Каждый владелец бизнеса хочет, чтобы компания росла и приносила больше прибыли. Но развитие неразрывно связано с возникновением сдерживающих факторов — бутылочных горлышек. Они замедляют рост компании. Потому главная задача руководителя — вовремя выявить узкие места и устранить их. В статье рассказываем, что такое бутылочные горлышки в бизнесе, как их найти и «расширить».
Что нужно запомнить?
- Бутылочное горлышко, или Bottleneck, — это узкое место в управлении проектами или производстве.
- Узкие места есть в каждом бизнесе — они ограничивают его развитие.
- Есть 2 вида бутылочных горлышек: краткосрочные и долгосрочные. Краткосрочные возникают из-за единичной проблемы и быстро устраняются. Долгосрочные — регулярные проблемы, которые сложно устранить.
- Определить наличие бутылочного горлышка помогут отчёты ДДС и ПиУ.
- Быстро выявлять и предотвращать узкие места можно при помощи ведения управленческого учёта и внедрения аналитики.
Что такое бутылочное горлышко в бизнесе?
Бутылочное горлышко, или Bottleneck, — это узкое место в управлении проектами или производстве, которое ограничивает рост и развитие компании.
Впервые термин использовал Элияху Голдратт в книге про теорию ограничений «Цель». Словосочетанием «бутылочное горлышко» он называл участок на производстве с самой низкой эффективностью. Именно от этого участка зависел максимальный объем изготавливаемой продукции. Позднее термин стали использовать не только в производственном бизнесе, но и в других: торговле, оказании услуг, финансовом и страховом секторе.
Коварство бутылочного горлышка состоит в том, что узкое место определяет результаты работы всей компании и не даёт выйти на новый уровень. Как бы предприниматель ни улучшал бизнес процессы, bottleneck не даст достичь желаемого результата.
Бутылочное горлышко может возникнуть в любых бизнес-процессах: маркетинге, продажах, найме, логистике. Для лучшего понимания приведём несколько примеров.
Пример №1
Маркетолог запустил рекламную кампанию и привёл 100 горячих лидов, но в отделе продаж работает всего два человека. Время обработки заявки превышает 3 дня. Из-за этого часть клиентов обращается к конкуренту. Как итог: компания потратила деньги на рекламу, получила много лидов, но до сделки дошли всего несколько клиентов. В этом случае бутылочным горлышком будет отдел продаж.
Пример №2
У компании заказали 500 дверей, которые нужно изготовить за три месяца. На фабрике работает только одна линия, из-за чего максимальная производительность — 100 дверей в месяц. Компания не успевает сделать заказ и теряет клиента. Здесь узкое место — оснащённость производства.
Виды бутылочных горлышек
Выделяют два вида бутылочных горлышек:
- Краткосрочные (временные) — непродолжительные сбои в рабочих процессах, которые возникают из-за единичной проблемы. Например, неожиданно уволился маркетолог, из-за чего рекламные кампании были остановлены. Это привело к снижению количества клиентов. Как только на работу выйдет новый специалист — проблема будет устранена.
- Долгосрочные (системные) — регулярные проблемы, которые сложно устранить за короткое время. Например, на производстве наблюдается большое количество брака. В результате анализа выявили, что проблема в устаревших станках, но у бизнеса нет денег для покупки нового оборудования.
Причины появления бутылочных горлышек в бизнесе
Перечислим основные причины появления узких мест:
- Ограниченные ресурсы. Недостаток денег, времени, сотрудников или материалов — всё это замедляет работу компании.
- Ошибки планирования. Неправильно установленные сроки или недостаточные объёмы заказанного сырья для производства приводят к задержкам или накоплению остатков.
- Неправильно организованные рабочие процессы. Бутылочные горлышки часто возникают из-за отсутствия автоматизации в бизнесе. Например, отдел продаж может дольше обрабатывать заявки, если не использует CRM-систему, а аналитик долго готовить отчеты из-за ручного сбора информации.
- Ограничения в инфраструктуре. Ограниченная пропускная способность оборудования или его износ может сильно замедлить работу всей компании.
- Проблемы с логистикой. Задержки в поставках создают проблемы при производстве новых партий.
- Неэффективный маркетинг. Некорректно запущенные рекламные кампании или ошибки в других маркетинговых активностях приводят к снижению числа клиентов. В результате другие сотрудники будут сидеть без дела, а значит — тратить деньги компании, не принося прибыли.
Как найти и устранить бутылочные горлышки в бизнесе
В идеале в компании все процессы должны иметь цифровые метрики: от входящего обращения клиентов до отгрузки товаров и получения закрывающих документов. Имея показатели по каждому рабочему процессу, можно легко заметить, где происходит сужение.
Например, в конце месяца руководитель видит, что количество подписанных договоров с клиентами выросло, но объемы производства остались на уровне предыдущего периода. Если проблема в пропускной способности оборудования, то оно может стать узким местом при дальнейшем расширении клиентской базы.
Автоматизировать сбор денежных операций и финансовых показателей бизнеса поможет внедрение управленческого учёта. Прозрачная аналитика сразу подчеркнёт имеющиеся проблемы и поможет оперативно принять решение по их устранению.
Найти и устранить бутылочное горлышко в бизнесе можно, используя следующую последовательность шагов:
Шаг №1. Проанализируйте ДДС и ПиУ
Определить наличие бутылочного горлышка помогут два документа: отчёт о движении денежных средств и отчёт о прибылях и убытках. Если в компании появилась проблема — это отразится на маржинальной прибыли.
В таблице сразу видно, что в компании возникли проблемы.
Шаг №2. Проанализируйте процессы
Если отчёты показали наличие проблемы — проанализируйте, где происходит заминка. При наличии аналитики оцените контрольные точки. Они сразу подсветят, где именно возникает проблема.
Например, в отчёте по продажам могут отражаться товары, маржинальная прибыль по которым снизилась. В аналитике воронки продаж также может быть выявлен шаг, на котором от сотрудничества отказывается больше всего клиентов. Такое место и будет бутылочным горлышком.
Пример отчёта, в котором сразу видно, по какому товару снизилась прибыль.
Шаг №3. Составьте план преодоления ограничений
Когда проблема найдена — составьте план её устранения. Если быстро решить проблему не получается — разработайте мероприятия по минимизации негативных последствий.
Записывайте все возможные варианты, чтобы впоследствии принять рациональное и выгодное управленческое решение.
Например, на производстве количество брака увеличилось с 2% до 9%. Было выявлено, что проблема в устаревшем оборудовании. У компании нет денег на замену станков, а брать кредитные средства рискованно из-за нерегулярных денежных поступлений. Чтобы не допустить снижения репутации, было принято решение нанять дополнительных сотрудников для проверки товаров с целью обнаружения брака.
Шаг 4. Внедрите выбранное решение и оцените результат.
Выберите наиболее подходящее решение и внедрите его. Через время оцените результат, используя отчёты и метрики. Важно убедиться, что принятое решение привело с желаемому исходу. Если этого не случилось — вернитесь к пункту 3 и попробуйте исправить ситуацию другим способом.
Инструменты поиска ограничений
Обнаружить скрытые затыки в процессах помогают три классических метода, которые подходят для самостоятельного аудита.
Картирование потока
Метод помогает наглядно увидеть движение продукта или заявки. Руководитель выписывает на доску абсолютно все этапы, через которые проходит клиентский заказ, и замеряет точное время выполнения каждой операции. Бутылочное горлышко находится там, где скапливается очередь из незавершенных задач и сотрудники тратят больше всего времени на ожидание.
Правило «5 Почему»
Техника помогает докопаться до системной ошибки, когда симптом уже очевиден. Команда берет конкретный сбой и последовательно задает к нему вопрос «почему», пока не доберется до первопричины. Например, если менеджеры сорвали сроки поставки, цепочка вопросов покажет, что проблема кроется в отсутствии четкого регламента передачи документов между отделами, а не в лени сотрудников.
Диаграмма Исикавы (рыбья кость)
Схема помогает разложить сложный затык на составляющие, когда причин у проблемы может быть несколько. На доске рисуют скелет рыбы, где в голове записывают главный дефект. На крупные «кости» команда выписывает ключевые факторы влияния: люди, методы работы, оборудование, материалы и внешняя среда. Затем каждый фактор детализируют, чтобы зафиксировать все скрытые уязвимости процесса.
Как предотвратить появление бутылочных горлышек в бизнесе
Полностью избежать узких мест в бизнесе нельзя, но можно создать систему, в которой их будет легко обнаруживать и устранять.
Во-первых, поможет внутренняя аналитика и управленческий учёт. Чем больший срез данных будет доступен руководителям и сотрудникам, тем выше шансы на своевременное обнаружение проблем. Аналитика помогает решить сложности в зарождающейся стадии.
Во-вторых, при «расширении» узкого места оно может переместиться — это нужно отслеживать. Например, у бизнеса были сложности с наймом сотрудников, из-за чего отдел продаж не успевал обработать все заявки. Проблему обнаружили и решили, но приток новых работников повлёк сложности с обучением. Теперь узкое место организации — адаптация новых работников.
Бутылочные горлышки доставляют неудобства и порой приносят головную боль, но они также помогают компании развиваться, постепенно улучшая все бизнес процессы. Начав работать с узкими местами, руководители и сотрудники постепенно научатся их обнаруживать и предотвращать, двигая компанию к успеху.
