Вы арендуете оборудование, храните чужой товар или дали банковскую гарантию по контракту. В балансе этого нет, но в учёте такие объекты должны быть. Рассказываем, как работают забалансовые счета и зачем они бизнесу.
Важно знать
- Забалансовые счета используют для учёта чужого имущества и возможных обязательств без включения их в баланс компании.
- Такие объекты не влияют на активы, прибыль и налоги, но позволяют контролировать, что получено, кому принадлежит и когда подлежит возврату.
- Чаще всего применяют счета 001 (аренда), 002 (ответхранение), 003 (давальческое сырьё), 004 (комиссия), 006 (БСО), 007 (списанная задолженность), 008 и 009 (обеспечения), 011 (имущество в аренде). Учёт ведут детально — по каждому договору, собственнику и объекту.
- Отсутствие забалансового учёта может вызвать вопросы у проверяющих: чужой товар на складе могут признать вашей собственностью.
- На забалансовых счетах применяют простую запись: поступление отражают по дебету, выбытие — по кредиту.
- Стоимость берут из договора или сопроводительных документов, а для отдельных объектов допускается условная оценка.
- Инвентаризацию проводят не реже одного раза в год и при внеплановых ситуациях, сверяя фактическое наличие, оценку и документы.
Что такое забалансовые счета
В учёте есть имущество компании — товары, оборудование, материалы. Оно отражается на балансе, участвует в расчёте прибыли, по нему начисляют амортизацию и платят налоги.
Но в работе часто появляется и чужое имущество. Например, вы получили материалы на ответственное хранение или арендуете станок у партнёра. Формально это не ваша собственность, поэтому включать такие объекты в баланс нельзя. Иначе отчётность покажет активы, которых у компании нет.
При этом учёт всё равно нужен. Вы отвечаете за сохранность и обязаны вернуть имущество владельцу. Чтобы не путать своё и чужое, используют забалансовые счета.
Забалансовые счета — это отдельный раздел учёта, где отражают объекты без включения в баланс. Они не увеличивают активы и не влияют на прибыль, а нужны для контроля.
На забалансовых счетах учитывают:
- имущество, которое находится у вас, но принадлежит другому лицу — аренда, ответственное хранение, товары на комиссии;
- возможные обязательства — выданные гарантии, залоги;
- списанные активы, за которыми продолжают следить — например, безнадёжную дебиторскую задолженность или малоценные основные средства.
Данные по таким счетам не входят в баланс и не меняют финансовый результат. Это инструмент контроля: что получено, кому принадлежит и в каком объёме подлежит возврату.
Зачем нужны забалансовые счета
Забалансовые счета фиксируют чужое имущество, которое находится у вас. В учёте видно, что приняли, в каком количестве и когда вернули. Если имущество повредят или потеряют, записи подтвердят, что именно вы получили и за что отвечаете.
Частая ситуация — на складе лежит чужой товар, но его не отражают на счёте 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение». Для проверяющих любой товар в помещении компании выглядит как её собственность.
Во время проверки могут спросить: откуда остатки, если нет выручки, где документы на реализацию и начисленный НДС. Без забалансового учёта сложно доказать, что товар чужой. Отражение на счёте 002 показывает: компания только хранит ценности и не продаёт их.
Также на забалансовом счёте учитывают малоценные основные средства и нематериальные активы. Их стоимость списана в учёте по причине не превышения лимита, но фактически они есть. В этом случае забалансовые счета служат способом контроля сохранности таких активов.
Список основных забалансовых счетов и что на них учитывают
В плане счетов предусмотрено больше десятка забалансовых позиций, но в реальной жизни большинство предпринимателей сталкиваются с одними и теми же. Рассмотрим те счета, которые встречаются чаще всего.
Арендованные ОС (001), ТМЦ на ответхранении (002), Давальческое сырьё (003)
Это три самых распространённых забалансовых счёта. Во всех случаях речь идёт о чужом имуществе, которое временно находится у вас.
Счёт 001 «Арендованные основные средства». На 001 отражают имущество, которое компания арендует: офис, склад, оборудование, транспорт. Объект остаётся на балансе собственника, а вы показываете его за балансом.
По каждому объекту фиксируют, что именно арендовано, где используется и на какой срок. Это помогает при инвентаризации и расчётах с арендодателем. В учёте видно, какое имущество нужно вернуть и по каким договорам вы продолжаете платить аренду.
Счёт 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение». На 002 отражают товар и материалы, которые находятся у вас, но не принадлежат компании. Типовые ситуации:
- Товар получен, но право собственности переходит только после оплаты. До оплаты его учитывают на 002.
- Поставщик привёз брак, и вы ждёте замену или возврат денег. Такой товар также ставят на 002.
- Клиент вернул товар, идёт разбирательство. До решения вопроса он учитывается как находящийся на ответственном хранении.
- Чужой товар хранится на вашем складе по договорённости.
Стоимость берут из сопроводительных документов или договора. После оплаты, возврата или передачи собственнику ценности списывают со счёта 002.
Счёт 003 «Материалы, принятые в переработку» (давальческое сырьё). Счёт 003 используют, когда компания перерабатывает сырьё заказчика. Материалы принадлежат клиенту, а вы выполняете работы и возвращаете готовую продукцию.
Сырьё отражают на 003 при поступлении. По мере передачи в производство и возврата остатков делают списание по счёту. На баланс такие материалы не ставят, так как собственником остаётся заказчик.
Бланки строгой отчётности (006), Обеспечения обязательств и платежей (008, 009)
Счета 006, 008 и 009 используют для учёта документов и гарантий. Это не имущество компании, но такие объекты связаны с деньгами и обязательствами.
Счёт 006 «Бланки строгой отчётности». На 006 учитывают бланки, которые подтверждают получение денег или имеют юридическую силу. Сам бланк стоит копейки, но после заполнения он подтверждает оплату или право человека на документ.
На этом счёте отражают:
- квитанции, билеты, абонементы — если компания вправе применять их вместо кассового чека;
- трудовые книжки и вкладыши к ним до момента выдачи работнику;
- другие бланки с индивидуальными номерами, которые подлежат контролю.
Счёт 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные». Счёт 008 используют, когда контрагент предоставляет вам гарантию или залог. Это способ зафиксировать, что у вас есть обеспечение по договору.
На 008 отражают банковскую гарантию от покупателя, залог имущества должника, поручительство третьего лица. На счёте показывают сумму обеспечения. После исполнения обязательства или окончания срока гарантии запись снимают.
Счёт 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные». Счёт 009 отражает гарантии и поручительства, которые выдали вы сами. Это возможные расходы, если контрагент не выполнит свои обязательства.
На 009 учитывают:
- поручительство за другую компанию или предпринимателя;
- банковскую гарантию, выданную в рамках контракта или тендера;
- залог в обеспечение чужого долга.
Пока обязательство исполняется, сумма числится за балансом. Если наступает гарантийный случай, обязательство превращается в реальный долг.
Списанная задолженность (007) и малоценные основные средства
Эти счета используют, когда объект уже не в балансе, но контроль над ним сохраняется.
Счёт 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов». Если контрагент не заплатил и срок исковой давности истёк, долг списывают на убытки. В балансе его больше нет.
Но сам должник никуда не исчезает. Он может частично или полностью погасить долг позже. Чтобы не потерять информацию о сумме и контрагенте, задолженность отражают на счёте 007.
На 007 сумму держат в течение пяти лет. Если деньги поступают, их признают доходом и одновременно снимают долг с забаланса. Если за этот срок поступлений нет, задолженность окончательно исключают из учёта.
МЦ.04 «Малоценные основные средства». На этом счёте учитывается оборудование, инвентарь и другие основные средства малой стоимости (как правило, до 100 тыс. руб.). Счёт несёт контрольные функции и помогает отслеживать фактическое наличие малоценных активов.
Особенности учёта на забалансовых счетах: метод простой записи, оценка
На забалансовых счетах не применяют двойную запись. Здесь не делают связку «дебет одного счёта — кредит другого». Фиксируют только сам факт движения объекта.
Если приняли чужой товар на хранение — отражают его по дебету счёта 002. Когда вернули владельцу — списывают по кредиту 002. Другие счета в этой операции не участвуют.
Оценка на забалансе берётся из документов. Сумму смотрят в договоре, акте или накладной. Если арендуете оборудование и в договоре указана стоимость 1 млн руб., именно эту сумму отражают на счёте 001.
Для отдельных объектов используют условную оценку. Например, бланки строгой отчётности учитывают по принципу «один бланк — один рубль» или по другой фиксированной цене, закреплённой в учётной политике. Рыночная стоимость в таких случаях не применяется.
Отдельное требование — детальный учёт. Недостаточно показать общую сумму по счёту. Записи ведут по каждому собственнику, договору и объекту. Если на складе лежит товар трёх разных контрагентов, по счёту 002 должно быть видно, кому и сколько принадлежит. По счёту 001 отдельно отражают каждый арендованный объект и каждого арендодателя.
