В 2023 году формат предоставления сведений о трудовой деятельности работников изменился. Теперь нужно заполнять отдельные разделы в ЕФС-1 и подавать отчёт в Социальный фонд России (СФР). Расскажем обо всём этом в статье.
Кто обязан предоставлять
Подавать сведения о трудовой деятельности с 01.01.2023 года необходимо при кадровых изменениях, указанных в таблице.
Вид договораЗаполнять отчёт нужно в том числе на сотрудников, которые работают дистанционно или по совместительству.
Если раньше СЗВ-ТД подавался только по работникам, с которыми заключён трудовой договор, то теперь в 2023 году сведения о трудовой деятельности нужно заполнять и для застрахованных лиц, работающих в рамках:
Список лиц
Вносить сведения в ЕФС-1 не нужно, если на оплату по договору не начисляются страховые взносы. Это касается ГПД-договоров по аренде, купле-продаже, договоров займа, мены или дарения.
Также отчёт не надо подавать, если по сотруднику не было кадровых изменений. Нулевой отчёт не подаётся.
Сроки предоставления
Сведения о трудовой деятельности работника необходимо предоставлять:
- Не позже следующего рабочего дня. Если работодатель принимает (увольняет) сотрудника, возобновляет (приостанавливает) ТД или заключает (расторгает) договор ГПХ.
- Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчётным. При остальных кадровых мероприятиях.
Если крайний срок подачи сведений выпадает на выходной день, то у работодателя есть право отчитаться в следующий рабочий день.
Например, Алексеев И. И. заключил трудовой договор с организацией «Фрукт» в пятницу, 20 января 2023 года. Если работодатель не успеет подать сведения в этот же день, то может отчитаться в понедельник — 23 января.
Форма подачи
Отправлять отчёт в Социальный фонд России (СФР) нужно в электронном или бумажном виде.
Если у работодателя 11 и более застрахованных лиц, то подавать сведения обязательно нужно в электронном виде. Когда застрахованных лиц меньше 11, то сдать отчёт можно как в бумажном, так и в электронном виде.
Порядок заполнения
Порядок формирования сведений о трудовой деятельности работников в ЕФС-1:
- Титульный лист.
- Раздел 1. Подраздел 1.
- Раздел 1. Подраздел 1.1.
Всё остальное можно не прикладывать.
Титульный лист
На титульном листе заполните о страхователе:
- регистрационный номер;
- наименование и его данные;
- номер контактного телефона;
- адрес электронной почты;
- должность, дату и подпись.
Поля «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» предпринимателям и организациям заполнять не нужно. Они предназначены для муниципальных и госучреждений.
Не всегда нужно указывать данные в «Сведениях о страхователе, за которого представляются сведения». Их нужно внести, когда страхователь стал правопреемником снявшегося с учёта работодателя.
Например, заполнить этот раздел нужно, когда необходимо изменить о сотруднике сведения, которые до этого были предоставлены бывшим работодателем.
Если подпись ставит представитель страхователя, то дополнительно указывается номер доверенности.
Пример заполнения титульного листа формы ЕФС-1Подраздел 1
Укажите персональные сведения о трудовой деятельности работника. В графе «Статус ЗЛ» нужно вписать одно из значений:
Значения графы «Статус ЗЛ»В поле «Гражданство» нужно указать код из Общероссийского классификатора стран мира. Например, для гражданина РФ впишите код — «643». Если у лица нет гражданства — «000».
Образец заполнения подраздела 1 в форме ЕФС-1Подраздел 1.1
Этот раздел похож на форму СЗВ-ТД. Правила заполнения сведений о трудовой деятельности работников похожи, но есть различия.
«Продолжение ведения трудовой книжки» и «Предоставление сведений о трудовой деятельности». Если работник подал соответствующие заявления, то укажите дату подачи.
Когда надо отменить ранее предоставленные сведения, то проставьте «Х» в поле и укажите старую дату подачи. Если надо исправить данные, то заполните бланк снова.
Первая графа. По порядку вписывайте номера строк.
Вторая графа. Дата кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Для ГПХ-договора — дата начала (завершения) работ или дата расторжения.
Третья графа. Укажите наименование мероприятия.
Третья графаЧетвёртая графа. Заполняйте при необходимости, в том числе для договоров ГПХ.
Четвёртая графаПятая графа. Укажите название должности в соответствии со штатным расписанием.
Если работодатель меняет название, то указать, с какого числа оно действует. При заключении договора ГПХ заполнять не нужно.
Шестая графа. Заполняйте, если отчёт подаёте из-за мероприятий:
- «ПРИЁМ».
- «ПЕРЕВОД».
- «УВОЛЬНЕНИЕ».
- «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ».
- «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».
Код выполняемой функции состоит из пяти знаков и вписывается в формате «ХХХХ.Х».
Для договоров ГПХ дополнительно выберите один из кодов:
Коды для договоров ГПХСедьмая графа. Заполняется при внесении сведений о трудовой деятельности при увольнении работника. Нужно указать код увольнения и причину в соответствии с положениями ТК РФ.
Примеры кодов:
- «ч1с71тк» — Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания.
- «п1ч1с81тк» — Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации.
- «ппап6ч1с81тк» — Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прогулом.
Если нужного кода нет, то впишите «иное» и добавьте статью, по которой завершены трудовые отношения.
Когда выбрано «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», заполнять седьмую графу не нужно.
Восьмая графа. Укажите наименование документа (приказ, решение, протокол), который подтверждает кадровое мероприятие.
Для договора ГПХ — его наименование.
Девятая графа. В формате «ДД.ММ.ГГГГ» внесите дату документа, который подтверждает кадровое мероприятие.
Для договора ГПХ — дату заключения, завершения или расторжения.
Десятая графа. Впишите номер подтверждающего документа без знака «№».
Для договора ГПХ — его номер.
Одиннадцатая графа. Поставьте «Х», если хотите отменить запись о ранее предоставленных сведениях. Остальные десять граф заполните так же, как и в первоначальном варианте, сведения которого хотите отменить.
Если сведения нужно исправить, то сначала заполните десять граф в первоначальном варианте и поставьте «Х». Затем ниже укажите новые данные.
Образец корректировки сведений в подразделе 1.1 в ЕФС-1Образец заполнения сведений о трудовой деятельности для договора ГПХ:
Образец заполнения подраздела 1.1 в форме ЕФС-1
