Если при проверке СЗВ-СТАЖ и РСВ выяснилось, что количество работников в них не совпадает, контролирующие органы направят требование о корректировке данных. В статье разберём подробнее причины расхождений, как сверить и исправить отчёты.
Несоответствие СЗВ-СТАЖ и РСВ
В форме СЗВ-СТАЖ и в расчёте по страховым взносам содержатся сведения об одних и тех же работниках, поэтому аналогичные данные в отчётах должны совпадать. Чаще всего неточности возникают потому что, либо взносы отражены на индивидуальном лицевом счёте, а стажа нет, либо периоды стажа и взносов не соответствуют.
Рассмотрим в таблице наиболее частые причины, по которым расходятся отчёты СЗВ-СТАЖ и РСВ и что с этим делать.
| Причина расхождений | Решение |
|---|---|
| Работники попали в СЗВ-СТАЖ, но отсутствуют в РСВ. | Дать пояснения в ФНС и сформировать корректировки к отчету РСВ. В расчёт нужно добавить сотрудника в разделе 3, пересчитать итоговые суммы в разделе 1 и изменить количество застрахованных лиц. |
Сведения по застрахованным лицам отражены в РСВ, а в СЗВ-СТАЖ эти работники не числятся:
|
Нужно предоставить в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с типом «дополняющая»на «потерянного»работника. Пример: работник уволился в декабре 2021 года, а в январе 2022 года получил годовую премию за 2021 год. Тогда в РСВ за 2021 год сведения на работника попадают, а в СЗВ-СТАЖ за 2021 - нет. В данном случае в ПФР нужно дать письменные пояснения. Штрафа не будет. |
| Сведения по застрахованным лицам отражены в РСВ, а в СЗВ-СТАЖ представлены некорректные данные. | Нужно предоставить в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с типом «КОРР». |
| В СЗВ-СТАЖ включили лишнего работника. | Нужно сформировать отчёт СЗВ-КОРР с типом «Отменяющая». |
Частая ситуация, когда ген. директор, он же единственный учредитель договор с собой не заключает и зарплату не получает. В РСВ подают нулевые сведения (договора же нет), а в форме СЗВ-СТАЖ отражают.
В этом случает ФНС обязательно попросит корректировку. В отчёте РСВ в строках подраздела 3.1 раздела 3 нужно указать сведения директора — единственного учредителя. Количество застрахованных лиц в приложениях 1 и 2 к разделу 1 в строке 010 должно быть равно одному. Если выплат не было, то подраздел 3.2 раздела 3 не заполняется.
Лучше всего самостоятельно перепроверить сданную отчётность и при необходимости исправьте её, не дожидаясь требования из органов.
Пояснения по расхождениям в СЗВ-СТАЖ
Специалисты ПФР требуют пояснения, если считают, что в отчёте допущены ошибки. Не стоит игнорировать запрос фонда.
Согласно инструкции от Минтруда «при обнаружении ошибок в индивидуальных сведениях ПФР направляет страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений. А страхователь в пятидневный срок после получения такого уведомления должен представить уточнённые данные. Если плательщик уложился в этот срок, то финансовые санкции не применяются».
ПФР и ФНС обмениваются отчётами для сверки данных. Если после сверки РСВ и СЗВ-СТАЖ налоговая выявила расхождения и потребовала пояснения, то проверьте, где допущена ошибка.
Образец пояснения
Не оставляйте претензию от фондов без внимания. В течение 5 рабочих дней вам необходимо дать пояснения.
Пример пояснения о расхождении СЗВ-СТАЖ с расчётом по страховым взносам
Количество человек, которое компания не отразила в отчётности, должно совпадать с численностью в пояснениях. Если расхождение больше или меньше, возможно, вы ошиблись в СЗВ-СТАЖ.
Дайте подробное объяснение, почему произошло несоответствие. Приложите копии поясняющих документов (приказ на увольнение, заявление работника об увольнении по собственному желанию т.д.).
Как самостоятельно сверить отчёты
Перед сдачей РСВ и СЗВ-СТАЖ нужно проверить совпадают ли их данные, в первую очередь— количество сотрудников, ФИО и СНИЛС, так как ПФР сверяет эти данные.
Основные критерии проверки:
- Количество человек, отраженных в годовом РСВ в графе 1 подразделе 1.1 строки 010 должно совпадать с количеством, отраженным в СЗВ-СТАЖ;
- Персональные данные застрахованных должны сходиться с персональными данными в СЗВ-СТАЖ и в разделе 3 РСВ.
- Если компания указывает период работы физ лица в подразделе 3.2. в РСВ, то данные о нём должны быть в СЗВ-СТАЖ.
Проведя проверку, вы увидите:
- все ли сотрудники попали в отчёт;
- у всех ли верно указаны персональные данные;
- правильность начислений сумм в РСВ.
При большом количестве сотрудников провести подобную сверку вручную практически невозможно. Чтобы облегчить задачу воспользуйтесь сервисом для онлайн-бухгалтерии от «Моё Дело».
Как исправить РСВ
Чтобы сформировать уточнённый расчёт, нужно создать новую форму. При этом на титульном листе поставить номер корректировки.
Если в ходе проверки в РСВ выявлен факт неотражения или неполного отражения сведений, что приводит к занижению суммы страховых взносов, плательщик обязан внести изменения в Расчет и направить уточнённый расчёт в ФНС.
Чтобы заполнить уточнённый расчёт, нужно перенести из первоначального отчёта все данные, которые не требуют исправления, а также показатели, в которых исправлены ошибки.
Если ошибка касается персональных данных работника, то для её исправления, в корректировочной форме нужно сформировать на сотрудника две форма раздела 3:
- в первой — в разделе 3.1 нужно заполнить ошибочные данные из первоначального отчёта. В графе «признак аннулирования» нужно поставить «1». В подразделе 3.2. во всех строках проставляются «0»,
- во второй — отразить правильные сведения по сотруднику, заполняя все подразделы.
Данные по остальным физлицам, которые были заполнены верно повторно подавать не нужно.
Для формирования корректировочного расчёта, нужно использовать форму за тот же год, что и первоначальный отчёт (так как ФНС периодически меняет формы отчетности).
Корректировки в СЗВ-СТАЖ
Для удобства способы корректировки в форме СЗВ-СТАЖ приведены в таблице, в зависимости от ситуации, при которой допущена ошибка.
| Причина | Как скорректироватоь |
|---|---|
| Не включили в отчётность сотрудника или допущены ошибки в ФИО или СНИЛС в форме с типом «исх». | Сформируйте отчёт СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая». Важно! Форма с типом «Дополняющая» может быть использована, если вы получили от ПФР сообщение о частичном приёме первоначального отчёта СЗВ-СТАЖ. Т.е. данные о работнике не учтены на его лицевом счёте. |
| Выявлены ошибки в сведениях по сотруднику, и они уже отражены на лицевом счёте в ПФР. | Сформировать форму СЗВ-КОРР с типом «КОРР». |
| Включили лишних сотрудников или указали сведения, которые нужно отменить | Сформируйте отчёт СЗВ-КОРР с типом «Отменяющая». |
| Если до 01.01.2017 г. сведения по застрахованному лицу не были предоставлены в ПФР. | Сформируйте отчет СЗВ-КОРР с типом «ОСОБ». |
Собираем новости законодательства, и рассказываем, как именно они повлияют на ваш бизнес. Без сложных бухгалтерских терминов и воды. Подписывайтесь:
