Вопрос:
Как правильно в форме УПД ставить подпись уполномоченного лица. Можно ли в УПД вместо ИП подписывать уполномоченное лицо?
Ответ:
Вместо ИП в УПД может ставить свою подпись уполномоченное лицо.
Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД (в т.ч. подписей уполномоченных лиц) приведены в приложении 3 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96 от 21 октября 2013 г.
УПД со статусом "1" до строки 8 требуется заполнять в соответствии Правилами заполнения счета-фактуры , утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.
Счет-фактура (в т. ч. корректировочный), составленный продавцом (исполнителем) как в бумажной , так и в электронной форме , должен быть им подписан ( п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ ).
Счёт-фактуру, составленный на бумаге, должны подписать:
– от лица организации – руководитель и главный бухгалтер либо другие уполномоченные лица организации;
– от лица индивидуального предпринимателя – лично он либо уполномоченное им лицо.
Счет-фактура организации
Счет-фактуру ( корректировочный счет-фактуру ) организации, составленный на бумаге, должны подписывать:
– руководитель (или другое уполномоченное лицо организации);
– и главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо организации).
Подтверждение: абз. 1 п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ , п. 7 Правил заполнения счета-фактуры , утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.
При этом формы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры предусматривают:
– наличие именно двух подписей ( письмо Минфина России № 03-07-09//42854 от 27 августа 2014 г. ). Соответственно, при отсутствии в организации должности главного бухгалтера руководитель должен проставить свою подпись и во втором поле (или возложить эту обязанность на другое лицо);
– указание фамилий и инициалов (Ф.И.О.) подписантов. Расшифровывать инициалы не нужно, на необходимость в этом законодательство не указывает (письма Минфина России № 03-07-09/04 от 6 февраля 2009 г. , ФНС России № 03-1-03/507 от 22 февраля 2008 г. ). Если имена и отчества руководителя и главного бухгалтера все же указаны полностью, это не является нарушением правил оформления счета-фактуры и основанием для отказа в принятии по нему НДС к вычету ( абз. 2 п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ ).
При необходимости руководитель и главный бухгалтер могут передать другим лицам (уполномоченным лицам):
– право подписи счетов-фактур (корректировочных счетов-фактур) соответственно за руководителя или главного бухгалтера (например, заместителю руководителя – на время отсутствия руководителя, бухгалтеру – на время отсутствия главного бухгалтера). Свои подписи такие лица проставляют в реквизитах "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо (подпись)" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (подпись)" соответственно;
– право подписи и за руководителя, и за главного бухгалтера. Нормами законодательства не установлен запрет на подписание счета-фактуры одним лицом, наделенным правом подписи на основании доверенности, как за руководителя, так и за главного бухгалтера организации. В таком случае это лицо (например, бухгалтер, коммерческий директор, менеджер по продажам) ставит свою подпись дважды в обоих реквизитах.
Передать право подписи счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) на бумажном носителе другому лицу можно на основании приказа (иного распорядительного документа) по организации или доверенности от имени организации (см. Приказ о предоставлении права подписи счетов-фактур , Доверенность на предоставление права подписи на счетах-фактурах ). Право подписи электронного счета-фактуры можно передать только на основании доверенности от имени организации на право электронной подписи.
В целях идентификации уполномоченных лиц после подписи следует указывать их фамилии и инициалы. При этом указывать должности и реквизиты документов-оснований (например, номер приказа о предоставлении права подписи, реквизиты доверенности) не обязательно, но в то же время и не запрещено ( абз. 2 п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ ).
Подтверждение: абз. 1 , 2 п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ, ч. 3 ст. 14 Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г. , п. 7 Правил заполнения счета-фактуры , п. 6 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры , утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г., письма Минфина России № 03-07-09/53005 от 21 октября 2014 г. , № 03-07-09/11863 от 10 апреля 2013 г. , № 03-07-09/39 от 23 апреля 2012 г. , ФНС России № СД-4-3/23312 от 30 декабря 2015 г. , № 3-1-11/425 от 18 июня 2009 г.
