Отчётность за 4 квартал необходимо подать до 25 февраля года, следующего за отчётным.
Бланки отчета практически каждый год меняются. В 2025 году для расчета 6-НДФЛ продолжает действовать форма, утвержденная приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@).Чтобы избежать путаницы в нюансах заполнения и не упустить сроки, нужно вовремя разобраться в актуальных требованиях.
Когда сдавать декларацию 6-НДФЛ за 4 квартал 2025 года
Отчёт 6-НДФЛ содержит информацию об общей сумме дохода сотрудников и налоге, удержанном с выплат. Его сдают по результатом каждого квартала: 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и весь год. Говоря о 4 квартале, мы подразумеваем отчётность по результатам прошедшего года.
Форму заполняют нарастающим итогом, то есть, в каждом последующем отчёте должны быть отражены данные из предыдущего.
Форму нужно подать в ИФНС в сроки, указанные в пункте 2 статьи 230 Налогового Кодекса. Это касается ИП и организаций — всех налоговых агентов, которые нанимают официальных сотрудников. Отчётность за 4 квартал необходимо подать до 25 февраля года, следующего за отчётным. То есть, 6-НДФЛ за 2025 год в налоговой будут ожидать до 25 февраля 2026 года.
Компании или предприниматели, у которых числится до 9 официальных работников, могут выбрать как бумажную, так и электронную форму для передачи отчёта.
Работодатели, у которых 10 и больше работников, могут подавать документ только в электронной форме.
Образец заполнения
Форму 6-НДФЛ за 2025 год необходимо заполнить в соответствии с требованиями, указанными в приказе ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@). Отчёт состоит из титульного листа и двух разделов. Рассмотрим особенности заполнения каждой составляющей подробно.
Титульный лист необходимо оформлять по следующим правилам:
- Укажите ИНН и КПП организации, которая подаёт форму. Если отчёт подаёт филиал организации, он должен указать свой КПП. ИП, адвокаты и нотариусы здесь вписывают только свой ИНН.
- В поле «Период представления» нужно указать код «34» — то есть, за 12 месяцев. Налоговым периодом будет 2025 год.
- Поле «Номер корректировки» отражает то, какую версию отчётности вы подаёте. Если отправляете форму в первый раз, проставьте код «000». Для отчёта с уточнениями предусмотрен код «001», для повторных уточнений — код «002».
- Затем нужно указать код отделения налоговой по месту учёта. Две цифры в начале строки — это код региона. Две последние — код отделения.
- В поле «по месту нахождения» укажите:
- для ИП — 120;
- для ООО — 214;
- для обособленных подразделений — 220;
- по месту осуществления деятельности ИП на патентной системе (ПСН) - 124;
- по месту учета крупнейшего налогоплательщика - 213;
- по месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации - 335.
- В полях для информации о налоговом агенте укажите организационно-правовую форму и сокращённое наименование вашей организации, если оно есть. Индивидуальные предприниматели указывают полностью фамилию, имя и отчество.
- В поле «код ОКТМО» укажите код муниципального органа от региона, в котором вы регистрировали бизнес.
Все поля в документе нужно заполнять положительными значениями или прочерками.
Пример заполнения титульного листа 6-НДФЛ
Раздел №1расчета 6-НДФЛ обновлен приказом ФНС в связи с изменением порядка перечисления налогов. Теперь этот раздел содержит сведения только за последний квартал отчетного периода, за исключением строки 020, которая заполняется нарастающим итогом с начала года. В разделе отражается налог по каждому сроку перечисления, приходящемуся на 28 или 5 число месяцев отчетного периода, а также общая сумма, перечисленная в бюджет за весь расчетный период. Изменений по возвращенному налогу не произошло.
Строка 010
Предназначена для заполнения суммы НДФЛ, подлежащей уплате с начала календарного года (например, в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев — с января по сентябрь), в строке 010 укажите КБК по НДФЛ. С 2025 года действуют новые КБК для прогрессивной шкалы налога согласно приказу Минфина № 165н.
КБК по НДФЛ с доходов за периоды после 1 января 2025 г.:
- До 2,4 млн руб. - 18210102010011000110
- От 2,4 до 5 млн руб. - 18210102080011000110
- От 5 до 20 млн руб. - 18210102150011000110
- От 20 до 50 млн руб. - 18210102160011000110
- Свыше 50 млн руб. - 18210102170011000110
Если НДФЛ уплачивается на разные КБК, то заполняется отдельный раздел 1 для каждого.
