При уплате подоходного налога работодатель выступает налоговым агентом, так как перечисляет не свои денежные средства. Тем не менее, это не освобождает его от соблюдения дисциплины в платежах и в отчётах. Расскажем как правильно начислять, удерживать и уплачивать НДФЛ с отпускных выплат своим работникам.
Ставки НДФЛ с отпускных выплат
Налог с отпускных, как и с любого другого зарплатного дохода, считается по стандартным ставкам:
- 13% для граждан (резидентов) РФ;
- 15% с них же, если сумма дохода в течение года превысит 5 миллионов рублей. Причём повышенная ставка начисляется только с суммы превышения;
- 30% для граждан других стран (нерезидентов РФ).
Работник имеет право на налоговые вычеты (социальные, стандартные и имущественные) при расчёте НДФЛ, если он оформил все необходимые для них документы.
Срок перечисления НДФЛ с отпускных
Согласно статье 136 ТК РФ, денежные средства сотруднику должны быть перечислены за 3 календарных дня до начала его отпуска. Это последний разрешённый законом день. Если отправка будет позже, работодателя оштрафуют согласно пункту 6 статьи 5.27 КоАП РФ на:
- 1-5 тысяч рублей — ИП-работодателя;
- 10-20 тысяч рублей — должностных лиц организации;
- 30-50 тысяч рублей — саму организацию.
С начисленной суммы отпускных работодатель должен удержать НДФЛ и перечислить денежные средства за минусом налога.
Например, менеджер отдела продаж Сидоров С.С. уходит в отпуск 17 января 2023 года на 14 календарных дней. Ему начислили отпускные — 42 000 рублей. Он имеет право на вычет за двух детей — 2800 рублей. Сумма НДФЛ к удержанию составит 5 096 рублей (42 000 - 2800) х 13%. Оставшуюся сумму (36 904 рублей) бухгалтер должен перечислить Сидорову С.С. не позднее 13 января 2023 года.
Срок уплаты НДФЛ с отпускных определён в НК РФ (пункт 6 статьи 226) — до 28-го числа текущего месяца, когда НДФЛ удержан с 23-го числа прошлого месяца по 22-ое число текущего месяца. Также срок перечисления НДФЛ с отпускных, выплаченных с 1 по 22 января, — 28 января, а выплаченных с 23 по 31 декабря — до последнего рабочего дня года. Если дата выпадает на выходной или праздник, срок уплаты НДФЛ по отпускным переносится на следующий за ним рабочий день.
Когда платить НДФЛ с неиспользованных отпускных
Раньше была распространена практика компенсации неиспользованного отпуска деньгами. Теперь это дело ограничили: можно заменить отпуск деньгами только в части превышения 28 календарных дней. А так работник обязан отгулять свой отпуск полностью.
Есть категории работников, которым запрещена выплата компенсации вместо отпуска:
- несовершеннолетние лица;
- беременные женщины;
- работники опасных, вредных производств или условий труда (в части допотпуска свыше 7-ми дней).
Но если сотрудник увольняется, работодатель обязан компенсировать ему неиспользованные дни отпуска. Расчёт производится в день увольнения. Бухгалтер начисляет и удерживает сумму НДФЛ в общем порядке. А вот срок перечисления НДФЛ с неиспользованных отпускных будет: до 28-го числа текущего месяца, когда НДФЛ удержан с 23-го числа прошлого месяца по 22-ое число текущего месяца. Также срок перечисления НДФЛ с неиспользованных отпускных, выплаченных с 1 по 22 января, — 28 января, а выплаченных с 23 по 31 декабря — до последнего рабочего дня года.
Тут также действует правило переноса платежа, если срок перечисления НДФЛ приходится на выходной или праздничный день.
Например, водитель Петров П.П. ушёл в отпуск 3 декабря 2023 года на 28 календарных дней. НДФЛ с отпускных был перечислен 28 декабря 2023 года. Не выходя из текущего отпуска, он написал заявление об увольнении с 10 января 2024 года. У него остался неиспользованный отпуск в 7 календарных дней, и ему положена компенсация в 12 000 рублей. 10 января ему перечислили 10440 рублей, а НДФЛ (1 560 рублей) заплатили 29 января 2024 года (срок перенесен с 28 января из-за выходного).
