Вопрос:
В организации один работник бухгалтерии уходит в отпуск. На требования налоговой отвечать не кому. Как предупредить налоговую?
Ответ:
Законодательством не предусмотрено предупреждение налоговой инспекции об отпуске бухгалтера с целью приостановления выставления требований.
Организации необходимо оформить временное замещение работника бухгалтерии.
1. Решение вопроса о необходимости оформления временного замещения (исполнения обязанностей)
Необходимость временного исполнения обязанностей отсутствующего работника (в т. ч. руководителя организации) возникает в следующих случаях:
– временная нетрудоспособность;
– отпуск (ежегодный основной или дополнительный оплачиваемый, без сохранения зарплаты, учебный, по беременности и родам, по уходу за ребенком);
– служебная командировка;
– повышение квалификации с отрывом от работы;
– исполнение работником государственных или общественных обязанностей (например, явка в суд в качестве свидетеля, потерпевшего, понятого, исполнение работником обязанностей присяжного заседателя, призыв на военные сборы);
– досрочное расторжение трудового договора (главным образом досрочное увольнение руководителя организации по каким-либо причинам до назначения нового руководителя);
– отстранение от работы (например, в связи с непрохождениемобязательного медосмотра или обучения по охране труда. Руководитель организации, кроме того, может быть отстранен от работы порядке, предусмотренном абз. 3 п. 4 ст. 69 Федерального закона № 208-ФЗ от 26 декабря 1995 г. , – в случае приостановления его полномочий и образования временного исполнительного органа).
Подтверждение: ст. 114,128,167,187,255-257, ч. 1 ст. 170 Трудового кодекса РФ.
2. Выбор способа оформления временного замещения (исполнения обязанностей)
Оформить временное замещение (исполнение обязанностей) можно разными способами.
Для временного исполнения обязанностей отсутствующего работника (в т. ч. руководителя организации) работодатель вправе привлекать:
– штатных работников (с которыми заключен трудовой договор);
– граждан, не состоящих в трудовых отношениях с работодателем (с которыми не заключен трудовой договор).
Если работодатель привлекает штатного работника для временного исполнения обязанностей отсутствующего, можно оформить:
– исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором ( ч. 2 ст. 60.2 Трудового кодекса РФ );
– или временный перевод на другую работу ( ч. 1 ст. 72.2 Трудового кодекса РФ );
– или внутреннее совместительство (ч. 1 ст. 60.1, ч. 3 ст. 282 Трудового кодекса РФ).
Если работодатель привлекает для временного исполнения обязанностей отсутствующего работника гражданина, не состоящего с ним в трудовых отношениях, то можно оформить:
– срочный трудовой договор ( абз. 2 ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса РФ );
– или внешнее совместительство (при условии, что у работника есть основное место работы) (ч. 1 ст. 60.1, ч. 3 ст. 282 Трудового кодекса РФ).
Выбор конкретного способа оформления трудовых отношений остается на усмотрение работодателя. На практике наиболее часто используются варианты приема работника на работу по срочному трудовому договору либо оформления исполнения обязанностей временно отсутствующего работника другим штатным работником без освобождения от работы, определенной трудовым договором.
При этом определенные особенности имеются при оформлении временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации.
3. Оформление временного замещения (исполнения обязанностей)
Если с работником заключается срочный трудовой договор (см. Трудовой договор срочный ), нужно действовать следующим образом:
1. В трудовом договоре указать, что он заключен на срок исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, с уточнением, какого именно работника и по какой причине он отсутствует. Например: "Срочный трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы , – специалиста по кадрам Сергеевой Ольги Петровны, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, до ее выхода из указанного отпуска, ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса РФ".
Подтверждение: абз. 4 ч. 2 ст. 57, абз. 2 ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 937-6-1 от 6 апреля 2010 г.
На практике нередко складывается ситуация, когда несколько работниц, замещающих друг друга, последовательно уходят в отпуск по беременности и родам (отпуск по уходу за ребенком). В этом случае сроком окончания трудового договора с временными работниками будет являться выход основного работника на работу, что необходимо зафиксировать в трудовом договоре ( письмо Роструда № 4413-6 от 31 октября 2007 г. ).
Трудовой договор нужно оформить в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр договора необходимо передать работнику, другой будет храниться у работодателя. Работник должен расписаться на экземпляре договора, хранящемся у работодателя, за получение своего экземпляра, например, в такой форме: "Экземпляр договора получил. Подпись, дата".
Подтверждение: ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ.
2. На основании трудового договора издать приказ о приеме на работу (см. Образец). В приказе нужно указать срок действия трудовых отношений в соответствии с трудовым договором (на срок исполнения обязанностей временно отсутствующего работника).