Строка 020
По ней отражается общая сумма НДФЛ к уплате с начала года.
Строки 021–026
Они разбивают эту сумму по шести срокам перечисления и в сумме должны соответствовать строке 020. Например, для первого квартала:
- 01–22 января — строка 021
- 23–31 января — строка 022
- 01–22 февраля — строка 023
- 23–28 февраля — строка 024
- 01–22 марта — строка 025
- 23–31 марта — строка 026
Строка 030
По ней проходит общая сумма излишне удержанного и возвращенного НДФЛ по заявлению физлица, разбитая по шести срокам перечисления в строках 031–036. Если возврата не было, этот блок не заполняется. При отсутствии суммы в строке ставьте «0», а в незаполненных ячейках правой части — прочерк.
В результате, заполненный Раздел №1 должен выглядеть так
Пример заполнения 1 Раздела 6-НДФЛ
Раздел №2 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом — с 1 января до окончания периода представления отчета. Доходы необходимо разделить по соответствующим налоговым ставкам (например, 13-22%, 35%) и оформить раздел 2 для каждого случая.
- Строка 100 - Ставка НДФЛ.
- Строка 105 - КБК по налогу.
- Строка 110 - Количество физических лиц, получивших доходы.
- Строка 111 - Количество высококвалифицированных специалистов.
- Строка 120 - Общая сумма облагаемого налогом дохода с начала года.
- Строка 121 - Доходы высококвалифицированных специалистов.
- Строка 130 - Общая сумма предоставленных налоговых вычетов (приложение № 2 к приказу ФНС № ММВ-7−11/387).
- Строка 131 - Налоговая база (доходы минус вычеты).
- Строка 140 - Сумма рассчитанного налога (нарастающим итогом).
- Строка 141 - Налог, относящийся к доходам высококвалифицированных специалистов.
- Строка 150 - Авансовые платежи по патентам иностранцев (при наличии).
После того как данные по всем процентным ставкам будут заполнены, останется привести количество получателей дохода и заполнить итоговые показатели (строки 160–196) — также нарастающим итогом.
Пример заполнения 2 Раздела 6-НДФЛ
Как заполнять Приложение № 1
Справки о доходах и суммах налога физлиц сдаются только в составе годового 6-НДФЛ по каждому физлицу, в отношении которого вами производились выплаты. Не включайте ИП и самозанятых, где вы не налоговый агент. Справка о доходах состоит из четырех разделов и приложения с помесячной расшифровкой сумм.
Приложение № 1
Нужно ли подавать нулёвой 6-НДФЛ за 4 квартал 2025
Нулевой отчёт возможен, если в течение всего года не было выплат ни одному сотруднику. Его можно подать в общем порядке, поставив прочерки там, где нужно указывать суммы, но делать это по закону не обязательно (как указано в Письме ФНС РФ от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).
Однако важно помнить про нарастающий итог по каждому кварталу. То есть, если во втором квартале была хотя бы одна выплата, отчёт за третий — и четвёртый соответственно — квартал не может оказаться нулевым.
Ответственность и штрафы
Чтобы избежать санкций от налоговой, отчётность необходимо заполнять правильно и подавать её вовремя. За разные нарушения предусмотрена своя ответственность.
За ошибки в 6-НДФЛ
За ошибки в отчёте полагается штраф в размере 500 рублей. Также могут наказать дополнительно ответственных сотрудников штрафом от 300 до 500 рублей.
Если вы заметите ошибки в своём отчете до того, как налоговая вышлет уведомление, и в кратчайшие сроки подадите корректирующую форму, штрафа можно избежать.
Однако такие штрафы предусмотрены, если сам отчёт подан вовремя. За нарушение сроков предусмотрены иные санкции.
За несдачу 6-НДФЛ за 4 квартал
Наказание регламентируется Статьёй 126 Налогового Кодекса. За каждый месяц просрочки начислят штраф в размере 1000 рублей. Причём достаточно одного дня с начала нового долгового месяца. То есть, если время просрочки составляет три месяца и пять дней, штраф посчитают за четыре месяца.
Чтобы избавить себя от налогового стресса и финансовых санкций, нужно разобраться в тонкостях заполнения отчётности и подавать её в полном соответствии со сроками. Чтобы облегчить работу с бухгалтерией, обратитесь к возможностям сервиса «Моё дело». Он содержит все актуальные бланки и формы отчётов и заполняет их автоматически, исключая опечатки и ошибки. А умный налоговый календарь заранее предупредит вас о сроках для подачи документов, чтобы вы отправляли их вовремя.
