График документооборота в учётной политике 2022 года: порядок и правила организации

График документооборота в учётной политике 2022 года: порядок и правила организации

Условия создания, использования и хранения первичных бухгалтерских и иных документов нужно оформить и включить в учётную политику предприятия (УП). Как это будет сделано — в виде таблицы, схемы или отдельного регламента, зависит от желания руководства. Расскажем, как правильно составить график документооборота и сделать его частью УП.

В сервисе «Моё дело» вы можете скачать готовый образец учётной политики для своей системы налогообложения и при необходимости дополнить его
Скачать бесплатно

Для чего нужен график документооборота в учётной политике

Организация документооборота для учётной политики позволяет предприятию систематизировать работу по их движению, а именно:

  • обеспечить строгую фиксацию всех поступивших первичных документов и бухгалтерских регистров;
  • закрепить ответственных за работу с документацией;
  • установить контроль за правильностью их оформления и заполнения;
  • определить порядок движения документов;
  • прописать условия и сроки хранения документов.

То есть основное назначение графика — это установление строгих правил документооборота в учётной политике или регламентация работы с документами. Минфин России выпустил специальный стандарт — ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Его применение обязательно с 1 января 2022 года всеми внебюджетными организациями (кроме финансовых и кредитных учреждений).

График документооборота в учётной политике бюджетного учреждения регулируется иными законодательными актами (в частности, ФСБУ для организаций государственного сектора).

Все первичные документы должны быть адаптированы к использованию на территории РФ:

  • выполнены на русском языке или содержать построчный перевод (если изначально написаны на другом государственном языке);
  • все денежные показатели должны указываться в рублях РФ. Когда сделка проводится в иной валюте, в документе должен быть указан рублёвый эквивалент.

При составлении графика документооборота нужно ориентироваться на положения Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ и ФСБУ 27/2021.

Порядок составления графика документооборота

Оптимальный вариант оформления графика документооборота — отдельным приложением к УП. В этом случае он составляется и заверяется одновременно с учётной политикой. Допускается создание графика в виде отдельного документа — регламента или положения. Тогда нужно подписать приказ о вводе его в действие, а реквизиты документа указать в соответствующем разделе УП.

Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.

Приложение к учётной политике — график документооборота должен давать исчерпывающую информацию по следующим вопросам:

  • как производить учёт первичных документов и бухгалтерских регистров?
  • на кого возложена ответственность за работу с первичными документами?
  • каков порядок движения документа — от инициатора к получателю?
  • где и сколько их нужно хранить?
  • как производить утилизацию, отправку документов в архив?

Для создания графика документооборота необходимо определить перечень первичных документов, с которыми работает предприятие. После чего следует последовательно разработать правила движения для каждого документа и закрепить их в графике.

Например, правила для оформления и движения графика отпусков на следующий год:

  • Форма — Т-7;
  • Кто формирует — инспектор отдела кадров;
  • Срок формирования — за 3 недели до конца текущего года;
  • Кто согласовывает — начальник отдела кадров и главный бухгалтер;
  • Срок согласования — 3 рабочих дня;
  • Кто подписывает — директор предприятия;
  • Срок подписания — не позднее 15 декабря текущего года;
  • Место хранения документа — отдел кадров;
  • Срок хранения — 5 лет.

Готовый график утверждается руководителем предприятия. С графиком нужно ознакомить всех ответственных лиц под подпись. Форма ознакомления может быть любой, важно чтобы это было письменно зафиксировано. Обязанности по оформлению и ведению документов желательно прописывать в трудовом договоре.

Соблюдение графика обязательно. Ответственность за выполнение предписанных в нём положений несёт указанное в УП (или в приказе) должностное лицо. Обычно это главный бухгалтер.

Есть существенное условие организации учётной политики в области документооборота — отражение как бумажной, так и электронной формы документов. Следует отдельно прописать порядок бумажного и электронного документооборота. Это важно, поскольку они требуют разных технологий оформления, отправки, хранения и утилизации.

Бумажные документы могут быть переведены в электронный вид для удобства хранения — для внутреннего пользования. Но уничтожать их до окончания установленного срока хранения нельзя. Верно и обратное: электронные файлы нельзя переводить на бумагу, удаляя первоначальные файлы.

Образец графика документооборота в учетной политике

Рекомендуется сделать его в форме таблицы, поскольку такая структура представления данных позволит оперативно ориентироваться в перечне и находить нужный документ.

Образец графика документооборота в учётной политике на 2022 год Образец графика документооборота в учётной политике на 2022 год

Часто задаваемые вопросы

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!