Чтобы подписать дорогой контракт, партнёров нужно доставить на место встречи, накормить, а иногда и развлечь. Часть трат на эти мероприятия можно списать в расходы, но не все. В статье рассказали, в каких случаях учёт представительских расходов вызывает вопросы у ФНС.
Коротко о том, как учесть представительские расходы, чтобы у ФНС не было вопросов:
- Налоговая признает представительскими расходами только еду во время переговоров, транспорт для гостей и услуги переводчиков. Билеты в театр, спа-салоны и оплату услуг тамады придётся оплачивать из чистой прибыли.
- Списать в расходы можно не более 4% от фонда оплаты труда (ФОТ) за отчётный период.
- Одного чека из ресторана мало. ФНС потребует: приказ о проведении встречи, смету, чеки, акты, счета-фактуры, и отчёт или акт, где написано про итоги встречи.
- Фиксируйте в документах список участников с обеих сторон и названия компаний.
- Дарите сувениры только с логотипом компании, иначе это посчитают безвозмездной передачей товаров, а она не уменьшает налог.
- Оплата гостиниц и виз для партнёров не считается представительскими расходами. ФНС часто против, хотя в суде такие расходы иногда удаётся отстоять.
- Списать затраты на алкоголь можно, если он подаётся на официальном приёме и зафиксирован в смете мероприятия.
Что такое представительские расходы
Это траты на деловые встречи с партнёрами: переговоры, официальные приёмы, презентации. Есть условие: целью таких встреч должно быть установление или сохранение деловых отношений с другим бизнесом.
Учитывать такие расходы могут только компании и ИП на общей системе налогообложения. Учесть можно не все траты, а только те, что указаны в пункте 2 статьи 264 НК РФ. Вот список примеров.
| Это представительские расходы | Это не представительские расходы |
|---|---|
| траты на деловые завтраки, обеды, фуршеты и напитки во время переговоров, оплата транспорта для доставки партнёров к месту встречи и обратно, оплата услуг внештатных переводчиков. | оплата концертов, корпоративов или других развлечений, оплата сувениров, расходы на лечение или оздоровление бизнес-парнёров. |
Пример. ООО «Альфа» работает на общей системе налогообложения. В марте компания провела переговоры с потенциальным партнёром. Расходы на встречу были такими:
- деловой обед — 30 тыс. рублей;
- услуги переводчика — 20 тыс. рублей;
- такси для партнёров — 10 тыс. рублей;
- покупка сувениров — 15 тыс. рублей;
- билеты на концерт — 25 тыс. рублей.
К представительским расходам можно отнести 60 тыс. рублей — затраты на обед, переводчика и транспорт. Расходы на сувениры и концерт в сумме 40 тыс. рублей представительскими не признают — налоговую базу по налогу на прибыль на эти сорок тысяч уменьшить не получится.
Документы для оформления представительских расходов
Не важно, подписали вы в ходе переговоров договор или нет, представительские расходы можно учесть в расходах при расчёте налога на прибыль. Главное — правильно их подтвердить документами.
Обязательного списка документов в законе нет, но из них должно быть ясно две вещи: расходы реально оплачены, а встреча имела деловую цель.
Пример документов, подтверждающих представительские расходы
| Положение о представительских расходах | |
|---|---|
| Приказ руководителя о проведении встречи | В документе указывают цель мероприятия (переговоры, деловая встреча, презентация), дату, время и место проведения, участников, ответственных лиц, разрешение на расходование средств. |
| Расчёт или смета расходов | Содержит список предполагаемых трат, например питание и напитки, аренда помещения, транспорт, услуги переводчика. |
| Чеки, счета, акты и другие первичные документы об оплате товаров или услуг | Это доказательства фактических трат: кассовые и товарные чеки, счета и счета-фактуры, договоры с подрядчиками — кафе, аренда зала, транспорт, акты выполненных работ или оказанных услуг, накладные на приобретённые товары — например, продукты. |
| Акт об осуществлении представительских расходов | |
| Отчёт о мероприятии с указанием цели, участников, итогов и суммы затрат. | В нём фиксируют цель встречи, дату и место, список участников, краткие итоги переговоров, общий размер расходов, вывод о деловом результате. |
Чеков или актов о проведении работ налоговой для подтверждения представительских расходов будет недостаточно!
Как учитывать представительские расходы в 2026 году
Компания на ОСНО может снизить налог на прибыль или УСН «Доходы-расходы» за счёт представительских расходов, но не более 4% от фонда оплаты труда за год. Но если в начале года расходов было мало, остаток лимита можно использовать в следующих кварталах — в пределах одного года.
