Объясняем, как трансформируется ваш бухгалтерский учёт с введением дополнительного обязательного платежа — НДС.
Главное о том, что делать при потере освобождения от НДС
- Предприниматели, чей доход в 2025 году превысил 20 млн рублей, начиная с 2026 года должны уплачивать НДС и регулярно подавать налоговые декларации. Для сектора общественного питания установлен специальный, более высокий порог — 3 млрд рублей. Кафе, рестораны и столовые подключаются к уплате НДС только после того, как их выручка превысит этот лимит.
- Доход для контроля лимитов определяется кассовым методом, исходя из итоговых данных по графе «Доходы» в книге учёта доходов и расходов (КУДиР). При параллельном использовании УСН и патента доходы по обоим режимам суммируются.
- Нужно будет выбрать ставку НДС: 5%, 7% или 22%. Льготные ставки — без права на вычет, 22% — с вычетом.
- Проверьте все договоры: добавьте фразу «в том числе НДС» или «НДС начисляется сверх цены» и укажите ставку.
- Начните выставлять счета-фактуры с нужной ставкой НДС.
- Ведите книги покупок (при стандартной ставке) и продаж для учёта входящего и исходящего НДС.
- Сдавайте декларации по НДС ежеквартально.
- Рассмотрите переход на АУСН, если подходите под условия режима.
Когда упрощенцы должны платить НДС в 2026
При превышении лимита.
Компании и ИП на УСН, чей годовой заработок в 2025 году превысил 20 млн рублей, обязаны начать уплачивать НДС и предоставлять отчётность уже с января 2026 года. В дальнейшем эти правила будут меняться — законом уже зафиксировано поэтапное снижение лимита.
Особые правила действуют для общепита: кафе, столовые и рестораны освобождены от уплаты НДС, если их прошлогодняя выручка не достигла 3 млрд рублей, соблюдается доля доходов от основной деятельности - 70% и средняя зарплата соответствует отраслевой.
Кафе «Матрёшка» на УСН в 2025 году заработало 80 млн рублей. Кафе относится к общепиту, поэтому НДС в таком случае платить не нужно при соблюдении прочих условий (доля доходов и зарплата сотрудников). Обязанность возникнет, только если кафе за год заработает 3 млрд рублей.
Как следить за лимитами
Доход на УСН учитывается по принципу кассового метода: за основу берётся итоговая сумма, отражённая в графе «Доходы» в КУДиР по итогам календарного года.
Если предприниматель одновременно применяет УСН и патентную систему, расчёт дохода производится суммарно: объединяются показатели по УСН и доходы, полученные по всем активным патентам.
Доход предпринимателя по УСН: 15 млн рублей.
Доход предпринимателя по ПСН: 8 млн рублей.
Совокупный доход: 15 млн + 8 млн = 23 млн. Это значит, что лимит будет превышен и с 2026 года предпринимателю придётся уйти с патента и платить НДС.
Читайте также: Кого «упрощёнка» вынесет на НДС в 2026 и как этого избежать
Как работать по новым правилам
Шаг 1. Выберите ставку НДС: льготную или общую.
Льготная ставка без права на вычет — 5%, если доход от 20 млн до 272,5 млн рублей. 7% — если доход от 250 млн до 490,5 млн рублей.
Стандартная ставка с правом на вычет — 22%.
Отказаться от льготного тарифа можно будет в течение первого года работы с НДС и только один раз. В следующие разы при выборе ставки 5 или 7% её придётся применять минимум три года подряд.
Уведомлять налоговую службу о сделанном выборе не обязательно — достаточно корректно отражать выбранный процент в счетах-фактурах, первичной документации и налоговых декларациях.
Шаг 2. Перепроверьте все действующие договоры с клиентами и поставщиками.
Добавьте формулировку:
- «Цена включает НДС … %» — если налог уже заложен в стоимость;
- «НДС начисляется сверх цены … %» — если налог оплачивается дополнительно.
Зафиксируйте конкретный размер НДС — 5 %, 7 % или 22 %. Если этот пункт будет отсутствовать, вам придётся уплачивать налог за счёт собственной выручки, что приведёт к снижению маржинальности.
Шаг 3. Оформляйте счета‑фактуры.
Начните выставлять счета‑фактуры с НДС для всех клиентов при получении аванса и на дату отгрузки. Указывайте ставку налога и сумму отдельно. Если предоплата была получена до того, как вы начали платить НДС, а фактическая отгрузка состоялась после, НДС начисляется в момент отгрузки и используется уже новая ставка.
Шаг 4. Ведите книги покупок и продаж.
В книге покупок фиксируйте входной НДС, который можно вычесть, а в книге продаж фиксируйте начисленный НДС. Если выбрали ставки 5%/ 7%, книгу покупок можно не вести.
Шаг 5. Отправляйте декларации по НДС.
Это нужно делать ежеквартально до 25 января, апреля, июля, октября. В декларации отражайте начисленный НДС, вычеты и сумму к уплате.
Шаг 6. Уплачивайте НДС.
Платежи в бюджет необходимо производить ежемесячно - ⅓ от суммы налога, исчисленной за прошедший квартал. Перечислить НДС можно и одной суммой сразу после окончания квартала.
Читайте также: Чек-лист: что нужно сделать бухгалтеру, чтобы правильно закрыть 2025 год
Как выбрать ставку
Если ваша компания сотрудничает с небольшим количеством партнёров, которые платят НДС, то, вероятнее всего, вам будет выгоднее применять ставку 5% или 7%. И напротив, если бизнес активно совершает крупные закупки у плательщиков НДС, лучше выбрать ставку 22% с правом на налоговый вычет.
Это общие правила, но лучше всегда рассчитывать показатели отдельно. Вот пример расчёта для продавца строительных материалов:
- Продавец строительных материалов работает на УСН 15%. Годовой доход — 30 млн.
- Расходы на закупки: 22 млн рублей.
- Входящий НДС: 4,840 млн рублей
- Расчёт для НДС 5%.
- 30 млн х 5% = 1,5 млн
- Расчёт для НДС 22%.
- 30 млн х 22% = 6,6 млн. Это исходящий НДС.
- Вычет: 6,6 млн - 4,840 млн = 1,7 млн
Что ещё учесть
В случае потери права на освобождение от НДС есть способы оптимизации налоговых обязательств. Например, переход на АУСН — автоматизированную упрощённую систему. Но у этого режима есть ряд ограничений:
- не более 5 сотрудников;
- счета только в определённых банках;
- доход не больше 60 млн рублей в год.
Зато на этом режиме не платят страховые взносы, ведут минимальную отчётность и не платят НДС, даже при превышении лимита. Если подходите под лимиты режима — проверьте, можно ли сэкономить и использовать автоупрощёнку в вашем регионе.
