Вопрос:
Была проверка ПФР, доначислили взносы на сотрудников у которых была командировка на личном автомобиле ( по авансовым отчетам в которых были чеки ГСМ).Как правильно нужно оформить данную хозяйственную операцию, какие необходимо оформить документы сотруднику можно было возместить расходы на ГСМ без начисления взносов?
Ответ:
К сожалению, из текста Вашего запроса однозначно не понятно, на каком основании личный автомобиль был использован в служебных целях, т.е. был ли заключен договор аренды между организацией и сотрудником, либо сотруднику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля.
Начислять взносы не нужно, если расходы на проезд документально подтверждены. Оплачивая работнику расходы, связанные с эксплуатацией его личного автомобиля, используемого в служебных целях, целесообразно заключить с ним договор аренды транспортного средства без экипажа Если заключен договор аренды, то документальным подтверждением расходов может являться сам договор аренды автомобиля, путевые листы, чеки ГСМ.
При направлении работника в служебную командировку ему необходимо компенсировать (возместить) ряд расходов , в том числе расходы на проезд ( ст. 168 Трудового кодекса РФ ).
При оплате организацией (индивидуальным предпринимателем) расходов на командировки работников (как в пределах территории России, так и за границу) не облагаются страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно ( ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. , п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
Документальным подтверждением может служить авансовый отчет с приложением БСО (билетов), кассовых чеков, путевых листов, чеков АЗС и т.д.
При отсутствии документального подтверждения целевого использования денежных выплат на проезд до места командировки и обратно теряется непосредственно их компенсационный характер (установленный положениями ст. 164 , 168 Трудового кодекса РФ) и, соответственно, они подлежат обложению страховыми взносами на общих основаниях – как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений.
Подтверждение: ч. 1 ст. 7 , ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г., п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. , письма Минтруда России № 17-4/ООГ-988 от 7 июля 2015 г. , № 17-3/В-609 от 12 декабря 2014 г. , п. 4 письма Пенсионного фонда РФ № 30-21/10260 от 29 сентября 2010 г.
Вывод: если расходы на проезд документально подтверждены, то на сумму компенсации таких расходов страховые взносы начислять не нужно.
Данное правило применяется и в случае, когда работник отбывает в командировку от своего места жительства. Это связано с тем, что расходы на проезд к месту командировки и обратно не облагаются страховыми взносами в фактически произведенных размерах при условии их документального подтверждения. Иных условий освобождения от обложения страховыми взносами расходов на проезд работника до места командировки (в т. ч. о пункте выбытия (прибытия) из командировки) законодательство о страховых взносах (в частности, Федеральный закон № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. и Федеральный закон № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ) не содержит.
При возмещении работнику расходов на проезд во время командировки (в месте командирования) существуют особенности.
Если работник едет в командировку на служебном автомобиле, то компенсировать нужно документально подтвержденные расходы:
– на приобретение ГСМ;
– связанные с эксплуатацией автомобиля во время командировки (в частности, на парковку, ремонт в пути, стоимость комплектующих материалов, необходимых для ремонта, и т.п.).
Подтверждение: ст. 168 Трудового кодекса РФ.
Аналогичный порядок действует при использовании для поездки арендованного или попутного транспорта.
В любом случае, порядок проезда и возмещения расходов определяется в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте, например вПоложении о служебных командировках) (ст.8, 168 Трудового кодекса РФ).
Если работник направляется в командировку на собственном автомобиле, то ему нужно выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. Размер компенсации и возмещения расходов определяется соглашением сторон и оформляется в письменной форме. Фактический срок пребывания в месте командирования в этом случае указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда.
Подтверждение:ст. 188 Трудового кодекса РФ, п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.
Оптимальный вариант
Оплачивая работнику расходы, связанные с эксплуатацией его личного автомобиля, используемого в служебных целях, целесообразно заключить с ним договор аренды транспортного средства без экипажа ( ст. 642-646 Гражданского кодекса РФ ). Данный вариант позволит избежать возможного нормирования расходов при налогообложении ( письмо Минфина России № 03-03-06/1/649 от 15 октября 2010 г. ).
Документами, подтверждающими расходы на проезд, когда работник добирался до места командировки и обратно на автомобиле или использовал его во время командировки, могут быть, в частности:
– документы, подтверждающие стоимость расходов на проезд (например, кассовые и товарные чеки на бензин, счета, квитанции). В частности, при проезде работника на такси подтвердить затраты можно кассовым чеком либо до 1 июля 2018 года квитанцией в форме бланка строгой отчетности (БСО), который должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в приложении № 5 к Правилам, утв. Постановлением Правительства РФ № 112 от 14 февраля 2009 г. ( ч. 8 ст. 7 Федерального закона № 290-ФЗ от 3 июля 2016 г. , письмо Минфина России № 03-03-06/1/34183 от 10 июня 2016 г. );
– путевые листы – в качестве подтверждения пробега автомобиля во время командировки (подтверждают обоснованность произведенных расходов на ГСМ). Вместо путевых листов можно использовать другие документы, позволяющие достоверно определить пройденный автомобилем путь (письма Минфина России № 03-03-06/1/354 от 16 июня 2011 г. , УФНС России по г. Москве № 16-15/068679 от 30 июня 2010 г. ).
Такие документы служат основанием для оформления служебной записки (см., например, Служебную записку о фактическом сроке пребывания работника в командировке ) и прикладываются к ней в случае, если работник следует до места командировки и обратно на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности) либо использует другие варианты, при которых проезд не обязан сопровождаться оформлением проездных документов.
Подтверждение: п. 7 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-40078
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-21731
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуален на 15.11.2016