Пример. ООО «Вектор» работает на общей системе налогообложения. За 9 месяцев расходы на оплату труда составили 1,2 млн рублей, а представительские расходы — 30 тыс. рублей.
Максимально допустимая сумма представительских расходов по лимиту 4% от ФОТ:
1 200 000 × 4% = 48 000 рублей.
ООО «Вектор» может учесть 30 тыс. рублей уже понесённых расходов, а оставшиеся 18 тыс. рублей лимита использовать для представительских расходов в 4 квартале. Так общая сумма представительских расходов, учтённая для снижения налога на прибыль, не превысит 48 тыс. рублей за год.
Представительские расходы бухгалтерском учёте отдельно не выделяют — чаще используют для этого категорию «прочие». Вот как могут выглядеть проводки по таким операциям:
| Дебет | Кредит | Комментарии |
|---|---|---|
| 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» | 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» | Услуги и работы, связанные с представительским мероприятием — аренда, буфет, обслуживание. |
| 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» | 10 «Материалы» | Продукты, напитки, алкоголь для мероприятия |
| 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» | 71 «Расчёты с подотчётными лицами» | Средства, выданные сотрудникам на представительские расходы |
| 19 «НДС по приобретённым ценностям» | 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» | Тут отражают НДС по счетам-фактурам, связанным с представительскими расходами |
| 91-2 «Прочие расходы» | 19 «НДС по приобретённым ценностям» | НДС по расходам, не учитываемым для налога на прибыль |
Частые претензии ФНС
ФНС может не принять расходы, если↓
Нет подтверждающих документов — например, приказа о проведении мероприятия или отчёта.
В расчёт включили недопустимые траты — например, траты на бани, концерты, аниматоров. Часто после официальной части компания организует для партнёров культурную программу: театры, экскурсии или банкеты с артистами, а бухгалтеры списывают всё это на представительские нужды. Налоговики же чётко разделяют деловой ужин и развлечения. Если в общем счёте от агентства есть оплата «фотографа» или «тамады», эти суммы из базы по налогу на прибыль исключат.
Нет списка участников встречи. В законе нет требования поимённо перечислять всех участников встречи, но документы без указания участников вызывают подозрения. А ещё без списка лиц и названий компаний невозможно доказать, что встреча была именно деловой. Поэтому всегда прикладывайте к отчёту перечень участников с указанием их должностей и организаций.
Вы вписали в расходы стоимость подарков. Но безвозмездная передача имущества по общему правилу не учитывается в расходах. Основание — пункт 16 статьи 270 НК РФ.
Но есть исключение — продукция с логотипом компании. В этом случае затраты можно обосновать как представительские. Ещё не забывайте о лимитах по НДС: безвозмездная передача подарков дороже 100 рублей облагается НДС, даже если на них есть ваша символика.
Вы оплатили проживание партнёрам. Билеты, гостиница, визы обычно не включаются в представительские расходы. Налоговики часто против таких расходов, потому что они не упомянуты напрямую в пункте 2 статьи 264 НК РФ. Но судебная практика показывает, что такие траты всё же можно учесть в расходах.
Частые вопросы про учёт представительских расходов
Обязательно ли проводить встречи в офисе
Нет. Место встречи значения не имеет, как и результат переговоров.
Можно ли платить бизнес-картой
Да. Ей можно оплатить ужин с партнёрами, такси, переводчика или закуски на переговорах. Такие траты учитываются как обычные представительские. Но визы, проживание в отеле и личные подарки партнёрам к представительским отнести не получится, даже если их провести по бизнес-карте.
Можно ли учитывать встречи не с действующими партнёрами
Да. Расходы признаются и при переговорах с потенциальными клиентами, в том числе с физическими лицами.
Можно ли учитывать алкоголь в расходах
Да, если он куплен для официального мероприятия и это подтверждают другие документы — смета, например.
Можно ли учитывать в представительских расходах подарки партнёрам
Подарки в налоговый считают безвозмездной передачей товаров. Исключение — если их вручают в рамках деловой встречи и это оформлено приказом, сметой и отчётом. Сувениры с логотипом компании можно учитывать как рекламные расходы — тогда нужно будет создать и подписать приказ о проведении рекламной акции.
Можно ли списать в расходы билеты на концерты и экскурсии
Нет. Оплата развлечений и отдыха к представительским расходам не относится.