Укажем сроки уплаты НДФЛ с отпускных и иных доходов сотрудника с 2023 года по новым правилам:
| № | Доход | Срок перечисления НДФЛ |
|---|---|---|
| 1 | Заработная плата | До 28-го числа текущего месяца при выплате в период с 23-го числа прошлого месяца по 22-ое число текущего месяца. До 28 января при выплате в период с 1 по 22 января. До последнего рабочего числа года при выплате с 23 по 31 декабря. |
| 2 | Призы, подарки стоимостью свыше 4000 рублей, выплата дохода в натуральной форме | |
| 3 | Больничные | |
| 4 | Отпускные |
Важно! С 2023 года НДФЛ с аванса уплачивается, а раньше он перечислялся с общей суммы заработной платы за месяц.
Отчётность по НДФЛ с отпускных: что и куда сдавать
Работодатель, как налоговый агент, обязан сдавать декларацию 6-НДФЛ в ИФНС. Форма сдаётся ежеквартально:
- за 1 квартал — до 25 апреля 2023 года;
- за 1 полугодие — до 25 июля 2023 года;
- за 9 месяцев — до 25 октября 2023 года
- за год — до 26 февраля 2024 года.
Годовую декларацию 6-НДФЛ за 2023 год нужно успеть сдать до 26 февраля 2024 года (срок перенесен с 25 февраля из-за выходного). Отчёт можно сдавать в бумажной и в электронной форме, если число работников не превышает 10 человек. Если их больше — только электронно. Действующая форма расчёта утверждена приказом ФНС России от 28.09.2021 №ЕД-7-11/845@.
Справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая справка 2-НДФЛ) включена в состав декларации 6-НДФЛ. Её нужно оформлять на каждого работника по итогам года в составе годового расчёта 6-НДФЛ.При увольнении именную справку о доходах и суммах налога нужно выдать на руки бывшему сотруднику под роспись.
С 2023 года для уплаты НДФЛ нужно подавать в ИФНС новый документ — уведомление о рассчитанных суммах налога. Оно подается каждый месяц в срок не позже 25-го числа текущего месяца. В нем отражается сумма налога, удержанного за период с 23-го числа прошлого месяца по 22-ое число текущего месяца.
Санкции за несоблюдение сроков уплаты НДФЛ
Чем грозит работодателю не уплаченный НДФЛ с отпускных или нарушенный срок перечисления:
| Санкция | Сумма (расчёт) | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Недоимка — если налоговый агент имел возможность но не удержал и не перечислил НДФЛ с доходов физлица | Вся сумма недополученного налога взыскивается за счёт налогового агента | пункт 9 статьи 226 НК РФ |
| Пеня на сумму недоимки, если агент имел возможность, но не удержал и не перечислил НДФЛ или сделал это не вовремя | 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки (для ИП) 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки до 30 дней, 1/150 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки начиная с 31 дня (для организаций) |
пункт 3 статьи 75 НК РФ |
| Штраф | 20% от суммы не удержанного и не уплаченного в бюджет НДФЛ | пункт 1 статьи 123 НК РФ |
Штрафа не будет, если окажется, что налоговый агент:
- не мог удержать НДФЛ с доходов в натуральной форме;
- самостоятельно обнаружил ошибку, отправил скорректированный расчёт 6-НДФЛ и перечислил сумму недоимки и пени.
Например, бухгалтер ООО «Престиж» уплатитла НДФЛ с отпускных по 3 работникам за ноябрь 2023 года в размере 17 500 рублей с опозданием — вместо 28 ноября она сделала это 8 декабря. Так как расчёт налога и его удержание были правильными, штраф за это нарушение не предусмотрен. Но ей необходимо уплатить пени.
Ставка рефинансирования ЦБ — 12%, количество дней просрочки — 10.
Считаем пени: 17 500 х (12% /300 х 10) = 70 рублей. Эту сумму нужно отправить в бюджет.
Таким образом, при удержании НДФЛ с отпускных выплат нужно строго соблюдать срок перечисления. Иначе налоговый агент может попасть на пени и штрафы.
