому учёту, стоимость услуг по автоматизации, доступность и удобность, объём функционала, отзывы, возможность интеграции с банками и другими сервисами.
Второй этап — определить, что и как будет автоматизировано.
Каждый бизнес индивидуален, поэтому в выбранном сервисе важно определить: - какие процессы и задачи будут автоматизированы; - какие показатели будут собираться и что для это нужно делать; - какие данные нужны для получения управленческой отчётности; - как будет проходить обучение персонала; - какой бюджет потребуется для автоматизации. Когда цели и задачи станут известны, необходимо разработать план, назначить исполнителей и установить сроки исполнения каждого этапа.
Третий этап — внедрение автоматизации.
Перенос учёта в какой-либо сервис может занимать один-два месяца и более в зависимости от данных. На этом этапе важно составлять как можно больше видеоинструкций и письменных гайдов с картинками, чтобы работники эффективнее осваивали сервис и внедрение автоматизации проходило быстрее. Важно понимать, что в момент внедрения автоматизации на работников оказывается дополнительная нагрузка, поэтому им нужно помогать осваивать сервис, объяснять, для чего всё это делается и как это поможет компании в будущем. Мотивация сотрудников — зона ответственности руководителя, а не финансового директора.
Четвёртый этап — исправление ошибок и обучение.
В момент автоматизации точно будут проблемы. Для их решения нужны ТЗ для разработчиков и активная обратная связь, важно регулярно обновлять инструкции и собирать отзывы от персонала, который принимает участие в работе по учёту. Если автоматизация управленческого учёта на предприятии затягивается и не обеспечивает ожидаемого качества, поддержка от разработчиков долгая и малоэффективная, стоит задуматься о выборе другого сервиса.
Пятый этап — формирование итоговой управленческой отчётности.
Вся автоматизация затевалась ради упрощения процесса получения качественной управленческой отчётности. Ключевые показатели и метрики должны оказаться в отдельной форме — так лучше видно и проще анализировать сведения. То же самое можно сделать на рабочем столе остальных руководителей, отображая только необходимые показатели для эффективности участка. Правильная комплексная автоматизация управленческого учёта убережёт от ошибок, поможет легче и быстрее формировать отчётность. Такого результата можно добиться в «[Моё дело Финансы](https://www.moedelo.org/upravlencheskij-uchet "Моё дело Финансы")» — команда опытных финансистов улучшит учёт и поможет регулярно принимать эффективные решения на основе цифр. [Сервис](https://www.moedelo.org/upravlencheskij-uchet "Сервис") внедряет управленческий учёт под ключ, автоматизирует сбор и распределение денежных операций. В конечном итоге все финансовые показатели бизнеса можно будет смотреть в личном кабинете в режиме онлайн. В процессе автоматизации управленческого учёта сервис также поможет перенести данные из Excel и других таблиц. Окажет регулярную поддержку и предоставит обучение для работников. После составления управленческой отчётности опытные финансисты проконсультируют, дадут рекомендации по способам повышения прибыли, помогут оптимизировать расходы и предложат точки роста.
Попробуйте сервис «Моё дело Финансы» в течение 14 дней бесплатно. Если подойдёт, автоматизируйте учёт и улучшайте свой бизнес.
