Стоматологическая клиника обратилась в «Моё дело», потому что не знала на 100%, что у неё с финансами. Много денежных потоков, данные хранятся в разных системах, хаотичные списания со склада — поэтому чистая прибыль была искажена и недостаточно детализирована. Управлять компанией на основе таких данных невозможно и даже вредно.
Мы с нуля внедрили финансовый учёт, в который стекаются точные цифры по доходам, расходам, тратам, поступлениям. Теперь собственник в реальном времени видит, что происходит с финансами его компании, и из чего складывается результат по прибыли..
О компании
Мой клиент — стоматология в крупном российском городе, которая занимается терапией, гигиеной, детской стоматологией, пародонтологией, анестезиологией. Это не сеть и не стоматология, открытая по франшизе. Просто одна клиника.
Выручка: 7 800 000 ₽ в месяц
Начало работы: январь 2021
Услуга: финансовая забота (что это?)
Задачи для финучёта
- свести в одну систему финансовые потоки из «1С:ЗУП», «1С:БП», расчетных счетов, а также платежи наличными и списания со склада.
- получать объективную информацию о финансовом состоянии бизнеса: выручка, прибыль, детализация по расходам.
- вести план-фактный анализ, чтобы было понятно, как компания движется к своим финансовым целям
Рассказываю и показываю, какое решение мы внедрили и как теперь выглядит рутина финансового менеджмента в компании.
Вы читаете кейс финансиста компании «Моё дело». Это значит, что статья основана на нашем реальном проекте, но мы поменяли детали, чтобы конфиденциальность нашего клиента была в безопасности. Сама суть кейса не искажена.
«Моё дело» занимается внедрением финансового учёта, а также его дальнейшим сопровождением. Так наши клиенты получают полную и объективную информацию о финансах своей компании, чтобы потом развивать её с опорой на цифры.
Если это то, что вы ищете прямо сейчас, то приглашаем вас на бесплатную онлайн-консультацию. Это разговор со специалистом по финансам о том, как может быть устроен финучёт в вашей компании.
Записаться на консультацию
Все финансы в одной системе
Финансовые потоки стоматологии были рассредоточены по разным сервисам и сущностям: зарплаты в «1С:ЗУП», поступления от клиентов на расчетном счете банка, траты или тоже в банке, или наличкой, списания материалов и расходников в «1С:БП».
Из-за этого было сложно подбить результаты по выручке, расходам, маржинальности, чистой прибыли. Приходилось вручную сводить всё в Эксель-таблице — это долго и, самое главное, всегда есть риск что-то забыть, упустить, недосчитать или просто опечататься при вводе чисел.
В итоге смотришь на чистую прибыль — и не до конца веришь в получившееся число.
Мы построили финансовый учёт на базе сервиса «Моё дело Финансы». В него автоматически попадают данные из «1С:ЗУП», «1С:БП», расчетных счетов. А наличку руководитель компании фиксирует в отдельной эксельке и передаёт мне — я аккуратно разношу операции по статьям.
В отчёте о прибылях и убытках (ПиУ) сведены доходы и расходы из всех систем, ничего не упущено и не искажено. Видно объективную информацию: сколько компания заработала, сколько израсходовала и какой получилась чистая прибыль за период.
↑ Отчёт о прибылях и убытках (ПиУ) в сервисе «Моё дело Финансы»
В отчёте о движении денежных средств (ДДС) в любой момент можно посмотреть, сколько у компании денег на всех счетах. Не нужно вспоминать и суммировать, сколько лежит в «Банке А», сколько — в «Банке Б», сколько наличных. В отчёте сразу видно точную сумму, на которую может рассчитывать собственник.
↑ Отчёт о движении денежных средств (ДДС) в сервисе «Моё дело Финансы»
Перестали искажать прибыль из-за неправильного списания материалов
Уже на этапе внедрения финучёта стало понятно, что стоматология неправильно считала расходы, и поэтому искажала свою чистую прибыль. Дело было в списаниях материалов и расходников со склада.
