Если новая налоговая реформа делает вас плательщиком НДС или вы планируете закупать товары из-за рубежа — эта статья для вас. Рассказываем, почему нужно готовить бухгалтерию к НДС заранее и как это делать.
Главное о том, как подготовить бухгалтерию к НДС
- Выберите ставку, если вы на УСН. Посчитайте, какая ставка будет выгоднее: стандартная 22% с правом на налоговый вычет или 5-7% без права на вычет.
- Подключите электронный документооборот и получите электронную подпись, это обязательно для плательщиков НДС.
- Поднимите цену для партнёров-плательщиков НДС и постарайтесь сохранить цены для физлиц за счёт своей маржи.
- Предупредите контрагентов о том, что теперь платите НДС, обновите договоры.
- Подключите интернет-бухгалтерию, чтобы избежать ошибок и штрафов.
- Соблюдайте сроки: после окончания квартала отправляйте декларацию до 25 числа, а налог оплачивайте тремя частями до 28 числа каждого месяца.
Кто теперь платит НДС
С 2025 года НДС платит бизнес на двух налоговых режимах:
- ОСНО — всегда и без исключений.
- УСН — если доход за год больше 60 млн рублей.
Налоговая реформа 2026 изменит порог для уплаты упрощенцами НДС. Платить налог будет бизнес на УСН, который заработал: больше 20 млн рублей в 2026 году, больше 15 млн рублей в 2027 году, больше 10 млн рублей в 2028 году.
Читайте также: «Кого «упрощёнка» вынесет на НДС в 2026 и как этого избежать».
Ещё НДС должны платить те, кто закупает и привозит товары из-за рубежа. Это называется «ввозной» или, по-народному, «таможенный» НДС. Этот налог при импорте товаров платит бизнес на любом налоговом режиме.
Какие есть ставки НДС
Ставка НДС — это процент от продажи товара или услуги, которую бизнесу нужно заплатить в казну. Процент зависит от налогового режима или продукта, который продаёте.
| Ставка | Кто может использовать |
|---|---|
| стандартная — 20% (с 2026 года — 22%) | ОСНО по умолчанию/ УСН по выбору стандартной ставки |
| 10% | ОСНО по умолчанию/ УСН по выбору стандартной ставки |
| Бизнес, продающий социально значимые товары: книги, продукты, детские товары, лекарства | |
| 0% | Экспортёры |
| 5% | Упрощенцы с доходом до 250 млн рублей (в отношении всех товаров, работ, услуг) |
| 7% | Упрощенцы с доходом от 250 до 450 млн рублей (в отношении всех товаров, работ, услуг) |
Упрощенцы могут выбирать ставку НДС: платить стандартную (22%) или пониженную — 5-7%.
Какую ставку НДС выбрать на УСН
Всё зависит от того, планируете ли вы пользоваться налоговым вычетом: упрощенцы со стандартной ставкой НДС (22%) могут пользоваться налоговыми вычетами, а с пониженной — нет.
Термины, которые пригодятся:
- Входящий НДС — это НДС, который вы потратили, когда покупали что-то для работы. Например, вы закупили компьютеры на 600 тыс. рублей. 100 тыс. рублей из них — это НДС. (600 000 х 20% / 120% = 100 000).
- Исходящий НДС — это НДС, который вам заплатили ваши клиенты, когда покупали ваши товары или услуги. Например, вы продали товар на 1,5 млн рублей. 250тыс. рублей из них — это НДС. (1 500 000 х 20% / 120% = 250 000).
- Налоговый вычет — это разница между исходящим и входящим НДС. В нашем примере это будет 150тыс. рублей ( 250 000 − 100 000 = 150 000)
Чтобы понять, какой вариант будет выгоднее вам, нужно считать. Разберём на примере: ООО «Свежие Идеи» на УСН 15% занимается оптовой продажей мебели. С начала следующего месяца компания должна начислять и уплачивать НДС со следующего месяца
Показатели:
- Квартальная выручка — 12 млн рублей.(без НДС)
- Расходы на закупку — 7 млн рублей. (без НДС)
- Входящий НДС — 1,4 млн рублей.
| Стандартная ставка 20% | Пониженная ставка 5% |
|---|---|
| При выручке 12 млн рублей за квартал компания должна заплатить 2,4 миллиона рублей НДС. Вот расчёты: |
12 млн х 20% = 2,4 млн
Но она имеет право на налоговый вычет и можно вычесть из этой суммы входящий НДС — 1,4 млн рублей. | При выручке 12 млн рублей за квартал компания должна заплатить 600 тысяч рублей НДС. Вот расчёты:
12 млн х 5% = 600 000
Компания не имеет права на налоговый вычет, поэтому должна заплатить в казну всю сумму. | | Сумма к уплате: 2,4 млн − 1,4 млн = 1 млн рублей | Сумма к уплате: 600 тысяч рублей |
Читайте также: «Что выбрать в 2026: НДС 22% с вычетами или 5% и 7% без них».
