Вопрос:
Директор был в командировке на международной книжной выставке во Франкфурте на Майне (компания - издательство).
Купил в Apple смартфон, расплатился с корпоративной карты. В магазине
выдали спец. конверт, куда он положил чеки и на таможне их заполнил и
сдал. На основании этого на карту вернули НДС. Документов на смартфон нет. Как отчитаться за покупку смартфона?
Ответ:
Отчитаться за покупку смартфона директор сможет (а организация сможет принять смартфон на баланс) на основании первичного документа, составленного организацией (по аналогии с неотфактурованными поставками) и выписки по банковскому счету.
Чтобы подтвердить факт использования (расходования) по назначению (для выполнения служебного задания) денежных средств, полученных под отчёт, работник должен представить оправдательные документы. К ним в общем случае относятся:
– первичный учетный документ , который подтверждает факт приобретения товаров (работ, услуг). В частности, такими документами могут быть товарная накладная, чек (товарный, кассовый – при соблюдении определенных условий ), акт выполненных работ, акт об оказании услуг, счет-заказ);
– и документы , которые подтверждают оплату приобретенных товаров (работ, услуг). Если работник расплатился наличными, то документами, подтверждающими оплату, могут быть, в частности, кассовый чек, бланк строгой отчетности (БСО). При оплате банковской картой в качестве подтверждающих документов помимо кассового чека могут быть представлены слипы и (или) чеки электронных терминалов ( п. 3.1 Положения ЦБ РФ № 266-П от 24 декабря 2004 г. , письмо Минфина России № 03-03-06/1/59 от 10 февраля 2010 г. ).
Данные документы работник должен приложить к авансовому отчету в качестве подтверждения использования подотчетных средств по назначению. После утверждения авансового отчета руководителем организации расходы организации (понесенные через подотчетное лицо) можно считать состоявшимися.
Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций .
Подтверждение: письмо ФНС России № ЕД-4-3/11515 от 25 июня 2013 г.
В некоторых случаях (например, при приобретении материальных ценностей у частных лиц, на рынке) первичных документов, подтверждающих покупку, может не быть. В этом случае товары (материалы) можно принять на баланс в порядке, аналогичном оформлению поступления при неотфактурованных поставках. Форму первичного документа, которым будет оформлено такое поступление, потребуется закрепить в учетной политике для целей бухучета (ч. 1, 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., п. 4 ПБУ 1/2008 ).
Если товары (материалы) оприходованы на баланс организации, то авансовый отчет работника в таком случае можно признать утвержденным.
Вывод: принять имущество на баланс в рассматриваемой ситуации можно путем составления первичного документа (например, приходного ордера). При этом, поскольку оплата за смартфон произведена корпоративной картой, то документом, свидетельствующим об оплате, может являться выписка по банковскому счету.
Актально на дату: 12.01.2015