Например, могли в июне закупить композитные материалы на несколько месяцев вперед — а потом списать их в расход в октябре, одним месяцем. Получается, что октябрь по расходам как бы отдувается за июнь, июль, август и сентябрь. И ладно бы дело было только в композитах! Та же ситуация была с реставрационными материалами, анестезией, да даже банально со шприцами и бахилами.
В итоге, всё перепутано и прибыль «плюс-минус километр» вместо фактической.
Мы помогли внедрить финансовую дисциплину в области списаний со склада. Теперь я пристально слежу за тем, как происходят списания — добиваюсь, чтобы материалы шли в расход строго по факту использования. Грубо говоря, потратили в октябре 30 пачек бахил, и вот именно эти 30 пачек и пошли в расход октября.
Прибыль теперь считается объективно и реально отражает то, насколько эффективно стоматология сработала в каждый из месяцев. Эту информацию можно использовать для принятия управленческих решений. И, наоборот, нет пространства для рассуждений вроде: «Ноябрь что-то слабый по прибыли! Ой, ну хотя мы же столько всего в расход списали. Наверное, если бы не списали, то было бы иначе… Ну, в общем, работаем!»
На скриншоте ниже можно увидеть детализацию в папке «Себестоимость». В ней лежат расходы по всем оказанным услугам в рамках месяца. Этим данным можно доверять: если указан расход 195 337 ₽ на хирургию — значит, именно столько ушло на списания по этому направлению. Далее это число можно использовать для расчёта прибыли по направлению.
↑ Детализация статей расходов в сервисе «Моё дело Финансы»
Детализация зарплат
Собственнику было важно видеть, из чего складываются расходы на ФОТ. Эту детализацию он видит в папке «Продуктивный персонал»: оклады, бонусы за результат, отпускные, а также отчисления в страховой фонд.
Например, на скриншоте ниже можно взглянуть на детализацию по врачам и ассистентам. Точно такая же детализация по административно-управляющему персоналу лежит в папке «Административный персонал».
↑ Детализация зарплат в сервисе «Моё дело Финансы»
План-фактный анализ
Финансовый учёт используется не только для фиксации фактических результатов, но и для планирования. Годовая цель по чистой прибыли декомпозируется на 12 месячных целей, а месячные цели, в свою очередь, детализируются по статьям выручки и расходов. К ним добавляются так называемые нефинансовые показатели: количество звонков в отделе продаж, лиды, первичные и повторные клиенты.
При подведении итогов месяца мы с владельцем клиники сравниваем факт с планом. И видим не только то, выполнила клиника план или нет — но еще и почему сложился именно такой результат. Ведь план можно не выполнить, потому что было слишком мало лидов — а можно по причине перебора по расходам. Это разные сценарии, вслед за которыми идут абсолютно разные управленческие решения на следующий месяц.
Обратите внимание на скриншот ниже. Первое, что бросается в глаза — выручка получилась на 31% ниже запланированной. Но вместе с тем, было на 50% меньше расходов на себестоимость и на 31% меньше — на зарплаты. В итоге, план по прибыли выполнен на 94%. Без план-факта был бы риск сделать поспешные выводы и всё внимание сконцентрировать на недостатке выручки.
↑ План-фактный анализ в сервисе «Моё дело Финансы»
Работа с финансовым аналитиком
Клиент сначала обратился в «Моё дело» за внедрением управленческого учёта. Около 2 месяцев наши внедренцы анализировали структуру бизнеса, структурировали финансовые потоки и разрабатывали финучёт, который будет удобен, информативен и точен.
После внедрения учёта клиент выбрал тариф «Финансовая забота». Я в рамках этого тарифа выступаю как финансовый менеджер:
- отвечаю за корректность цифр
- поддерживаю процессы по сбору данных
- дорабатываю отчетность под новые запросы клиента
- провожу еженедельные встречи с презентацией отчётности
В итоге, владелец клиники не забивает голову вопросами о том, когда и насколько правильно будут собраны цифры. Вместо этого он фокусируется на аналитике показателей и на том, чтобы пользоваться ими для развития своей компании.