Оптимальный вариант
По просьбе покупателя представитель организации может рядом со своей подписью и Ф.И.О. указать реквизиты документа-основания, которым он уполномочен подписывать счет-фактуру.
При этом направлять вместе со счетом-фактурой покупателю копию этого документа не нужно ( письмо ФНС России № ШС-37-3/8664 от 9 августа 2010 г. ).
Счет-фактура индивидуального предпринимателя
Счет-фактура ( корректировочный счет-фактура ) индивидуального предпринимателя, составленный на бумаге, должен быть подписан:
– самим индивидуальным предпринимателем;
– или уполномоченным им лицом.
Передать право подписи счетов-фактур другим лицам индивидуальный предприниматель может, выписав доверенность от своего имени (см. Доверенность на право подписания счетов-фактур за индивидуального предпринимателя ).
Оптимальный вариант
Налоговый кодекс РФ не устанавливает требований к такой доверенности. Однако поскольку в налоговых правоотношениях представители индивидуальных предпринимателей должны действовать на основании нотариальных доверенностей как представители обычных граждан, для подписания счетов-фактур индивидуальному предпринимателю необходимо выдать своему представителю (представителям) именно такую доверенность.
Кроме того, рядом с подписью должны быть указаны реквизиты свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя .
Подтверждение: абз. 1 п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ , п. 7 Правил заполнения счета-фактуры , п. 6 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры , утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.
Оптимальный вариант
По просьбе покупателя представитель индивидуального предпринимателя может указать рядом со своей подписью и Ф.И.О. реквизиты доверенности, которой он уполномочен подписывать счет-фактуру.
При этом направлять вместе со счетом-фактурой покупателю копию этого документа не нужно ( письмо ФНС России № ШС-37-3/8664 от 9 августа 2010 г. ).
Круг лиц, которым можно доверить право подписи
Право подписи счетов-фактур как составная часть функций по представлению интересов организации или индивидуального предпринимателя в налоговых правоотношениях (по аналогии с правом подписи налоговых деклараций) может быть передано:
– любому другому работнику самой организации (индивидуального предпринимателя);
– другой организации в лице ее руководителя (например, специализированной организации, ведущей бухгалтерский и налоговый учет). В свою очередь, эта другая организация (в лице ее руководителя) в порядке передоверия может выдать доверенность на подписание счетов-фактур иным лицам (например, своим работникам), если это предусмотрено доверенностью ( ст. 187 Гражданского кодекса РФ , письмо Минфина России № 03-02-07/1-523 от 27 ноября 2009 г. – применительно к передаче права подписания налоговых деклараций);
– непосредственно работнику другой организации (другого индивидуального предпринимателя), которой организация (индивидуальный предприниматель) поручает оформление счетов-фактур. Например, работникам агента, заключающего сделки от имени организации или индивидуального предпринимателя ( письмо Минфина России № 03-07-09/11 от 27 февраля 2012 г. );
– любому другому гражданину, которому организация (индивидуальный предприниматель) поручает оформление счетов-фактур в силу имеющихся взаимоотношений (например, по договору поручения, другому гражданско-правовому договору).
Информация о должностях уполномоченных лиц продавца, их фамилия, инициалы и подписи отражаются в строках 10, 13 УПД.
По строке 10 "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал" должна быть указана должность лица, совершившего отгрузку (или лица, уполномоченного действовать по сделке от имени экономического субъекта). Подпись данного лица с указанием фамилии и инициалов.
Если таким лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), в этой строке могут отражаться только сведения о его должности и фамилии, имени и отчестве, без повторения подписи .
По строке 13 "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни" должна быть указана должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.
Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку, или лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени компании, которое уже расписалось в строке 10, в строке 13 могут отражаться только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Если лицом, ответственным за оформление сделки, признается лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), в строке 13 также могут указываться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Подтверждение: Приложение 3 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96 от 21 октября 2013 г.
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-25011 ;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-25098 .
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.