Типовые проводки по забалансовым счетам
На забалансовых счетах используют простую запись. При поступлении объекта делают запись по дебету, при выбытии — по кредиту. Другие счета в проводке не участвуют.
Арендовали и вернули станок. Компания арендовала оборудование стоимостью 1 млн руб. В день подписания акта приёма-передачи отражают: Дебет 001 «Арендованные основные средства» — 1 000 000 руб. Так фиксируют, что объект получен и находится в пользовании.
Когда договор закончился и станок вернули собственнику, делают запись: Кредит 001 «Арендованные основные средства» — 1 000 000 руб. После этого объект больше не числится за балансом.
Приняли товар на реализацию. Предприниматель передал магазину товар на сумму 500 000 руб. Право собственности остаётся у него, товар хранится и продаётся от его имени. Если это комиссия, используют счёт 004 «Товары, принятые на комиссию». Если это ответственное хранение — счёт 002 «ТМЦ на ответственном хранении».
При получении товара отражают: Дебет 004 (или 002) — 500 000 руб.
Когда товар продан и передан покупателю либо возвращён владельцу, делают запись: Кредит 004 (или 002) — 500 000 руб.
Выдали обеспечение по тендеру. Компания предоставила банковскую гарантию на 2 млн руб. для участия в закупке. Деньги не списываются, но возникает обязательство перед заказчиком.
В учёте отражают: Дебет 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» — 2 000 000 руб.
После исполнения контракта и прекращения гарантии сумму снимают с учёта: Кредит 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» — 2 000 000 руб.
Инвентаризация забалансовых счетов: порядок и сроки проведения
Имущество и обязательства на забалансовых счетах проверяют так же, как и собственные активы. Обычно инвентаризацию проводят раз в год — перед составлением годовой отчётности.
Внеплановая проверка нужна в конкретных ситуациях. При смене материально ответственного лица пересчитывают всё, что числится за складом, включая товары на ответственном хранении. После кражи, пожара или порчи имущества проводят инвентаризацию сразу, чтобы зафиксировать фактические остатки. При передаче объектов в аренду или на хранение также проверяют их наличие и документы.
Комиссия сверяет три показателя. Первый — фактическое наличие: пересчитывают товар или осматривают объекты и сравнивают с данными учёта. Второй — правильность оценки: сумму в учёте сверяют с договором, актом или накладной. Третий — документы: проверяют договоры хранения, акты приёма-передачи, гарантии, а также данные по счетам 007, 008 и 009.
Результаты оформляют инвентаризационной описью. В документе отдельно указывают, что имущество не принадлежит компании.
После пересчёта данные подтверждают с собственником. Направляют акт сверки и сопоставляют суммы. Если выявлены расхождения, их устраняют до закрытия отчётного периода.
Часто задаваемые вопросы
Забалансовые счета используют для учёта чужого имущества и возможных обязательств без включения их в баланс. Они не влияют на прибыль, активы и налоги. По таким счетам применяют простую запись: при поступлении делают запись по дебету, при выбытии — по кредиту, без двойной проводки.
На забалансе отражают арендованные основные средства, товары на ответственном хранении, давальческое сырьё, товары на комиссии. Также учитывают гарантии, поручительства и залоги — как выданные, так и полученные. Отдельно ведут учёт списанной задолженности, по которой возможны поступления в будущем.
Проверку проводят одновременно с инвентаризацией собственных активов, обычно перед годовой отчётностью. Сверяют фактическое наличие объектов, суммы по договорам и подтверждающие документы. Внеплановую инвентаризацию проводят при смене материально ответственного лица или после кражи и порчи имущества. Результаты оформляют описью с отметкой, что объекты не являются собственностью компании.
При получении арендованного имущества делают запись по дебету счёта 001 «Арендованные основные средства» в сумме по договору или акту. Это отражает факт использования объекта. После возврата собственнику сумму списывают по кредиту счёта 001. Другие счета в этих операциях не участвуют.
Счёт 007 фиксирует долги, которые списаны в убыток из-за истечения срока давности или неплатёжеспособности должника. В балансе их нет, но информация о сумме и контрагенте сохраняется. Если деньги поступят позже, их отражают как доход и снимают задолженность с забаланса. Обычно учёт ведут в течение пяти лет.
Если у компании есть чужое имущество, гарантии или списанные долги, их отражают на забалансовых счетах. Фактически забалансовые счета не показываются в данных основных форм отчётности. Но информация раскрывается в пояснениях к отчётности с целью полного представления данных.
