Образец заполнения путевого листа

Образец заполнения путевого листа

Путевой лист — обязательный документ для предприятий, которые предлагают транспортные услуги или используют в работе перевозки на автомобилях. Чтобы при проверках не возникало проблем, при заполнении путевого листа нужно учесть все актуальные требования. 


В материале расскажем, как правильно заполнять путевой лист, какие нововведения нужно учесть и как выбрать образец заполнения путевого листа.  

Зачем нужны путевые листы

Базовая роль путевого листа в том, чтобы контролировать работу водителя, отмечать состояние машины и вести учет процессов, в которых занят автомобиль. В путевом листе отмечают ключевые показатели:

  • километраж, который прошел автомобиль в конкретной поездке;
  • его техническое состояние в конкретный момент;
  • время работы водителя;
  • количество поездок на автомобиле в рамках одной смены;
  • расход топлива и т.д.

Так, путевой лист позволяет:

  • убедиться в исправности автомобиля перед поездкой;
  • рассчитать зарплату водителя или стоимость транспортных услуг;
  • определить расходы обслуживание и использование автомобиля: заправки, запчасти, горюче-смазочные материалы и т.д.;
  • убедиться в том, что водитель прошел необходимые осмотры и способен управлять легковым транспортом и т.д.

Путевой лист нужно заполнять при любой организационно-правовой форме. В каждой поездке у водителя должен быть набор документов, в котором кроме путевого листа нужно предусмотреть:

  • удостоверение водителя;
  • документы на легковой транспорт;
  • если у машины есть прицеп — нужны отдельные документы и на него;
  • сопроводительная документация на перевозимые объекты;
  • специальное разрешение, если перевозите особые грузы.

Кто должен заполнять путевой лист

hidden>

Путевой лист обычно заполняют руководители структурных подразделений, диспетчеры, бухгалтеры, в редких случаях — руководители компаний и другие ответственные сотрудники.

Важно! Лично водитель заполнением путевых листов не занимается! Он только подтверждает прием и сдачу автомобиля подписью по окончании смены или поездки и ставит в путевом листе отметки о произведенных транспортировках.

Водитель получает путевой лист под личную ответственность, подтвержденную распиской. Документ ему могут выдать только после сдачи путевого листа за предыдущую смену.

Когда необходимо оформление путевых листов

Согласно закону №259-ФЗ, оформление путевого листа необходимо для любой рабочей поездки. При этом неважно, есть ли в транспорте груз или пассажиры. Даже при пустой машине необходимо посчитать рабочие часы водителя и списать ГСМ.

Исключений, при которых можно обойтись без оформления путевого листа, нет. Как следует из приказа Министерства транспорта РФ №368, при транспортировках объектов или пассажиров путевой лист нужно заполнить в любом случае. И неважно, работаете ли вы на собственном или арендованном авто.

Кроме того, без путевого листа налоговая может отказать бизнесу в признании затрат на горючее, смазочные и прочие материалы и другие издержки.

Новые требования по заполнению путевого листа

Министерство транспорта внесло изменения в образец путевого листа в начале 2021 года приказом №368. Стандарты будут действовать шесть лет.

Большинство правил по заполнению документа остались прежними. К нынешним путевым листам добавили несколько новых сведений.

Информация о перевозке

hidden>

Теперь при заполнении путевого листа нужно указать типы перевозки и сообщения. Например, под «видом перевозки» можно отметить один из таких пунктов:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка багажа и пассажиров по заказу;
  • перевозка для личных нужд и т.д.

Подробнее о том, как заполнять эти реквизиты в путевом листе, можно прочесть в письме Министерства транспорта №ДЗ-468-ПГ и тексте закона №259-ФЗ (статьи 4 и 5).

Информация об автомобиле

hidden>

Раньше при заполнении путевых листов указывали только модель и тип автомобиля. Сейчас нужно также указать марку машины и добавить сведения о прицепе при его наличии. Кроме того, в путевом листе отмечают:

  • государственный регистрационный номер автомобиля;
  • полный пробег по данным одометра два раза за смену — перед выездом и после возвращения;
  • дата и время начала и окончания смены (аналогично пункту выше — когда транспорт покинул парковку и когда вернулся).

Оформление и срок действия

hidden>

Эти параметры зависят от того, сколько поездок совершил водитель и как долго они длились. Представим основные нормы в таблице:

Длительность поездки Когда нужно оформить путевой лист Период действия
В рамках одной смены (одна или больше за один рабочий день) Перед первой поездкой В течение смены
Дольше одной смены (два дня и больше) Перед рейсом В течение всей поездки или по количеству дней, на которые выпала смена

Медицинский осмотр и технический контроль

hidden>

Бизнес может использовать в работе только исправные транспортные средства, а этот факт должен подтверждаться путевым листом. Для этого ответственное лицо — контролер со специальными техническими знаниями — проверяет автомобиль перед каждой поездкой. Если транспорт исправен, он отмечает это в путевом листе, и только после этого ТС может выезжать в рейс.

Такое же внимание уделяют состоянию водителей — они обязаны проходить медицинский осмотр каждый раз перед началом рейса и по возвращению. Результаты осмотра медработник также отмечает в путевом листе с личной подписью и указанием своих данных и должности.

Как вести журнал регистрации

hidden>

Путевые листы легковых автомобилей подлежат учету. Раньше допускалось вести только бумажные журналы, а сейчас можно выбрать и электронный формат. Но в таком случае нужно учесть несколько требований:

  1. Для электронного учета требуется усиленная квалифицированная ЭП.
  2. Нужно выбрать удобный для печати формат электронного журнала.