С приказом необходимо ознакомить работника под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Подтверждение: ч. 1-2 ст. 68 Трудового кодекса РФ.
3. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника. В трудовой книжке не нужно указывать, что работник принят по срочному трудовому договору ( письмо Роструда № 937-6-1 от 6 апреля 2010 г.).
Подтверждение: ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ, п. 4,10, 12 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.
4. Заполнить на работника личную карточку ( п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Привлекать штатного работника нужно в следующем порядке:
1. Предложить работнику исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, предусмотренной трудовым договором. Для этого нужно направить ему письменное предложение в свободной форме (см. Предложение работнику об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника ). В предложении можно предусмотреть графу, в которой работник сможет написать, согласен ли он на выполнение такой дополнительной работы.
2. При согласии работника – заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника (см. Дополнительное соглашение к трудовому договору об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника ). В соглашении нужно указать:
– что дополнительная работа поручается работнику с его письменного согласия;
– профессию (должность), по которой работник будет выполнять поручаемую ему дополнительную работу посредством исполнения обязанностей временно отсутствующего работника;
– содержание дополнительной работы (возможна ссылка на должностную инструкцию (тарифно-квалификационные требования) и ознакомление с ней работника) и ее объем;
– указание на то, что работник будет выполнять работу в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) без освобождения от основной работы, предусмотренной трудовым договором;
– срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу;
– размер доплаты за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника , установленный с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (минимальные или максимальные размеры такой доплаты действующее законодательство не устанавливает).
Доплата устанавливается , если исполнение обязанностей временно отсутствующего работника не является частью трудовой функции работника в соответствии с трудовым договором. В должностной инструкции работника можно предусмотреть условие об исполнении им обязанностей временно отсутствующего работника со схожей трудовой функцией (например, в случае отпуска, временной нетрудоспособности, направления в командировку). Такое условие включается в должностную инструкцию в соответствии с трудовым договором и составляет часть трудовой функции работника ( абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ ). Условие об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника можно сформулировать в должностной инструкции, например, следующим образом: "В период временного отсутствия второго бухгалтера работник исполняет его обязанности в пределах своего рабочего времени".
Выплачивать в данном случае работнику доплату за исполнение дополнительных обязанностей работодатель не обязан (письма Минздравсоцразвития России № 22-2-897 от 12 марта 2012 г. , Роструда № 1412-6-1 от 24 мая 2011 г. ).
Подтверждение: ч. 1-3 ст. 60.2, ст. 151 Трудового кодекса РФ, письма Минздравсоцразвития России № 22-2-897 от 12 марта 2012 г. , Роструда № 1412-6-1 от 24 мая 2011 г.
Соглашение об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника нужно составить в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр соглашения необходимо передать работнику, другой будет храниться у работодателя. Работник должен расписаться на экземпляре соглашения, хранящемся у работодателя, за получение своего экземпляра (по аналогии с трудовым договором). Например, в такой форме: "Экземпляр соглашения получил. Подпись, дата".
Подтверждение: ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ.
3. На основании дополнительного соглашения издать приказ об исполнении обязанностей отсутствующего работника в свободной форме, поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена (см., например, Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника).
4. Ознакомить работника под подпись с приказом об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.
Подтверждение: ч. 1-2 ст. 60.2 Трудового кодекса РФ .
Кроме того, при временном замещении (исполнении обязанностей) может возникнуть необходимость оформления документов, связанных с полной материальной ответственностью. Если работнику в порядке временного замещения (исполнения обязанностей) поручается работа, связанная с непосредственным обслуживанием или использованием денежных (товарных) ценностей, то с ним можно заключить договор о полной материальной ответственности. Такие должности и работы предусмотрены Перечнем, утв. Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 г.
Например, договор о полной материальной ответственности целесообразно заключить, если работник будет исполнять обязанности кассира, заведующего складом, водителя-инкассатора, агента по снабжению, провизора, фармацевта или будет выполнять в организации работу по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче). Если работнику предстоит работа, не связанная с непосредственным обслуживанием или использованием материальных ценностей (например, работа бухгалтера, делопроизводителя и т.п.), то с ним нельзя заключать договор о полной материальной ответственности. Это связано с тем, что Перечень, утв. Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 г., является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит.
Подтверждение:ст. 244 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 1746-6-1 от 19 октября 2006 г.
Необходимо учитывать, что запись об исполнении обязанностей временно отсутствующего работникав трудовую книжку работника не вносится. Также ее не нужно вносить в личную карточку работника.
Подтверждение: ч. 1-3 ст. 60.2, ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ, п. 4,10, 12 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "временное исполнение":
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-18043
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-6738
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуально на дату: 01.09.2016