Как готовить бухгалтерию к НДС
Шаг 1. Выберите ставку.
Этот шаг нужен для бизнеса на УСН, который превысил лимиты. Здесь нет универсального ответа — нужно проводить индивидуальный расчёт. Пример расчётов мы приводили выше, но есть общие правила.
Выбирайте базовую ставку, если много тратите на закупки у других плательщиков НДС. Так вы сможете использовать налоговый вычет и уменьшить сумму к уплате.
Выбирайте сниженную ставку, если у вас мало расходов, облагаемых НДС — например, вы оказываете услуги без больших закупок или вообще не закупаете сырьё. В этом случае вычет использовать будет нельзя, но налогов вы заплатите меньше.
Шаг 2. Подключите электронный документооборот для сдачи деклараций.
Этот шаг нужен, если раньше вы отправляли в налоговую бумажные отчёты и у вас нет электронной подписи (ЭЦП) и подключённого электронного документооборота (ЭДО). В бумажном виде декларации по НДС не принимают, поэтому лучше выбрать оператора ЭДО и заказать ЭЦП заранее. Оформить электронную подпись можно в отделе ИФНС.
Шаг 3. Предупредите партнёров.
Возможно, кому-то из контрагентов будет выгодно работать с вами как с плательщиком НДС — из-за этого они смогут принимать НДС к вычету. Это может привести к увеличению заказов, а может и к появлению новых партнёров, которым раньше с вами работать было не выгодно.
Шаг 4. Обновите договоры.
В договорах пропишите, что являетесь плательщиком НДС и укажите ставку, по которой работаете.
Пересмотрите поставщиков: теперь вам будет выгоднее работать с теми, кто тоже платит НДС, потому что их счета-фактуры дают вам право на вычет. Если же поставщик на УСН и НДС не платит, попробуйте договориться с ним о скидке.
Шаг 5. Обновите цены.
Переход на НДС не должен навредить вашим продажам. Всё зависит от того, кто ваш покупатель:
Если ваш клиент это компания, которая платит НДС, поднимайте цену на сумму НДС. Они просто примут ваш НДС к вычету.
Если же ваш клиент физлицо или упрощенец без НДС, старайтесь оставить цену прежней и включить в неё НДС. Это придётся сделать за счёт своей маржи, но вы сохраните конкурентоспособность.
Шаг 6. Настройте учёт.
Подключите программы автоматического учёта или интернет-бухгалтерию. Они включают в себя актуальные бланки декларации и подтягивают информацию в них из банков или CRM систем. Это снизит риск ошибок и позволит отправлять документы в налоговую автоматически.
Читайте также: «Как переписать договоры под НДС 22%. И что нужно учесть бизнесу».
Что будет, есть не подготовить бухгалтерию к НДС
Бизнес ждут штрафы и переплата налогов.
Штраф в размере 20% от неуплаченной суммы начисляют тогда, когда бизнес делает ошибку в расчётах и платит в казну меньше денег, чем нужно. При этом не важно, занижена сумма намеренно или случайно. Если вы раньше никогда не работали с НДС, риск совершить ошибку и получить штраф будет больше.
Переплата налога будет в том случае, если вы неправильно выберете ставку, не воспользуетесь льготами или неверно расчитаете сам налог. Ещё бизнесу полезно понимать, в каком квартале лучше делать крупные покупки: лучше распределять закупки и продажи так, чтобы размер входящего НДС был почти равен исходящему.
Как платить и отчитываться по НДС
Декларацию по НДС отправляют только в электронном виде. Это нужно делать 4 раза в год: в первый месяц после окончания квартала до 25 числа. Например, декларацию за 1 квартал нужно отправить в апреле.
При импорте товаров схема немного отличается: есть привезли товар из стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС), декларацию нужно подать до 20 числа месяца, следующего за месяцем покупки. В остальных случаях НДС платят на таможне и включать этот налог в декларацию не нужно.
Оплата НДС производится в составе ЕНП — единого налогового платежа. Деньги зачисляйте на ЕНС — единый налоговый счёт. ФНС изучит вашу декларацию, всё проверит и будет списывать со счёта тремя равными частями в течение следующего квартала.