При ведении бумажных журналов все листы необходимо пронумеровать и прошнуровать.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля: обязательные реквизиты

В каждом путевом листе в 2022 году обязательно нужно отражать следующие сведения:

Обязательные пункты в путевом листе Пояснение
Номер и название документа
Информация о сроке действия В путевом листе нужно указать период, в который будет действовать документ. Если его оформляют больше, чем на один день, в путевом листе нужно проставить дату начала и окончания действия.
Информация о владельце автомобиля Организации указывают в путевом листе правовую форму, название фирмы, место ее нахождения, контактный номер.

Предприниматели в путевом листе отражают свои данные, почту и телефон.
Информация о машине В путевом листе нужно указать несколько параметров:
  • тип ТС (легковое, грузовое, автобус и т.д.);
  • модель ТС;
  • модель прицепа (если есть);
  • государственный номер ТС и прицепа;
  • полный пробег при выезде из депо и по прибытию после рейса;
  • дата и точное время выезда на рейс и прибытия.
Информация о водителе В путевом листе обязательно указывают:
  • данные водителя;
  • результаты медицинского осмотра перед поездкой и сразу после ее завершения.
Информация о перевозке Здесь в путевом листе нужно указать тип перевозки (регулярная, по заказу и т.д.) и характер сообщения (городское, междугороднее и т.д.).

Кроме того, в путевых листах должны быть другие сведения, которые содержатся в любых первичных документах в соответствии с нормами закона №402-ФЗ. Например:

  • в какую дату заполнили документ;
  • кто его составил (предприятие, предприниматель, конкретный сотрудник);
  • кто несет ответственность за составление документа и качество сведений в путевом листе и так далее.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля: дополнительные реквизиты

Кроме стандартных пунктов, в путевом листе нужно учесть специфику работы предприятия. Для этого в документ вносят дополнительную информацию. Например, в путевом листе можно указать:

  • маршрут поездки;
  • нормативный расход топлива;
  • экономия или избыточный расход по сравнению с нормативным и т.д.

Такими подробностями часто интересуется налоговая. Именно сведения в путевом листе являются основаниями для признания расходов, и инспекторам важно убедиться в том, что они обоснованы. Чтобы избежать отказа налоговой, стоит отразить в путевом листе хотя бы маршрут — конечные и промежуточные пункты.

Образец заполнения путевого листа

Перед тем, как заполнять путевой лист, убедитесь в том, что образец соответствует всем новым требованиям. Бланки для каждой группы автомобилей утверждаются постановлением Госкомстата № 78. В принципе, можно обратиться к любому образцу заполнения путевого листа, но к старым формам придется добавить новые реквизиты.

При заполнении лучше действовать последовательно. Так, сначала укажите в путевом листе:

  • серию и номер;
  • дату;
  • информацию о владельце ТС;
  • информацию о машине;
  • сведения о лице, составившем документ;
  • ОКПО;
  • срок действия листа;
  • информацию о перевозке;
  • информацию о водителе.

Путевой лист. Образец заполнения Путевой лист. Образец заполнения

Затем отразите в путевом листе информацию о задании, которое водитель получил на рейс:

  • лицо, выдавшее поручение;
  • точное время начала поездки;
  • заключение контролера о состоянии авто с подписью;
  • заключение медработника по результатам осмотра водителя с подписью.

После завершения смены в путевом листе нужно аналогично указать время прибытия, состояние автомобиля и водителя, простой и ожидание.

Затем в путевом листе отражают километраж, информацию о горючем и его расход.

Как заполнить путевой лист сведениями о задании, ТС и топливе Как заполнить путевой лист сведениями о задании, ТС и топливе

Затем в путевом листе нужно отразить сведения о поездках за смену и рейс по порядку:

  • адреса конечных и промежуточных пунктов назначения;
  • время прибытия и отправления;
  • километраж.

Эти сведения водитель подтверждает своей подписью.

Образец заполнения сведений о перевозках Образец заполнения сведений о перевозках

После в путевом листе отмечают рабочие часы и количество пройденных километров. По этим показателям рассчитывают зарплату водителя, которую также вносят в путевой лист легкового автомобиля. Эти сведения в путевом листе заполняет бухгалтер.

Как указать результат работы и расчет зарплаты водителя в путевом листе Как указать результат работы и расчет зарплаты водителя в путевом листе

Наказание за нарушение порядка оформления путевых листов

Единственный способ избежать ответственности при проверках — составить документ правильно и предъявлять его по требованию контролирующих лиц. Ответственность предусмотрена за разные нарушения.

Так, если сотрудники ГИБДД остановят транспорт для проверки документов, а водитель не сможет показать им путевой лист, инспекторы выпишут штраф:

  • водителю — на 500 рублей;
  • должностным лицам — на 20 000 рублей;
  • компаниям и предпринимателям — на 100 000 рублей.

Если при проверке налоговая решит, что поездка не подтверждается путевым листом, а ТС использовали в других целях, она назначит 20% штрафа от доначисленного размера налога.

Если в путевом листе не обнаружится заключения медработника об осмотре водителя, Минтранс и ГИБДД могут оштрафовать его на 3 000 рублей, а его компанию или предпринимателя — на 30 000 рублей. Служба по труду и занятости также наказывает за отсутствие таких отметок в путевом листе — предприниматели могут получить штраф до 25 000 рублей, а компании — до 130 000 рублей.

Сведения о медосмотре в путевом листе также интересуют Росздравнадзор. За их отсутствие они штрафуют: водителя — на 1 000 или 1 500 рублей, работодателя — до 50 000 рублей.

Если в путевом листе не будет заключения о техосмотре и подписи контролера, Министерство транспорта и ГИБДД также выпишут штраф: водителю — 3 000 рублей, компаниям — 30 000 рублей.

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!