Вопрос:
ООО на УСН. Налоговая запросила карточки бухгалтерских счетов и договора с контрагентами и сотрудниками с 2006 года.
Вопрос: За какой период налоговая имеет право требовать документы?
Ответ:
Ответ подготовлен исходя из допущения, что документы истребованы в связи с проводимой налоговой проверкой организации – налогоплательщика.
Вправе запросить только те документы, которые непосредственно относятся к проводимой проверке за конкретный период.
В рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 Налогового кодекса РФ).
Из общего порядка ограничения проверки тремя годами, предшествующими году принятия решения о проверке, имеются исключения. Особые правила действуют в следующих случаях:
– при первичной выездной проверке – при условии представления налогоплательщиком уточненной налоговой декларации (независимо от того, в какую сторону в ней корректируется сумма ранее заявленного налога). В этом случае налоговая инспекция может проверить период, за который эта декларация подана, включая выходящий за пределы трех календарных лет. При этом момент представления уточненной декларации (во время, до или после проведения выездной проверки) значения не имеет ( абз. 3 п. 4 ст. 89 Налогового кодекса РФ). Вместе с тем имеет значение, проводилась ли ранее выездная налоговая проверка по этому налогу и за тот период, за который представлена уточненная декларация, так как указанная норма не предоставляет налоговой инспекции права провести повторную выездную проверку по одному и тому же основанию ( п. 1.3.2 письма ФНС России № АС-4-2/13622 от 25 июля 2013 г. , письмо ФНС России № АС-4-2/8792 от 29 мая 2012 г.);
– при повторной выездной проверке данного периода, если в уточненной декларации сумма налога указана к уменьшению (включая декларации по налогам, при исчислении которых учитываются убытки и в которых увеличена сумма первоначально заявленного убытка). В этом случае налоговая инспекция вправе проверить только тот период, за который подана уточненная декларация (абз. 6 п. 10 ст. 89 Налогового кодекса РФ,Постановление Президиума ВАС РФ № 8163/09 от 16 марта 2010 г., п. 3.1 письма ФНС России № АС-4-2/13622 от 25 июля 2013 г. );
– при проведении налогового мониторинга. Выездная налоговая проверка не проводится за периоды его проведения (кроме случаев, перечисленных в п. 5.1 ст. 89 Налогового кодекса РФ);
– при выездной проверке в организации, применяющей спецрежим, при выполнении соглашения о разделе продукции. Причем налоговая инспекция может проверить любые периоды в течение всего срока действия указанного соглашения, даже если оно вступило в силу три года назад и ранее ( п. 1 ст. 346.42 Налогового кодекса РФ);
– при выездной проверке резидента, исключенного из реестра резидентов особой экономической зоны в Калининградской области. Если эта проверка касается налога на прибыль и (или) налога на имущество и решение о ее проведении принято не позднее трех месяцев с момента уплаты соответствующего налога, то налоговая инспекция вправе проверить любые периоды без каких-либо ограничений по годам (п. 16.1 ст. 89,п. 10 ст. 288.1, п. 7 ст. 385.1 Налогового кодекса РФ).
Конкретные даты начала и окончания проверяемого периода должны быть указаны в решении налоговой инспекции о проведении выездной проверки ( п. 2 ст. 89 Налогового кодекса РФ).
Работник налоговой инспекции, который проводит налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемой организации необходимые для проверки документы. Для этого он передает организации требование по форме, приведенной в приложении № 5 к Приказу ФНС России № ММ-3-06/338 от 31 мая 2007 г. В требовании, в частности, должно быть указано мероприятие налогового контроля (вид и период), в ходе которого истребуются документы (например, в связи свыездной проверкой по НДС за 2013 год или камеральной проверкой декларации по НДС за IV квартал 2013 года).
Подтверждение: п. 1 ст. 88,п. 1 ст. 93 Налогового кодекса РФ, приложение № 5 к Приказу ФНС России № ММ-3-06/338 от 31 мая 2007 г.
Соответственно, налоговая инспекция вправе запросить только те документы, которые непосредственно относятся к проводимой проверке за конкретный период.
Если организация не представила (несвоевременно представила) истребуемые документы, то это признается налоговым правонарушением и влечет ответственность пост. 126 Налогового кодекса РФ ( п. 4 ст. 93 Налогового кодекса РФ). Кроме того, за указанные нарушения суд по заявлению налоговой инспекции может оштрафовать должностное лицо организации (ч. 1 ст. 15.6, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).
Вывод: если истребуемые документы не относятся к предмету и периоду камеральной (выездной) проверки, то оснований для применения ответственности за неисполнение требования нет ( Постановление Президиума ВАС РФ № 15333/07 от 8 апреля 2008 г. (в части неприменения ответственности при камеральной проверке) – его выводы применимы и в отношении выездной проверки).
Дополнительная информация по данному вопросу содержится в Сервисе, которую Вы можете найти по запросу "налоговая проверка документы" или по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-20072 ;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-40075 ;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-14865 .
Вместе с тем первичные документы нужно хранить в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года ( ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ). Определять такой срок можно, руководствуясь, например, Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г. ( ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. ).
Регистры бухучета нужно хранить в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.). Определять такой срок можно, руководствуясь, например, Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г. ( ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.).
По общему правилу регистры бухучета хранятся пять лет (п. 361 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.). Однако для отдельных документов могут быть установлены специальные сроки. Например, документы, подтверждающие начисление амортизации основных средств в бухучете (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения), хранятся постоянно (п. 429 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.).
Договоры, соглашения в общем случае также хранятся пять лет (за некоторым исключением) (п. 436-451 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.).
Кроме того, при применении указанных правил организация должна учитывать особенности хранения, установленные другими нормативными документами.
Например, документы, подтверждающие полученный организацией убыток, должны храниться, пока сумма убытка не будет полностью погашена ( п. 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ). Причем проведение налоговой проверки, которой был подтвержден размер убытка, не является причиной для уменьшения срока хранения таких документов ( письмо Минфина России № 03-03-06/1/278 от 25 мая 2012 г.).
АО хранят документы в течение срока, который установлен Постановлением ФКЦБ России № 03-33/пс от 16 июля 2003 г. (с учетом положений Приказа Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.). Порядок хранения документов ООО должен быть закреплен в уставе организации (абз. 10 п. 2 ст. 12 Федерального закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г.).
Оптимальный вариант:
Организации целесообразно утвердить внутренний документ (например, Положение об архиве), в котором будут прописаны правила и порядок хранения всех документов.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-30471
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-30462
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуален на 01.06.2015